档案编研材料的编写
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档案编研材料 的编写
全宗的概念及其意义
什么是全宗？ 什么是全宗？ 全宗是一个独立的机关、 全宗是一个独立的机关、组织或人物在社 会活动中形成的档案有机整体。 会活动中形成的档案有机整体。 形成档案全宗的机关、团体、 形成档案全宗的机关、团体、企业事业单 位或个人是指立档单位 是指立档单位， 位或个人是指立档单位，也称为全宗构成 者。
封页项目
封页项目包括：全宗介绍名称、时间、全宗号。 封页项目包括：全宗介绍名称、时间、全宗号。 1、全宗介绍名称 、 全宗介绍名称由全宗构成者的名称（全称或通过简称） 全宗介绍名称由全宗构成者的名称（全称或通过简称） 加“全宗介绍”构成。例：北京市计划委员会全宗介绍。 全宗介绍”构成。 北京市计划委员会全宗介绍。 2、时间 、 全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元纪年表示。 全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元纪年表示。 3、全宗号 、 本全宗介绍所对应的全宗的编号。 本全宗介绍所对应的全宗的编号。 例： ××市××局全宗介绍 ××市××局全宗介绍 ××××年至××××年 年至×××× ××××年至××××年 全宗号：××号 全宗号：××号 ××市××局 ××市××局 2003.5
全宗卷的建立
全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中 全宗卷是档案馆（ 形成的、 形成的、能够说明该全宗历史情况的有关文件 材料所组成的专门案卷， 材料所组成的专门案卷，全宗卷的主要内容包 括档案在收集、整理、鉴定、保管、统计、 括档案在收集、整理、鉴定、保管、统计、利 用工作中所形成的文字材料， 用工作中所形成的文字材料，如：档案移交交 接文据、整理工作方案、分类方案、立档单位 接文据、整理工作方案、分类方案、 和全宗的历史考证；全宗指南（全宗介绍）、 和全宗的历史考证；全宗指南（全宗介绍）、 组织机构沿革、领导人更迭、人员编制、 组织机构沿革、领导人更迭、人员编制、大事 记等。 记等。
全宗卷的整理
全宗卷内文件材料， 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而 逐渐增加的，平时必须注意积累， 逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管 理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内， 理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内， 文件材料积累到一定数量时，及时进行整理 文件材料积累到一定数量时， 组卷，数量较多的可设分卷。 组卷，数量较多的可设分卷。 整理组卷时，必须认真检查、 整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料 的完整程度及其保存价值， 的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺 或无保存价值的应予以补齐或剔除。 或无保存价值的应予以补齐或剔除。
全宗卷的主要内容
档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、 1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、 征集记录、档案来源和价值说明等。 征集记录、档案来源和价值说明等。 档案整理：整理工作方案、分类方案、 2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷 目录说明、档案整理工作小结等。 目录说明、档案整理工作小结等。 档案鉴定：鉴定小组成员名单、 3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期 限表、鉴定档案分析报告、 限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与 批复、销毁档案的清册等。 批复、销毁档案的清册等。 档案保管：档案安全检查记录、报告， 4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点 档案采取的特殊保护措施， 档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复 情况报告等。 情况报告等。 档案统计：档案收进、移出登记， 5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本 情况统计和重要的利用统计表等。 情况统计和重要的利用统计表等。
全宗介绍
全宗介绍又称“全宗指南” 全宗介绍又称“全宗指南”，是向利用者 介绍和报道全宗构成者（立档单位） 介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其 所形成档案情况的工具书， 所形成档案情况的工具书，是一种参考材 由封页、正文、备注三部分组成。 料，由封页、正文、备注三部分组成。 全宗介绍的结构 封页 正文 a.全宗构成者沿革 全宗构成者沿革 b.全宗内档案情况简介 全宗内档案情况简介 c.全宗内档案内容与成分介绍 全宗内档案内容与成分介绍 备注
来自百度文库
隶属关系 1 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。 2 全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关 全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、 系。 3 全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者 全宗构成者上级主管机关如有变更， 沿革中。 沿革中。 全宗构成者负责人名录 全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。 全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。 全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。 全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。 1 全宗构成者内部一级机构的名称。 全宗构成者内部一级机构的名称。 2 全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期 全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、 时间。 时间。 3 全宗构成者内部一级机构的主要职能。 全宗构成者内部一级机构的主要职能。 4 全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、放大、合 全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、放大、 撤消情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。 并、撤消情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。 其它 1 涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影 响的活动。 响的活动。 2 全宗构成者改组和撤消的原因。 全宗构成者改组和撤消的原因。
构成立档单位的条件
⑴可以独立行使职权，能主要以自己的名义 可以独立行使职权， 对外行文； 对外行文； 是一个会计单位或经济核算单位， ⑵是一个会计单位或经济核算单位，自己可 以编造预算或财务计划； 以编造预算或财务计划； 设有管理人事的机构或人员， ⑶设有管理人事的机构或人员，并有一定的 人事任免权。 人事任免权。 也就是说，立档单位必须在行政上、 也就是说，立档单位必须在行政上、财务上 和组织人事上具有一定的独立性。 和组织人事上具有一定的独立性。
正文—全宗构成者沿革简介
全宗构成者沿革简介由构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、 全宗构成者沿革简介由构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全 宗构成者主要负责人名录、 宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等 内容组成。 内容组成。 全宗构成者的名称 1 全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号 全宗构成者的名称按全称书写， 内。 中共中央纪律检查委员会（中纪委） 例：中共中央纪律检查委员会（中纪委） 2 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。 时间 全宗构成者沿革应结合时间撰写， 全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反映在全 宗构成者沿革中。 宗构成者沿革中。 a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤消时间。 全宗构成者成立、 全宗构成者成立 合并、改组、更名和撤消时间。 b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、 全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、 全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整 增设、合并、更名、 撤消时间。 撤消时间。 c.全宗构成者上级主管机关变更时间。 全宗构成者上级主管机关变更时间。 全宗构成者上级主管机关变更时间 d.其他所有反映全宗构成者重要活动时间。 其他所有反映全宗构成者重要活动时间。 其他所有反映全宗构成者重要活动时间 主要职能 1 全宗构成者的性质特征 2 全宗构成者的职权范围 3 全宗构成者的主要工作与任务
正文—全宗内档案情况简介
1 2 3 4 5 档案的数量及保管期限 档案的完整程度 档案的利用价值及鉴定情况 检索工具的配置情况 档案的整理情况
正文—全宗内档案内容与成分介绍
档案内容与成分介绍的方式 以文章叙述的形式， 以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合 问题介绍。 问题介绍。 1 按组织机构介绍：以组织结构分类的档案全宗，按机构 按组织机构介绍：以组织结构分类的档案全宗， 设类目分别介绍。 设类目分别介绍。 2 按问题介绍：以问题分类的档案全宗，按档案内容所反 按问题介绍：以问题分类的档案全宗， 映的问题设类目介绍。 映的问题设类目介绍。 3 以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点 以其它体系分类的档案全宗， 结合问题介绍。 结合问题介绍。
档案内容与成分介绍一般方法。 档案内容与成分介绍一般方法。 1 档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包 档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。 括： a.反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。 反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。 反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案 b.反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。 反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。 反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案 c.涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和 涉及具有全国和国际意义的知名人物、 涉及具有全国和国际意义的知名人物 重要科研价值的档案。 重要科研价值的档案。 d.馆藏年代久远和特殊载体的档案。 馆藏年代久远和特殊载体的档案。 馆藏年代久远和特殊载体的档案 2 需要专门说明的档案按下列方法介绍： 需要专门说明的档案按下列方法介绍： a.指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。 指明该档案文件的名称、 指明该档案文件的名称 责任者和文件形成的时间。 b.列出该档案文件的检索要素。 列出该档案文件的检索要素。 列出该档案文件的检索要素 c.对其档案文件内容单独介绍。 对其档案文件内容单独介绍。 对其档案文件内容单独介绍 3 一般性文件介绍不使用引文，特殊性文件介绍如需使用引文应符合 一般性文件介绍不使用引文， 下列条件和原则： 下列条件和原则： a.引文有助于阐述文件的内容实质。 引文有助于阐述文件的内容实质。 引文有助于阐述文件的内容实质 b.引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。 引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。 引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件 4 和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做 和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍， 简要交代。 简要交代。 5 控制使用的档案在内容介绍上应从简，并在全宗指南封页上注明 控制使用的档案在内容介绍上应从简， 控制使用”字样。 “控制使用”字样。 6 档案内容涉及国家机密应另册介绍，一般只列题名，不做详细介绍， 档案内容涉及国家机密应另册介绍，一般只列题名，不做详细介绍， 并在封页上注明密级或使用范围。 并在封页上注明密级或使用范围。
卷内文件材料按问题一时间进行系统排列， 卷内文件材料按问题一时间进行系统排列，排 列顺序为:全宗介绍(全宗指南) 列顺序为:全宗介绍(全宗指南)、立档单位大事 记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、 记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、 利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基 利用、现代化管理等方面的文件材料， 础上编制卷内目录。 础上编制卷内目录。 卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号、 卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号、装 订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长* 订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长*宽为 26Omm*l85mm，封面著录全宗号、件号、 26Omm*l85mm，封面著录全宗号、件号、全宗名 文件题名、时间、 称、文件题名、时间、责任者 。 卷盒外形尺寸长*宽为31Omm*22Omm 31Omm*22Omm， 卷盒外形尺寸长*宽为31Omm*22Omm，其高度可 根据需要分别设置3Omm 4Omm的规格 3Omm、 卷盒面、 根据需要分别设置3Omm、4Omm的规格 。卷盒面、 脊印"全宗卷"三字，并分别著录全宗号、 脊印"全宗卷"三字，并分别著录全宗号、全宗 名称和编制日期 。
档案利用：全宗指南（全宗介绍）， ），开放 6 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放 利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布 利用和控制使用范围说明， 出版情况及报批文件， 出版情况及报批文件，档案产生社会效益或 经济效益的典型事例等。 经济效益的典型事例等。 档案管理新技术的应用： 7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算 机辅助管理等情况的文字说明材料。 机辅助管理等情况的文字说明材料。 其他：除了档案的收集、整理、鉴定、 8 其他：除了档案的收集、整理、鉴定、保 管、统计、利用、新技术的应用方面的材料 统计、利用、 之外的其他能够说明全宗历史情况的各种文 件材料。 件材料。
全宗的概念及其意义
什么是全宗？ 什么是全宗？ 全宗是一个独立的机关、 全宗是一个独立的机关、组织或人物在社 会活动中形成的档案有机整体。 会活动中形成的档案有机整体。 形成档案全宗的机关、团体、 形成档案全宗的机关、团体、企业事业单 位或个人是指立档单位 是指立档单位， 位或个人是指立档单位，也称为全宗构成 者。
封页项目
封页项目包括：全宗介绍名称、时间、全宗号。 封页项目包括：全宗介绍名称、时间、全宗号。 1、全宗介绍名称 、 全宗介绍名称由全宗构成者的名称（全称或通过简称） 全宗介绍名称由全宗构成者的名称（全称或通过简称） 加“全宗介绍”构成。例：北京市计划委员会全宗介绍。 全宗介绍”构成。 北京市计划委员会全宗介绍。 2、时间 、 全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元纪年表示。 全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元纪年表示。 3、全宗号 、 本全宗介绍所对应的全宗的编号。 本全宗介绍所对应的全宗的编号。 例： ××市××局全宗介绍 ××市××局全宗介绍 ××××年至××××年 年至×××× ××××年至××××年 全宗号：××号 全宗号：××号 ××市××局 ××市××局 2003.5
全宗卷的建立
全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中 全宗卷是档案馆（ 形成的、 形成的、能够说明该全宗历史情况的有关文件 材料所组成的专门案卷， 材料所组成的专门案卷，全宗卷的主要内容包 括档案在收集、整理、鉴定、保管、统计、 括档案在收集、整理、鉴定、保管、统计、利 用工作中所形成的文字材料， 用工作中所形成的文字材料，如：档案移交交 接文据、整理工作方案、分类方案、立档单位 接文据、整理工作方案、分类方案、 和全宗的历史考证；全宗指南（全宗介绍）、 和全宗的历史考证；全宗指南（全宗介绍）、 组织机构沿革、领导人更迭、人员编制、 组织机构沿革、领导人更迭、人员编制、大事 记等。 记等。
全宗卷的整理
全宗卷内文件材料， 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而 逐渐增加的，平时必须注意积累， 逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管 理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内， 理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内， 文件材料积累到一定数量时，及时进行整理 文件材料积累到一定数量时， 组卷，数量较多的可设分卷。 组卷，数量较多的可设分卷。 整理组卷时，必须认真检查、 整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料 的完整程度及其保存价值， 的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺 或无保存价值的应予以补齐或剔除。 或无保存价值的应予以补齐或剔除。
全宗卷的主要内容
档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、 1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、 征集记录、档案来源和价值说明等。 征集记录、档案来源和价值说明等。 档案整理：整理工作方案、分类方案、 2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷 目录说明、档案整理工作小结等。 目录说明、档案整理工作小结等。 档案鉴定：鉴定小组成员名单、 3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期 限表、鉴定档案分析报告、 限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与 批复、销毁档案的清册等。 批复、销毁档案的清册等。 档案保管：档案安全检查记录、报告， 4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点 档案采取的特殊保护措施， 档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复 情况报告等。 情况报告等。 档案统计：档案收进、移出登记， 5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本 情况统计和重要的利用统计表等。 情况统计和重要的利用统计表等。
全宗介绍
全宗介绍又称“全宗指南” 全宗介绍又称“全宗指南”，是向利用者 介绍和报道全宗构成者（立档单位） 介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其 所形成档案情况的工具书， 所形成档案情况的工具书，是一种参考材 由封页、正文、备注三部分组成。 料，由封页、正文、备注三部分组成。 全宗介绍的结构 封页 正文 a.全宗构成者沿革 全宗构成者沿革 b.全宗内档案情况简介 全宗内档案情况简介 c.全宗内档案内容与成分介绍 全宗内档案内容与成分介绍 备注
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隶属关系 1 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。 2 全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关 全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、 系。 3 全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者 全宗构成者上级主管机关如有变更， 沿革中。 沿革中。 全宗构成者负责人名录 全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。 全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。 全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。 全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。 1 全宗构成者内部一级机构的名称。 全宗构成者内部一级机构的名称。 2 全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期 全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、 时间。 时间。 3 全宗构成者内部一级机构的主要职能。 全宗构成者内部一级机构的主要职能。 4 全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、放大、合 全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、放大、 撤消情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。 并、撤消情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。 其它 1 涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影 响的活动。 响的活动。 2 全宗构成者改组和撤消的原因。 全宗构成者改组和撤消的原因。
构成立档单位的条件
⑴可以独立行使职权，能主要以自己的名义 可以独立行使职权， 对外行文； 对外行文； 是一个会计单位或经济核算单位， ⑵是一个会计单位或经济核算单位，自己可 以编造预算或财务计划； 以编造预算或财务计划； 设有管理人事的机构或人员， ⑶设有管理人事的机构或人员，并有一定的 人事任免权。 人事任免权。 也就是说，立档单位必须在行政上、 也就是说，立档单位必须在行政上、财务上 和组织人事上具有一定的独立性。 和组织人事上具有一定的独立性。
正文—全宗构成者沿革简介
全宗构成者沿革简介由构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、 全宗构成者沿革简介由构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全 宗构成者主要负责人名录、 宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等 内容组成。 内容组成。 全宗构成者的名称 1 全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号 全宗构成者的名称按全称书写， 内。 中共中央纪律检查委员会（中纪委） 例：中共中央纪律检查委员会（中纪委） 2 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。 时间 全宗构成者沿革应结合时间撰写， 全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反映在全 宗构成者沿革中。 宗构成者沿革中。 a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤消时间。 全宗构成者成立、 全宗构成者成立 合并、改组、更名和撤消时间。 b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、 全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、 全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整 增设、合并、更名、 撤消时间。 撤消时间。 c.全宗构成者上级主管机关变更时间。 全宗构成者上级主管机关变更时间。 全宗构成者上级主管机关变更时间 d.其他所有反映全宗构成者重要活动时间。 其他所有反映全宗构成者重要活动时间。 其他所有反映全宗构成者重要活动时间 主要职能 1 全宗构成者的性质特征 2 全宗构成者的职权范围 3 全宗构成者的主要工作与任务
正文—全宗内档案情况简介
1 2 3 4 5 档案的数量及保管期限 档案的完整程度 档案的利用价值及鉴定情况 检索工具的配置情况 档案的整理情况
正文—全宗内档案内容与成分介绍
档案内容与成分介绍的方式 以文章叙述的形式， 以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合 问题介绍。 问题介绍。 1 按组织机构介绍：以组织结构分类的档案全宗，按机构 按组织机构介绍：以组织结构分类的档案全宗， 设类目分别介绍。 设类目分别介绍。 2 按问题介绍：以问题分类的档案全宗，按档案内容所反 按问题介绍：以问题分类的档案全宗， 映的问题设类目介绍。 映的问题设类目介绍。 3 以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点 以其它体系分类的档案全宗， 结合问题介绍。 结合问题介绍。
档案内容与成分介绍一般方法。 档案内容与成分介绍一般方法。 1 档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包 档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。 括： a.反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。 反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。 反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案 b.反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。 反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。 反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案 c.涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和 涉及具有全国和国际意义的知名人物、 涉及具有全国和国际意义的知名人物 重要科研价值的档案。 重要科研价值的档案。 d.馆藏年代久远和特殊载体的档案。 馆藏年代久远和特殊载体的档案。 馆藏年代久远和特殊载体的档案 2 需要专门说明的档案按下列方法介绍： 需要专门说明的档案按下列方法介绍： a.指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。 指明该档案文件的名称、 指明该档案文件的名称 责任者和文件形成的时间。 b.列出该档案文件的检索要素。 列出该档案文件的检索要素。 列出该档案文件的检索要素 c.对其档案文件内容单独介绍。 对其档案文件内容单独介绍。 对其档案文件内容单独介绍 3 一般性文件介绍不使用引文，特殊性文件介绍如需使用引文应符合 一般性文件介绍不使用引文， 下列条件和原则： 下列条件和原则： a.引文有助于阐述文件的内容实质。 引文有助于阐述文件的内容实质。 引文有助于阐述文件的内容实质 b.引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。 引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。 引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件 4 和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做 和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍， 简要交代。 简要交代。 5 控制使用的档案在内容介绍上应从简，并在全宗指南封页上注明 控制使用的档案在内容介绍上应从简， 控制使用”字样。 “控制使用”字样。 6 档案内容涉及国家机密应另册介绍，一般只列题名，不做详细介绍， 档案内容涉及国家机密应另册介绍，一般只列题名，不做详细介绍， 并在封页上注明密级或使用范围。 并在封页上注明密级或使用范围。
卷内文件材料按问题一时间进行系统排列， 卷内文件材料按问题一时间进行系统排列，排 列顺序为:全宗介绍(全宗指南) 列顺序为:全宗介绍(全宗指南)、立档单位大事 记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、 记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、 利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基 利用、现代化管理等方面的文件材料， 础上编制卷内目录。 础上编制卷内目录。 卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号、 卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号、装 订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长* 订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长*宽为 26Omm*l85mm，封面著录全宗号、件号、 26Omm*l85mm，封面著录全宗号、件号、全宗名 文件题名、时间、 称、文件题名、时间、责任者 。 卷盒外形尺寸长*宽为31Omm*22Omm 31Omm*22Omm， 卷盒外形尺寸长*宽为31Omm*22Omm，其高度可 根据需要分别设置3Omm 4Omm的规格 3Omm、 卷盒面、 根据需要分别设置3Omm、4Omm的规格 。卷盒面、 脊印"全宗卷"三字，并分别著录全宗号、 脊印"全宗卷"三字，并分别著录全宗号、全宗 名称和编制日期 。
档案利用：全宗指南（全宗介绍）， ），开放 6 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放 利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布 利用和控制使用范围说明， 出版情况及报批文件， 出版情况及报批文件，档案产生社会效益或 经济效益的典型事例等。 经济效益的典型事例等。 档案管理新技术的应用： 7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算 机辅助管理等情况的文字说明材料。 机辅助管理等情况的文字说明材料。 其他：除了档案的收集、整理、鉴定、 8 其他：除了档案的收集、整理、鉴定、保 管、统计、利用、新技术的应用方面的材料 统计、利用、 之外的其他能够说明全宗历史情况的各种文 件材料。 件材料。