商务电子邮件撰写礼仪

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第四，电子邮件应当慎选花哨功能

Biblioteka Baidu
对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发 时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给 人以华而不实之感。 电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上 述功能。这样一来，他所收到的那个电子邮件就很 有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前 功尽弃。
收件人、抄送人的区别
邮件结构：
第一段与最后一段是重点
• 电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是 说，重点在最前面的第一段 • 如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段 的重点。
要求：
主动说出你期待对方做的事情
• 当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容 长，在信件的一开始，就说明你的要求 • 如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范 围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可。
有关主送、抄送机关的规范
确定上行文主送人的规范是： 1．请示：一般只写一个主送人，需要同时送其 他人的，应当用抄送形式。 2．受双重领导：发送上行文时，应当根据工作 内容，即针对具体公务活动的职权归属写明主 送人和抄送人。 3．除上级负责人直接交办的事项外，不
要随意向上级负责人报送“请示”、 “意见”和“报告”。
商务邮件的修辞
• 撰写商务电邮前，不妨想到此时是面对着对方， 而不是面对键盘与屏幕，这样可以让语气温暖 一点； • 书写时要比口语对话再稍微正式一点 • 设想对方看了你的信之后可能有的观点，也就 是要在别人的思考里思考 • 了解对方和你一样都是大忙人，讲重点即可 • 多一点体贴，想办法让你的电邮，看起来简短 扼要，有亲和力但不失礼。
有关主送、抄送机关的规范
（二）关于抄送
抄送人是指除主送人外需要执行或知晓内 容的其他人。抄送范围得当，有助于公文处理， 否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。
有关主送、抄送机关的规范
1．应当抄送的情况 （1）除主送人外，需要执行或知晓公文的其他 人员，应列为抄送人； （2）向下级或者本系统的重要行文，应当同时 抄送直接上级部门； （3）上级部门向受双重领导的下级机关行文， 必要时应当抄送其另一个上级部门； （4）隔级沟通： 下级因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越 过的上级；上级越级向下级行文时，可以抄送 受文人的直接上级。
格式上的要求：
（5）署名：写完信之后，在信的右下角 写上发信人的姓名叫做署名（如邮件已 设置自动签名，可省略） （6）日期 发信的日期可写在具名的后 边，也可以另起一行（因电子邮件的即 时性，可省略）
商务电子邮件的礼仪规范
一、电子邮件是一种商务文本，应当认真撰写：
1. 主题要明确 收件人见到它便对整个电子邮件一目了 然了 2. 语言要流畅 尽量别写生僻字、异体字。引用数据、 资料最好标明出处，以便核对 3.邮件的内容要简洁 内容应当简明扼要，愈短愈好
收件人、抄送人的区别：
在功能上无特别区别 在指向上有所区别：主要是为了区分收件人的 主次用。 收件人：指的是你邮件的主送人，可以是一个 或多个 抄送人：需要告知的人，比如其他相关人员、 跨级、领导
有关主送、抄送机关的规范
（一）关于主送 应当根据邮件的内容及发文、收文部门（或 个人——为简便，以下统一称为“主送人”、“抄送人”） 的隶属关系及职权范围确定主送人。 上行文（向上级请示）应当坚持一个主送人 的作法，不能多头主送。多头主送往往造成受文 人之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于 尽快解决问题。
商务电子邮件撰写礼仪
——职场系列培训
目 录
电子邮件的格式 电子邮件的礼仪规范
收件人、抄送人的选择
其他注意事项
商务电子邮件的格式
电子邮件的格式： 与书信格式相同
内容构成： 称呼、问候、正文、祝颂语、署名、日期
格式上的要求： （1）称呼：称呼顶格写在第一行，然后， 再在后面加上冒号，表示下面有话要说 （2）问候语：问候语要写在称呼的下一行， 空两格。它可以独立成为一段
日期：
邮件的日期与时间要明确
• 在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你 说的下个月或是下周三到底是什么时候?因此最 好改成「下周三(如3月7日)」「下个月(如8 月)」，时间也要明确，是上午还是下午?是以 自己或对方的时区为准?以免双方认知不同而产 生误会。
回复邮件：
• 如果你回复对方的来信时，使用对方的主旨回复， 让对方知道这是来自于你的回复。此外，如果想要 在主旨点出回复的重点，可以在邮件本文内容里写 上「回复主旨：XXXXXX」让对方知道这是回复哪一 封信。
二、电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件
• 若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件 • 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下， 往往还是必不可少的
第三，电子邮件应当注意编码问题
• 商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家 和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明 自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自 己的邮件。
风格：
• 检查自己写的电邮时，试试看读出声音，对话 式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然 顺畅。
语感:
• 1.采用主动的语气。让收信者知道，是谁应该 来做这件事情。 A.你对这件事情有什么想法? B.有谁可以提供意见给我? 看得出来吗?A比B来得主动而明确。 2.动词比名词更有力量。 • C.让我们做个计划吧! D.让我们计划这件事情。 在D句里，计划两个字被用在动词的表现，会 比C句用在名词有力量。
有关主送、抄送机关的规范
2．不应当抄送的情况 （1）请示邮件不得抄送其下级部门或个人； （2）接受抄送公文的部门或个人不必再向其他 机关转抄、转送； （3）凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。
电子邮件的其他重要事项
邮件主题
• 如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议 分开不同的电邮传送
• 也就是说，每封信的主题最好只有一个，这样对方 会比较好针对单纯的主题加以回信。
格式上的要求： （3）正文：正文一般分为连接语、主体 文、总括语三个部分。每一个部分开头 都应另起一行，空两格落笔 （4）祝颂语：祝颂语是表示致敬或祝 贺一类的话，如“此致”、“祝”等。 它可以紧接着正文写，也可以独占一行， 空两格写。另外，在写与“此致”和 “祝”相配套的“敬礼”、“健康”一 类表示祝愿的话语时，一般要另起一行 顶格写