会议服务业务知识共55页
会议服务培训PPT课件
合理安排会议时间，避免会议时间过长或过短， 确保会议效率。
3
议程设置
设置清晰的议程，让与会者了解会议内容和议题 ，提高会议效果。
引入先进的技术手段
智能设备
利用智能设备进行会议签到、信息发布等操作，提高会议 效率。
视频会议
引入视频会议技术，方便远程参会者参与会议，降低会议 成本。
数据分析
通过数据分析工具对会议数据进行统计和分析，为会议效 果评估提供依据。
备调试、人员协调等。
启示二
会议服务中要注重细节，如提 供优质茶歇、保持场地整洁等 ，以提升参会者体验。
启示三
针对不同类型的会议，需要采 取不同的服务策略，如商务会 议更注重效率，学术会议更注 重氛围等。
启示四
在会议服务中要积极应对突发 状况，如技术故障、人员变动
等，以确保会议顺利进行。
THANKS
音响系统
测试音响系统，确保声音清晰、无杂 音。
接待与签到
接待人员
安排专业、热情的接待人员，为 参会者提供指引和帮助。
签到流程
设计简单、高效的签到流程，确保 参会者快速完成签到。
资料发放
在签到环节发放会议资料，便于参 会者了解会议议程和内容。
资料准备
会议议程
准备详细的会议议程，包括时间安排、主题和发 言人等信息。
后续跟进
落实会议决策
根据会议决策和讨论，跟进并落实相关事项，确保决策得到有效执 行。
持续沟通协调
在会议后持续与相关人员进行沟通协调，解决可能出现的问题和矛 盾。
定期回顾与反馈
定期回顾会议效果，向相关人员提供反馈，以便不断改进和提高会议 质量。
05
提升会议服务质量的方法
会议服务资料
• 按会议类型分：企业会议、行业会议、学术会议等 • 按会议规模分：大型会议、中型会议、小型会议等 • 按会议内容分：培训会议、研讨会议、庆祝会议等
会议服务在企业管理中的作用
01 提高会议效率
• 通过专业的会议服务，确保会议议程的顺利进行，提高 会议讨论的效率 • 避免会议过程中的时间浪费和冲突，提高会议成果的实 施率
会议服务质量的评估与反馈
会议服务质量评估
• 从会议策划、准备、执行等多个环节评估会议服务质量 • 评估会议目标的实现程度、与会者的满意度等方面，全面了解会议服务的质量
会议服务反馈
• 收集团队成员和与会者对会议服务的意见和建议，为改进和优化会议服务提供依据 • 分析会议服务中的问题和不足，制定相应的改进措施，提高会议服务质量
提前沟通
• 在会议前，与参会人员提前沟通，了解他们的需求和期 望 • 就会议议程、地点、时间等问题进行沟通和确认，确保 会议的顺利进行
会议现场沟通
• 会议现场提供有效的沟通渠道，如麦克风、投影仪等， 确保与会者能够充分表达自己的观点 • 主持人应引导会议讨论，确保会议按照议程进行，避免 偏离主题
会议进程中的协调与监控
会议地点的选择与布置
选择会议地点
• 根据会议规模、预算和会议内容，选择合适的会议地点 • 考虑会议地点的交通、住宿、设施等因素，确保与会者能够顺利参会
会议布置
• 根据会议主题和氛围，观度，为与会者提供一个良好的会议环境
与会人员的邀请与安排
邀请参会人员
会议服务的市场趋势与前景
市场趋势
• 随着企业对会议服务需求的增长，会议服务市场呈现出 专业化、个性化和多元化的特点 • 会议服务逐渐向线上转移，远程会议、网络会议等新型 会议形式逐渐成为主流
会务服务培训资料
会务服务培训资料第一章：会务服务基本礼仪一、服饰仪容礼仪1、服饰的类别和要求在工作期间，服务员应穿着统一的工作服，颜色要淡雅一些，不要选择过于严肃的颜色。
工作服应该合体不紧身，不松垮，并且要定期清洗和熨烫，保持干净、平整、清新无异味。
鞋子也应该与工作性质相符，一般会议鞋都是软底黑布鞋，不会发出“哒哒”的响声。
2、穿着要大方得体，不得穿低领装、肚脐装等奇装异服。
工作期间应正确佩戴胸卡，不得佩戴戒指、手链、手镯、夸张的耳环，不得留长指甲，不涂指甲油。
不得涂抹过于浓重刺鼻的香水，不得吃刺激性食物，保持口腔气味清新。
3、发型的选择服务员的发型应该保持自然色，不得披发，不烫怪异发型。
统一发式、佩戴统一头花。
不得留过长的刘海，一般要求不留刘海，以免低身倒水时刘海会滑落参会人员脸上，甚至发生头发掉落杯中的事情。
不得喷浓重的发胶、发乳等刺鼻的美发用品。
三）面容的化妆选择适当的化妆品和与自己气质、脸型、年龄等特点相符的化妆方法。
工作时间精神饱满，面带微笑，给人一种亲近的感觉。
不得浓妆艳抹，每天需化淡妆，妆容自然、大方。
二、言谈举止礼仪一）、礼貌用语在接听会议电话时，服务员应使用文明礼貌用语，声音要轻柔、语速不能过快、生硬。
例如：“您好，这里是会议服务，请问您有什么需要…”、“请问您贵姓？”、“请问您的联系方式……”等等。
在会议服务过程中，服务员经常会遇见业主有临时的服务要求，注意观察业主一个眼神、一个举动，服务人员上前要略欠身体轻声问道：“您好，请问您有什么事情…”（如要求换杯清水、空调温度调低点、喝浓茶、传递手表等）。
对于业主在会议期间提出的一些要求，能办到的不能推委拒绝，尽力去完成；不能完成的要如实、合理的给业主解释。
二）文明举止服务员在会场外遇到特殊事情需要内领导处理时，一般都是通过小纸条传递。
传递完以后，服务员一定要及时给予双方回复。
在电梯间遇见主要领导时，服务员要主动打招呼，微笑点头问好“XXX，您好…”、“XXX，您好…”，主动按电梯间按钮，尽量不要和高级领导乘坐一台电梯。
会议服务培训PPT课件
06
会议服务培训总结
培训目标回顾
01
02
03
04
提高员工服务意识
通过培训，使员工更加关注客 户需求，提高服务质量和客户
满意度。
规范服务流程
确保员工了解并掌握会议服务 的标准和流程，提高工作效率
。
增强团队协作能力
加强员工之间的沟通与协作， 形成良好的团队氛围。
培养优秀人才
发掘和培养具有潜力的员工， 为公司的长远发展提供人才支
。
在职员工进修
鼓励在职员工参加专业 培训和进修课程，提升
个人能力。
定期考核与评估
对员工的服务质量进行 定期考核与评估，激励
优秀员工。
创新与发展
关注行业发展趋势，不 断更新培训内容，以适 应市场变化和客户需求
。
THANK YOU
反馈与评估
收集反馈
向参会人员收集对会议的意见和建议，以便改进。
评估效果
评估会议的成果和效果，分析存在的问题和不足之处 。
后续跟进和总结
安排后续行动
根据会议内容和报告，安排具体的后续行动计划和责任 人。
总结经验教训
总结本次会议的经验和教训，为今后的会议提供参考和 借鉴。
05
特殊会议服务需求
网络会议服务
会议服务涉及的内容包括会议策划、场地预订、设备租赁、现场管理、人员调配 、物料制作、宣传推广等环节，旨在为会议主办方提供全方位的服务支持，确保 会议的顺利进行。
会议服务的重要性
提高会议效率
增强参会体验
专业的会议服务能够确保会议的各个 环节得到有效的协调和管理，避免出 现混乱和延误，从而提高会议的效率 。
02
策划设计
根据客户需求，制定详细的会议策划 方案，包括场地选择、议程安排、人 员调配、物料制作等环节。
会议服务培训资料(PPT94张)
会议服务
会议服务流程
会前准备工作
1、领受任务 （熟知以下内容）
（1） 会议名称
（4）会议期限
（2）会议性质
（3）与会人数
（8）注意事项
（5）会议休息时间表 （7）准备内容
（6）会议活动范围
2、会前准备
（1）根据会议的要求 摆好会议的台型 工程人员检查照明、音响、
视频、空调等设备，根据会议要求增添新的设备冬夏季要调整
1、根据会见活动的具体内容和宾客身份、 人数、客厅的大小以及客人的国籍、习俗 等。对客厅进行精心布置。一个布置成功 的会见厅应该是：美观、雅致，桌椅摆放 主次分明、协调对称，视听效果良好，还 可适当点缀一些花卉。
2、会见厅座位的安排，根据实际情况，有
时宾主各坐一边，有时也可以穿插坐一起。
3. 会中茶歇休息
会议进行中可能会有短暂的休息时间 要提前与主办方沟通熟悉什么时候开始 提 前十分钟准备好茶歇的食品 饮品 待茶歇开始后为客人提供咖啡 茶 食品服务 及时 清理台面卫生 保证会场清洁。
4.会议结束时
如遇到参会人员合影留念，迅速为客人摆好位子，协助客人完成合影。会议结束 时，会议服务人员应立即开启会议室大门，并在门口立岗送客，面带微笑道别，将衣 帽架上的衣、帽送还来宾，注意不可出错，检查会议室是否有来宾遗忘的物品，如有 发现，应立即交还来宾或交领班处理。
会客人签到。 （6）休息安排：熟悉本次会议的休息时间表，可以提前与销售或客人沟 通安排合适的休息区域，并准备茶歇。 （7）有茶歇的时候提前根据会议人数，搭设好茶歇台，准备好充足的 餐具、饮品、食品、根据主办方的要求按时提供。 （8）服务员配备：人员安排到位，告知其负责的区域和服务内容，让其 准备好所需的东西，适时提供服务。 （9）会场清洁：会场布置结束后清理好会场卫生等待会议开始。 （10）接手纪念品、礼品（发放）：如遇到一些公司的年会等需要帮助 客人保管发放礼品的，在收货时要做好登记。 （11）礼仪演习彩排：如果会议当中需要专门的礼仪协助服务，提前与 客人沟通好服务内容，对专人进行培训保证服务质量。
会务工作知识
会后工作
• 会议文件、资料的回收 • 1）.回收有关文件和材料 • 4）.注意做好保密文件的收集工作，做到不
• • • •
失密、不泄密。 安排人员离会 会场清理 会议决算 会后总结和催办
会议工作的优化
• • • • • • •
控制会议的数量 会议审批制度 提高会议质量 议题集中、日程紧缩、形式灵活 控制会议成本 发展多种会议形式 电话会议、视频会议
会准备
•
日期
10.18上午
会议日程
时间
8：00-8：30
内容 徐总讲话
地点 公司会议室 公司会议室 公司会议室
8：30-11：30 各经理发言 10.18下午 2：00-4：00
自由讨论
4：00-5：00
徐总总结
公司会议室
会前准备
• （六）发出会议通知 • 口头、电话、书面 • 提前一周左右
• 会议通知
第一章 会议管理
• 会议组织工作是秘书人员重要的专项
工作之一。 • TMY 酒店要召开由各下设分店参加的 经验交流会，为期一天，徐总经理让 秘书王林全权负责,王林应如何操作？
会前准备
• （一）会议计划 • 1．确定会议的规模与规格 • 会议规模与规格的确定依据是会议的内容或
议题。内容和议题需要多大的规模就上多大 的规模。确定与会人员。 • 2.提出会议召开的时间 • 会议议题确定下来之后确定召开会议的时间， 结合考虑重要与会者及相关领导的因素。
• 1、几种排列顺序可选择：身份、字母、
时间 • 2、正装：男性干净整洁，着深色西装； 女性化淡妆，晚礼服等 • 3、包括人员、场地、设备、资料、健 康安全、行为问题等的应急，并要将 负责解决的人员进行落实。
会议服务知识
会议服务知识一、会议服务岗位职责：1.保持本人所工作区域的卫生清洁。
2.积极主动的完成日常工作及上级主管所交给的任务。
3.接待解释业主所提出的问题和投诉，并及时上报上级主管部门。
4.保护公司的各项设施、设备，提高安全意识，发现情况及时上报上级主管及相关部门。
5.负责来访人员接待登记，协调安保部做好安全工作。
6.保守业主和公司的机密，不向外界透露。
7.记录工作情况及问题，做好交接班工作。
二、会议室会议服务的卫生标准会议服务的卫生标准要做到八无六净：八无：六净：①四壁无灰尘；①四壁干净；②地面无杂物、纸屑；②地面干净；③房间无异味；③家具干净；④茶具无污迹；④物品干净；⑤家具无污迹；⑤绿色植物干净；⑥灯具无灰尘、破损；⑥环境干净。
⑦房间内无死角；⑧花盆内无脏水。
三、会议场所岗位职责1、做好会议、接待场的日常清洁工作。
2、了解和掌握当日的会议和接待情况，按照服务规范和要求，做好每一次会议的接待、服务工作，确保各项工作高效、优质、无差错。
3、按规定要求保持会议和接待场所内各类设备的完好情况，发现异常及时报修。
4、服从领导安排，做好各项工作，会议或接待途中不得离岗或做分外事，加强责任性，确保会议的圆满召开。
5、做好用具的清洁消毒工作，保证用具的完好。
6、严格遵守各项规章制度。
四、公共办公区域任务及要求1、公共办公区域清洁卫生基本要求（1）不能影响工作及其他部门正常的营业运转，只能在区域最不繁忙时间进行。
（2）服务人员用清洁剂必需是快干的，使客人尽快使用设施及设备。
2、清洁任务（1）整理座位，供客人使用频繁进行归位，有垃圾及时清理。
（2）除尘，服务人员必须抹去灰尘。
（3）清扫办公区域地面。
（4）落实到人，划片包干。
（5）加强巡视，保证质量。
五、贵宾接待厅（室）岗位职责1、负责贵宾接待厅（室）的会务、礼仪服务、清洁工作，2、按规定要求检查贵宾厅（室）的各类设施，发现异常及时报修。
3、掌握当日的接见任务及抵离时间，中方、外方人员根据规范服务质量要求，切实做好接见服务工作，确保各项工作高效、优质、无差错。
会务工作知识点
会务工作知识点一、知识概述《会务工作知识点》①基本定义：会务工作就是围绕会议从筹备到结束整个过程中的各项工作。
简单说就像办一场聚会，要考虑来多少人、在哪办、吃啥、干啥这些事儿，只不过会议更正式一些。
②重要程度：在社会的各种企业、组织、团体的运行中那可是相当重要的。
要是没做好会务工作，会议可能就会乱成一锅粥，就好比一场足球赛没有裁判和后勤人员一样。
③前置知识：需要有基本的时间管理概念，知道怎么安排事情的先后顺序。
还得有点沟通能力，因为要和很多人打交道，像场地提供者、参会人员等。
另外，基本的组织能力也是必要的，比如以前参加过小组活动或者组织过班级野餐之类的经历有助于做会务。
④应用价值：在企业里经常要开各种大小会议，像新品发布会、员工大会。
政府机关也要开会传达政策、进行工作总结交流等。
做得好会议顺利进行，利于问题解决、信息传达等。
二、知识体系①知识图谱：会务工作在管理学相关学科中有自己的一席之地，是管理活动中信息传递等环节的支撑部分。
②关联知识：和公关关系知识有关，毕竟会议有时候是展现形象的。
和办公自动化知识关联也大，比如用电子设备进行会议安排等。
③重难点分析：- 掌握难度：筹备阶段的工作比较难把握，像确定嘉宾、安排议程这些。
因为涉及到各方协调和众多细节。
- 关键点：关键就在计划周全以及随时应对突发情况。
比如说有重要嘉宾突然不能参会了，得有个应急计划。
④考点分析：如果是企业内部考核相关岗位人员，可能会考查具体的会议流程安排环节是否准确完整，或者对突发状况的处理方案之类的。
三、详细讲解【实践应用类】①准备工作：- 场地方面，得先考虑够不够大来容纳参会人员。
假设有50个人开会，找个只能坐20人的小房间肯定不行。
还要看场地的设施，像有没有投影设备、麦克风等，如果是需要展示PPT或者演讲的会议这些很重要。
按我的经验，如果是室外场地还要考虑天气因素。
- 人员方面，确定参会人员名单，总不能到时候开了会才发现重要的人没通知到。
会议服务业务知识
三、会议接待
1、迎宾 （1）提前15分钟站立于会议室门口指定位置，面带微笑； （2）客人抵达时，以15度普通礼鞠躬、问候，语言规范，态度和蔼； （3）以标准手势及行进位置引领客人进入会议室，靠右站立的服务员以左手作向内引领手势，靠 左站立的服务员以右手作向内引领手势。 2、送香巾 （1）由专人为客人送香巾； （2）香巾按标准折叠整齐摆放在托盘内，托盘底部垫一张白色方巾； （3）服务员左手托盘，五指分开托住盘心，掌心勿与盘底接触，右手用专用香巾夹夹起香巾递与 客人，微笑点头示意：请用毛巾； （4）客人用毕，应及时回收，放置与储藏室指定处待洗。 3、茶水服务 （1）由专人为客人送上茶水； （2）续水时右手握住瓶把，左手持方巾托住瓶底，随时擦拭瓶口流出的水，控制水溢出；左手轻 轻揭开杯盖，倒放于桌面； （3）第一道沏茶时，茶水至茶杯1/2处即可，第二次以后应至茶杯2/3处，勿满； （4）完毕，用左手将杯盖轻轻盖上，杯盖上标识朝向客人，微笑点头示意：请用茶； （5）茶水服务完毕，退与会议室指定处站立待命，观察现场动态； （6）每隔10分钟进行一次茶水服务； （7）随时随地注意客人的用茶情况，若发现客人将杯盖倒放于桌面，应立即上前续水服务。 （8）服务应做到“三轻”（走路轻、说话轻、操作轻）；在尽量不打扰客人开会的情况下添加茶 水，特殊情况时可按客人要求服务；
签字厅的布置，要求厅正面挂有屏风式挂画作 为照相背景，在挂画前面，并摆放两张长条桌， 桌面铺深绿色台呢。在签字台后面，摆设两把 高靠背扶手椅，两椅相距1.5米，在椅子背后 1.2米处，根据人数的多少摆上梯式脚架，脚 架两侧陈设常青树，在两个座位前摆好待签字 文本，右上方摆设文具，中间的前方挂有两面 国旗的旗架，签字厅两侧可布置少量的沙发， 供休息用。
会议服务知识培训 ppt课件
7
研讨会 11 培训会 10
临时会议
12
1 股东大会 2 总裁办公会
座谈会 9
专题会 8 发布会 7
3 经营管理例会54 员工大会 Nhomakorabea5 部门例会
6
洽谈会
8
8
会议 分类
大型会议 中型会议 小型会议
第二章 会议前准备工作
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➢ 根据会议申请结合会议室具体情况整体安排会场布局。 根据会议要求调整室内的各种装饰品、宣传用品，搞好会 议室的清洁卫生。 ➢检查照明、空调等设备，根据会议要求增添新的设备，冬 夏季要调整好室温，注意通风。 ➢调整好音响、话筒、投影仪等设备。
会前 准备
会议手册 10
➢ 根据会议申请结合会议室具体情况整体安排会场布局。 根据会议要求调整室内的各种装饰品、宣传用品，搞好会 议室的清洁卫生。 ➢检查照明、空调等设备，根据会议要求增添新的设备，冬 夏季要调整好室温，注意通风。 ➢调整好音响、话筒、投影仪等设备。
会前 准备
具体责任人是？ 11
茶具
注 意： 1、主席台倒水时，要先倒中间职位最高者开始，避免在客人前面倒
水。 2、续水时间每15-20分钟续水一次。遇到天热时要随时加水，倒续 水时瓶口要对准杯口，不要把瓶口提得过高，以免溅出杯外。服务员 在倒、续完水后要把杯盖盖上。 3、开会倒茶，从右边开始（领导先，顺时针顺序进行）倒水后，壶
嘴、 不要对客人，要从客人右边倒。
茶具不得有破损，必须干净。 茶杯要按会议人数配放，每人一 套，还要准备适量备用杯。
水具
检查开水煲、保温瓶是否完好， 在会议开始前30分钟将开水煲、 保温瓶水箱的水灌满备用。
会前 准备
茶叶 散装茶叶是先放入杯中，待嘉宾 就坐后直接冲泡开水。（也可在 嘉宾就坐前5分钟冲泡开水）