私有企业公文管理及

第三章公文管理办法

1总则

1.1目的

为做好公司公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化，参照《国家行政机关公文处理办法》，结合公司实际，制定本办法。

1.2适用范围

XX公司公文（以下简称“公文”）是公司实施管理和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是贯彻公司发展目标，开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和洽谈工作，报告情况，交流经验的重要工具。

本办法同时适用于公司各类商务往来公文，即公司内部以及和其他组织之间为处理组织内外事务而形成的各种往来和记录文本。

1.3总经理办公室是制发、管理和维护公司公文权威性的职能部门，日常工作中所产生的各类公务文书均由总经理办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。2公文种类

公司常用公文分为三大类，行政公文、事务文书和商务文书。

2.1行政公文

行政公文是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司依法行政和进行公务活动的重要工具。主要文种有决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

2.2事务文书

事务文书是公司处理日常事务时所用的文书。主要文种有传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等。

2.3商务文书

商务文书是公司为处理商务业务所用的文书。主要文种有意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。

2.4事务文书和商务文书，除简报等文种外，大多数文书不具版头、主题、版尾严格的三大板块要求。事务文书与商务文书各自包括多个文种，这些文书各有各的格

式规范与要求，各部门在使用的时候请遵循其固定及约定俗成的格式。

3公文格式

从格式上讲公司目前的公文分为四类，即红头文件、内部通启、会议纪要、请示报告。

3.1红头文件

3.1.1适用范围

主要用于印发公司制度、规定，重要计划、机构和人事变动等，或公司重要文件。

3.1.2格式说明（见附件1）

3.1.2.1发文机关标识

如“XX公司文件”，字体为小初，红色，小标宋体字，字符间距100%。下空1行，发文字号为：“XX〔2011〕1号”，字体为三号仿宋体字，居中排布。

3.1.2.2正文标题

二号，宋体，加粗，可分为1行或多行居中排布。标题中除法规、规章名称加书名号以外，一般不使用标点符号。

3.1.2.3主送机关

三号，仿宋-GB，左侧顶格。标点用法：同类单位、部门之间用顿号，不同类别单位、部门之间用逗号，末端标全角冒号。

注：上行文（如请示、报告）、特指性下行文（如批复、通知）、平行文(如函)，只写一个主送机关；普发性下行文（如决定、通知、通报、意见）可写多个主送机关；周知性公文（如通告等）可以不写主送机关。

3.1.2.4正文

三号，仿宋-GB，段落首行缩进4个字符，1.5倍行间距。小标题使用三号，黑体。

3.1.2.5附件

正文下空1行，左空2字，用三号，仿宋-GB，标识附件，其后标全角冒号和附件名称，名称不加书名号。如附件不止一份，则用阿拉伯数字编列序号，上下排布，附件名称后不加标点符号。

3.1.2.6成文日期

以签发时间为准。成文日期用汉字标全年、月、日。与正文下空2-3行，右空4字排列，格式写成“二○一一年一月十日”，“○”为特殊字符。

3.1.2.7印章

落款处不属发文机关名称，只标识成文日期并加盖公章。

3.1.2.8版记

包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。

注1：主题词构成要素：类别词+类属词。类属词=反映公文主题内容的词+反映文种的词。如《关于发布公司公文管理办法的通知》，主题词标为：规章制度公文管理通知。

注2：“主题词”用三号，黑体，居左顶格标识，其后标全角冒号。词目用三号宋体字，词目间空1字，不加标点。印发机关、印发日期字体为三号，仿宋-GB。

3.2内部通启

3.2.1适用范围

主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。

3.2.2格式说明（见附件2）

3.2.2.1发文机关标识

如“XX公司内部通启”，字体为小初，红色，小标宋体字。公司内部通启由收文单位、通启编号、发文单位、签发人、主题、正文、附件等部门组成。

3.2.2.2通启编号

XX〔2011〕1号，“XX”代表“XX公司”，“2011”代表年号，“1”代表1号通启。部门通启则在“XX”后加部门代字，如XX办通启〔2011〕1号中的“XX办”代表“XX公司总经理办公室”。公司内部通启编号由总经理办公室来统一编号，各部门通启编号由本部门统一编号。

3.2.2.3签发

根据公司授权确定签发人，公司内部通启由公司总经理、副总经理签发，部门通启由部门负责人签发。

3.2.2.4主题

与正式公文标题格式一致，一般为“关于+是由+文种”。

3.2.2.4正文

四号，仿宋-GB，段落首行缩进2个字符，1.5倍行间距。

3.3会议纪要

3.3.1适用范围

主要用于记录公司或部门重要工作会议主要内容与决议的文本。

3.3.2格式说明（见附件3）

会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送等单位构成。发文机关标识，如“XX 公司会议纪要”，字体为小初，红色，宋体，字符间距100%，居中排布。正文四号，仿宋-GB。

3.3.2.1发文机关标识

如“XX公司会议纪要”，字体为小初，红色，小标宋体字。发文字号可用主持会议的部门名称、会议日期，也可延用部门公文的发文字号（部门内酌定）。

3.3.2.2主送机关可写可不写，落款处不加盖印章，只标注成文日期。其他格式如前述公文相同。

3.4请示报告

3.4.1适用范围

主要用于向公司领导定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。3.4.2格式说明（见附件4）

3.4.2.1严格执行请示、报告制度，保证公司指令畅通、协调统一。需要向上级领导请示、报告的事项，由总经理办公室归口，按规定渠道上报。

3.4.2.2各单位需向公司请示或报告的事项，包括：

需要公司总经理办公会议研究决定的事项；

公司财务、人事、资本运营、项目管理和行政后勤中规定需请示或报告的事项；

公司决定和部署的执行情况及工作中遇到的重大问题；

重大工程项目的开工建设及进展情况；

对市场及相关专业领域的重大研究成果及分析预测；

重大公共和突发事件以及重特大安全、环保事故和可能引发次生事故或引发公共事件的事故及重大隐患；

涉及全局稳定的重大群体性事件以及出现的带有普遍性的倾向和问题；

各部门机构及编制的调整；

其他应向公司请示、报告的事项。

3.4.2.3公司各部门向公司领导请示、报告事项，应填写“文件送审单”,（参阅附件5）。

3.4.2.4涉及两个及两个以上部门事项的，主办部门报送前，须经各相关部门会签，协商一致；如情况特殊，意见难以统一，由主办部门将各种不同意见以附件形式一并上报。