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中文版Project 2003实用教程
1.2 Microsoft Project 2003介绍
项目管理离不开管理工具的支持,这是所有项目管理工作者的共识。 Project 2003是Microsoft发布的中文版Office 2003软件包中基于Windows操作 系统的项目管理软件,它以其强大的功能、友好的界面吸引了众多的用户,成 为目前最受欢迎的项目管理软件之一。 Project 2003的功能 Project 2003的组成
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第01章 项目管理与Project 2003
经过多年的实践和发展,项目管理已经有了一套较完整的理论体系,并且 在实际中指导和推动了项目的完成。Project 2003是美国Microsoft公司推出的 项目规划和管理软件,它被广泛应用于信息技术、建筑、铁路、公路、航空航 天、水利及科学研究的各个领域之中,深受广大项目管理工程师的青睐。
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2.1.2 保存项目文档
对于新建的Project文档或正在编辑某个文档时,如果出现了计算机突然死机、 停电等非常关闭的情况,文档中的信息就会丢失,因此为了保护劳动成果,保 存文档是十分重要的。 保存新创建的文档 保存已保存过的文档 另存为其他文档
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“甘特图”视图 “跟踪甘特图”视图 “任务分配状况”视图 “日历”视图 “网络图”视图 “资源工作表”视图 “资源使用状况”视图 “资源图表”视图
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2.2.1 “甘特图”视图
“甘特图”视图是Project 2003的默认视图,用于显示项目的信息。视图的 左侧用工作表显示任务的详细数据,例如任务的工期,任务的开始时间和结束 时间,以及分配任务的资源等。视图的右侧用条形图显示任务的信息,每一个 条形图代表一项任务,通过条形图可以清楚地表示出任务的开始和结束时间, 各条形图之间的位置则表明任务是一个接一个进行的,还是相互重叠的。如图 2-10所示就是一个典型的“甘特图”视图。
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2.2
Project 2003的常用视图
视图以特定的格式显示Project 2003中输入信息的子集,该信息子集存储 在Project中,并且能够在任何调用该信息子集的视图中显示,通过视图可以展 现项目信息的各个维度。视图主要分为任务类视图和资源类视图,常用的任务 类视图有“甘特图”视图、“网络图”视图、“日历”视图、“任务分配状况” 视图等;常用的资源视图有“资源工作表”视图、“资源图表”视图、“资源 使用状况”视图等
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1.3.5
显示或隐藏工具栏 添加或删除工具栏按钮 自定义工具栏
任务窗格
任务窗格位于工作界面左侧的分栏窗口中,它会根据操作要求自动弹出, 使用户及时获得所需的工具,从而有效地控制Project的工作方式。
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1.3.6
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1.2.2 Project 2003的组成
Project 2003包括3大部分:Microsoft Project Professional 2003、 Microsoft Project Server 2003和Microsoft Office Project Web Access 2003。 Microsoft Project Professional 2003 :是一个客户端程序。 Microsoft Project Server 2003 :是一个服务器程序 Microsoft Office Project Web Access 2003 :是一个基于浏览器的客户 端程序。
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1.1.3 项目的周期
一个项目的周期就是从定义项目目标、制定项目计划直至最终完成项目的 过程,具体包括下述阶段。 定义项目目标 制定项目计划 发布项目计划 跟踪项目进度并调整计划 完成项目并存档
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1.1.4 项目管理三要素
1.3.3
显示或隐藏工具栏 添加或删除工具栏按钮 自定义工具栏
工具栏
在Project 2003中,将常用命令以工具按钮的形式表示出来。通过工具按 钮的操作,可以快速执行使用频率最高的菜单命令,从而提高工作效率。
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1.3.4
数据编辑栏
在项目文件要编辑某些数据信息时,可以使用数据编辑栏。它与Excel中的 录入窗口很相似。在数据编辑栏中有两个按钮,其作用分别如下。
中文版Proቤተ መጻሕፍቲ ባይዱect 2003实用教程
1.1.1 项目及其特性
项目就是为了完成一个具体的目的而设计的一系列行动步骤,例如三峡工 程、北京申办2008年奥运会、出一趟差、办一个同学聚会等都是项目。项目 包括了一系列步骤,通常需要多人协作共同完成。 项目的短暂性 项目的目标性 项目的可预测性 项目的可限制性 项目的动态性
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2.2.2 “跟踪甘特图”视图
对于每项任务,“跟踪甘特图”视图显示两种任务条形图,一个条形图形在 另一个条形图形的上方。下方的条形图显示任务的比较基准,另一个条形图形 显示任务的当前计划。当计划发生变化时,就可以通过比较基准任务与实际任 务来分析项目偏移原始估计的程度,如图2-11所示。
视图栏
工作区
状态栏
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1.3.1 标题栏
标题栏位于窗口的顶端,用于显示当前正在运行的程序名及文件名等信息, 如图1-2所示。标题栏最右端有3个按钮,分别用来控制窗口的最小化、最大化 和关闭应用程序。
程序图标
“最小化”按钮 “” 当前文件名
“关闭”按钮 “” “最大化”按钮
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1.2.1 Project 2003的功能
在对项目进行管理时,常常需要制定项目范围;确保项目时间;节省项目成 本;应对项目风险;与项目干系人及工作组成员沟通;对人力资源进行管理合 理利用;确定项目质量;管理项目采购招标以及为了确保各项工作有机协调配 合进行综合管理等。Project 2003作为一个功能强大、使用灵活的项目管理软 件,可以帮助用户完成如下的工作。 共享项目信息 编制和组织信息 跟踪项目 方案的优化度分析 信息计算 检测和维护
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1.3 Project 2003的工作界面
启动Project Professional 2003后,可以看到它的工作界面与Office其他软件的 界面极其相似,主要由标题栏、菜单栏、工具栏、数据编辑栏、任务窗格、视 图栏和工作区等组成,如图1-1所示。
菜单栏 标题栏 工具栏 数据编辑栏 任务窗格
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2.1 创建和管理项目文档
要使用Project有效地管理项目,首先必须掌握项目文档的创建和管理。 新建项目文档 保存项目文档 打开项目文档 关闭项目文档
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2.1.1 新建项目文档
新建项目文档有3种方法:新建空白项目文档、新建基于模板的项目文档 和新建基于现有项目的项目文档。 新建空白项目文档 新建基于模板的项目文档 新建基于现有项目的项目文档
Project提供了项目向导、模板和视图等多种工具。使用项目向导和内置 的多种专业模板能够帮助用户迅速迈入项目管理的专业殿堂;视图为用户从不 同的角度分析和审视项目提供了方便。
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教学重点与难点
创建和管理项目文档 选择数据域 Project 2003的视图方式
任何项目都会在范围、时间和费用3个方面受到约束,这就是项目管理的 三要素(有时也称项目三角形),它们中的任何一个发生变化就会影响其他两个。 范围 时间 费用
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1.1.5
专用术语
在项目管理中,经常会接触到许多专用术语,为了使用户更容易地理解项目管 理的相关知识,下面对一些最基本的术语进行解释。 任务 :是指具有开始日期和完成日期的具体工作,它是日程的组成单元。 周期性任务 :是指在项目过程中重复发生的任务,如每周的总结性会议 就可以定义为周期性任务。 资源 :是指完成任务所需的人员、设备和原材料等。 成本 :是指任务、资源、任务分配或整个项目的总计划成本,有时也称作 当前成本或当前预算。 工期 :是完成某项任务所需活动工作时间的总长度,通常是从任务开始 日期到完成日期的工作时间量。 里程碑 :是一个工期为零,用于标识日程的重要事项。
2.1.3 打开项目文档
打开文档是Project的一项最基本的操作,对于任何文档来说都需要先将其打 开,然后才能对其进行编辑。
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2.1.4 关闭项目文档
对文档完成所有的操作后,要关闭时,可选择“文件”|“关闭”命令,或单击 窗口右上角的“关闭”按钮。在关闭文档时,如果没有对文档进行编辑、修改, 可直接关闭;如果对文档做了修改,但还没有保存,系统将会打开一个如图29所示的提示框,询问是否保存对文档所做的修改。单击“是”按钮即可保存 并关闭该文档。
“确认”按钮:单击该按钮将会确认当前编辑的数据。 “取消”按钮:单击该按钮将会撤消当前编辑的数据。
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1.3.5
显示或隐藏工具栏 添加或删除工具栏按钮 自定义工具栏
任务窗格
任务窗格位于工作界面左侧的分栏窗口中,它会根据操作要求自动弹出, 使用户及时获得所需的工具,从而有效地控制Project的工作方式。
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教学重点与难点
项目的概念、特性、周期 项目管理的概念、要素 Project 2003的工作界面
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1.1 项目和项目管理
项目指的是有相同的开始和结束的一系列事件,项目的目的是要达到一个 明确定的目标。项目管理是指一系列的管理活动,这些活动的最终目的是成功 地完成项目。 项目及其特性 项目管理的概念 项目的周期 项目管理三要素 专用术语
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1.3.2
菜单栏
菜单栏位于标题栏的下方,包括“文件”、“编辑”、“视图”及“工具” 等10个菜单项,用户可以单击菜单来执行各种命令,如图1-4所示。 单击菜单栏中的菜单项,都会弹出一个下拉菜单,其中的命令都是不一样 的,如图1-5所示。
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2.2.3
“任务分配状况”视图
“任务分配状况”视图给出了每项任务所分配的资源以及每项资源在各个 时间段内(每天、每周、每月或其他时间间隔)所需要的工时、成本等信息,从 而可以更合理地调整资源在任务上的分配。如图2-12所示就是一个典型的“任 务分配状况”视图。
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1.1.2 项目管理的概念
项目管理是项目管理者在有限的资源约束下,运用系统的观点、方法和理 论,对项目涉及的全部工作进行有效的管理,即对项目的投资决策开始到项目 结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价,以达到项目的目标。 项目范围管理 项目时间管理 项目成本管理 项目质量管理 人力资源管理 项目沟通管理 项目风险管理 项目采购管理 项目集成管理
视图栏
单个视图难以显示出全部的信息,Project 2003提供了多种视图来全面地 展现项目信息,在视图栏中共有9个视图图标。单击相应的按钮,就可以在各 个视图之间进行快速切换。关于各个视图的含义,我们将在第2章中详细介绍。
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第02章 Project 2003的基本操作