工程项目文件材料收集整理归档实施细则

武汉天河机场第二公路通道项目

文件材料收集、整理、归档实施细则

第一章总则

第一条为武汉天河机场第二公路通道项目（以下简称本项目）文件材料收集、整理、立卷、归档工作，保证档案质量，更好地为项目建成后的管理、养护和改(扩)建服务，特根据国家和行业相关法规，制定《武汉天河机场第二公路通道项目文件材料收集、整理、归档管理工作细则》(以下简称《细则》)。

第二条本《细则》的依据：

一、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T11822—2008)；

二、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA／T28—2002)

三、《公路工程质量检验评定标准》(JTGF80／1-2004)

四、《公路建设监督管理办法》(交通部令2006年第6号)；

五、《公路工程竣(交)工验收办法》(2004年第3号令)

六、《关于贯彻执行公路工程竣(交)工验收办法实施细则》(交公路发[2010] 65号)

七、《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发[2010]382号)

八、《湖北省交通建设项目文件材料立卷管理办法》(鄂交办[2005]450号文)

九、《武汉天河机场第二公路通道项目监理大纲》

第三条本《细则》所称“文件材料”或“竣工文件”是指本项目立项审批至工程竣工验收全过程形成的，反映项目质量、进度、资金和安全管理基本情况，对建成后的管理、养护和改(扩)建具有保存、查考、利用价值的各种形式和不同载体的有效的公路工程建设项目文件材料。

第四条本项目所有参建单位均应贯彻执行本《细则》，在日常施工管理活动中，必须同步收集相关文件资料，并由专职资料员整理、预立卷、妥善保管，以便在项目交(竣)工验收时提交完整、齐全、真实、有效、规范的项目建设档案文件。

第五条建设项目文件材料立卷归档是执行国家和行业有关法规的工作，任何参建单位和个人不得无故拖延或拒绝提交工程文件材料，不得弄虚作假、敷衍了事，否则将依法追究其责任。

第二章管理与职责

第六条本项目文件材料立卷归档工作，根据项目法人负责制和统—领导、分级负责的原则，武汉天河机场路投资发展有限责任公司（以下简称项目公司）协同总监办为组织单位，实施统一领导并负责完成。各驻地办除做好各自形成的文件材料收集、归档工作外，并负责对施工单位（以下简称项目部）各项文件材料形成、收集和组卷归档工作进行监督、检查，并在交工验收前向项目公司提交所辖项目部的档案质量审查意见。各项目部负责对日常旄工管理与生产活动中形成的文件资料及时收集、整理、组卷归档，并在分部（或单位)工程交工前提交驻地办审查。

第七条为加强本项卧档案工作的领导和组卷归档力量，项目公司成立档案工作领导小组，并在原有档案管理人员的基础上充实力量，组成档案工作专班。各驻地办和项目部的档案管理也应加强力量，驻地办主任和项目经理要亲自抓：技术负责人要保证本单位提交档案的质量和时间；各驻地办应配档案人员卜2名，各项目部应配档案人员不少于3名，配备的档案工作人员应相对专职、稳定，并具有相应工程专业和熟悉档案专业知识，能满足项目文件材料组卷归档工作的需要。

第八条本项目竣工文件组织管理职责分工

一、项目公司档案工作领导小组职责：

(一)组织、领导各参建单位文件归档工作，执行国家和相关行业挡案管理法规，

督促各参建单位按照本《细则》要求及时做好各自形成文件的收集、整理和预立卷工作，确保项目文件档案的质量。

(二)解决档案工作遇到的疑难问题，建立档案工作奖惩机制，有效推进本项目档案工作顺利完成。

(三)组织竣工文件立卷归档专业培训，督促、指导各参建单位竣工文件编制工作。

(四)主持完成本项目档案省级专项验收的筹备工作，确保档案专项验收一次通过。

二、项目公司档案工作专班职责：

(一)在档案工作领导小组领导下，根据《细则》要求，具体负责本项目文件材料立卷汇编归档工作，按时向档案验收委员会提交符合法规要求的、优质的建设项目档案文件。

(二)负责检查、指导项目部、驻地办、设代处及项目公司各职能部门形成的文件材料收集、整理、预立卷工作，保证本项目档案质量符合规范要求。

(三)负责落实档案工作奖惩制度，奖励先进、处罚落后。

(四)会同外委单位按“纸质文件数字化技术规范’’要求，对纸质文件需要数字化的生成电子文件；检查电子文件与纸质文件内容符合性及形成的一致性，有无莩正常改动；建立“电子文件盘存储、归档与档案管理系统”，以及电子文件的每个存储载体中，同时存有相应符合规范要求的机读目录。

(五)完成上级档案部门交办的工作。

三、项目公司各职能部门档案工作职责：

(一)执行档案工作领导小组指令，按《细则》要求随时收集整理本部门的文件材料、并预归档；协助档案工作专班搞好本项目的档案汇编工作。

(二)各部门负责人在执行部门职能工作时，应同时检查督促项目部、驻地办的文件资料收集整理工作按要求完成。

(三)负责按要求提交本部的所有文件材料。

四、驻地办档案工作职责：

(一)认真履行监理职责，贯彻执行本《细则》，落实档案工作领导小组的指令、接受档案工作专班指导。负责督导项目部竣工文件收集立卷工作按计划保质保量完

成。

(二)明确驻地办一名领导分管档案工作，落实卜2名工程技术人员专职负责本驻地办的档案管理和所辖项目部提交的档案审查工作，做到专人收集整理、专盒专柜保管。

(三)在日常监理工作中，严把分项工程(工序)检验关，督促各项试验、检测资料及时形成、收集、整理立卷等工作。

(四)严把档案质量关，认真审核竣工图i质量控制文件，纠正填写笔误等问题。完成对项目部竣工图、竣工文件的验收签字盖章工作。

(五)按要求如期向项目公司提交所辖项目部档案质量审查意见，移交本驻地办监理竣工文件。

五、项目部档案工作职责：

(一)认真执行本《细则》规定，落实档案工作领导小组指令，在项目公司档案工作专班和驻地办的指导下，切实做好施工文件材料立卷归档工作。

(二)明确一名副经理分管档案工作，在项目总工具体指导下，专职档案人员负责每天向各工区(工班)和项目部各部门收集施工和来往文件资料，并按本《细则》要求进行分类预归档，专盒专柜保存。

(三)本着工程施工与相关文件资料同步形成原爿，结合单位工程(或分部工程)完工先后，分批、分期地将先完工程文件资料报驻地办审查、签认，以利于保证档案质量，加快立卷归档工作进度。

(四)在所承担的主体工程接近尾声时，应立即安捧技术人员若干名，组成专班，负责竣工图纸绘制、编排工作，确保项目竣工文件齐全完整、准确、真实、符合法规、并具有可追溯性。

(五)按合同要求如期完成、竣工文件(含竣工图)编制、移交工作。

六、本项目所有档案工作人员职责：

(一)贯彻执行国家和行业关于档案工作法规，落实本‘细则>各项要求。

(二)认真搞好本单位(部门)的竣工文件的收集、整理、预立卷、归档、移交工作。

(三)确保收集的竣工文件材料齐全、完整、真实，档案逻辑性强，便于查考。

(四)忠于职守，遵守纪律，保守秘密。