教案 秘书基础 第七章 第二节 公文处理的程序

送文登记簿
顺 序 发文日期 封皮号 号
发往机关 文别 签收人 签收时间 备注
收文登记表
顺 序 来文日期 来文机关 来文字号 密级 号
送往部门 签收人
Fra Baidu bibliotek
备注
2．登记 收文登记是收文处理工作的基础，其作用：一是为日后公文的查找与统计作准备；二 是便于控制公文的运转办理和清退归卷。收文登记的形式，通常有簿式登记与活页登记两 种。簿式登记按时间顺序流水登记，便于保管、查阅与统计；活页登记使用灵活，分类存 放。目前，大多数机关的收文登记与发文登记一样，都是采用分簿册登记的形式。（见下表）
收文登记簿
收 收文 文 日期 号
来文 来 文 来 文 密 份 附 承办 机关 标题 字号 级 数 件 单位
签 复文 收 字号 人
归卷 存 备 日期 档 注
号
收文并不是有文必录，应考虑对本机关的工作是否有作用。一般说来，属于下列情况 的来文应予登记：
① 出版物中有本机关或本单位人员撰写的讲话稿、通讯稿、论文，或刊载有涉及本机 关单位形象的各种文章和图片等。
×××（机关）文件处理单
来文机关 文件标题 批办意见
来文日期 来文字号
拟办意见
处理结果
（继续讲授新课）
第二课时
4．批办 批办就是机关领导人参考拟办意见对需要具体办理的公文作出批示。参阅性公文批明 传达或传阅的范围、方法、时间；一般性公文授权秘书部门负责人直接批办；重要公文须 集体研究办理；涉及面广的实行会批。批办报请性公文，意见可写在原件文头，批办其他 公文，意见应写在《文件办理单》中。 批办的作用有两个方面：一是保证机关领导人及时阅读到外机关发来的重要公文，了 解有关工作的进展情况；二是保证机关领导人对本机关公文办理工作的具体领导，避免承 办部门由于分工不清、责任不明而延误工作。
6．催办 催办是按照公文办理时限，秘书部门对承办工作进行检查与催促，以防止公文积压和 延误。在公文办理过程中，与催办性质相近的还有查办。查办是就领导人的批办件和上级 部门的查办件对承办部门进行督查落实。催办和查办虽然不是公文办理中必经的环节，但 它们是提高办文效率、保证决策部署贯彻落实的行之有效的辅助手段。 公文办理中需要催办的有哪些承办公文呢？ [明确]① 需要限期办复或限期答复的承办公文。 ② 领导人批示的由本机关单位自用的或报送上级机关审批的承办公文。 ③ 下级的请示或报告中提出的应回复的承办公文。 ④ 与其他部门或机关会办的承办公文。 ⑤ 准备出差或外出工作人员承办的公文。 催办的方式主要有以下三种： ① 电话催办。用电话催办时，要作较详细的电话记录。 ② 书面催办。采用发函或发“催办单”催办。 ③ 登门催办。到对方机关单位了解办文的进展情况，并加以催促。 催办工作可分为对内催办和对外催办两种类型：对内催办是指对本机关内部承办收文 情况进行督促检查，主要依据是收文登记簿；对外催办是指对其他机关办理本机关发文情 况而进行的询问催促，主要依据是发文登记簿。 怎样才能加强催办工作呢？ [明确]为了加强催办工作，可以采取以下的措施： ① 指定专人具体负责。 在秘书部门中要指定一二人专门负责催办工作；用“催办单”登记应承办的公文，按 公文的缓急时限和承办部门排列，随时掌握待催办的公文情况。 ② 规定催办工作的具体要求。 根据公文的轻重缓急和批办人规定的承办时限，明确提出催办各类公文的要求，“紧急 公文跟踪催，重点公文重点催，一般公文定期催。” ③ 制定明确的奖惩办法。 根据承办要求和催办要求，定期检查评比，对该催不催、催而不办以致误时误事的人
② 有保存价值的国内外来函、来电及请柬、贺信等。 ③ 社会来信中的重要批评、揭发材料等。
3．拟办 拟办就是在领导人批办之前，由秘书部门负责人或经授权的、具有较高水平的秘书人 员，在仔细研究公文的基础上，对公文提出初步的处理意见，供领导审批时参考。拟办是 公文办理中的一个重要环节。有效的拟办，既可以节省领导人在审批公文上的时间、精力， 又有利于准确、迅速地办理公文。 哪些公文需要拟办呢？ [明确]① 上级机关发下来的命令、决议、批示和其他需要传达、贯彻执行的公文。 ② 下级上报的请示、报告和某些计划、总结、调查报告等。 ③ 平级和不相隶属的机关、单位送来的重要答复、办理的函件等。 ④ 群众或社会知名人士写来的需要本机关单位领导阅知或参考的各种材料。 拟办要遵循哪些原则呢？ [明确]① 类同性原则。 同类公文具有相同的特点，拟办的方法应大体一致。如紧急程度较高的公文，拟办时 原则上都要指定承办或承办人，提出时限要求。坚持类同性原则，可使拟办规范化。 ② 完整性原则。 秘书人员要认真阅读公文，掌握发文的基本意图，领会主要精神，保证拟办意见与来 文的意图相对应。对于重要公文，应多提几种方案，供领导人选择。 ③ 规范性原则。
5．承办 承办就是按照批办意见交由有关职能部门承接办理来文。通常是以制发文件的方式， 对来文进行办理，如制发对上级指示精神的贯彻意见、转发通知，对平行机关的复函，对 下级机关的批复、通知等。就此而言，公文的承办过程，又是将收文处理的承办环节转为 发文处理的撰拟环节。在整个公文处理程序中，承办是一个关键性的环节，它既是公文办 理的最终环节，又是公文制发的开始环节。可以说，承办是公文处理的核心部分。 承办有三种形式，分别是办文、办复和注办。 ① 办文
收文阶段
收文处理程序一般包括签收、启封、登记、拟办、批办、承办、催办等环节。 1．签收 签收公文是指收件人在对方的送文簿或发文通知单上签字或加盖印章，以证明公文已 经收到，这是收文处理的第一道程序。公文应由秘书部门统一收发，这样便于公文的统一 管理。大的机关有“外收发”和“内收发”之分，对方送来的公文，先由外收发（收发室） 人员签收，并进行简要登记，然后转入内收发人员签收。外收发在任何情况下都不许启封。 签收有哪些注意事项呢？ [明确]有关人员在签收公文时，应注意以下四点： ① 要看清来件是不是发给本机关的，发现误投，即时退回；再看来件是不是属于自己 的签收范围，明确职责； ② 如发现原件有启封、散包或破损等现象，应查明原因，根据公文的性质和破损程度， 分别采取不同的处理方法； ③ 签收成批的公文时，要认真清点、核对，看所收公文同对方送文簿或发文通知单上 的数量是否相符。在确认无误后，方可签收； ④ 签收普通公文，要注明收到日期；签收急件要注明签收的具体时间。 启封也是收文阶段必须注意的一个环节，应注意以下四点： ① 信封上写明送本机关的公文，可直接启封。亲启件直接呈领导人，未经特许，不得 拆封； ② 急件、密件应先拆，保证得到优先处理； ③ 拆封后如发现信封内公文误送或发文手续不全，应及时退回；如发现有差错，应立 即向对方查询； ④ 经核对，确认收到的公文与发文通知单上注明的各项相符后，在发文通知单上签字 盖章。
拟办意见的要素有：确定阅示的领导；承办部门或承办人；处理意见；办理时限；注 意事项或建议。应拟办的公文，须填写“文件处理单”，以方便领导批办，并留注公文办理 情况。
④ 简明得体原则。 拟办意见应简明扼要，一般用一两句话写出办理方案及主要理由。例如：“拟同意请示 意见，因为……”，“拟发一个补充通知，重点强调……的问题”。语言要得体。例如：请领 导阅后指示用“阅示”；请领导阅后作出决定的用“阅定”；请有关部门办理的用“阅办” 等。这些用语表达了拟办人所处的位置及与对方纵向或横向的法定关系。 ⑤ 相关性原则。 对于需要会同有关机关承办的公文，应先向有关机关征询意见，以保证拟办意见顺利 落实，并指明主办单位；根据来文的情况，确定办理的部门或批办的领导人。
根据来文和本机关单位领导人的指示或要求，将来文加以翻印、转发，或者另行起草 一份文件的收文办理工作叫办文，又叫传达承办。
② 办复 来文是询问、请示的“问文”，承办人员根据情况分别使用“报告”“复函”“批复”等 形式作出答复和说明的公文办理叫办复，又叫答复承办。 ③ 注办 承办人员将公文办理方式和结果在“公文处理单”上或公文首页上方的文件传阅单上 作简要说明，以备日后查考的做法叫注办。注办的内容包括：公文传阅后注明阅毕的日期； 办理完回复的公文后注明“已复文”，无须回复的公文，要注明“已阅”“存查”等字样。 秘书人员怎样才能做好承办工作呢？ [明确]① 办理复文时要注意按政策规定和领导批办意见迅速处理，不得延误、推诿。 ② 如来文涉及其他有关文件和材料时，应调阅有关文件材料，并报送领导审批。 ③ 属联合承办的公文，主办部门要主动会同有关部门协商处理；如有分歧，主办部门 负责人要出面协调，或报请上级机关裁定。 ④ 对于紧急公文，应当严格按照时限要求办理，保证紧要公文优先处理。
员，要给予批评乃至处罚。
三、办文阶段 办文阶段有两项主要内容，即办文与办事。办文就是从“交拟”到“用印”的公文形
成过程，第一节已经作了叙述，在此不赘。办事就是依文办事，指阅读文件，贯彻精神， 取得效益的过程。
在通常情况下，机关的来文大多是单份，且不准翻印，而需要阅读的领导人又很多， 为了保证所有阅读对象都能及时地阅读到文件，这项工作就由秘书部门负责组织。在公文 办理中，秘书部门按照一定的顺序，把公文传送给各有关人员阅读，叫传阅。
第二节 公文处理的程序
教学目标
知识目标：理解公文处理的程序和要求； 掌握公文处理的基本原则。
能力目标：能熟练地按公文处理的一般模式进行公文办理； 正确区分收文过程中的每个环节的作用和要求； 能根据公文处理程序的有关知识分析案例。
德育目标：培养学生严谨务实的工作作风和高效协调的办事能力，为将来在工作中当 好领导的参谋和助手打下基础。
教学重点：收文处理的一般过程。
教学难点：收文办理与管理活动的方法要点。
教学方法：问题导入法、案例法。
教具安排：图板与幻灯片。
课时安排：3 课时。
教学过程
第一课时
【导入新课】
在上一节我们了解了公文的形成过程，但那只是公文处理的一个阶段，即办文阶段。 公文处理的每道程序是一个工作环节，它们环环相扣，互相衔接，形成公文处理的合理流 程。在实际工作中，秘书人员要参与公文处理的各个环节，并要遵循公文处理程序，使公 文及时、准确、有序地运转，充分发挥公文的作用，为推进机关工作、实现机关职能服务。
秘书部门怎样组织传阅呢？ [明确]组织传阅就是以秘书人员为中心，前面的阅读对象阅完文件后，便退还给原送 阅的秘书人员，再由该秘书人员往下传，而不脱离该秘书人员自行横传。这种传阅方法叫 “轮辐式传阅”。 这种传阅方法的好处是：可以有效地控制公文，掌握公文的运行轨迹，避免公文丢失、 漏传、误传；可以根据情况的变化，随时调整公文传阅的对象。 公文传阅过程中，有哪些注意事项呢？ [明确]秘书部门要组织好传阅，必须注意以下事项： ① 要依据来文中规定的阅读范围或领导人批办意见中提出的阅读范围确定传阅范围， 既要避免漏传，又要避免随意扩大传阅范围，造成泄露机密。 ② 要确定阅读对象的先后顺序。一般是先送主要领导人，次送主管领导人及其他副职 领导人，再送有关业务负责人，最后送有关人员。如有特殊情况，要及时调整传阅次序， 加快文件传阅速度。 ③ 要明确阅读纪律，重要的公文不得带出，不许擅自传播文件内容。准备“文件传阅 登记单”，由阅文人阅后填写。
文件传阅登记单
来文单位
来文字号
来文
标题
收文日期
收文号
阅文人签名 阅文时间
阅文人签名
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
备注
[
]号
阅文时间 年月日 年月日 年月日 年月日 年月日
第三课时
（继续讲授新课） 四、发文阶段
公文形成之后，经过登记、封装发出，发文阶段就完成了。
1．登记 公文发出前，都要进行登记。发文登记的好处在于，便于管理、查找和统计，给收文 单位也提供了方便。 发问登记的方式主要有三种： ①按流水次序分年度登记。这种方式适合发文数量不多、种类较单一的机关单位。 ②按文种类别登记。同一文种的公文登记在一起，便于了解某种文件的所有去向。 ③按机关单位分别登记。把发往某一机关单位的公文都登记在一起，便于收文单位查 询。 机关的发文登记与收文登记的顺序正好相反，其登记顺序是：内收发填写发文登记簿 →内收发对外收发填写送文登记簿→外收发填写收发文登记簿。 发文登记主要采用簿式登记，登记的内容包括发文日期、公文标题、发文字号、密级、 缓急时限、发往机关和份数等。文件内容应逐项登记，以便于核查与统计。
下面我们要较为全面地了解公文处理的程序。（板书：第二节 公文处理的程序）
【讲授新课】
一、公文处理概述 公文处理就是指机关为制发、传递、办理和保管公文所做的全部组织和处理工作。对
秘书人员而言，公文从拟稿到使用完毕转化为档案的过程，就是公文办理的过程。公文办 理和公文保管组成了公文处理。公文办理一般由三个阶段构成，即办文阶段、发文阶段、 收文阶段，收文、办文、发文，构成了公文办理的流程。下面分别介绍这几个部分的内容。