活动经费管理办法

部门活动经费管理办法

1 目的

为增进部门人员相互沟通了解，激发团队工作热情及士气，营造良好的工作氛围及环境，同时规范公司各部门活动经费的管理及使用，切实发挥活动经费的作用，特制定本管理办法。

2 范围

本办法适用于公司各部门人员聚餐、郊游、茶话会及其他有益团队建设和组织健康发展方面的各项费用开支。

3 权责

3.1 人力行政中心群负责部门活动经费总体规划和费用实施监控。

3.2 各部门负责本部门的活动规划安排及所需费用的申请报销。

3.3 财务中心群负责部门活动经费的报销及费用管控。

4 管理内容

4.1 经费标准

4.1.1 部门活动经费按上月末在职员工人数为节点人员，每人每月50元为统一标准。

4.1.2 部门活动经费每月提取一次，当年度1月份开始，至12月份为一个年度周期；每月初由人力行政中心群按标准在ERP系统配置各部门当前节点经费额度。

4.2 使用原则

4.2.1 经费分配及使用形式多样化原则。活动经费使用方式可由各部门根据实际情况自行决定，活动形式不限，尽量实现活动形式多样化，多以文化学习、文体活动等有益于员工身心健康的方式为主，尽可能减少“一活动，就聚餐”的情况；使活动更具有加深部门成员情感、增强团队凝聚力的意义。

4.2.2 部门活动经费必须专款专用，不得擅自挪作他用，不得领取作现金发放，严禁使用于非健康项目的消费开支，一经发现将立即取消部门当年度后续一切活动经费，并对相关责任人进行全司通报批评。

4.2.3 公司鼓励跨部门共同开展联谊的活动方式；活动经费承担按部门参与人数比例进行分配或由部门间协商确定。

4.2.4 各部门至少每半年组织一次集体性员工活动，一年不少于两次。

4.2.5 人力行政中心群有义务积极协助、配合各部门组织开展活动。

4.3 经费管理

4.3.1 部门活动经费应在当前额度内使用，当月未使用的经费可累计滚存到次月一并使用。

4.3.2 年度活动经费的结算不得超支，超支部分不予报销。

4.3.3 当年度未使用完的活动经费不可累积到次年使用。

4.4 经费报销

4.4.1 活动费用由部门先行垫付或向公司借款作为活动经费，活动结束后10个工作日内（遇节假日顺延）发起报销审批流程。

4.4.2 申请：由部门内专人根据财务报销制度提出报销申请，并需提供至少3张相关活动照片（目的为宣传用）。

4.4.3 审核：经部门第一负责人审核。

4.4.4 审批：经总经理审批同意后方可报销；报销时将活动费用报销凭证及发票递交至公司财务中心群进行报销。

5 附则

5.1 本办法解释权在XX公司。

5.2 本办法由人力行政中心群负责回顾、修订并解释；并随公司架构业务发展保持更新。

5.3 本办法2020年1月1日起执行；原有规定与本办法不一致的，按本办法执行。