文件编号规则

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云南方策科技有限公司

编号：ACE-BZ-1.0-01
3、合同协议
合同协议的编号格式为：XX-DN-TT-yyyymmdd-nn。
格式说明：公司简称-部门代号-合同类型-签订合同年月日-流水号
XX:公司简称。
DN：大写英文字母，部门代号，指此合同协议出自哪个部门。
TT：合同类型，采用大写中文字母简写表示,如：
XS-销售合同
CG-采购合同
HZ-合作协议
LD-劳动合同
JK-借款协议
yyyy：阿拉伯数字，签订合同的年份。
nn：合同流水号。
如：ACE-MD-XS-2016-01 含义：2016 年方策公司市场部签订的第 1 份销售
合同。
4、外来文件
外来文件的编号格式：XX-W-yyyymmdd-nn 。
格式说明：公司简称-外来-来文年月日-流水号。
部门代号
GM AD HR TD MD SD FD
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云南方策科技有限公司
编号：ACE-BZ-1.0-01
3、日期代号 格式： yyyymmdd yyyy：用四位数字表示公元年份，如 2016 表示公元 2016 年。 mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如 01 表示 1 月。 dd：用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如 20 表示第 20 号。 例如： 20160120 表示（2016 年 01 月 20 日） 4、流水号 统一采用两位阿拉伯数字编码，例如 ：“01”代表第一份文件。 5、版本编号 下面是对版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.9，版本编号可以根据项目需要 延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。 一旦版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0，版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
XX:公司简称。
W:中文大写字母简写，表示外来。
yyyymmdd:年月日。
nn:流水号。
如：ACE-W-20160201-01,表示方策公司 2016 年 2 月 1 日第 1 份外来文件。
5、发文
1、对外发文：指公司发给公司外部的通知、公函等。
格式：XXyyyy（外）第 nn 号。
XX:公司简称。
（二）文件分类编码规则
1、管理类文件 公司管理类文件的编号格式为：XX-DN-TT-dd-nn。 格式说明：公司简称-部门代号-文件类型-文件版本号-流水号。 XX:公司简称。 DN：大写英文字母，部门代号，如该管理文件是公司级文件，适用于公司全 体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编 号，表示该文件由部门内部使用。 TT：文件类型，用大写中文字母简写表示, 如:
（二）行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。 （三）根据文件类型进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
四、文件编号规则
（一）编码元素使用规则
1、公司名称 公司全称为：云南方策科技有限公司 公司简称为：ACE 2、部门标识代码 部门标识代码统一使用英文简写，如下：
部门
总经办 行政部 人事部 技术部 市场部 客服部 财务部
ZL：质量手册 XU：程序文件 LC：工作流程 BZ：工作标准
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编号：ACE-BZ-1.0-01
ZD：制度 dd：文件版本号。 nn：流水号。 （1）质量手册 格式：XX-ZL-1.0 如：ACE-ZL-1.0 含义：方策公司 1.0 版质量手册。 （2）程序文件 格式：XX-CX-1.0-nn 如：ACE-CX-1.0-001 含义：方策公司第 1 个程序文 件，此文件版本号是 1.0。 （3）工作流程 格式：XX-GM-LC-dd-nn 如：ACE-GM-LC-1.0-01 含义：总经办第 1 个工作 流程，此流程文件版本号是 1.0。 （4）工作标准 格式：XX-HR-BZ-dd-nn 如 ACE-HR-BZ-1.0-01 含义：人事部第 1 个工作 标准，此工作标准文件版本号是 1.0。 （5）管理制度 格式：XX-ZD-dd-nn 如：ACE-ZD-1.0-01 含义：方策公司第 1 个管理制度，此管理制度文件版 本号是 1.0。 2、技术类文件 公司技术类文件的编号格式为：XX-DN-JS-TT-dd-nn。 格式说明：公司简称-部门代号-技术文件-文件类型-文件版本号-流水号 XX:公司简称。 DN：大写英文字母，部门代号，指此技术文件出自哪个部门。 JS:技术文件简写。 TT：技术文件类型，采用大写中文字母简写表示。 dd：文件版本号。 nn：流水号。 如:ACE-TD-JS-SYSC-1.0-01 含义：方策公司技术部技术文件，其文件类型 是使用手册，该手册的版本号是 1.0，流水号是 01 号。
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编号：ACE-BZ-1.0-01
云南方策科技有限公司
文件编号标准
一、目的
为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文 件体系有效运转，特制定本标准。
二、适用范围
本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及 分发编号的标识管理。
三、总则
（一）凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本标准规定 的要求接受管理。
yyyy：阿拉伯数字，发文的年份。
nn：流水号。
如：2016(外)第 01 号 含义：方策公司 2016 年第 1 份外部发文.
2、对内发文：指公司发给公司内部的通知、公函等。
格式： XXyyyy（内）第 nn 号。
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编号：ACE-BZ-1.0-01
XX：公司简称。 yyyy：阿拉伯数字，发文的年份。 nn：流水号。 如：ACE2016(内)第 02 号 含义：方策公司 2016 年第 2 份内部发文. 6、会议纪要 格式：XX-DN-HY-yyyymm-nn。 格式说明：公司简称-部门代号-会议简写-年月-流水号。 XX:公司简称。 DN:大写英文字母，部门代号，如会议纪要是公司级文件，适用于公司全体 人员，该部分编码省略；如该会议纪要是部门内部管理文件，则应标记部门 编号，表示该文件由部门内部使用。 HY：会议中文大写字母简写。 yyyymm：年月。 nn：阿拉伯数字，会议流水号。 7、工作总结或工作计划 格式：XX-DN-ZJ/JH-yyyymm-nn。 格式说明：公司简称-部门代号-总结/计划简写-年月-流水号。 XX:公司简写。 DN:大写英文字母，部门代号，指此总结/计划出自哪个部门。 ZJ/JH：总结/计划中文大写字母简写。 yyyymm:年月。 nn:流水号。 8、文件附件 所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件 编号后附加：-M-nn M：附加内容类别
T：表格。 A：附件。 S：补充文件。
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云南方策科技有限公司
编号：ACE-BZ-1.0-01
nn：附加文件序号。
五、本标准由行政部负责解释，自发文之日起生效。
云南方策科技有限公司 行政部
二 0 一六年十月三十一日
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