职业安全健康管理体系审核

审核执行 审核执行
沟通
观察 / 收集证据 评审
沟通 (Communication)
单向沟通 (One Way Communication)
双向沟通 (Two Way Communication)
提问的技巧
沟通技巧
信息的理解 (聆听技巧 )
封闭式的问题 开放式的问题 跟进式的问题 引导式的问题 没有声音的问题
客观证据
结论 ( 违反标准或文件的章节 )
Fra Baidu bibliotek
类型 ( 严重，轻微 )
案例 1 ：
不符合事项报告
在检查 2000年度的管理评审记录时，审核员发现管理评审内容未包括对职业
安全健康目标的达成性进行评估。
案例 1 ：
不符合事项报告
在检查 2000年度的管理评审记录 时，审核员发现 管理评审内容未包括对职业
安全健康目标的达成性进行评估 。
违反 OHSAS1800条1 文 4.6的要求。
案例 2 ：
不符合事项报告
文件 WI-016 规定： “所有特种岗位员工在上岗前，必须通过相关的技术培训，
并持证上岗。 ”
当审核员要求查看电工王小虎的培训记录时，人事部主管说： “他们已经进行
了外部培训，但是没有保存记录。 ”
案例 2 ：
不符合事项报告
人员和记录的数量
- 过去的表现
检查方法
抽查的方向不一定需要从头到尾，可从任何一点展开
抽查的文件 /人员 /记录间应有连贯关系
断指事故 <--> 设备维护 <--> 设备放置 <--> 操作指导书 <--> 人员上岗培训 <--> 纠正措施 <--> 效果监控
评审观察点
记录下所有的观察点
评审观察点以确定不符合事项
对所有不符合事项须有证据作为依据
准备不符合事项报告
分析观察所得的不符合事项，以准备不符合事项报告 - 不符合事项的类别 - 不符合事项的模式
不符合事项的分类
严重 (主要 )不符合项
缺少所要求的职业健康安全体系要素
多个次要不符合项发生在一个要素上
不符合事项的分类
轻微 (次要 )不符合项
在执行或控制中的一个孤立的或 小的缺失 文件化体系有部分缺失
职业安全健康管理体系审核
定义
为 获得证据 并对其进行客观地 评价 , 以确定满足 审核准则
的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的 过程 。
审核的核心原则
客观性 独立性 系统性
审核的种类
■ 第一方 (对组织 ) - 内部审核
由公司内部进行的审核
■ 第二方 (对供方 ) - 外部审核 由采购方或代表采购方对供方 /出售商进行的审核
应避免的问题
欺诈式问题 含糊不清的问题 多重式问题
多重式的问题
(Multi-Question) 有没有 ...? 怎样 ...? 如何 ...？ 做成混乱 回答者选择式回答 绝对避免使用
倾听
认真专注的倾听 是对别人最大的尊敬
有效的听
专注 查对 澄清
反应 / 反馈 记录 需要时作出摘要，与讲话一方确认
- 让问题不发生 -
纠正及预防措施
必须针对不符合事项的起因 (Root Cause)
文件不当 设计失误 - 方法，工具 没有按规定要求执行工作 - 训练不足 - 管理不善
纠正及预防措施的跟进
需跟进相关的纠正 /预防措施，确认
执行情况 有没有在规定期限内实施
有效性 (effectiveness) 实施之後，不符合事项有没有改正
审核报告的内容
审核的结果 - 不符合事项 - 观察事项 审核小组对体系与有关文件和 OHSAS18001标准的符合程度所 作的判断
纠正及预防措施
纠正措施
为消除 已发现的 不合格或其他不希望情况的原因所采取的措 施
- 让问题不再发生 -
预防措施
纠正及预防措施
为消除 潜在的 不合格或其他潜在不希望情况的原因所采取的 措施
确保准备工作的完整性 作为审核员之引导及备忘录 (aide-memoir) 审核的客观证据 减少笔记时间
确定审核方案
审核的安排和频率的决定因素
与过程 /人员设备有关项目的关键性 客户的要求 管理 ,技术 ,措施或体系上的显著变动
确定审核方案
审核时间表 /行程表
年计划 覆盖全部要素及部门 以部门 / 功能 作审核单位 时间分配需考虑 - 审核的项目
信息。
案例 3 ：
不符合事项报告
某电子厂在进行了危险源辩识和风险评价后， 没有保留文件化的辩识和评估
信息。
报告目的
审核报告
将所作的结论通知管理阶层
对审核发现的结果作出适当的总结
让管理层作出回应
讨论必要的纠正措施和跟进日期 对必要的措施达成协议 提供合适的审核结论
审核报告的内容
审核的范围和目的 审核的资料 - 计划 ,审核组成员 ,接触的人员和 日期 所审核的文件
文件 WI-016 规定： “所有特种岗位员工在上岗前，必须通过相关的技术培训，
并持证上岗。 ”
当审核员要求查看电工 王小虎的培训记录 时，人事部主管说： “他们已经 进行
了外部培训，但是没有保存记录 。 ”
案例 3 ：
不符合事项报告
某电子厂在进行了危险源辩识和风险评价后，没有保留文件化的辩识和评估
影响倾听的因素
不专注集中 选择性的听 个人偏见 情绪与喜恶 草率的结论
除了听，还要看
沟通时，需注意对方的身体语言
身体动作
面部表情
眼神
身体语言 - 信心篇 身体语言 - 疑惑篇 身体语言 - 惊惶篇 身体语言 - 防卫篇 身体语言 - 愤怒篇
身体动作 + 面部表情 身体动作 + 面部表情
身体语言 观察 /收集证据
审核阶段
准备审核
失败的准备 ,就是准备失败 fail to prepare is prepare to fail
OHSAS内审的审核范围 从以下三个方面界定 :
企业的管理权限 /活动领域 /现场区域
确定审核准则
OHSAS18001 标准 职业安全健康管理体系文件 适用的职业安全健康法律、法规的要求
审核的种类
第三方 (独立 ) - 外部审核 由独立发证机构或类似团体所进行的审核
审核的目的
客观评估职业安全健康管理体系执行的情形 :
明文规定的管理体系是否符合 OHSAS18001标准的要求 ---- 文件
审核
所有的管理规定 、办法、作业指导书是否被遵守执行 ---- 现场审 核
准备 执行 报告 效果跟进
文件问题
不符合事项的模式
没有把标准的要求文件化 文件不能反映实际运作情况 文件内容不当，不足或错误 文件之间有矛盾
不符合事项的模式
执行问题
没有按文件要求执行工作
不符合事项的模式
设计问题 - 技术 /方法 /工具
方法错误 工具设计错误 技术错误
不符合事项报告
不符合事项的说明
发现的问题 (观察所得的事实 )
审核方式有三种
1) 按部门审核 2) 按要素审核 3) 按重大危险源为主线审核
检查表 Checklist
检查表是一连串的问题 ,作为审核的途径 ,以确保覆盖有应该审 核的范围
检查表内容
OHSAS18001 标准的要求 内部文件 (作业程序 , 工作指引 )的要求 需要审查的安全健康控制记录
使用检查表的好处
通过会见人员 ,检查文件 /记录，及观察有关活动以收集符合要 求的证据
观察 /收集证据
留意检查表内容以外的有关不符合事项的线索
验证通过面谈、 感官观察或测量记录而获得的资料 (包括数据的 汇总和分析 )
检查方法
检查是以 随机抽样 型式形进行，而非 100%全检
决定抽样的数量时应考虑
- 被审查部门 /项目的文件，工作，
开放式的问题
(Open Question) 鼓励被审核者自由发言 可获取最大量的资讯
跟进式的问题
(Follow Up Question) 由获得的资讯再提出跟进问题 对问题进一步探讨
引导式的问题
(Leading Question) 可减轻被审核者压力 避免使用
没有声音的问题
(Silent) 以身体语言提出问题 沉默 - 非常强而有力的工具 !
问题的种类
封闭式的问题
(Closed Question)
简单答案 是/否，有 /没有
可获得指定的资讯 可用以总结结论 由审核者控制问与答 带来压力 / 减轻压力 ？
开放式的问题
(Open Question)
5W 1H
怎么样？ HOW 什么？ WHAT 何时？ WHEN 谁？ WHO 哪里？ WHERE 为什么？ WHY
报告方法 ：
不符合事项报告
方法 1 - 分点式 问题 ： 管理评审中，未对职业安全健康目标的达成性进行评估。 证据： 2000年度的管理评审记录 结论： 违反 OHSAS1800条1 文 4.6的要求 。
报告方法 ：
不符合事项报告
方法 2 - 述句式
在2000年度的管理评审中，未包括对职业安全健康目标的达成性进行评估。
- 审核单位的操作员数目
- 审核单位的工作内容
- 位置及面积
审核员小组会议
审核组长应於审核前召集所有审核员进行审核小组会议
确认准备工作均已完成 ,各审核员亦明了其将扮演之角色
讨论可能出现的问题及需
注意事项
交流经验及审核技巧
审核通知 / 开始会议
发出审核时间表
说明审核目的，内容，方法和时间安排
与被审核部门 /项目的负责人确认审核时间和人员安排 ---- 确保审核方案的有效性
问题有没有解决
需记录确认结果
审核结束
在所有纠正 /预防措施的有效性都经已完全确认时， 是正式结束
审核才