员工劳动合同管理制度(试行)

员工劳动合同管理制度(试行)
第一章总则
第一条为规范公司员工劳动合同管理，避免劳动争议的发生，维护公司和员工的合法权益，根据《中华人民共和国劳动法》及相关法律法规，特制定本制度。

第二条本制度适用于总公司及下属各单位制定劳动合同文本，签订、变更、续签、解除及终止与所有在编合同制员工劳动合同的过程。

第二章劳动合同文本的确定
第三条总公司人力资源部根据公司具体情况，以浙江省劳动部门颁布的《劳动合同样本》及 XX下发《劳动合同示范》拟订公司劳动合同文本草案，报人力资源分管领导审批后，作为公司劳动合同文本模板。

最终确定的劳动合同模板需报S法律部与S人力资源部备案。

第四条总公司人力资源部制定劳动合同文本的过程中，总公司法律审计部应参与制定的过程并给予相应的法律支持。

第五条总公司、销售公司、生产工厂与员工签订劳动合同，一律采用总公司拟订的《公司劳动合同示范》（附件 1）统一文本。

各单位也可根据本单位历史情况与当地政策做适当修订，但修订内容须事先报总公司审批。

各单位与员工签订劳动合同前，劳动合同文本应到当地劳动部门备案无异议后使用。

第三章劳动合同的签订
第六条对于新聘员工，公司应在其到岗当日与其签订劳动合同；新聘员工在签订劳动合同前，应出示与原单位终止、解除劳动关系的证明及人力资源部要求出示的其他资料。

第七条劳动合同签订/续签的年限
1、高层员工合同期限为3 年；
2．中层员工合同期限为3 年；
3．管理部门、销售部门一般业务岗位员工合同期限为2 年；
4．生产部门关键岗位（由各部门根据实际确定）员工合同期限为 2 年，一般操作岗位员工合同期限为1 年；
5．各部门勤杂、卫生、门卫、值班等辅助岗位员工合同期限为 3 个月—6 个月，由各部门经理确定；
6．新招应届大中专生员工合同期限为1 年。

7、在本企业工龄达到十年以上的（含十年），经员工本人申请，公司可与员工签订无固定期限合同。

第八条公司在与按照岗位要求需要保守公司商业秘密的员工签订劳动合同时，应同时与该员工签订保密协议，并且与其协商约定解除劳动合同的提前通知期。

提前通知期最长不得超过6 个月，在此期间，公司可以采取相应的脱密措施。

第九条公司与员工签订的劳动合同中，可以约定由员工提前解除劳动合同的违约责任，即可要求员工向公司支付提前解除合同的违约金。

原则上员工向公司支付的违约金最多不得超过本人解除劳动合同前12 个月的工资总额。

第十条公司与员工签订劳动合同后，应按规定为员工办理社会保险和建立员工人事档案等。

员工劳动合同签订单位地点原则上应与其社会保险和公积金办理地点保持一致。

第四章劳动合同的变更
第六条劳动合同变更的条件合同期间，出现下列情况，可变更劳动合同相关内容：
1、《劳动法》规定可变更合同的情况；
2、合同双方约定的劳动合同变更条件的出现；
3、员工参加由公司提供条件及承担费用的培训达到一定标准的，需要与公司签订《员工培训协议》（附件2），同时变更劳动合同期限。

第七条劳动合同变更的流程
1、人力资源部门接到员工合同变更申请或决定与员工变更合同相关内容，填制《劳动合同变更审批表》（附件3）；
2、按照本单位审批权限逐级签审《劳动合同变更审批表》；
3、办理劳动合同变更手续。

第八条合同当事人一方要求变更合同相关内容的，应当将变更要求以书面形式送交另一方，另一方应当在 15 日内答复，逾期不答复的，视为不同意变更劳动合同，就此双方可以协商解除劳动合同。

第五章劳动合同的续签终止
第十五条劳动合同续签终止的条件
1、劳动合同期满；
2、合同当事人约定的劳动合同终止条件出现；
3、员工跨区域调动。

第十六条劳动合同续签、终止的流程
1、合同期届满，由人力资源部门征询用人部门及员工本人意见后，填制《劳动合同续签审批表》（附件4）；若双方不能就续签达成统一意见或用人部门决定不与员工续签合同，填制《劳动合同终止审批表》（附件5）；
2、按照公司权限，逐级签审《劳动合同续签审批表》、《劳动合同终止审批表》；
3、办理劳动合同续签、终止手续。

第十七条劳动合同续签、终止手续的办理
1、员工劳动合同期限届满前两个月，人力资源部可以和员工的主管领导以书面形式进行沟通确认，确认是否续签劳动合同；
2、人力资源部在与员工主管领导沟通后，征询员工意见，请员工就续订条件提出书面意见；
3、如果双方均有意续签劳动合同，填制《合同续签审批表》；如需终止合同，填制《合同终止审批表》则按公司相关规定逐级报批。

4、依照审批过后的《合同续签审批表》或《合同终止审批表》，人力资源部提前一个月以书面形式通知员工是否续签劳动合同；附：《劳动合同终止通知书》（附件6）
5、办理合同续签或终止；注：合同终止员工，应在人力资源部的协助下办理离职手续，填制《离职手续清单》（附件7），离职手续办理完成后，由人力资源部开具《解除劳动关系证明》（附件8）。

第六章劳动合同的解除
第十八条劳动合同解除的条件
合同期间，出现下列情形，可解除劳动合同：
1、《劳动法》规定可解除劳动合同的情形；
2、合同双方约定的合同解除条件的出现；
3、员工违反公司制定的规章制度，依照制度规定应予解除劳动合同的情形。

第十九条劳动合同解除的流程
1、人力资源部门接到员工辞职申请或决定与员工解除劳动合同，填制《解除劳动合同审批表》（附件9）；
2、按照总公司下发的审批权限逐级签审《解除劳动合同审批表》，工厂（销售公司）与普通员工解除劳动合同，由工厂执总（销售公司总经理）审批即可；与中干解除劳动合同，须报总公司审批后方可办理相关手续；
3、劳动合同解除过程中需支付员工经济补偿金的，各单位应上报总公司，由总公司人力资源分管领导、系统分管领导、财务总监共同审批；中干劳动合同解除中涉及经济补偿金的，须报总公司总经理审批同意。

4、办理劳动合同解除手续。

第二十条劳动合同解除手续的办理
1、公司与员工解除劳动合同，人力资源部须根据审批过后的《解除劳动合同审批表》制作“解除劳动合同通知书”（附件 10），通知书应写明解除劳动合同的理由、依据及工作交接时间，并送达员工本人。

2、人力资源部协助离职人员办理离职手续，填制《离职手续清单》；
3、开具《解除劳动关系证明》。

第二十一条合同双方任何一方要解除劳动合同，均须提前 30 日以书面形式通知对方（劳动法另有规定的按劳动法规定执行），涉密岗位的员工应提前 180 天以书面形式通知公司，以便公司采取相应的脱密措施，脱密措施包括将员工提前从涉密岗位调离。

第二十三条“解除劳动合同的通知书”应书面送达本人，并要求被解除劳动合同的员工签收。

员工不签收的，可以采取写明时间、地点、送达和拒签等情况，由现场人员共同签字确认的形式，也可以采取录音录像等形式记录送达和拒收的情形的形式，也可以采用挂号或特快专递并回执等邮寄送达的方式。

确属下落不明的员工在采取邮寄送达的同时应采用报纸上公告的方式送达。

各用人单位在劳动合同解除的过程中，须确保解除手续完备合法；如由于解除手续不完备等原因引起的劳动纠纷，相关责任人应承担责任。

第二十四条解除劳动合同的补偿
1、公司提出与员工解除劳动合同，按照《劳动法》及《违反和解除劳动合同经济补偿办法》的相关规定应向员工支付经济补偿金、医疗补助金的，应依法支付。

2、由公司出资培训的人员提出与公司解除劳动合同，公司应按培训协议要求员工向公司偿付培训费。

3、公司与员工解除劳动合同，经审批同意支付经济补偿金的，在支付经济补偿金之前，应与员工签订《解除劳动合同协议书》（附件11）。

第二十五条不论何种原因解除劳动合同，员工均应保守企业的商业秘密。

员工违反《劳动合同》或《保密协议》约定的保守商业秘密事项的，应按约定承担违约金。

若由此给公司造成经济损失的，应按损失的程度依法承担赔偿责任。

第二十六条解除劳动合同后，公司应按照相关规定妥善处理员工的档案，并将解除劳动合同的相关文件、证据等存档备查、备用。

第二十七条解除劳动合同后，公司应按照相关规定及时办理员工各项保险事宜，终止社会保险等费用的缴付，并及时通知员工停止缴费的日期，同时协助员工办理社会保险转移手续。

第七章总公司、销售公司劳动合同管理
第二十八条公司生产工厂应负责办理总公司、销售公司员工的劳动合同签订、变更、续签、终止、解除等相关事宜。

第二十九条总公司、销售公司与工厂在员工劳动合同管理中的分工:
1、总公司、销售公司负责提出所属员工劳动合同签订、变更、续签、终止、解除等意见，并按本单位规定办理审批；
2、总公司、销售公司人力资源部每月应将审批后的员工劳动合同变动信息汇总，填制《员工劳动合同变动信息传递单》（附件12），经本单位人力资源分管领导签字后，在每月5 日前以书面形式传递至相关工厂，委托相关工厂办理；
3、遇有员工辞职情况，总公司、销售公司人力资源部应根据终审后的《解除劳动合同审批表》填制《员工劳动合同变动信息传递单》，经本单位人力资源分管领导签字后，及时以书面形式传递至相关工厂，以便工厂办理员工劳动合同解除并终止其社会保险等费用的缴付；
4、工厂依据总公司、销售公司《员工劳动合同变动信息传递单》内容要求，及时办理相关手续；
5、工厂应在接到《员工劳动合同变动信息传递单》10 天内，依据相关手续的办理情况填制《员工劳动合同变动信息反馈单》（附件 13），以书面形式反馈至总公司、销售公司；
6、涉及劳动合同变更、解除、终止，应以工厂名义下发相关通知。

总公司、销售公司负责通知员工领取通知并办理相关手续。

7、各工厂中若有员工需在其他工厂签订劳动合同的，工厂之间的分工及文件传递要求按上述1-6 条办理。

第三十条总公司、销售公司或工厂填制《员工劳动合同变动信息传递单》时，应为相关工厂预留适当的手续办理时间；相关工厂接到《员工劳动合同变动信息传递单》后，亦应在法律规定时间内积极办理相关手续，确保员工合同相关规定的办理符合法律规定。

若因任一方过错引起劳动纠纷，相关责任人应承担责任。

第八章调动员工的劳动合同管理
第三十一条区域内调动（系统内调动、跨系统调动）员工合同管理
1、系统内调动：系统内调动指各用人单位（各工厂、销售公司、总公司）内部的调动。

调动员工的劳动合同关系不变，如遇劳动合同变更、续签、终止、解除仍按原签订劳动合同单位规定，由原签订劳动合同单位办理。

2、跨系统调动：跨系统调动指各用人单位（各工厂、销售公司、总公司）之间的正式调动，临时性借调不纳入跨系统调动调整范围。

1）调动员工的劳动合同关系原则上保持不变；
2）员工调动时劳动合同的信息由调出单位人力资源部告知调入单位人力资源部；附：《员工职位变动信息表》（附件14）
3）对于调动员工劳动合同变更、解除、终止、续签，调入、调出单位的分工：
①涉及调动员工劳动合同变更、解除、终止、续签，由调入单位负责提出意见并按本单位规定进行报批；
②调入单位将终审后的相关意见书面形式通知原签订劳动合同单位人力资源部；
③原签订劳动合同单位人力资源部按调入单位意见负责具体实施；
④涉及调动员工劳动合同的变更、解除、终止，合同变更、解除、终止通知书须以原签订劳动合同单位名义下发。

4）特殊情况，如调动员工在调入单位所在地定居，经员工本人申请，调入单位总经理审批后，调动员工可与调出单位办理合同终止手续，与调入单位签订新的劳动合同，其在调出单位连续工龄，计入调入单位。

第三十二条跨区域调动（跨区域借调、跨区域调动）员工劳动合同管理
1、跨区域借调：跨区域借调员工的劳动合同关系不变，如遇劳动合同变更、解除、终止、续签仍按原签订劳动合同单位规定，由原签订劳动合同单位办理；
2、跨区域调动：
1）跨区域调动员工与原单位的劳动合同关系，原则上从调动之日起即行终止，与调入单位另行签订劳动合同。

其调动时的劳动合同信息由调出单位人力资源部告知调入单位人力资源部；
2）跨区域调动员工若仍需与原单位保持劳动合同关系，须由员工本人申请，调入单位书面委托，经总公司人力资源部报请总公司总经理同意后，由总公司人力资源部通知员工原单位具体执行；
3）跨区域调动员工与原单位保持劳动合同关系，如遇劳动合同变更、解除、终止、续签，由调入单位根据本单位规定进行报批，并将审批意见以书面形式告知总公司人力资源部，由总公司人力资源部通知员工原单位具体执行。

第九章劳动争议的处理
第三十三条为妥善处理劳动争议，有条件的生产厂可成立劳动争议调解委员会，协调解决员工与公司发生的劳动争议，劳动争议调解委员会应由工会牵头成立，由公司人力资
源部和员工代表参加，调解委员会应尊重法律、公司依法制定的规章制度和事实，既要注意维护员工的利益，也要维护公司的利益、尊重企业行使内部管理的权利。

第三十四条劳动争议未进入仲裁阶段，以本单位处理为主，可向总公司法律审计部寻求法律支持和协助。

第三十五条劳动争议的申报
1、劳动争议涉及3 人（不包括3 人）以下，未进入仲裁阶段，由各单位在人事月报表中呈报；
2、劳动争议涉及3 人以上、或涉及敏感问题、须于24 小时内向总公司人力资源部提交报告；
3、劳动争议处理结果对公司影响面比较大或不及时处理有可能造成不良影响甚至群体事件的劳动纠纷或者已经成为群体事件的劳动纠纷，须于 24 小时内向总公司人力资源部提交报告；
4、劳动争议进入仲裁阶段，应在企业提出或收到法律文书之日起 5 个工作日内上报总公司人力资源部、法律审计部。

第三十六条劳动争议进入仲裁和诉讼阶段后，应以法律审计部处理为主，人力资源部门提供支持和协助，相关的证据材料应移交法律审计部。

第十章违规处罚
第三十七条各用人单位须严格依照本规定执行，若因未按本规定操作引起劳动纠纷的，视违规情况给予100-2000 元经济处罚，并视违规情节给予必要的行政处分。

第十一章其他
第三十八条本制度相关附件：
1、劳动合同签定/变更/续签审批流程图；
2、劳动合同终止/解除（辞退）审批流程图；
3、劳动合同解除（个人辞职）审批流程图；
4、相关表格（附件1-14）。

第三十九条本制度解释权归总公司人力资源部。

第四十条本制度自下发之日起试行，本制度试行前下发的相关规定，若有与本制度相抵触的，以本制度为准。

XXX 公司
2013 年12月12 日。