质量管理体系文件的管理规定

质量管理体系文件的管理规定
1）定义：质量管理体系文件是指一切涉及药品经营质量的书面标准和实施过程中的记录结果组成的、贯穿药品质量管理全过程的连贯有序的系列文件。

2）目的：质量管理体系文件是质量管理体系运行的依据，可以起到沟通意图、统一行动的作用。

3）本制度适用于本企业各类质量相关文件的管理。

4）企业各项质量管理文件的编制、审核、修订、换版、解释、培训、指导、检查及分类，统一由质量管理部负责，各部门协助、配合其工作。

5）本企业质量管理体系文件分为四类，即：
①质量手册类（规章制度、工作标准类）；
②质量职责类；
③质量管理工作程序与操作方法类；
④质量记录类。

6）当发生以下状况时，企业应对质量管理体系文件进行相应内容的调整、修订。

如: 质量管理体系需要改进时；有关法律、法规修订后；组织机构职能变动时；使用中发现问题时；经过GSP 认证检查或内部质量体系评审后以及其它需要修改的情况。

7）文件编码要求：为规范内部文件管理，有效分类、便于检索，对规章制度、质量职责、管理程序与操作程序实行统一编码管理，编码应做到格式规范，类别清晰，文一号。

①编号结构
文件编号由 4 个英文字母的公司代码、2个英文字母的文件类别代码、3位阿拉伯数
字的序号加 4 位阿拉伯数字的年号编码组合而成，详如下图：
□□□□□□□□□□□□□——□□
公司代码文件类别代码文件序号年号——修订号
A.公司代码: 本公司“ XXXX医药有限公司”代码为WHKC 。

B.文件类别:
▲质量手册中的质量管理制度的文件类别代码，用英文字母“QM ”表示。

▲质量职责的文件类别代码，用英文字母“ QD”表示。

▲质量管理工作程序文件的文件类别代码，用英文字母“ QP”表示。

C文件序号：质量管理体系文件按文件类别分别用3位阿拉伯数字，从“ 001 ”开始顺序编码。

②文件编号的应用：
A.文件编号应标注于各“文件头”的相应位置。

B.质量管理体系文件的文件编号一经启用，不得随意更改。

如需更改或废止，应按有关文件管理修改的规定进行。

C纳入质量管理体系的文件，必须依据本制度进行统一编码或修订。

8）标准文件格式及内容要求文件首页格式见附录。

9）质量管理体系文件编制程序为：
①计划与编制：质量管理部门提出编制计划，根据现有质量手段、质量制度、管理办法、质量记录，对照所确定的质量要素，编制质量管理体系文件明细表，列出应有文件项目，确定格式要求，并确定编制部门或人员，明确进度。

②评审与修改：质量管理部门对完成的初稿组织评审、修改。

在评审意见分歧较大时应广泛征求各级各部门的意见和建议。

③审定颁发：质量制度、程序、职责文件由总经理审竭并批准签发，操作方法与操作规程由质量管理员负责编制，质量部负责人审阅，并由总经理批准签发。

10）质量管理体系文件的下发应遵循以下规定：
①质量管理体系文件在发放前，应编制拟发放文件的目录，对质量管理制度、质量工作程序及质量管理职责，详细列出文件名称、编码、受控级别、使用部门等项内容；
②质量管理体系文件在发放时，应按照规定的发放范围，明确相关组织、机构应领取文件的数量；
③质量管理体系文件在发放时应履行相应手续，领用记录由质量管理部负责控制和管理；
④对修改的文件应加强使用管理，对于已废止的文件版本应及时收回，并作好记录, 以防止无效的或作废的文件非预期使用。

11）质量管理体系文件的控制规定：
①确保文件的合法性和有效性，文件发布前应得到批准;
②确保符合有关法律、法规及行政规章；
③必要时应对文件进行修订；
④各类文件应标明其类别编码，并明确其使用范围;
⑤对记录文件的控制，应确保其完整、准确、有效。

附录：文件XXXX医药有限公司文件。