设备采购控制程序

北京金州工程有限公司

Beijing Golden State Engineering Co.,Ltd.

设 备 采 购 控 制 程 序

Process Control of Equipment Procurement （materials ）

编制部门：水务部

编制日期：二零零四年六月

目 录

一、 管理原则

二、 设备采购程序

三、设备付款程序

四、设备采购质量管理程序

五、相关文件

六、质量记录（相关表格）

一、管理原则

规范采购程序，提高设备质量，降低工程成本，完善的售后服务和质量保证。

二、设备采购程序

规范采购程序，提高设备质量，降低工程成本，设备采购应严守以下程序：

（1）确定采购范围和编制采购计划

（2

（3）供货商澄清会、合同评审及签订

审等）、设备分承包商的选择与订货、设备制造过程中的监制与检验、库场保管、安装调试和试运行检验的现场服务等。

为保证设备质量自始至终得以控制，不断提高，设备采购部必须将质量管理的五个环节活动贯穿于设备供应管理的全过程，不仅加强对设备订货、制造过程、到货等环节的质量控制，而且要做好定货前期和设备的现场服务工作。

1. 设备采购的前期准备

编制设备采购单

A.《设备采购单》由设计部门负责编制。设计部门提出《设备采购单》，设备

采购部应与设计部密切联系，参与设计审核，对设备选型及设备清单及时

提出意见，为确保设备质量及采购利润创造先决条件。

B.《设备采购单》应标明设备详细技术参数，名称、数量和材质，不允许在

图纸上或以书面形式指定唯一设备厂家。对于需预先确定设备尺寸才能进

行设计的设备，也不允许在图纸上注明厂家，只能与设备采购部进行沟通，

并做好保密工作。。

C. 对于复杂设备的技术要求，应以《设备采购单》附件的形式提出。

D. 对于非标设备，应绘制详细加工图纸。

E. 对于业主要求（如指定厂家、材质、国产或进口、备品备件等）应在《设

备采购单》中标明。

F. 所有采购单均应经编制、校对、审核签字后方能发出。

G. 项目经理应对设计部项目负责人提供的《设备采购单》进行复核，并提供

《设备采购预算》给设备采购部。

设备采购部接受采购单

A. 设备采购部接收《设备采购单》后，应根据设计图纸对采购单进行核对，

确认无误后方可进入下一道程序。

B. 如《设备采购单》未满足采购要求，应就相关问题请设计人员明确，对于

相关变更应形成文字记录作为《设备采购单》附件留存。

C. 项目经理提交的《设备采购预算》应当作为设备采购部实施设备采购的依

据。

采购前期准备

A、设备采购部应及时进行采购前期的实际调查工作，分析、研究各种影响设

备供应的有关因素，特别是大型主体设备以及技术复杂、制造周期长的设

备，在保证设备质量的前提下，确保设备供应计划与项目进度计划相衔接。

保证项目按进度计划实施。

B、避免三边工程（边设计、边施工、边订货）的产生，以减少失误、降低风

险，确保设备质量。

2. 设备分承包商的选择和订货

订货步骤：发出设备材料询价书；组织报价、议标或谈判；签定订货合同及技术协议。

设备招标

招标形式：公开招标、邀请招标及谈判招标等。

招标原则：程序公开、公平竞争、符合惯例、机会均等

（1）设备招标由设备采购部完成。

（2）采购人员根据采购单，编制《设备招标书》或《设备材料询价书》。

（3）设备采购部在《合格分承包商》名录中对各类设备至少选择3家厂商，将《设备材料询价书》传递厂家，进行招标。

（4）可以传真和当面提交方式发出《设备招标书》或《设备材料询价书》，厂家必须以

文字形式回复，对于厂家回复文件应存档。

（5）对于专业要求较强的设备（如电气、自控设备），应由设计人员共同对厂商进行技

术交底，并形成记录存档。

（6）对于复杂设备或首次选用的主要设备，设备采购部应会同项目经理、设计部和最终用

户共同对设备供货商进行考察，并形成考察报告。

（7）首次询价结束后，设备采购部应汇总形成《设备询价情况表》在此阶段，《设备采购单》及附件、《设备招标书》或《设备材料询价书》、《厂商报价单》、《设备询价情况表》为此阶段留存的设备采购基础资料。

、合同谈判

（1）首轮谈判

A、首轮谈判由设备采购部进行。

B、对于谈判结果应形成记录，填写《合同谈判记录》，内容应包括价格、

付款方式、到货周期及相关技术材质情况等《设备招标书》或《设备材

料询价书》中所涉及的问题，并提出综合评价意见；提交项目经理。

（2）项目经理谈判审批

由项目经理根据设备采购部提交文件，与设备分承包商谈判，并在《采

购审批单》记录谈判结果并签署意见。

（3）总经理核准

由总经理根据项目成本和项目资金情况对项目经理提交的谈判结果进行审核：符合，在《采购审批单》上签字交项目经理签定合同；不符合，总经理责成项目经理与供货商进行谈判至满足要求后，在《采购审批单》签字交项目经理签定合同。

（4）如单项合同价款超出项目经理批准权限，则根据设备采购程序规定，继续实施总经理审批程序，并依据最终批准结果签定设备采购合同。

、合同签定

1）合同起草

合同起草由设备采购部根据最终审批结果进行，设备采购部在合同联系人一栏签字。

合同内容应一经书就，生效即具有法律效力，受法律保护。合同执行过程中如发生技术或商务方面的问题，应正式行文通知对方，共同商定处理意见。

2）合同签署

由项目经理对合同文本进行审核，并在委托代理人处签字。

3）盖合同章

项目经理签字后，由人事行政部负责合同盖章。

、合同管理

（1）《设备采购合同》正本及《采购审批单》原件由人事行政部负责存档。

（2）项目经理、设备采购部、财务部留存合同复印件

（3）《设备采购单》、《设备招标书》或《设备材料询价书》、《厂商报价单》、《合同谈判记录》、《采购审批单》等原始资料由设备采购部和项目经理

各保存一份。

（4）设备采购部应按照工程项目分别建立《设备台帐》