关于印发《工程档案归档整理规范》的通知

关于印发《工程档案归档整理规范》的通知

司属各单位：

为进一步规范公司工程档案归档整理工作，统一工程档案的验收标准，明确工程档案的归档范围，建立完整、准确的工程档案，提高案卷质量，更好工程建设服务，根据《建设工程文件归档整理规范》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《建设工程监理规范》等有关规定，特制定《四川电力工程建设监理有限责任公司工程档案归档整理规范》，现印发给你们，请认真贯彻实施。

特此通知。

附件：《四川电力工程建设监理有限责任公司工程档案归档整理规范》《变电站工程档案归档范围》

《输电线路工程档案归档范围》

二00八年十一月四日

四川电力工程建设监理有限责任公司

工程档案归档整理规范

第一章总则

为规范公司工程档案管理，明确工程技术档案的各项归档技术指标，增强工程档案管理科学性、规范性和统一性，特制定本规范。

本规定适用于公司所有工程项目档案的管理。

第二章责任主体

按照“统一管理，分级负责”的原则，明确责任主体。公司本部档案室负责档案管理工作的规划、部署和收存；各事业部负责档案资料形成的督促、检查；各项目监理部为具体工程档案的责任主体，负责工程档案的收集、整理、立卷和移交。

第三章编制依据

1、法律政策依据

《中华人民共和国档案法》

2、技术规范和标准依据

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》

（DA/T28-2002）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T5032228-2001）

《建设工程监理规范》（GB50319-2000）

《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）

第四章工程档案归档要求

一、组织案卷

1、组卷原则

组卷要遵循工程文件材料的形成规律，保持案卷内工程文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、组卷要求

案卷内工程文件材料内容必须准确反映工程建设及其管理活动的真实情况。

案卷内工程文件材料要齐全、完整。存档工程文件材料要求为原件，特殊情况下可用复印件代替。

案卷内工程文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，如用传真热敏纸等非耐久性材料记录的工程文件资料和用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的文件材料需复印后用复印件存档。

3、组卷方法

直接针对具体项目的管理性工程文件材料放入所针对的项目里组卷。

要求按照招投标文件、监理文件、来往函件、进度控制、安全质量控制、造价控制、分包资质、信息管理、施工管理、工程评优、启

动验收、竣工验收、声像资料共13个类目组卷；每个类目下可有多个案卷，每个卷由若干文件组成，具体详细组卷参照公司下发的工程档案归档范围执行。

4、案卷的编目

（1）卷内工程文件材料页号的编写

案卷内工程文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

单面书写的工程文件材料在其右下角编写页号；双面书写的工程文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。

印刷成册的工程文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。

卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（2）案卷封面的编制

案卷封面可在卷盒的正表面，也可采用内封面形式。（案卷封面式样见图A1）

案卷题名应简明、准确地揭示卷内工程文件材料的内容，案卷题名由立卷人拟写。

立卷单位应填写负责本工程文件材料组卷的项目监理部。

起止日期应填写案卷内工程文件材料形成的起止日期。

保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，一般情况为长期。

密级应依据保密规定填写，一般为普通。

档号应填写项目代号、分类号、案卷号。项目代号由公司档案室设定，组卷时项目监理部向公司档案室询问本工程项目序号；分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号（详见公司工程档案归档范围中划分的分类号）；案卷号是指工程档案按一定顺序排列后的流水号。（档号如下图）

（3）案卷背脊的编制

案卷背脊项目有保管期限、档号、案卷题名。（背脊式样见图A2）保管期限填写方法应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，一般情况下为长期；案卷题名可根据各单位具体情况自行填写，要求填写完整、准确。

（4）卷内目录的编制

卷内目录式样（见图A3）。

序号用阿拉伯数字从1起依次标注卷内工程文件材料数的顺序。

文件编号应填写工程文件材料的文号等。

责任者应填写工程文件材料的形成部门或主要责任者。

文件材料题名应填写工程文件材料的全称。

日期应填写工程文件材料的形成日期。

页号应填写每件工程文件材料首尾页上标注的页号。

卷内目录排列在卷内工程文件材料首页之前。

（5）卷内备考表的编制

卷内备考表（式样见图A4）。

说明包括：案卷内工程文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

立卷人应由责任立卷人（信息管理人员）签名。

立卷日期应填写完成立卷的日期。

检查人应由案卷质量审核者（项目总结）签名。

检查日期应填写审核的日期。

卷内备考表排列在卷内文件材料之后。

5、案卷的装订

案卷装订幅面采用国际标准A4型（297mm×210mm）；装订

时，正文在前，附件在后。

案卷内不允许有金属物。如普通订书钉等，需用不锈钢订书钉。

不装订的案卷，应在每份工程文件材料的右下角加盖档号章（式样见图A5）

6、卷皮、卷内表格的规格及其制成材料

（1）工程档案案卷卷皮采用卷盒形式。

（2）卷皮规格和制成材料

卷盒的外表面规格为：305mm×220mm，厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六种。

卷皮宜采用牛皮纸档案盒，外裱牛皮纸。

（3）卷内表格的规格和制成材料质量

卷内目录、卷内备考表规格为：国际标准A4型（297mm×210mm）。

卷内目录、卷内备考宜采用70ɡ以上白纸打印。

（4）案卷背脊标签的规格和质量

案卷背脊标签与卷盒的长度和厚度相同，即305mm×10（20，30，40，50，60）mm。

案卷背脊标签宜采用70ɡ牛皮纸制作。

卷皮上和卷内表格中内容采用打印方式填写。

二、电子档案

移交工程档案时需提交全套分类清晰、过程完整的监理文件档案电子版。

现场发出的监理文件资料必须有完整的电子文档，如监理大纲、监理规划、监理实施细则、会议纪要、监理月报、监理工程通知单、监理工作联系单、工程开工令、工程暂停令、协调会纪要、旁站监理记录、工程整改通知单、费用索赔审批表、工程临时延期审批表、工程最终延期审批表、工程项目验收汇总表，监理业务手册、监理总结