office办公软件培训课件一

数据透视表
• 创建数据透视表 • 编辑数据透视表
第三章 函数篇
认识函数: 函数——Excel预先定义好的特殊公式
SUM(number1,number2,......)
公式——用户自行设计对工作表进行计算 和处理的计算式
=SUM(E1:H1)*A1+26
统计函数 ——单元格引用
单元格引用方式： 相对引用、绝对引用、混合引用 使用“$”号来锁定引用 “F4”变相对引用为绝对引用 ”F9”定义一个区域为数组 引用实例 相对引用:A1、B5 绝对引用：$ A $5、 $C $2 混合引用： $A2、D $1
F
⑥单击”完成”按钮弹出【导入数据】对话框，然后选中 【数据的放置位置】组合框中的【新建工作表】单选按钮
G
⑦单击”确定”按钮即可在当前工作簿中插入一个工作表， 此工作表中显示出导入的外部数据。
如何将不相邻的列打印到相邻的位置上
①选中不需要打印的列，然后选择 【格式】|【列】|【隐藏】菜单项将 其隐藏。
例：某人的出生日期为1978-12-20，到今天的年龄 为=DATEDIF("1978-12-20",TODAY(),"y")
如果…否则… if函数
----IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)翻译 成中文为“如果logical_test=是，符合要求，不符 合要求）
以此法亦可将Word中的内容作为图片链接插入Excel
绘制多斜线表头
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绘制多斜线单元格 利用Excel“边框”选项卡的 两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右斜线。 如果想在单元格中画多条斜线 该怎么做呢?
!
“直线”-“绘图”
@@
只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短
。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通 常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车 键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置。或 是适当调整单元格属性也可达到目的!
如何通过函数合并字符
如果要将通过分列填充的姓和名重新合并到一起，可以通过 函数来实现。如要将下面的姓和名合并，具体的操作步骤如下。
①选中单元格C30，在编辑栏中输入“＝A30&B30”。 ②按下【Enter】键后单元格C30中填充上“李小炜”。
平均值函数average
按列查找函数vlookup
4、一次输入多个单元格以字符
按住Ctrl键，用鼠标左键选定 多个不连续的单元格（或区 域），输入文本（如※）， 然后按下“Ctrl+Enter”键， 可将该文本同时输入上述选 定的单元格中
Shift在绘制线段及图形中的作用
直线
圆形
正方形
变为
变为 Shift键的应用
变为
斜线
椭圆形
矩形
数据的排序
1、对数据清
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3 、多张幻灯片应用镜头切换效果
以下技巧可一次将同一镜头切换效果应用到多 张幻灯片: 单击“视图”菜单中的“幻灯片浏览”，单击 选择一张幻灯片，并在单击下一张幻灯片时按 住Ctrl键，直至选择了所有将应用该过渡效果 的幻灯片。单击“幻灯片放映”菜单中的“幻 灯片切换”，在效果框中选择所需的切换效果， 单击“应用于所有幻灯片”按钮，现在这些幻 灯片将使用完全相同的效果。
2 答案
在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格， 执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择 “选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了
快速输入数据小技巧
1、快速输入前面带0的数字 用“设置单元格格式”， 把属性改为“文本”太慢 啦！ 在带0的数字前加单引号 如“‘001”即可
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5 、在PowerPoint中插入Flash动画
打开PowerPoint，单击“视图→工具栏→控件工具箱” 命令，打开ActiveX控件工具箱面板，在工具箱的底部 有一个“其他控件”的按钮，单击该按钮，打开系统上 已安装的ActiveX控制的清单，选中“Shokewave Flash Object”选项后光标将变成十字形。用十字标在幻灯片 上拖出一块Flash电影播放的屏幕空间。Flash电影能随 意占用屏幕上的任意大小或位置。右击该空间窗口。在 弹出的菜单里的选择“属性”项，在Flash的页面属性 对话框中的Movie框中键入SWF格式电影文件的URL或路 径。
例：A2单元格为乡镇，要在B2单元格填写邮编，输 入=IF(A2="中台镇",744400,"其它乡镇")
该公式多嵌套，在excel2003中最多7重，在 excel2007以上版本中灵台全县的都嵌套上没有问 题。
第二讲 WORD篇
• 请参考《2013最新：党政机关公文格式 》的要求制作一份公文。内容为《关于 报送教育系统关心下一代工作总结的通 知》，此文为下行文，印发份数为30份 。
单进行排序
2、创建自定义
排序
Baidu Nhomakorabea
如何设置输入信息的有效性
用户在制作表格时可能基于现实的考虑，想要对某些单元格中的 信息设定限制，此时就需要进行数据有效性的设置。其具体的步 骤如下。 ①选中要设置数据有效性的区域，单击【数据】|【有效性】菜单 项，打开【数据有效性】对话框。
②切换到【设置】选项卡中，分别在【允许】、【数据】下拉列表 中选择【任何值】和【介于】选项，在【最小值】、【最大值】文 本框中分别输入“2”和“100”。
单元格个数
计算两个日期间差值 Datedif
=datedif(date1,date2,”y”)统计日期1与日期2相差的 年数 计算年龄的利器
=datedif(date1,date2,”m”)统计日期1与日期2相差的 月数
=datedif(date1,date2,”d”)统计日期1与日期2相差的 天数
第二章 图表篇
350 300 250 200 150 100
50 0 01234567
设备维修费 学习培训费 工装改造费 文具办公费 劳保用品费
图表背景的处理
为了使图表看起来清晰、明朗容易读懂 我们可以利用辅助数据对其进行处理
如下图示：
70
奇瑞汽车年销量表
60
50
40
30
赶
销量
20
10
0 A11 B11 S11 T11 S21 B14
2、快速输入分数
输入“3/4”该怎么办？？ ？ “0 3/4”（注意：中间有一 个空格） 无空格结果是 日期（3月4日）
3、另有妙用的 ‘ 号 在输入11位及以上数字，在 数字前面加上一个英文状态 下的“'”，即能正常显示，反 之以科学计数法显示。此时 ，该单元格格式为文本形式 ，其“数值”只能排序，不 能用于函数计算
统计函数count countif
----count(range) 统计选择范围内数字单元格的个 数
例：COUNT(A4:A7) A4:A7范围内数字单元格个数 ----countif(range,criteria)统计满足条件的单元格个
数 例：=countif(A4:A7,“>=80”) A4:A7范围内大于80的
622723197802181232，请从中提取出生日期。 =mid(A2,7,4)&”年”&mid(A2,11,2)&”
月”&mid(A2,13,2）&”日” 结果：1978年02月18日
LEFT(text,num_chars)在text中从左边取num_chars个字符 RIGHT(text,num_chars)在text中从右边取num_chars字符
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4、使用PowerPoint制作相册
启动PowerPoint新建一个幻灯文件， 单击“插入→图片→新建相册”命令，打开 相册对话框，在该对话框中选择要放入本相 册的图片，你可以选择从磁盘或是像扫描仪、 数码相机这样的外设添加图片。若要从文件 或磁盘添加图片，请执行下列操作之一:
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中选择需要导入的文件。
③单击”打开” 按钮弹出【文本导入向导－3步骤之1】对话
C
框，然后选中【原始数据类型】组合框中的【固定宽度】单
选按钮。
D
④单击”下一步”按钮弹出【文本导入向导－3步骤之2】对话 框，此时在【数据预览】列表框中显示出预览效果。
E
⑤单击”下一步” 按钮弹出【文本导入向导－3步骤之3】 对话框。
在“插入图片来自”下面，单击“文件/磁盘”，定位 包含要添加到相册中的图片的文件夹或磁盘，选中图片 然后“插入”，重复第二步以向相册中添加所需的图片。 或者按住Ctrl键一次把它们都添加进去。
接下来，指定相册的外观，单击“创建”按钮关闭对话 框，回到编辑模式，编辑相册封面，继续完成幻灯动画、 切换、背景、声音等设置，最后保存文档，你就可以和 你的朋友一起慢慢欣赏自己创作的精美相册了。 （注意:相册是PowerPoint 2002以后版本的新增功能， 尽管不通过此功能也可以制作相册。但该功能可以更快 捷、更自动化地完成工作。）
第三讲 POWERPOINT 篇 本节内容皆选自网络论谈精华篇及
微软Office技巧大赛获奖作品
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1、 将要演示文稿保存为幻灯片放映文件
打开将要保存为幻灯片放映的演示文稿 单击“文件”-“另存为”命令，在“保存类型” 列表中，选择“PowerPoint放映” 该幻灯片放映文件将保存为扩展名为.pps的文 件。 在完成放映后,PowerPoint将自动关闭并返回到 桌面。如果需要编辑该幻灯片放映文件，可以 通过文件菜单中的打开命令打开该文件。
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2、缩减PowerPoint图片所占用的空间
添加图片的PPt文件会变得非常大。你可以手动压缩这 些图片，但还有一个更简单的方法:让PowerPoint为你 自动完成这些工作。 单击“图片”-“压缩图片”按钮。如果你看不到图片工 具栏，就指向“视图”菜单中的工具栏，单击“图 片”，若要压缩演示文稿中的所有图片，请选中“文 档中的所有图片”按钮，更改分辨率下面，选择你要 使用:Web/屏幕或者打印，若要进一步减小文件大小， 选中“删除图片的裁剪区域”复选框，单击“确定”。 （注意:如果你对图片进行了压缩或者删除了图片的裁 剪区域，就不能再把它们恢复到原来的分辨率或大小。 这个技巧同样适用于Word ）
跨表操作数据
1. 准备条件 2. 计算条件 3.显示位置 4. 输入公式
设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的3张工作表
用Sheet1的D8单元格的内容乘以40％，再加 上Sheet2的B8单元格内容乘以60％
将2的计算结果显示在Sheet3的A8单元格中
则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式: =Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。
办公软件操作技巧
主讲:张相喜
Excel
Word
office
PowerPoint 电脑常见故障排除
第一讲 EXCEL篇
第一章 EXCEL中综合性精华小技巧的应用
“选择性粘贴”命令的应 用
巧变文本为数字
1 问题
在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的 数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默 认是右对齐而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元 格格式为数字也无济于事
——VLOOKUP 表间数据对应非它莫属 VLOOKUP（查找值，数据表，列序号， ［匹配
条件］） 可用0或1代替FALSE和TRUE，0=精确查找，支
持无序查找。1=近似查找，首列必需是升序排列 支持通配符进行查找
字段截取函数mid left right
MID(text, start_num, num_chars) 翻译为中文为： 中间（文本，开始位数，截取字长） 例：A2单元格中为某人的身份证号
③单击 按钮返回到工作表中。当用户在输入过程中输入了不合要求 的数据时，就会弹出【Microsoft Excel】对话框，提示所输入的 信息有误
如何导入外部数据
A
①选择【数据】|【导入外部数据】|【导入数据】菜单项。
B
②随即会弹出【选取数据源】对话框，然后在【查找范围】下 拉列表中选择导入数据所在的路径或者文件夹，然后在列表框
②设置一个包含所有列的打印区域， 其中也包含隐藏的列，然后执行选定 区域的打印操作即可。
Excel中双击格式刷的妙用
提出问题: 如何点选一次格式刷,实现多次应用
答案: 双击格式刷即可,不用时按”ESC”退 出即可
Word内容以图片形式插入到Excel
首先在Word中选中要复制的内容，然后单击 “编辑→复制”命令，进入Excel中，按住S hift键，单击“编辑→粘贴图片”命令，即可 将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表 格中，而且在该图片上双击，还可进行文字 修改。利用这种方法也可以把“记事本”等 其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。