企业档案管理手册

企业档案管理手册

为加强公司档案管理工作，严格工作制度、规范工作秩序、严肃工作纪律，提高档案管理水平，特制定本管理办法。

第一章总则

第一条为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，为公司的经营和发展服务，进而带动公司档案管理水平上个台阶，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合本公司实际情况，制定本管理办法。

第二条公司的档案管理分为一和二级两部分。一级档案是指公司在基本建设、经营发展、党政管理、会计工作等各项活动中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。二级档案是指公司在进行主营业务以及基本建设、党政管理、经济活动、会计工作中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。

根据公司的实际情况和档案目标管理的要求，将档案统一划分为十六大类作为档案管理的范畴。它们分别是：党群工作类、决策类、监督类、行政管理类、经营管理类、营销贸易类、生产管理类、产品类、科学技术类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、声像档案类及电子档案类。

第三条公司档案工作的基本任务是贯彻国家关于档案工作的方针、政策和指示精神，遵循档案工作统一领导，分级管理的原则，维护公司档案的完整、准确、系统、安全，为发展公司的事业服务。

第四条档案工作是各项管理工作的重要组成部分，纳入公司工作的发展规划和年度工作计划中，保证档案管理职能、人员编制和经费适应整个公司档案工作发展的需求。

第二章管理体制与职责

第五条公司应设置专人专岗负责档案管理工作，，根据公司自身的情况对档案进行管理。

公司的档案工作在主管经理的领导下，实行档案工作集中统一管理，统筹规划、组织协调、统一制度；同时又是收集、保管公司档案和提供利用服务的职能部门，并对各部门立卷归档工作进行指导和监督。

第六条各部门应明确一名部门领导负责本部门档案工作，并负责本办法在该部门业务范围内的贯彻实施；各部门应设立一名兼职档案员，负责做好本部门档案工作，并定期将整理好的档案移交档案室。

第七条本办法第二条所列档案大类，根据各部门业务范围，其具体负责的各类档案为：

（一）公司办负责行政管理类、经营管理类中经营决策档案、设备档案、实物档案、声像档案及电子档案的收集、积累、整理和归类。

（二）人力资源部负责人事档案、劳动人事方面档案的收集、整理和归类，人事档案由人力资源部负责该档案的保管和利用。

（三）财务部负责监督类中审计管理、经营管理类中财务管理及会计档案的收集、积累、整理和归类。

（四）资金部负责经营管理类财务管理中有关资金借款、担保等合同、协议的收集、积累、整理和归类。

（五）投资管理部负责决策类、经营管理类中投资管理档案的收集、积累、整理和企业培训

（六）贸易部负责营销贸易类中经营贸易档案的收集、积累、整理和.

第八条归档时间

（一）管理类、营销贸易类：一般每年三月各部门将上年度工作形成的文件材料收集、整理、立卷归档五月底前交档案室，由档案专管干部统一编目。

（二）设备档案：应抓住设备开箱验收和安装、调试完毕两个环节，将随机文件材料和安装、调试过程中形成的文件材料由专人收集，交档案员归档。设备档案应保证该设备资料齐全，使用完毕后及时立卷归档，设备维修记录按年归档。（三）工程档案：要分阶段收集、整理，并在竣工验收时完成全部档案立卷归档工作。工程项目验收结束后6 个月内移交档案室。

（四）会计档案：由公司财会负责收集归档，在财会处保存一年后于次年五月底前送公司档案室统一保管，此外并重视收集相关法律、法规、享受优惠的政策等。

（五）实物档案：当证书、奖状、奖杯等实物档案形成时即进行收集、存档，或将其复印件存档，实物办理借出手续后进行张贴或悬挂。

（六）声像档案：平时将反映公司主要职能活动的照片、录音带、录像带及时收集、整理、归类，于每年六月将上一年度的声像档案进行归档。

（七）电子档案：每年三月将上年度形成的反映本公司主要职能活动、存有重要数据信息的磁盘、光盘进行收集、整理、归类，五月底前交公司档案室 .

第九条为完善公司档案管理工作，根据各自的特点，应制定一系列相关档案管理制度，做到公司的档案管理有法可依、有制度可依。本办法所规定的工作制

度有：各类档案的归档制度、管理制度、档案管理人员的岗位责任制、考核奖惩办法及档案的分类及编号办法。各部门必须认真贯彻执行，不得违反。

第三章档案管理队伍建设及培训

第十条根据公司经营业务的发展和档案目标管理的要求，公司应配备具备档案专业大专以上学历的专职档案人员，各部门及各档案管理人员在上岗前须经过档案岗位培训。培训的内容包括宣传贯彻《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理办法》等国家、上级颁发的档案工作法规性文件，以及档案管理及保管等专业知识的培训。以上各部门及各档案管理人员在培训结束时均须参加档案管理业务知识考核，并通过考核，方具备上岗资格。

第十一条公司档案管理人员在职称及福利待遇上享受与其他管理人员同等的待遇。

第四章文件材料的形成与归档 .

第十二条文件材料的形成、运转、积累、整理和归档工作纳入公司经营管理、基本建设的计划和工作程序，实行“四同步”管理：在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，并纳入部门领导和有关人员的岗位职责，作为各部门季度或年度考核的依据之一。

第十三条为了加强对公司设备管理，将固定资产中设备建档范围定为单位价值在2 万元以上（含2 万元）的设备要立卷归档。

第十四条凡公司的员工在经营管理、外事、以及党政管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，在下一年度内均应向档案管理部门移交入库归档，上一年度的档案资料任何人不得私自占有。

第十五条公司员工在工作变动和离退休时，必须将属于归档范围（上述第十四条）的文件资料全部移交归档，不得据为己有或私自带到其他单位。

第十六条文件材料一般归档一份，重要的或经常使用的可归档数份。

第十七条归档要求

（一）归档文件材料，应完整、准确、系统，签署齐全，确定密级，保管期限（保管期限分永久、长期〈25~50 年〉、短期〈10~15 年〉三种），填写移交清单，履行交接手续；

（二）归档的文件资料须制成材料优良、符合规定、字迹线条和图像清晰，手稿须用碳素或蓝黑墨水书写，粘贴、装订应符合档案保护的要求；

（三）归档的文件资料应是原件（文件里页允许打印，但封面必须手工签署完整）。（四）档案的装具采用国家标准的科技档案卷皮、卷夹、卷盒和表式。会