档案工作基础知识
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（三）本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。
如下列各项文件材料必须归档：
本机关文件。主要有：本机关召开的代表会、工作会、党委（党组）会、行政办公会形成的记录、决议、纪要、讲话等文件和参加上级召开的重要会议的文件；本机关制发的领导指导性文件如指示、批复、通报、决定、命令、规定、条例、及反映本机关职能活动的计划、总结、报告、调查研究材料及汇总的统计材料；关于机构成立、撤并、更改名称、启用印章和人员编制的文件；关于干部任免及干部、职工的奖惩、录用、转正、定级、调资、评定职称、调动、退职、退休、离休、抚恤、死亡等的决定、通知及党、团组织、工资、行政介绍信和存根；本机关的组织简则、规章制度、干部、职工、党团员名册、干部年报表等，共青团、工会、学会等组织形成的文件；外事活动中形成的文件；本机关与有关机关协商工作的来往文书和合同、协议书等；本机关处理的群众来信来访的记录、摘要单、处理报告等；本机关行政事务如征用土地、财务、财产管理中形成的文件材料；本机关编写的历史沿革、大事记及反映本机关重要活动的简报、照片、录音、录像等；本机关编辑的公开或内部出版物的样本、重要的原稿和清样。
（三）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄报的文件材料。
四、档案的种类
（一）公务档案与私人档案（从档案形成领域的公私属性角度来划分）
公务档案具体文件形态主要是公务文书，如法律、法规、行政公文等。
私人档案其主要形态是私人文书，如日记、文稿、信函、票据、账单、笔记等。无论公私档案，只要对国家和社会有保存价值。都要依法进行管理。
三、本单位文件材料不归档范围
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需要本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封、不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料、本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（二）两者形成不同。资料大多是为达到某种参考目的从外部搜集来的而档案则是单位组织或个人自身社会实践中直接形成的。
（三）两者社会功能不同。档案是社会活动直接形成的原始记录，具有凭证价值和参考价值，而资料一般不是原始记录，不具有凭证价值，只能起参考作用。
六、档案与文物的区别
（一）在物质形态上，档案是一种文字记录，而文物是一种文化遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的非文字的实用性物品，如器具、衣服、建筑物等，当然其中也包括一些重要的历史文件。
档案工作基础知识
一、什么是档案，其含义是什么：
档案是各机关、企业、事业单位和某些个人，在社会活动中形成并作为
原始历史记录保存起来以备查考利用的文件材料（包括图表、声像等）。
它的含义是：1、档案是人们社会实践活动的历史记录。档案是由文件转化
来的 (“文件”是广义的，包括文字、图表、声像等)
2、文件材料转化为档案是有条件的。文件不会自然地转化为
档案。必须经过人们的工作，把办理完毕的文件中有保存价值的部分集中起来经过立卷归档，才能转化为档案。
3、文件是形成档案的基础，档案是文件的精华。
二、本单位文件材料的归档范围
（一）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
上级文件。主要是上级机关针对本机关的指示、批复、通知、批转、通报和上级机关颁发的属本机关主管业务需要贯彻执行的决议、决定、指示、命令、条例、规定、批转、通报等文件及需要参照办理的规章等。
下级文件。主要是直属下级机关或指定单位报送的典型的、重要的报告和报送本机关备案的年度工作总结、统计报表等文件。
同级或非隶属机关文件。主要是本机关需要参照办理的依据性文件，如条例、规定、办法等。
（二）在记录上，档案所记录的内容信息是清晰、确定的，可明确说明某一历史事实；文物虽然也记录历史，但其所记录的历史事实内容是不清晰、不明确的。因而，绝大部分文物不能成为档案，只有记录内容信息清晰明确，可以收藏的文物，才能作为实物档案，如印章、锦旗、奖杯、钱币、牌匾等。但现实中，也存在同一样东西，在档案馆成为档案，而在博物馆，纪念馆称为文物的现象。
（二）文书档案、科技档案、专业档案（从档案记述和反映的内容来划分）
文书档案：主要指行政管理档案，也称党政档案。如国家行政机关和其他单位组织发出和收到的指示、请示、报告、批复、决定、决议、通知等。
科技档案：指人们在科技、生产活动中形成的纯业务性的档案。如图纸、图表、设计任务书、计算材料、科研报告等等。
七、档案工作的内容与原则
（一）内容：即档案部门最基础的业务工作
1、收集工作
2、整理工作
3、鉴定工作
4、保管工作
5、编目工作
6、统计工作
7、开发利用工作
（二）原则：
1、真实有效原则
2、齐全完整原则
3、系统规范原则
八、什么叫档号
所谓档案，是在档案整理过程中对档案的编号。
专业档案：是指除文书档案、科技档案以外的，所有在专业职能中形成的档案。如人事档案、会计档案、诉讼档案、病历档案、婚姻档案等。
（三）建国后档案、革命历史档案、旧政权档案（从档案行政管理角度划分）
（四）纸质档案与非纸质档案
纸质档案是指以纸张为书写载体材料的档案。
非纸质档案主要是指除纸张载体以外的档案。
非纸质档案主要分为：传统载体档案：甲骨、金石、竹简、绢帛
新型载体档案：照片、录音、录像、软盘、光盘等感光、磁性材料为书写载体的档案。
五、档案与资料的区别
（一）资料的外延大于档案。一般说来，凡是对人们研究解决某一问题有一定参考价值的相关信息都可称为资料，它可以包括文件、档案、图书、报刊、文章、录音、录像乃至文物等等，档案虽然可以被人们作为资料看待并使用，但资料却不能作为档案看待并使用。
（四）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。
如下列各项文件材料必须归档：
本机关文件。主要有：本机关召开的代表会、工作会、党委（党组）会、行政办公会形成的记录、决议、纪要、讲话等文件和参加上级召开的重要会议的文件；本机关制发的领导指导性文件如指示、批复、通报、决定、命令、规定、条例、及反映本机关职能活动的计划、总结、报告、调查研究材料及汇总的统计材料；关于机构成立、撤并、更改名称、启用印章和人员编制的文件；关于干部任免及干部、职工的奖惩、录用、转正、定级、调资、评定职称、调动、退职、退休、离休、抚恤、死亡等的决定、通知及党、团组织、工资、行政介绍信和存根；本机关的组织简则、规章制度、干部、职工、党团员名册、干部年报表等，共青团、工会、学会等组织形成的文件；外事活动中形成的文件；本机关与有关机关协商工作的来往文书和合同、协议书等；本机关处理的群众来信来访的记录、摘要单、处理报告等；本机关行政事务如征用土地、财务、财产管理中形成的文件材料；本机关编写的历史沿革、大事记及反映本机关重要活动的简报、照片、录音、录像等；本机关编辑的公开或内部出版物的样本、重要的原稿和清样。
（三）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄报的文件材料。
四、档案的种类
（一）公务档案与私人档案（从档案形成领域的公私属性角度来划分）
公务档案具体文件形态主要是公务文书，如法律、法规、行政公文等。
私人档案其主要形态是私人文书，如日记、文稿、信函、票据、账单、笔记等。无论公私档案，只要对国家和社会有保存价值。都要依法进行管理。
三、本单位文件材料不归档范围
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需要本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封、不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料、本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（二）两者形成不同。资料大多是为达到某种参考目的从外部搜集来的而档案则是单位组织或个人自身社会实践中直接形成的。
（三）两者社会功能不同。档案是社会活动直接形成的原始记录，具有凭证价值和参考价值，而资料一般不是原始记录，不具有凭证价值，只能起参考作用。
六、档案与文物的区别
（一）在物质形态上，档案是一种文字记录，而文物是一种文化遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的非文字的实用性物品，如器具、衣服、建筑物等，当然其中也包括一些重要的历史文件。
档案工作基础知识
一、什么是档案，其含义是什么：
档案是各机关、企业、事业单位和某些个人，在社会活动中形成并作为
原始历史记录保存起来以备查考利用的文件材料（包括图表、声像等）。
它的含义是：1、档案是人们社会实践活动的历史记录。档案是由文件转化
来的 (“文件”是广义的，包括文字、图表、声像等)
2、文件材料转化为档案是有条件的。文件不会自然地转化为
档案。必须经过人们的工作，把办理完毕的文件中有保存价值的部分集中起来经过立卷归档，才能转化为档案。
3、文件是形成档案的基础，档案是文件的精华。
二、本单位文件材料的归档范围
（一）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
上级文件。主要是上级机关针对本机关的指示、批复、通知、批转、通报和上级机关颁发的属本机关主管业务需要贯彻执行的决议、决定、指示、命令、条例、规定、批转、通报等文件及需要参照办理的规章等。
下级文件。主要是直属下级机关或指定单位报送的典型的、重要的报告和报送本机关备案的年度工作总结、统计报表等文件。
同级或非隶属机关文件。主要是本机关需要参照办理的依据性文件，如条例、规定、办法等。
（二）在记录上，档案所记录的内容信息是清晰、确定的，可明确说明某一历史事实；文物虽然也记录历史，但其所记录的历史事实内容是不清晰、不明确的。因而，绝大部分文物不能成为档案，只有记录内容信息清晰明确，可以收藏的文物，才能作为实物档案，如印章、锦旗、奖杯、钱币、牌匾等。但现实中，也存在同一样东西，在档案馆成为档案，而在博物馆，纪念馆称为文物的现象。
（二）文书档案、科技档案、专业档案（从档案记述和反映的内容来划分）
文书档案：主要指行政管理档案，也称党政档案。如国家行政机关和其他单位组织发出和收到的指示、请示、报告、批复、决定、决议、通知等。
科技档案：指人们在科技、生产活动中形成的纯业务性的档案。如图纸、图表、设计任务书、计算材料、科研报告等等。
七、档案工作的内容与原则
（一）内容：即档案部门最基础的业务工作
1、收集工作
2、整理工作
3、鉴定工作
4、保管工作
5、编目工作
6、统计工作
7、开发利用工作
（二）原则：
1、真实有效原则
2、齐全完整原则
3、系统规范原则
八、什么叫档号
所谓档案，是在档案整理过程中对档案的编号。
专业档案：是指除文书档案、科技档案以外的，所有在专业职能中形成的档案。如人事档案、会计档案、诉讼档案、病历档案、婚姻档案等。
（三）建国后档案、革命历史档案、旧政权档案（从档案行政管理角度划分）
（四）纸质档案与非纸质档案
纸质档案是指以纸张为书写载体材料的档案。
非纸质档案主要是指除纸张载体以外的档案。
非纸质档案主要分为：传统载体档案：甲骨、金石、竹简、绢帛
新型载体档案：照片、录音、录像、软盘、光盘等感光、磁性材料为书写载体的档案。
五、档案与资料的区别
（一）资料的外延大于档案。一般说来，凡是对人们研究解决某一问题有一定参考价值的相关信息都可称为资料，它可以包括文件、档案、图书、报刊、文章、录音、录像乃至文物等等，档案虽然可以被人们作为资料看待并使用，但资料却不能作为档案看待并使用。