ERP物料编码基本原则

ERP物料编码基本原则

第1 部分目的

在公司内部建立统一、准确、简明实用的物料标识系统。

第2 部分基本概念

2.1 编码对象

准备编码的实体，例如成品，半成品、部件，各种原材料、元器件等。在建立编码体系之前，必须先清楚地分析界定编码对象及其应用范围。

2.2 编码项

在本文中我们特别约定“编码项”或“物料项”、“一项物料”这个名词，表示一个需要给予唯一编码的项目，也就是在物料应用中所要区分的基本单元。

2.3 编码方案

也可称为编码规则，规定如何确定编码对象中每个物料项的编码。编码方案应当明确地规定其编码对象，编码的应用范围，编码的长度上限，字符集，码值的确定规则。

2.4 编码表

码值与其对应编码项描述的记录。通常是已被实际确定的编码项的汇总表。物料编码表实际就是物料项总清单。编码表应当成为对编码所标识物料项的所有需辨别特征的权威、完整的文字表达及对所有其他精确描述或规定的索引（例如图号，标准或规格书编号等），是在应用中查询物料项的详细要求（属性）的标准依据。应当对编码表的内容加以严格的控制，对新增的编码及其描述进行查重检验。实际应用中，只需要将实际发生的物料项列入编码表，而不需将所有可能的物料列入编码表。

第3 部分基本原则

对特定的编码对象，总是可以设计出多种方案，但任何一种方案，必须符合以下原则。

3.1 完备性

一个应用中的编码方案，须能够对编码对象应用中所有可能发生的项目给以确定的编码。讨论：绝对的完备是不可能的，但一个好的方案应当有足够的前瞻性，能够使用较长的时间，例如10-20年。

3.2 唯一性

即在编码方案所定义的描述范围上，不同描述（即物料项）对应不同的码。

讨论：编码表中编码的唯一性，可以通过强制（例如电脑自动拒绝重复项目）的方式保证，但实际应用中，由于使用人员对方案理解的偏差，也可能对实质相同的物料作出不同的描述，从而在编码表中有不同的编码实质是指向相同的物料项，这种情况是普遍存在的。好的编码方案和管理，应能够将这种情形降低到可以忽略的程度。

3.3 编码的永久性

一个编码一经确定（即正式列入编码总表），其所对应的物料项就被永久的确定，无论该物料项将来是否继续使用或废除。

讨论：如果一个码值所对应的物料项被更改了，就会导致以前的记录与更改后的记录的矛盾或混乱。

3.4 向前兼容性

编码的规则或编码表中描述内容的必要更改，应遵循“先前兼容”的原则，使之能适合于该编码过往的应用。

讨论：与编码的永久性类似，如果更改造成了兼容性的问题，就可能造成对前后已经应用的编码解释上的混乱；实践中这一原则往往难以彻底遵守，但更改者必须仔细考虑其中可能造

成的问题，加以回避或采取必要的补救措施。

第4 部分良好编码

实际应用中良好的编码，首先必须满足上述基本原则，以下是对良好编码进一步的讨论。4.1 描述性的利弊

编码本身的描述性（或码值的直观辨别性），在许多特定的编码应用场合，特别是手工作业的现场，是有用的特征，但过于追求这个方面的特点，是编码体系不良乃至失败的常见的原因之一，大多数编码方案初涉者都在这方面走过弯路。

必须牢记：编码是对物料项的“标识”而非“描述”，当在这个方面发生争论时，应当仔细地研究判断将来的应用中，有多少，以及什么样的情形之下，必须单单通过编码本身推断出其所标识物料项的属性，而不能通过直接查询编码含意描述，或标出编码的同时标出编码描述的内容的方式解决问题。

4.2 辨别能力的限度

任何实用的编码体系，对物料项的绝对辨别都是相对的，对辨别或区分程度的要求取决于编码的应用范围，例如对普通家电产品上使用的螺丝钉，我们只需区分其形式特征和基本材质，包括表面处理方式或镀层，而无需区分其基体材质的详细成分，而对于宇宙空间站上所用的螺丝钉，就可能须考虑更多的属性。产品的设计者是对上述问题作出判定的权威。

4.3 文字描述的限度

文字描述本身是有限度的。许多物料项的特征是不可能用文字描述清楚的，这也就是仅包含文字描述的编码表的局限性，在这种情形发生时，编码表的描述应当也只需要规定其他描述方案的索引，例如图纸的图号，设计规格书的编号等。从这一点，我们也应当更加清楚地认识到编码的关键是“标识”而非“描述”。

4.4 冗余性

良好的编码方案应在尽可能考虑编码对象在规定应用上的各种可能性后，仍然应当留有一定的空间容纳难以预见的例外情况，这是保持一个编码体系易于实现及其有足够寿命的要点之一。

另一种冗余性体现在编码值的描述上：当编码值本身的描述性（见4.1）十分必要，也可以将描述性的码段以冗余编码的方式插入编码中，例如直接将关键规格的数值嵌入，例如对于一些成系列的结构件就可以用规格+图号的方法构成编码。自然，这种冗余的引入，也增加了编码本身出现错误的机会。

需要留意：应考察冗余的必要性，减少不必要的冗余。

4.5 简明性

在许多成功的实践中我们观察到，复杂对象的编码方案往往趋向于采用最简单的数字编号标识的方法，构造巧妙的描述性编码构造或码值分配规则的努力往往效果不佳，也并非真正必要。

4.6 辨别的程度与内容

在物料编码中，需要辨别区分哪些项目，是常常引起疑问的地方。在实际看到的种种方案中，往往在对物料项自身的特征属性进行辨别的同时，加上一些其他的项目，例如：产地，供应商/制造商，设计的版本，部门，安全标准等。

关于这些问题的处理，应当遵循一条最基本的原则，就是可替代性原则。例如若两个版本不同的部件并不是完全互相替代的，建议设立新的物料编号并更改相应产品的BOM为好。

通常上述的项目，都有或应当建立独立的编码规则，而且，通常并不是所有的物料都需要区分这些项目，因而，一种基本的处理方式是在需要区分的时候，将相应的编码组合使用，从电脑数据处理的方式来说，上述项目在表中通常应当设独立的字段。

第5 部分编码的形式分类