合同归档制度

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合同归档制度

一、北京公司归档制度。（适用于签署方为途家北京公司的合同）

1、归档时间及核对时间：

北京各部于签署完毕（签字盖章后）当日，将合同原件交至北京法务部（下称“法务部”）归档。

地方各司于签署完毕当日，将合同原件交至各司人力资源负责人暂存，于当月月底由各司人力资源负责人将合同原件快递至法务部归档。

每月月底最后一天，各部交件负责人、地方各司人力资源负责人将本月归档至法务部的合同制表（即“归档核对表”电子版）后，以邮件方式发至法务部，与法务部共同核对。

如归档或核对日为非工作日，顺延至第一个工作日。

2、归档流程、归档核对事项：

（1）、合同归档时，交件人将合同交至法务部后，在“归档登记簿”登记及签字确认。申请人如欲留存归档证明，可发申请确认归档邮件至法务部，法务部归档合同后，予以确认回复。

地方各司归档的，将合同快递至法务部，法务部收到合同后代为登记签字，同时地方各司人力资源负责人应发申请确认归档邮件至法务部，法务部归档合同及登记签字后，予以确认回复。

（2）、合同归档审核内容：

a、合同名称是否与OA审批附件中一致。（OA审批记录及OA 申请附件由申请人提交）

b、合同正文是否完整，按照合同页数或合同条款连续性结合骑缝章审查；落款处所有合同当事人是否均盖章签字。审核无误后归档。

c、除法务审批附件以外的合同附件均须归档。（附件为归档申请人申请OA时上传的全部附件）

3、合同借出归还流程：

（1）、借出流程：

申请人借出合同的，申请人向其部门领导发邮件申请借出（内容应含：申请人、合同名称及OA编号、申请使用部门、借出日期、归还日期、使用目的），其本部领导确认回复后，将邮件发至途家北京公司CEO申请确认，途家北京公司CEO确认回复后，申请人将该邮件发至法务部邮箱。申请人在法务部“借出归还登记簿”上登记签字，借出合同。（借出复印件的，参照此款）。

地方各司申请人须借出途家北京公司合同的，参照前款，由法务部代为登记签字。法务部应发借出确认邮件至申请人，申请人收到法务部快递送达的合同后，应确认回复。

（2）、延期借出流程

合同借出期间到期后，仍未归还的，由申请人向申请人所在部门领导邮件作出延期借出说明，由其本部领导确认回复后，发邮件至途家北京公司总经理，途家北京公司总经理确认回复后，

申请人将该邮件发至法务部邮箱。申请人在法务部相关登记簿上作延期借出登记，否则申请人必须归还，不归还的，上报公司领导按公司制度处理。

地方各司申请人延期借出途家北京公司合同的，参照前款，由法务部代为登记。

（3）、归还流程：

申请人归还合同的，将合同归还法务部后，在“借出归还登记簿”上登记签字。申请人如欲留存归还证明，可发申请确认归还邮件至法务部，法务部收回合同后，予以确认回复。

地方各司申请人归还合同的，将合同快递至法务部，法务部收到合同后代为登记签字。同时地方各司申请人应发申请确认归还邮件至法务部，法务部收回合同及登记签字后，予以确认回复。

二、地方各司归档制度。（适用于签署方为地方各司的合同）

1、地方各司于签署完毕（签字盖章后）当日，交件人将合同原件交至各司人力资源负责人归档；同时，交件人将须归档合同原件的扫描件、合同电子版一并发至各司人力资源负责人，由人力资源负责人将由其归档的合同原件扫描件、电子版汇总、制表（归档核对表）后于下款规定时间内发至法务部，与法务部共同核对后，由法务部备份归档。

属于本制度第一条规定中须快递至法务部的合同，由地方各司交件人，将合同原件交由人力资源负责人暂存，于下款规定时

间快递至法务部，由人力资源负责人单独制表以便核对，无须归档。

每月月底最后一天，地方各司人力资源负责人将本月归档的合同制表（即“归档核对表”电子版）后，以邮件方式发至法务部，与法务部共同核对。

如归档或核对日为非工作日，顺延至第一个工作日。

（各司内部合同档案核对制度，由各司自行制定。）

2、各司内部合同归档及借出流程，参照北京公司规定。

3、合同归档作为各司人力资源负责人的工作职责一项，如人员更迭，合同归档亦应交接。

各司合同归档、借出、交接均须报知各司总经理、副总经理，抄送北京CEO、北京财务总监、法务部。

法务部

2012年5月

（本制度自2012年5月21日开始实施，5月底对5月份签署合同归档。5月18日对4月以前北京、各地公司所有合同归档）