对当前档案质量管理的思考

对当前档案质量管理的思考

【摘要】针对当前档案质量管理的思考问题，介绍了档案质量管理的现状，探讨了建立事业单位的档案管理制度主要有提高对档案质量管理的认识、保证档案质量管理的手段、提高档案质量的制度保障和利用高科技手段提高档案质量管理，提出了提高档案管理的措施是：树立档案质量意识、加强对档案人员的素质提高和运用计算机档案管理系统。

【关键词】档案质量管理现状科技手段

档案管理工作。是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。它包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。尤其是改革开放以后，人员的变动比较大，因此对档案质量管理更具有现实和历史意义。

1 档案质量管理的现状

事业单位的档案质量管理工作，随着计算机和网络的发展，已经发生了很大的变化，要求档案管理工作人员不仅要做好传统的档案质量管理工作，还要利用好现代的科学方法，使查询档案的手段改变传统的查找方式，充分发挥科学管理档案和利用计算机技术查找档案的作用，使事业单位的档案质量管理工作，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，保证事业单位高质量的档案工作。但是，由于有些单位对档案管理工作不重视，认为档案管理可有可无，因此，至今有的单位的档案管理者至今也没有计算机系统，还在以人工的方式进行着事业单位档案的管理工作，使档案质量管

理无从谈起，也使该单位的档案工作陷入一种混乱状态。完全看不到在信息化时代，档案质量管理的先进性，使领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员难以密切配合，只是维持着传递文件、签字、上交，如果需要查找历史文件就只能是从大量的纸质文件中慢慢查找，更笨看不到现代档案归档管理工作的先进性。更不能保证档案的完整性、统一性。因此，要求事业单位应该从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。科学的手段。要利用好计算机网略技术，并使用现代管理科学，来解决当前档案的质量管理问题，不断提高事业单位档案质量工作的管理水平。

2 建立事业单位的档案管理制度

2.1提高对档案质量管理的认识

要建立事业单位的档案管理制度，首先必须解决对档案管理的认识问题，这是保证做好事业单位档案工作的前提。要认识到档案的质量管理是做好档案管理的前提，它包括的内容比较多，例如，检查准备阶段资料有：检查通知书、检查实施方案、检查提纲等；检查实施阶段资料：检查工作底稿及其附件、询问笔录、检查报告、检查报告和送达通知、送达回执、被检查单位的书面意见或说明、相关的调研资料等；还包括检查结论及总结资料：检查结论及处理决定、处罚告知书、检查情况汇总表、有关请示及回复文件等；并要保证上述档案内容随要随到。显然，提高事业单位人员对档案的形成的认识，是保证档案工作环节中的资料的真实性，这是一项

十分全面、细致的工作。因此，在整个档案管理过程中，都必须有严格的工作规则来做一保证，提高检查人员对事业单位全员档案质量管理意识，这是做好档案管理工作的前提。

2.2保证档案质量管理的手段

档案质量管理的手段是保证档案管理工作质量的基础，因此在档案整理工作中，既要重视纸本档案的装订工作，要严格按照规范要求去做；而且还要注意对电子版档案的整理，这样才能更好的保证档案质量管理的要求，能够高质量地完成档案管理工作。实践证明，确定专人具体负责档案整理，由专职档案管理人员再进行复核的工作制度，是保证档案质量的有效手段。

2.3.提高档案质量的制度保障

事业单位档案质量管理，是随着管理技术和管理人员能力的提高逐步提高的。为了能够使档案质量管理工作的发展达到时代的要求，现代档案管理工作的重心，也应由事后控制转变为事中控制的模式。只有这样，才能在档案质量管理过程中及时发现和解决影响档案质量的问题，才能在档案的管理过程中不断发现、研究和解决新的档案问题，不断适应档案质量管理工作的发展要求，保证档案质量管理达到标准。

2.4利用高科技手段提高档案质量管理

随着我国计算机网络技术的普及，对事业单位档案现代化管理更显得尤为迫切。实施计算机对档案实施编目、保存、检索、借阅等日常档案工作，不仅减轻了档案管理人员的劳动强度，而且可以

提高管理档案工作的效率，节省存放纸制档案的空间。使档案管理工作既整齐规范，又一目了然，尤其可以为查阅档案者提供迅速、准确、快捷的查找方式，提高了档案利用的工作质量。

3 提高档案管理的措施

3.1树立档案质量意识

档案质量的提高，与胆敢管理人员的质量意识密切相关。尤其是主管领导对档案质量管理的认识很重要，显然，做好档案的管理工作，必须提高领导的认识，转变领导对档案工作可有可无的管理观念，才能投入适宜的资金，提高档案网络信息化、数字化建设，这样才能用较高的工作质量来促进档案质量的管理。

3.2加强对档案人员的素质提高

要提高档案人员素质，建立档案人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好档案工作的基础。档案管理人员要有良好的政治思想素质。要有事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的精神。由于档案工作是业务性较强的工作，档案人员业务素质的高低，对档案质量起着至关重要的作用。领导要为档案工作人员创造业务学习和培训计划，使他们更好地适应新时期档案工作的要求。

3.3运用计算机档案管理系统

计算机档案管理系统具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，利用这些功能可改变传统档案的管理工作。因此，应该说档案的现代化管理，是档案管理史上的革命。

电子文件已经作为一种新型的信息载体应用在档案领域，它将给档案管理工作注入生机和活力。

4 结语

档案管理工作者肩负着记载历史的职责，要求档案管理人员科学的利用的管理技术，推动档案事业的发展。显然，只有利用先进的科技手段，就能确保档案管理质量的提高。

参考文献：

[1]李建荣.浅谈如何加强档案质量管理工作[j].办公室业

务.2010-08-25.

[2]马雪琴.略论档案质量管理[j].发展.2010-10-05.