(普通)差旅费、交通费、招待费管理规定

差旅费、交通费、招待费管理规定
第一部分、差旅费
一、出差申请
1、出差申请：员工出差，须填写《出差工作时间计划表》、《出差行程预算》，报上级批准，因紧急事务而无法事先报批的应先征得主管的口头同意，并在出差结束后24小时内补办出差审批手续；否则，不予报销任何差旅费用。

《出差行程预算》包括出差人员交通费、住宿费、出差补助等费用总计，如有需要对方（比如客户等）承担费用的，必须注明公司和对方各自承担多少费用。

2、出差人到达目的地后，必须及时告知公司联系电话和地址，手机保持24小时开通，并随时与直属上司保持联系，出差过程中，将事情办理的进程和结果，必须随时与直属上司保持良好沟通，以便公司随时调整出差计划。

3、出差的审核决定权限如下：
二天内由部门经理核准。

三天（含三天）以上由总经理批准（可以由副总代理签字），部门经理以上人员一律由总经理批准（总经理在外可以由副总代签）。

4、审批流程：填好的出差申请表经审批同意后，方可办理订票、借款等相关出差手续。

《出差工作时间计划表》、《出差行程预算》原则上要提前四个工作日审批完成，财务部门有权在审核、审批“出差时间”“费用预算”和“同行人数”等问题上作出相应调整。

5、出差不得报加班费，但周日和法定节假日出差可给予调休。

6、出差途中除因病或遭意外灾害，或因实际工作需要电话联系，请示直属上级批准延时外，不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销旅差费外，超出部分以旷工论处。

7、出差费用包括交通费、住宿费、招待费（经理级以上）、办公费等。

二、差旅管理流程
1、出差人员如实填写《出差工作时间计划表》两份，《出差行程预算》一份交部门经理核准。

2、部门经理批准后，交公司领导审批。

3、持审批后的《出差工作时间计划表》和《出差行程预算》，到财务部门办理借款事宜。

4、另一份《出差工作时间计划表》交由人力资源部登记、考勤依据，在行政部完善的情况下，由行政部安排买票。

5、出差人员执行出差任务。

6、出差人员做《出差总结》，整理报销单据。

《出差总结》复印一份附报销单后。

7、部门经理审核报销单据，总经理核准。

8、出差人员回公司3日内到财务部办理报销手续。

三、出差的借款
1、填写《借款单》，附《出差工作时间计划表》、《出差行程预算》；
2、《出差工作时间计划表》二份，人事考勤用一份，财务处借款用一份；
一天及以内的出差审批：出差人→部门经理
超出一天至三天内的出差审批：出差人→部门经理→副总
三天及以上，部门经理及以上职务的出差审批：出差人→部门经理→副总→总经理
3、《出差行程预算》一份，财务处借款用；
出差人→部门经理→财务审核
4、《借款单》的审批：
出差人→部门经理→副总→总经理
四、差旅费标准
五、费用项目说明
1、岗位级别说明：
①经理级别包括：大区经理、财务经理、商品部经理、主设计师、行政经理、厂长等；
②主管级别包括：部门主管、区域主管、设计师；
③普通员工包括：区域助理、督导、统计、采购、跟单等（如客户需要公司派督导的，费
用则按合同规定执行，公司自愿派督导下店去巡场的，费用则按公司规定标准执行）；
2、省市内出差当天返回者，不享受以上补助，车票实报实销；
3、一级城市：直辖市、省会城市、特区城市、沿海开发区城市
普通城市：除以上城市外的其它城市。

4、城市交通费：原则上只能乘坐火车（硬卧）或汽车（硬座），如需乘坐飞机，须经总经理批准。

5、市内交通费：总监以上实报实销；
其他人员的市内交通，一般乘坐公交车，不得乘坐出租车。

报销出租车费时，应说明其原因，并在票据背面注明日期及特殊原因、起止地点。

6、住宿费：
①住宿费标准根据出差城市的等级而定，实际费用超过标准经特批后方可报销，否则超额部分自行负责。

②有带队的集体出差，（如集体参加培训、会议或团队性的开支），住宿由带队人员统一安排，采用实报实销的方式，由带队人员统一报销；在外地常驻的人员到异地出差时，按正常驻外出差管理；公司有办事处的地方，一律住宿在办事处。

③一个人出差时选择入住单人间，两个人（同性别）必须入住一间标准房，以减低费用，不同级别的人入住一间房时，按级别高的标准报销，出差期间，如不报销住宿费，按每人每天标准住宿费的一半补给个人，报销时财务部门应严格根据标准报销。

对于超标者，如无法给出合理解释并未获经理同意者，将从出差补贴中扣除超额部分。

报销招待费时应注明招待对象及时间。

7、办公费：出差期间工作需要发生的办公费用（含传真、打印等）采用实报实销的方式，要有收银清单，报销时应注明详细用途。

8、天数的核准：出差天数：以“在途期限”计出差天数，出差当天回来的按一天论，在几个城市之间连续出差，当天到当天就走的情况，出差天数为在出差城市实际停留的天数。

出差人员在差旅过程中，在保证出差任务顺利完成的前提下，应本着节俭的原则控制开支，争取以尽量少的投入换取最大的回报。

六、差旅费的报销
1、员工出差返回后，应在2天内呈交出差总结报告给上级，并给副总留档。

总结内容包括出差业务完成情况，收获、体会等，并在3天内到财务部办理报销手续。

出差费用报销必须出具正规的票据，收据及白条票据或发票遗失，个人承担5%税金。

2、出差费的报销：
①填写《差旅费报销单》，附《出差总结》、差旅费发票收据、如途中有变化，要补填《出差工作时间计划表》二份，报销一份、人事一份，送礼或请客招待的另外填写报销；
②《差旅费报销单》的审批：
出差人→部门经理→财务审核→副总→总经理
第二部分、交通费
一、外出申请
1、市内办事，办事人要经过部门经理同意，出发时必须在前台登记，回来要向部门负责人汇报。

部门经理外出要向副总口头请示，以便掌握外出情况。

2、如跟公司车外出，也同样履行上述手续。

3、外出办事要目标与实际相符，如有借外出事由而办私事的，公司将扣减外出考勤工资。

二、交通费的报销
1、总监及以上可以报销出租车费用，其他职位的只能报销公交车费、地铁费、如果边远地区报销摩托车费，如有特殊情况，需要乘坐出租车的，要说明理由报销。

2、填写《报销单》时，后面要写清楚，包括时间，地点，出行路线，事由，办事经过，联络人员等。

3、《报销单》的审批：
办事人→部门经理→财务审核→副总→总经理
4、财务审核时，要严格对照前台登记表，经常外出的办事人员（如设计师、跟单员、采购、销售人员等）可以两个星期报销一次。

第三部分、送礼和业务招待管理
一、业务申请及借款
1、因工作和业务需要安排膳食招待或送礼的，之前必须先履行审批手续，填写《招待申请表》，报送副总经理审批，由副总报总经理，程序为：
填写申请表→报副总经理审批→总经理→借款按标准招待
借款参照出差程序。

2、如有特殊情况或出差在外必须发生的合理招待费用或送礼，必须先电话向副总经理提出申请，同意后，方可履行；但事后必须补办手续，报销费用时，报销单必须附有《招待申请表》，手续不齐全者，财务有权拒绝报销。

二、招待标准
1、外地客户一般性工作餐，如果是1-2人的，则每人控制在25以内；如果是超过2人（不含2人）以上的，每多一人则按15元/人的标准增加；
2、公司重大客户礼节性招待，如果是1-2人的，则每人控制在50元以内;如果是超过2人（不含2人）以上的，每多一人则按30元/人的标准增加。

3、如有特殊情况招待，必须经副总经理批准，如有违反费用自理。

出差工作时间计划表
出差行程预算
出差总结
出厂条
填单日期：年月日调度车辆：
行政后勤主管：部门负责人：申请人：
招待申请表
本规定自总经理审批之日起执行。

总经办
二○一○年七月三十日。