(时间管理)时代光华培训课程时间管理

（时间管理）时代光华培训课程时间管理
第一讲时间管理的四个发展（上）
时间管理概述
时间管理的必要性
时间具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，所以时间是最不为人们理解和重视的，也正因为如此，时间的浪费比其他资源的浪费就更为普遍，也更为严重。

因此，当人们无所事事，或者忙得晕头转向却不见成效时，应该暂时停下来审视一下自己的时间利用效率，审视一下自己在时间中所处的角色，寻找一条更为合适的途径，实现自己的目标，追求自己的人生价值。

在经理人的所有管理技能中，时间管理最容易被忽略，对中国的经理人而言，这又是一个急需解决的问题。

初级经理人从员工的岗位过渡到管理者的岗位，比较容易忽略管理的角色和时间管理的技能，而中、高级管理者的工作时间更忙碌，工作任务更多，时间效率的管理也就显得更加重要。

【案例1】
非洲大草原的狮子和羚羊
非洲大草原上的羚羊和狮子，每天都要展开一场生命的竞赛，也可以看作是一场生命的奥运会，如果竞赛赢了就有东西吃，输了就可能遭受灭顶之灾。

因此，每天早晨，羚羊和狮子醒来时，它们的脑子里都闪过同样一个念头，那就是“我今天一定要跑得比以往要快”。

如果狮子跑慢了，它就没有羚羊吃，它就可能会活活饿死；如果羚羊跑慢了，它就可能被狮子吃掉。

它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着很好的生态平衡。

【案例2】
冠军和亚军的区别
在赛场上，速度是决定用时多少的重要参数，例如香港的赛马，冠军和亚军的区别，也就是第一匹马和第二匹马之间的差别，可能相当微小，往往用肉眼看不出来，要借助电脑等先进设备的帮助，两匹马之间的时间差距可能仅为0.05秒。

但是，头马和第二匹马的奖金却是不一样的，要差到几十万港币。

对于比赛结果，人们关心和记住的从来都是冠军，很少记住亚军，例如中国奥运，打破冠军零记录的是许海峰，而第二位得金牌的则很少有人记得，这就是第一和第一之外的区别，奥林匹克运动的口号“更高、更快、更强”，其含义所追求的也就是速度。

【案例3】
三枚硬币—财富、健康、时间，哪一个更重要？为什么
假设一个人的生命中有三枚硬币，一枚硬币代表财富，一枚硬币代表健康，还有一枚硬币代表时间，这三枚硬币哪一个最重要呢？
通常人们都趋向于追求财富，如果在这三枚硬币中，把代表财富的硬币拿掉，则表示这个人有足够多的健康，也有足够多的时间，他有可能重新去创业，赢得财富，把代表财富的硬币重新放进自己的生命中。

如果在这三枚硬币中，把代表健康的硬币拿掉，这表示这个人有足够多的财富，也有足够多的时间，则他可以花费无以计数的金钱来治疗自己的疾病，至少可以拖延一定的时间，或借助高科技手段来延长生命，他可能把代表健康的硬币重新放进自己的生命中。

如果把代表时间的硬币拿走，让一个人没有自己的时间了，这时候，即使他有无数的财富，有很强壮的身体，可是生命留给他的只有一刹那，他无法用1亿美元去换10分钟，这就好比无数的0前面没有了1，是没有任何意义的，他不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生，而且财富和健康对他也变得毫无意义了。

点评：对于所有的人，尤其是经理人、企业家，他们有大量的金钱，可是他们感到最缺的还是时间，所以对时间的要求就更高，这就需要良好的时间管理。

时间管理的内涵
1．时间管理
那么什么是时间管理呢？在日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法，组
织管理好自己生活的方方面面，最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时间，这就是时间管理。

时间管理不仅仅是工作的管理，也包含着业余时间的管理；不仅仅是在企业里的管理，同时也包含着家庭生活、业余时间、业余爱好的管理。

也就是说，时间管理应该是包含着生活中所有时间的合理利用和支配。

2．主管在时间管理中存在的误区
很多主管在时间管理上普遍存在以下一些认识误区：
宁愿去做事情，而不是去做正确的事；
宁愿去解决问题，而不是有创意地去选择解决方法；
宁愿去保持原来的做法和手段，而不是去优化、优选工作的流程和方法；
宁愿去被动地执行服从和遵守职务，而不是主动积极地进行创新和求得最佳的结果；
宁愿去节约成本，而不愿意主动地增加利润，尤其是在投资理财的观念方面，国人习惯开源节流，但实际是比较喜欢节流，比较喜欢勤俭节约，而忽视要去更多地增加收入。

表1-1 管理时间的自我评估
宁愿而不是
正确地做事做正确的事
解决问题有创意的选择
保持手段优化手段
遵循义务求得结果
降低成本增加利润
3．传统的时间管理观念
从节约和增加收入这两方面进行比较，传统的观念喜欢节约，时间管理的传统观念中渗透了这种生活哲学观的影子。

传统的时间管理观念强调以下几个方面的内容：强调时间的重要。

古人曰“一寸光阴一寸金，存金难买寸光阴”，这里强调了时间的价值和重要性。

强调时间流失的速度。

孔子曰“逝者如斯夫！”看到滔滔不绝的江水，想到时间也如流水一样，不断地、快速地流淌，强调了时间的无法失而复得性。

强调时间管理的计划性。

中国古人关于时间管理的最基本方法是计划性，俗语常说“预则立，不预则废”，也就是说在做事之前要有充分的准备和充分的计划，强调了计划的重要性。

俗语常说“一年之计在于春，一日之计在于晨”，放到当今的竞争激烈的社会中，这句俗语在依然实用的同时，可以稍加变通，改成“一年之计在于去冬，一日之计在于昨夜”，因为到了春天再开始做计划已经来不及了，而要在去年的冬天就要做第二年的计划，同样，一天的计划要在昨天晚上或昨天下班的时候就做好了。

也就是所有的计划都要提前做。

时间管理的四个发展
（一）竞赛以快趋强
竞赛以快趋强，军事以先下手为强，在市场环境急剧变化和动荡的今天，商界讲究“快鱼”策略，过去的竞争规则是大鱼吃小鱼，比资本量，比规模，以实力论胜负。

今天是比速度，比学习的速度，比反应的速度，比创新的速度，速度快者方能取胜。

【案例】
中华武学秘笈和跆拳道的心快、眼快、手快
中华武术秘籍讲究“百法有百解，唯快招无解”，也就是说任何招数，都是有接招的套路的，但是，快
招无解，因为速度太快时，对方来不及作出反应。

跆拳道也讲究三快，要求心快、眼快、手快，且只有快者才可以胜于对方，才可以保持优势。

（二）你有多少资本
如果问一个人有多少资本，他往往想到的是自己的车子、房子、股票债券等有形资产，而容易忽略掉自己的时间财富。

50岁的中年人与20岁的年轻人，怎么去衡量他们所拥有资本的多少呢？通常情况下20岁的年轻人不会拥有50岁的中年人同样多的有形财产，但是，在这两种人的资产表中，时间一栏的优势则属于年轻人。

俗话说少年不怕穷，因为时间就是财产，时间就是一个少年最大的优势。

爱因斯坦说过：“一切与生俱来的赠品中，时间最宝贵！”时间不仅宝贵，而且时间最公平，无论一个人多么富裕或多么贫穷，上天给予的时间是绝对公平的，每人每天24小时，一分一秒都不差，时间不会对任何人厚此薄彼。

但是上天又是不公平的，因为每个人的时间价值是不一样的，成功人士单位时间的价值非常高，而一般的普通人，时间的单位价值就比较低。

但是，不管现在的情况如何，只有利用好当前的时间，才能让“这一刻”不被浪费，才能为下一刻的精彩做好铺垫。

台湾有句俗语，只有今天才真正属于你。

强调要在最短的时间内，更多的学习，更多的行动，获得更多的资讯。

（三）72岁人的一生
一个人的时间到底是怎么度过的，每个人一生的时间是怎样被利用的，时间哪里去了？为了回答这些问题，科学家对人群的时间利用做了科学的研究，将统计的结果进行汇总，从而得出了如下的结论。

假设一个人的生命时间是72岁，则他的时间使用情况可以用表1-2来表示：
（四）效率与效能
人们重视生命，乐于理财，却疏于时间管理。

例如，一个人伤风感冒咳嗽了，他会到医院去治疗；一个人丢了200块钱或股票损失2000块，他会很着急和懊恼；可是如果他无谓耗费了2个小时的时间，浪费了1个小时，1个小时无所事事，他却不会着急，因为时间太无形了，如空气，看不见，摸不着。

鲁迅先生说，“时间像海绵里的水，想挤的话，总还是有的”，鲁迅先生本人之所以有伟大的成就，就在于他把别人喝咖啡的时间都用来学习和工作了，这说明了时间有很大的弹性。

【案例】
装瓶实验
有一位教授做过一个装瓶实验，他拿出一个瓶子，拿来了好多石子，又拿来好多沙子，很多水，然后他把石头往瓶子里装，装到瓶口的时候，教授问学生“这个瓶子装满了没有”，学生们说“装满了”。

于是教授又往这个瓶子里面倒沙子，沙子倒到瓶口时，教授问学生，“这次满了没有”，学生们说“满了”。

教授又把水往瓶子里倒，当水倒到瓶口后，教授再一次问学生，“满了没有？”，学生们不知道教授接下来还会有怎样的措施，但想到前两次的错误回答，于是都不敢回答了。

点评：这个装瓶实验就揭示了时间管理的启示，大石头之间会有空隙，沙子之间还有空隙，水里面可能还有空隙。

同理，时间之间也存在空隙，珍惜时间的一个方法就是珍惜点点滴滴零碎的时间。

此外，工作任务的完成要有程序和顺序，装瓶实验中如果先往瓶子里面装水，再往里面装沙子，然后再往里面放石头，就一定放不进去了。

做事情也是一样，一定要有优先顺序，不能捡了芝麻丢了西瓜，要抓最核心、最重要的、最有价值的事情，而不是抓鸡毛蒜皮的事情，这样生活的意义才能彰显出来。

【案例】
口袋书
在香港地铁里，口袋书很畅销，口袋书只有巴掌大，在上、下班坐地铁的时间，好多年轻人都在看口袋书，或者利用这段时间休息，也有很多人在看报纸，他们都在有效地利用工作时间和生活时间之间的空隙，有效地利用好这些零星时间，天长日久，就可以积少成多，使这些零头时间为个人生活增添魅力。

时间管理的三大观念
时间管理有三大观念，第一是时间观念，第二是效率观念，第三是效能观念。

对这三大观念的理解和把握，是时间管理的关键。

1．时间观念：1小时与3年的关系
建立时间观念很重要，有了时间观念，才能利用琐碎的时间，才能把点点滴滴的时间珍惜起来。

在人们的理解中，3年是一个很大的时间单位，而1小时则是一个常被忽略的时间单位，实际上，如果每天能节约出1个小时，则在人生70年的岁月中，就可以节约出3年的时间，时间观念的重要性由此可见一斑。

2．效率观念：速度能使石头漂起来
所谓效率观念，就是要有速度。

石头之所以能漂浮在水面上，如《孙子兵法》所言“疾也”，也就是速度很快的原因。

3．效能观念：始终不偏离终极目标和结果，与人生奋斗方向相吻合
效能的观念就是不仅要衡量速度的快慢，还要考虑其他的因素。

中国人习惯以效率衡量事物，而不常论效能，人们常常夸奖一个人做事很有效率，却很少夸这个人非常有效能。

效能的概念，用毛主席的话来说，效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约，也就是说，仅仅速度快不行，还要方向正确、结果良好、效果明显、成本又低，所以效能的概念始终不偏离终极目标和结果。

在时间管理中，时间的效能和人生的奋斗方向和企业的终极目标要相吻合。

效率与效能的关系犹如价格和性价比，效率就好比价格，而效能好比是性价比。

效率是指“快”，而效能是指“多、快、好、省”；效率高就是价格便宜，即买这个货物所花的货币数量比较少，效能高是指单位货币内所获得的回报和价值比较大，即当人们去买大宗的物件，例如买电脑、买汽车、买家具的时候，不仅要注重价格因素，更看重性价比因素，不是越便
宜越好，而是关注投入的钱和所获得的回报价值高低之间的比。

同样的，在单位时间内，所获得的产值大小就是效率，而在单位时间内所获得的价值和回报的大小就是效能。

【案例】
龟兔赛跑
乌龟跟兔子赛跑，第一场赛跑乌龟赢了，兔子输了。

因为兔子骄傲自满，在树根下面睡了一大觉，等它睡醒以后，发现乌龟已跑到了终点。

赛跑的裁判大象批评白兔说：“兔子，你这样不行，不可以骄傲自满，要脚踏实地，要勤奋努力，懂不懂啊？”兔子说，“我懂了，我要求再比第二回，我不相信，我跑不过乌龟。

”
于是它们又举行了第二次赛跑。

裁判大象的发令枪一响，兔子像离弦的箭一样窜了出去，一会儿就没有影子了。

而乌龟与上次一样继续慢慢腾腾地往前爬，爬了很长时间，乌龟终于爬到了终点，却不见兔子的影子。

裁判大象和观众就四处寻找，终于在很远的地方找到了兔子，兔子耷拉着脑袋光顾着跑，却忘了看方向了。

点评：兔子没有看准方向，它跑得越快离目标就越远，所以兔子的效率很高，但是效能很低。

同理，在做事情的时候，尽管做事可以做得很快，效率很高，可是如果偏离了方向，最后也不会有正确的结果。

效能的重点是不但要完成任务，而且要求速度要快、正确率要高、成本要低，效能和效率相均衡。

21世纪的经理人，不但要意识到时间很重要，要去抓点点滴滴的时间，要注意做事情的数量和速度，同时还要追求价值，要多、快、好、省。

第二讲时间管理的四个发展（下）
时间管理的四个发展历程
时间管理的发展经历了四个阶段，人们从认识到时间管理的重要性，到开始进行时间管理，期间也经历了管理方式和管理重点的转移。

1．第一代：时间增加和备忘录
第一个阶段称为时间的单纯增加和备忘录。

时间的增加是指当时间不够用，而工作任务比较多的时候，就单纯地加班加点，延长工作时间。

备忘录就是把所有要做的项目列出来，制作成一个工作任务清单，做一件，勾掉一件，以此种方式进行时间的分配和使用管理。

2．第二代：工作计划和时间表
第二个阶段称为工作计划和时间表，即在所有要做的工作任务开始之前，把清单列出来，在每一项任务之前定一个时间的期限，例如早晨8点～9点做什么，9点～10点做什么，下午1点～2点做什么，每一项任务都有开始和结束的时间，在这个时间段中完成规定的某项任务。

这个方法有时候也称为行事历时间管理法。

3．第三代：排列优先顺序以追求效率
第三个阶段的时间管理称为排列优先顺序以追求效率的时间管理。

当工作任务越来越多，多到在规定的时间里面没有办法彻底做完的时候，就要求对时间管理的内容进行一定的更改，第一，对工作任务要做一些取舍；第二，对工作任务要排优先顺序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重点做哪一件，非重点做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述这个取舍和优先顺序的办法可以通过象限法进行。

如果按照重要程度的轴来标记横坐标，按照紧急程度的轴来标记纵坐标，可以构成ABCD 四个象限，A象限是又重要又紧急的事情，B象限是重要但不紧急的事情，C象限是紧急但是不重要的事情，D象限是不重要也不紧急的事情。

如图1-1所示：
图1-1 第三代时间管理象限示意图
A类工作：又重要又紧急的事情
假设用一个统一的标准把所有的工作任务做明确清晰的划分，然后对ABCD四大类的工作做一个排序，显而易见，首先应做A类工作，因为A类是又紧急又重要的，这类工作一般属于突发事件。

当工作中出现了突发事件的时候，应该放下手头所有的工作，全身心地扑上去解决，这种行为被形象地称为救火行动。

例如119消防队接到警报，就要马上去处理现场。

【案例】
突发事件：非典
2003年中国政府面对非典事件，就属于又紧急又重要的突发事件，处理时，当时规定各地政府的一把手都要把工作全部放下，集中所有的精力控制本地区的非典问题，这样强有力的力度才能够把非典有效地控制住。

B类工作和C类工作
当重要又紧急的突发事件被处理之后，接下来是应该处理C类紧急但不重要的工作，还是B类重要但不紧急的工作？有人认为C类工作很紧急，应先期处理，也有人认为B类工作很重要，应先期处理。

按照时间占用的顺序来划分，也就是按照时间的紧急程度来说，专家认为应先处理B类工作。

为了对B类工作和C类工作完成时间进行分析，可通过分析假设不做C类工作，会导致整个时间管理出现怎样的状况；而如果不做B类工作，又会导致整个时间管理出现怎样的状况。

透过这两种状况的不同比较，就可以清晰地看到两种选择的差别。

B类工作重要但不紧急，如果不做的话，B类工作会随着时间的进一步推移，越来越紧急，直到突破一定的极限，变成A类工作，所以，B类重要不紧急的工作一旦被拖延下去，就会变成突发事件。

C类工作如果不断地被拖延，随着时间的不断推移，它也会变得越来越紧急，当越过一定的极限以后，C类工作就可能因为失去时机而消失，由此就会遭受一定的损失，承担一定的责任，工作本身也可能会因此而消失。

不紧急
图1-2 第三代时间问题分类示意图
例如，下午3点～4点，工会组织慰问抽奖活动，参加抽奖者都可得到一袋洗衣粉，如果某人因故未参加工会慰问抽奖活动，4点钟以后，这个事情可能就已结束，由此，缺勤者将损失一袋洗衣粉。

如果在B类和C类工作之间做冲突性的分析，例如下午只有一段时间，只能做一件事，要么做B类工作，要么做C类工作，两者不可兼得，那时就应该扔掉C类工作，要保住B 类工作，因为B类工作的价值更大，它的重要程度更大。

【案例1】
热气球的难题
一个胖子和两个瘦子乘热气球去做科学考察，他们带了很多食物和水，也带了很多笨重的实验仪器。

当热气球升空行驶到海面的时候，突然发生了意外，热气球开始漏气，为了减轻热气球的重量，要扔掉很多东西，于是先扔掉了实验仪器，接着扔掉了食物和水，这时候，热气球还是太重，需要牺牲一个人来挽救其他人，在这种情况下，因为扔一个瘦子和扔一个胖子对热气球的影响不同，只有按照最大可能地减少损失的思路来分析，即扔胖子就可以挽救两个瘦子的生命，所以必然要先扔胖子。

在两者不可兼得的情况下，如果可以延长工作时间，统筹协调，进行更好的策略性的安排，即在B类工作不变成A类工作之前，先把C类工作完成，再按部就班地处理B类工作，这样就可以达到双赢的效果。

但是管理专家通过实验发现这种理想状态很难实现，因为C 类工作的数量太多，单个C类工作虽然花费的时间不多，但是C类工作的数量层出不穷，所谓“野火烧不尽，春风吹又生”，很多经理人对于C类事件的处理只能疲于应付，致使时间管理者陷入了C类事件的汪洋大海之中，迷失方向，只见树木，不见森林。

【案例2】
抗战的泥潭
在抗日战争中，200万日军被中国人民艰苦卓绝的抗战拖入全民抗日的汪洋大海之中。

二战以后，斯大林讲到，“中国人民艰苦卓绝的抗日战争，是世界反法西斯战场不可缺少的组成部分，为反击德国法西斯赢得了时间和空间”。

斯大林说，如果中华民国政府投降，结果将不堪设想。

因为中国政府不投降，中国人民尽管条件非常简陋，做出了巨大的牺牲，却拖住了200万日军，让他们抽不出兵力北上配合德国夹击苏联，抽不出兵力南下侵占缅甸、印度、印度尼西亚，甚至吞并澳大利亚和新西兰，这是中国人民的抗日战争把日军拖入了抗击奴役、抗击侵略的泥潭。

C类事件的描述有著名的帕金森定律，也称为爆米花定律，就是2斤玉米看上去不是很大，但是经过膨化以后有可能会变为一箩筐玉米花。

由此可见，被膨胀、被扩大后的结果会导致C类工作数量庞大，以致无法完全彻底地被解决。

但中国经理人面对一大堆繁杂事务的时候，习惯于“急事急办”，“特事特办”，于是就会践踏原则，就会没有时间性，就是总把最紧急的事情拿来做，从不考虑这件事情的价值如何，不考虑时间的重要性程度。

【案例3】
箩筐任务测试
美国的专家曾经做过一个针对中国经理人时间管理基本状况的测试。

任务要求是：一个箩筐中有10件工作任务，假设下午的一段时间是没有办法完成箩筐中的所有任务，请中国的经理人进行挑选，并完成自己挑选出来的任务。

中国经理人挑出的第一件工作是最紧急的工作，最紧急的工作完成后，又挑出了最简单的工作，因为做起来很简单，所以这些工作很快完成了；中国经理人挑的第三件工作是花费时间最短的工作，这些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜欢做的工作，可是这个工作还没有做完，测试的时间就到了。

箩筐中剩余了6件工作任务，而且全是最重要的工作，但是这些工作都有一些类似的特点：不紧急、做起来不简单、花费的时间很长、不好玩、没意思。

但是，这6件工作如果不做的话，它们全会变成重要且紧急的突发事件。

点评：中国经理人在时间管理方面，普遍存在误区和弱点，即在问题的分类概念上模糊。

在工作中，属于B类工作的重要问题一般包括改进产能、发展团体、寻找新客户、提升服务品质、提升员工技能、开发新市场、提升品质概念、建立完善工作流程等。

对个人而言，学习研修和职业成长问题、健康问题、休闲问题等都是很重要但是不紧急的事情，也就需要在当前多进行改善处理，例如多增加运动量、控制饮食、调整饮食结构等。

健康问题和学习的问题很重要，要把这些问题当成紧急的突发事件来处理，只有下这样的决心做事，才能避免将这些重要不紧急的。