时间管理能力

时间管理能力
本章要点：
1、时间管理能力的定义、结构
2、时间管理主要理论的基本观点
3、时间管理的负面表现和正面表现
虽然我们不能创造更多的时间，但我们希望通过时间管理帮助个体更加懂得分配时间的重要性，进而对个体使用时间的方法进行评估并找出改进的方法，提高时间管理能力。

第一节时间管理能力概述
一、时间管理的定义
有史以来，众多先哲为揭示时间的奥秘做出了大量的努力和探索，在不同的历史阶段，提出了不同的时间学说。

从古代以“自然思辨”为特征的时间说，到近代以“绝对时间”为特征的时间说，再到现代以“相对时间”为特征的时间说，这些学说的提出和发展，促进了人类对时间本质及其特征的认识。

作为物质运动过程的持续性、间隔性的矛盾统一和物质运动状态的顺序性的衡量指标，时间具有一维性，即不可逆性，它
只有从过去、现在到将来的一个方向，一去不复返。

作为一种特殊的资源，时间具有如下独特性：1、供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，无法开源。

2、无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术可以被积蓄、储藏。

不论愿不愿意，我们都必须消费时间，无法节流。

3、无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动不可缺少的基本资源。

可以说，世上任何一件事情都离不开“时间”。

4、无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。

它一旦丧失，则会永远丧失。

花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回，正所谓“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”。

孔子说“逝者如斯夫，不舍昼夜”，德鲁克（Peter F. Drucker)说“时间是最高贵而有限的资源”，作为稀有且珍贵的特殊资源，时间是一切活动得以进行的前提，最大限度地开发和利用时间资源，才能保证实现效率和效能。

不同的人在“相同的时间”面前表现不同，其结果不同，其重要原因来自于"时间管理（Time Management）能力"的高低差异。

时间管理的目的就是要个体决定什么该做，什么又不应该做，通过事先的规划、提醒、引导个体或组织的未来行为。

显然，“时
间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标，用最短的时间或在预定的时间内把事情做好，时间管理的对象不是"时间"，而是指面对时间而进行的"管理者的管理"。

二、时间管理的作用
时间是有效地应用资源，时间管理可以帮助我们减少对时间的浪费，抛弃陋习、引进新的工作方式和生活习惯（如订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重、权力下放）从而通过自我约束、持之以恒、事半功倍地取得个人重要的目标。

在工作中要很好地完成工作就必须善于利用自己的工作时间。

工作是无限的，时间却是有限的。

时间是最宝贵的财富。

没有时间，计划再好，目标再高，能力再强，也是空的。

时间是如此宝贵，但它又是最有伸缩性的，它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力，研究表明低效与高效的工作效率差距可达10倍以上，时间就是潜在的资本。

充分合理地利用每个可利用的时间，压缩时间的流程，使时间价值最大化。

即使是一些简单的时间管理技术都可以增强个人的工作效率，事实上，时间的重要目的并不是将个体束缚于工作，而是帮助个体创造更多的休闲时间，用来表达个性的所有方面，并欣赏他人的创造性和艺术的表达。

时间管理本身只是手段，而绝不应成为目标，学习时间管理只是希望大家使用一个时间工具，在短时间内重新安排各项工作的重要性，改掉无效的工作习惯，它不应该是天天都要使用的管理个体的工具，如果是这样，时间管理就会成为我们提高工作效率的枷锁，必须打破才能重新关注人类的基本价值：健康与幸福。

三、时间管理的理论
有关时间管理的研究已有相当历史。

犹如人类社会从农业革命演进到工业革命，再到资讯革命，时间管理理论也可分为四代。

第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。

第二代理论强调日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。

第三代理论强调优先顺序的观念，依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。

这种做法有它可取的地方。

但过分强调效率，把时间崩得死死的，会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。

第四代理论与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。

与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与
产能的平衡上。

（一）备忘录型时间管理
第一代时间管理理论是备忘录型，其主要目的在于提醒人们切勿遗忘，管理工具为简要的备忘录及查核表。

这种时间管理一方面主张顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。

备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。

一天结束，完成了大部分的事情，就可以在备忘录上划掉，否则就要增列到明天的备忘录上。

备忘录型时间管理的优点是：（1）重要的事情变化时应变力很强，顺应事实。

（2）没有压力，或者压力比较小。

备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。

其缺点是没有严整的组织架构，比较随意，所以往往会漏掉一些事情，忽略整体性的组织规划。

（二）记事簿型时间管理
第二代时间管理理论强调“规划与准备”，特色是记事簿。

这种管理方式的特点是制定时间表，记录应该做的事情，表明应该完成的期限，注明开会的日期等。

第二代理论强调效率手册和日程表，其管理工具为工作清单。

这种时间管理模式的优点是：（1）追踪约会以及应该做的事情。

（2）通过制定的目标和规
划完成的事情达成率比较高。

缺点是：容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。

（三）ABC分类时间管理法
著名管理学家科维（Cover，1989）：把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要（如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等）、重要但不紧急（如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等）、紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等）、既不紧急也不重要（如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等）。

如图4-1所示。

一般而言，重要性与目标有关，重要的事情大多与使命、价值和目标的实现相联系，是有效自我管理的心脏，它处理诸如建立关系，写个人使命表，作长期计划、锻炼、预防性保养，做好准备，增进能力等不紧急但重要的事情。

由于这些事情一时不做并没有立刻产生让人不愉快的后果，而即使做了，也没有立刻显示出让人愉悦的效果，因此，对这些当务之急采取行动往往更需要自制力和主动精神，而一般人由于缺乏这些能力并不会将这些重要的事情放在首要处理
的位置，他们往往会对燃眉之急，即紧急的事立即做出反应。

紧急的事受其他人欢迎，通常看得见、摸得着、而且做起来常常是愉快的、容易的、富有乐趣的。

当事件急迫又重要，以“危机”或“问题”的形式出现时，催促我们“现在”就采取行动，这是时效成为重中之重，不得不做，往往选择余地小、事件进行被动。

需要指出的是，对重要而不紧急的事，我们必须主动行动，抓住机会，促使事情发生。

同时，我们对什么是重要的和什么是我们生活所要求的结果要有一个清楚的概念，否则很容易会对紧急而不重要的事做出反应。

人生在世，对于紧急而不重要的事情根本无法避免，如果只专注于这类活动，终将被问题淹没。

有人认为愈急迫就愈重要，事实上急迫之事往往对别人而非对自己很重要。

只重视该事务的人，拥有的并非有意义、负责任的人生。

懂得舍弃无关紧要之事，对紧急但不重要的事情也尽量节制，以投注更多时间于重要但眼前尚不急迫之事，才能保证个体按照自身规划和目标从容面对人生，因此它是个人时间管理的核心所在。

图4-1 时间管理的紧急-重要二分法图解
以此为基础，为了实现时间管理，需要管理者首先把工作看成一个有机的整体，然后分析每项工作在系统中的作用。

分析时需要思考三个问题：该工作能不能取消？能不能与其他工作合并？能不能用简便的方法替代？之后，根据重要性、关键性、迫切性和有效性将工作分为ABC 三类。

通常，重要的事不见得都危机 迫切的问题 有期限压力的计划 准备工作 预防措施 制定计划 发展关系 增进能力 造成干扰的事 一些电话、信件 一些会议、报告 许多迫在眉睫的事情 符合别人期望的事情 忙碌琐碎的事情 一些电话、信件 浪费时间的活动 愉快的活动 逃避性活动 重要 不重要
不紧急 紧急
是紧急的，最紧急的事也不一定是最重要的，只有两者兼而有之，才可以列入A类工作。

一般重要和一般紧急的工作列为B类，而那些无关紧要的工作列为C 类。

现实工作中A、B、C类工作占总工作量的比例一般为20%～30%，30%～40%，40%～50%，而对这三类工作的时间分配量应该倒过来，A类工作投入60%～80%的时间，B类工作投入20%～40%的时间，C类工作尽量不投入。

但究竟什么事情是重要的？什么事情是紧急的？不同的人判断不同，他们所做的价值排列也不尽相同。

不管怎样，个体可以根据安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；在工作中记载实际耗用时间；每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。

ABC时间管理理论的一个重要观念是有重点地集中主要精力和时间处理重要但不紧急的工作，未雨绸缪，防患于未然。

ABC分类时间管理法的优点是：重视目标、价值，注重优先，强调效率，为人们进行有效的时间管理做出了重要贡献。

其缺点是：过分强调效率，把时间崩得死死的，常常产生反效果，使人失去增进感情、满
足个人需要以及享受意外之喜的机会。

许多人因此放弃这种过于死板拘束的时间管理法，回复到前两代的做法，以维护生活的品质。

它主要是一种危机管理，维持不了持久的“效能”。

（四）罗盘理论
第四代时间管理与以往截然不同，它根本否定名词“时间管理”，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。

罗盘理论又称指北理论，将人的所有行动类似地比喻为罗盘之中的指针，人们在生活中每做出一个选择和决定就像是人拿着罗盘向某个方向走动一步，同样是走一步，罗盘的转动幅度为0-180度，它的大小告诉个体走出的这一步偏离“北方”多少度，转动幅度越大，说明方向偏离越大，离正北目标较前更远。

罗盘理论被引入用到时间管理之中形象地说明生活中每一次选择和每一步行动都将导致个体是更加远离或者更加接近于我们的目标。

罗盘理论认为：与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。

罗盘理论的原则是以人为本，强调目标高于手段，效果高于效率。

该理论认为，时间管理应该体现自然法则，即个体或组织的行动是否迅速、是否完美、是否有效率都不重要，重要的是行为本身是否接近未来的目标，个体或组织努力的方向是否正确。

这种时间管理法超越了传统上追求更快、更好、更有效率的观念，它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，强调方向对是最重要的。

怎么走，不是求快，而是向未来的目标接近。

四、时间管理的具体方法
（一）6点优先工作制
该方法是效率大师艾维利向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的。

这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。

每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到完成或完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推。

该方法突出反映了“要事优先”的时间管理理念。

（二）麦肯锡30秒电梯理论
据说麦肯锡曾经丢掉过一个客户，原因是这个客户董事长在电梯里碰到麦肯锡的项目经理，要求他利
用电梯运行的短短30秒把项目结果说清楚，可怜的项目经理没有做到，客户因此放弃该项目。

后来麦肯锡就要求员工要表达清楚，直奔主题，凡事要归纳在3条以内。

这就是30秒电梯理论，或者电梯演讲。

该方法突出反应了“简约性”特点，它是时间管理“最后受限原则”的极致表现。

（三）办公室美学
秩序是一种美，均匀、对称、平衡和整齐的事物给人一种美感。

简洁就是速度，条理就是效率。

简洁和条理也是一种美，是一种办公室的美学、工作的美学。

办公室美学需要体现在以下方面：1、物以类聚，东西用毕物归原处；2、不乱放东西；3、把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记；4、好记性不如烂笔头，要勤于记录；5、处理文件满足以下要求：（1）迅速回复；（2）迅速归档，以免文件弄乱或弄丢；（3）及时销毁。

没用的文件要及时处理，以免继续浪费空间和时间。

该方法可以帮助个体集中注意力，减少分心因素，从而提高工作效率。

（四）莫法特休息法
《圣经新约》的翻译者詹姆斯·莫法特的书房里有3张桌子：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。

莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。

类似于“间作套种”种田方法，莫法特休息法通过改变工作内容，产生新的优势兴奋灶，抑制原来的兴奋灶，从而达到脑力和体力的调剂和放松。

总结时间管理研究的发展脉络，我们不难发现时间管理从具体、就事论事的技术技巧逐步走向抽象的、整体的重点和目标。

与此同时，具体的方式、方法层出不穷，使得时间管理研究色彩斑斓，异彩纷呈。

而这些理论和方法之间的关系并不是非此即彼，而是相互依存。

如图4-2时间管理树所示，1、正如罗盘理论强调的：目标是时间管理的根本，没有这个根本，时间管理就失去依据，但目标不是时间管理的全部，换句话说目标是时间管理的必要而非充分条件，必须给与足够的关注。

2、明确目标后明确重点、优先权，正如ABC分类时间管理所言：重点越突出，就像一个树的主干越挺拔，枝杈越少，这样树就可以长得越高。

3、记事簿、6点优先工作制、麦肯锡30秒电梯理论、办公室美学、莫法特休息法等具体的时间管理技术、技
巧是时间管理树上的枝叶，它们存在，时间管理树就枝繁叶茂、生机勃勃，没有这些枝叶，植树人（时间管理者）的收益就会降低。

总之，如果没有目标这一根基，办公室美学等枝叶就是无本之木，很快就会枯萎，即使刚刚看到时光鲜迷人，很快也会枯萎脱落，无法对枝叶搜集者产生深远影响。

图4-2 时间管理树第四代时间管理理论：罗盘理论
第三代时间管理理论：ABC 分类时间管理法 6点优先工作制
麦肯锡30秒电梯理论 办公室美学 莫法特休息法
第二节时间管理能力的评估
一、时间管理能力的负面表现
时间管理能力的高低强弱也许可以从其反面得到更好地反应和印证。

理解时间是如何被错误管理的就更容易了解在时间管理中需要改变什么，不需要改变什么。

常见的消耗时间的错误表现有：目标不清、患得患失、精力不集中、拖延、躲闪、过早放弃和过度追求完美。

（一）目标不清
孔子说过：吾十有五而志于学，三十而立，四十而不惑，五十而知天命，六十而耳顺，七十从心所欲不逾矩。

心理学家埃里克森认为：青春期过后，健康发展的个体就能克服角色混乱，形成良好的自我统一性，由此我们认为：健康发展的个体在20或者30岁就能从迷惑走向定向。

但以中国的教育现状我们不难发现，学生在入大学之前的自我可控时间微乎其微，他们的目标非常明确：上大学。

在这个明确的目标指导下，个体行为目标明显，而上大学甚至持续到上班之后，自我可控时间显著增加的同时却丧失了明确的、可以获取自己及重要他人共同认定的行为目标，个体出现从定向到迷惑的逆向过程。

如果个体不知道自己
要做什么，时间管理就完全没有意义，不能朝向一个目标发挥自己的潜能和精力也许是时间管理中的最大错误。

（二）患得患失
患得患失往往导致个体在时间管理上犹豫不决。

犹豫不决往往意味着无法一鼓作气完成一项任务，忽东忽西的转换制约了个体潜能的释放，并增加了个体的惶惑和紧张，无所适从。

患得患失的后果不只局限于个体范围，这种“场”会影响组织和团体的效率。

患得患失可能来自于许多心理因素。

如职工加班，一方面，员工希望自己的上司认可自己的工作态度，并由此获取提升、加薪的机会；另一方面，处于功利的考虑，因为无法确定自己将来到底能否获取成功，他们又不愿意为工作投入太多时间（家里孩子还需要照顾）、精力（很多私人事件没有精力思考和应对）和金钱（加班而增加的交通、饮食等金钱消费）。

也就是说，来自生活其他部分的压力损害了个体做决定的能力、他们或者对工作缺乏兴趣、没有积极工作的内部动机，或者担心错误决定造成的损失，缺乏做出一个正确决定所需的信息。

这些都可能促使个体即使加班也不能一心一意，而不加班也不能充分享受自己的业余时间，而对于加班时的工作内容价值不再仔细考虑，
而象鸵鸟一般，将头埋到沙子里，对特定事情予以忽视，不再积极应对，成为有效时间管理的隐性杀手。

（三）精力无法集中
精力无法集中的个体往往同时想做很多事情，对即将发生的事情殚精竭虑，面对千头万绪不知从何开始，对当前工作的投入浅尝辄止，时刻准备放弃。

有研究表明，工作人员常常受到各种事务的干扰，一般的管理者平均每8分钟被打断一次。

对复杂的工作效率影响最大的就是无法集中精力，如计算机程序编制、论文写作都需要大块的时间保证思维的流动和连续，工作步入正规前的启动时间需要较长，不断的中断必然导致需要更多的附加时间重新定位和启动。

事实上，被干扰导致的精力无法集中并非完全不可避免，有些中断可以由自己的行动防止。

这里就以最为典型的“电话干扰”进行分析。

表4-1 “电话干扰”浪费时间因素原因分析及消
除办法
（四）拖延、逃避和完美主义
1、拖延。

拖延是一种十分常见的心理现象。

人们或多或少地存在拖延行为，这种拖延行为导致诸多不良后果。

最早研究拖延现象的学者关注拖延带来的消极情绪体验，认为拖延是指不必要地推迟任务以至于体验到主观不适感的行为，现在的研究者更多强调拖延行为的认知因素,认为拖延是把该做的事情推后的非理性倾向，也有人将拖延概念化为一种自我设限行为，它指延期开始或推迟完成某一，即当任务的最后期限即将来临时，个体仍缺乏执行任务的时间投入。

2007年，Steel对推延的概念和性质进行了系统的梳理，将拖延定义为：尽管预见到该行动会因推迟而变糟，也自愿地推迟开始或完成某一计划好的行动。

该定义强调了拖延的三个特征：（1）拖延是一种自愿的行为，既不是胁迫的不得己行为，也不是因为突发事件而导
致的客观延误；（2）拖延是将已经计划好的行动推后，具有回避性，拖延者不愿开始或完成己经打算做的事情；（3）拖延是一种非理性的行为，尽管没有适当的理由且会造成不利的后果，个体还是会选择拖延。

计分方法：
统计回答“是”的个数。

分数解释：
如果一个人回答“是”的次数越多，他就越具有拖延的倾向，如果肯定的回答次数是8次甚至更多，一个人的工作效率将受到显著的负面影响。

2、逃避。

还有些人总是以表面的忙碌掩盖自己的拖延，这时我们往往将其称为逃避。

例如一个人总是找人聊天——哪怕是假装聊与工作有关的事情、总是阅读不需要读的数据和报纸、沉迷于琐碎的事情、不断清理办公桌或文件、一遍一遍的书写信件或者备忘录，逃避其他不愿意做的工作或者某件事情。

拖延是浪费时间的重要因素。

很多人在有紧迫的时间限制时，总能找出完成工作的办法；而当时间充裕时，却很容易变得拖沓和效率低下。

对此，要给自己规定最后时限，并实行自我约束。

持之以恒地坚持能克服拖延等弊病。

对员工也可以推行该制度，在组织内部推行“限时办事制”，规定相关人员在限定时间内报告处理结果。

3、完美主义。

和习惯性拖延一样，逃避也往往和完美主义有关。

在生活、工作中寻求完美并没有错，但理想到过分的
程度就是个问题。

心理学研究认为，完美主义是一种稳定的内在人格特质，其核心特征是：一方面为自己设定高标准；另一方面是在达不到自己设定的标准时又不断地进行自我挫败和自我批评，总觉得自己做的不够好、对自己的表现不满意。

而积极的完美主义者在努力成为第一的过程中，会产生满意感，而神经症性完美主义者则是无论做的多好，都觉得做的不够，因此不会产生满意感。

为了避免失败，个体可能会采取包括拖延、躲避等消极行为避免行为的执行，从而避免对自身行为结果的评价。