前台接待工作流程

前台接待工作流程

（一）环境卫生的保持和检查

工作流程：1、每天早上9：00、中午14：20和下午17：55检查公司所有办公场所（包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放情况，

及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；

2、保持办公区空气清新，定期在每周五下班前五分钟喷洒除虫药物或除臭剂；

3、及时向行政主管领用垃圾桶、卫生用纸等用品，填写《消耗品领用登记》，

保障公司后勤配备；

4、每天早上9：10整理当日的报纸归纳至总经理室报夹，将更换下来的报刊统

一放置，每两个月以废品处理，所得费用交由行政主管记入《备用金流水帐

簿》中上缴财务。

注意事项：1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐；

2、及时补给卫生用纸等后勤配备；

3、报刊整理整洁有序，废旧报刊处理及时。

相关记录：《消耗品领用登记》——行政主管

《备用金流水帐簿》——行政主管

管理办法：若未及时发现并处理以上流程中的各项工作，罚款30—50元；

（二）接待——客户来访

工作流程：1、客户进门起身迎接并询问来访事由；

2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初

次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，

尽量选用转告方式；

3、如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻；

4、准备招待茶水饮料；

5、通知相关工作人员有人来访；

6、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别；

7、客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；

8、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户

来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，

则需在《客户来访登记簿》上注明；

9、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回

复；

10、及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政主管归档。

注意事项：1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室；

2、《客户来访登记薄》的详细记录；并及时将使用完的记录交由行政主管归档；

3、及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复；

4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。

相关记录：《客户来访登记薄》——前台

管理办法：未按照以上流程完成任一项接待工作，相关岗位负责人将受到10—30元罚款。（三）电话的接听和记录

工作流程：1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语；

2、电话铃响超过3声，接听电话应该致歉；

3、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；

4、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；

5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；

6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的。

7、将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上；

8、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。

9、及时将用完的《来电记录表》交由行政主管归档。

注意事项：1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；

2、了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时

间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员；

3、如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，（通知方法详见“通

知流程”）；

相关记录：《来电记录表》——前台

管理办法：1、来电接听不主动、不及时，接听电话用语粗鲁，罚款10—30元；

2、未及时和详细记录来电信息，忘记转达、转达不及时或传达信息错误，罚款50—100元；

3、《来电记录表》不及时交行政主管归档，罚款30—50元。

（四）日常的打印、复印以及相关设备的使用管理

工作流程：1、每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机，并及时补充所需的纸张；

2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、

图纸使用白纸；公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸；

3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时填写《设备报修单》并联络办

公设施维护人员进行检查维修；（详见“固定资产的报修与报废流程”）；

4、及时将用完的《设备报修单》交由行政主管归档。

注意事项：1、熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸；

2、完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源；

3、打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应及时报修，并联系相关专业人员进行维修；

4、不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸，特殊情况下应申报行政主管同意付费再使用；

5、节约资源，爱惜纸张；

6、及时将用完的相关记录表交由行政主管归档。

相关记录：《设备报修单》——前台

管理办法：1、未按时完成公司日常的打印、复印工作，浪费纸张，罚款30—50元；

2、私自利用公司资源用于个人用途和无关于公司的其它商业用途，罚款30—50

元

3、对打印、复印机等设备的报修和维修情况不记录，不及时将记录表交由行政主管归档，罚款30—50元；

（五）收发《工作汇报表》

工作流程：1、每月1日分发《工作汇报表》；

2、每月30/31日收集《工作汇报表》，检查填写是否正确，并交由行政主管审核；

3、行政主管审核后交总经理查阅签字，并将总经理签字的《工作汇报表》连同

考勤统计一并交财务造工资表；

4、最后《工作汇报表》返行政主管归档。

注意事项：1、每月1日发，30/31日收回，检查后并交行政主管审核；

2、行政主管交总经理查阅签字，和考勤统计一起作为造工资依据交财务；工资

表完成后将《工作汇报表》返行政主管归档。

相关记录：《工作汇报表》——前台

管理办法：1、填写《工作汇报表》的人员填写不规范、完整，超过三次罚款10—30元；

2、收发《工作汇报表》不及时，或收到的《工作汇报表》填写不完整，超过三次罚款10—30元；

3、其他相关人员未按流程不及时完成或未完成的罚款30—50元。

（六）人员外出登记（前台提醒督促）

工作流程：1、所有外出人员需提前电话联系对方，让对方做好准备；

2、外出前在《外出人员登记表》上登记出发时间、目的地、事由等；

3、回到公司在《外出人员登记表》上登记回来时间以及办事情况；

4、特殊情况，外出前未登记，需回公司后及时补登；

5、前台人员负责提醒并督促其他员工，并于每月30/31日将外出情况汇总，与考勤统计核对。

注意事项：1、外出前的准备并与对方联系；

2、在《外出人员登记表》上详细记录外出办事情况；

3、前台人员负责提醒并督促完成，并做出统计。

4、及时将用完的《外出人员登记表》交由行政主管归档。

相关记录：《外出人员登记表》——前台

管理办法：1、任何未登记的外出人员以早退处理；

2、前台人员未提醒外出人员登记，罚款10—30元；

3、外出登记与考勤统计不符的，罚款30—50元；

4、不及时将记录交由行政主管归档，罚款30—50元。