现代企业档案管理培训课件PPT实用课件(共57页)
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现代企业档案管理培训
1
有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下 他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。
正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一 般不超过4种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进 行标示。
一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜 外要清晰的标明其目录。
4、细节方面的要求也应规定。比如，纸张大小、格式、字体、编码装 订位置等。
14
企业档案的收集渠道
本企业业务职能部门移交的归档资料 外单位转让或移交的资料 企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或
转让资料 面向社会收集、征集的相关材料。
15
文件材料的形成与归档
归档文件材料的范围
1、上级来文 2、本单位制发的文件 3、下属单位来文
是用科学的原则和方法管理档案，并为各项工作进行服务的 一项活动。包括档案的收集、整理、鉴定、编目和检索、保 管、统计、编研和提供利用等。
4
档案管理工作原则
• 档案工作的管理原则一般有两条： 1、统一领导。 2、分级管理。
为维护档案的完整与安全，进行档案管理必须 要有相应的管理制度，并便wenku.baidu.com企业各单位的 利用。
❖ 封底尺寸同封面尺寸
封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可 根据需要分别设以10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷 皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。（推荐使用 250g的牛皮纸制作案卷硬卷皮）
18
案卷封面项目
• 封面项目包括：
全宗名称 类目名称 案卷题名 时间 内容提要 保管期限 件 页数 归档号 各项目具体位置/尺寸
成后三个月内将项目文件向建设单位移交归档。 4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。 5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。 6、其他档案归档时间：活动结束后归档。
17
文书档案案卷格式
❖ 案卷卷皮格式
两种：硬卷皮、软卷皮。
❖ 硬卷皮外形尺寸
封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm（长×宽）
10
档案管理现代化的总目标
第一、是最大限度地延长档案寿命 第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准
确地提供档案信息，为企业地进步 和发展服务。 第三、是在电子文件不断生成的情况下， 进行及时有效地收集、整理，不断 丰富档案内容和档案信息。
备注：所有长期保存的档案，不宜用彩色或喷墨打印，宜用激光打印；传真 纸不能保存；所有的签名、批示不能用铅笔、圆珠笔，红墨水等。
各类文件材料的归档要求
1、文件材料要齐全、完整、准确反映本单位各项活动的历史面貌。 2、文件材料的规格与字迹要求 3、归档声像材料的要求。
16
文件材料的形成与归档
归档时间
1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档。 2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档。 3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完
5
企业档案概念的涵义
❖ 企业档案是企业各项活动的历史记录。 ❖ 企档的形成是具体地，即在特定的企业活动范围
内形成。 ❖ 企档的内容构成是复杂地，这是由企业类型的多
样性和企业活动内容的复杂性所决定的。 ❖ 企档是企业活动的一种历史记录，说明企业档案
所反映的事物或活动已经完成或告一段落。
6
职工档案管理部门的职能
8
❖ 普通档案、文书档案
❖ 技术档案 ❖ 音像档案
档案室的类型
❖ 人事档案
❖ 综合档案
❖ 联合档案室，比如集团公司，有 些类似于服务中心、文件中心
9
企业档案的工作性质
▪ 管理性—对企业档案进行管理 ▪ 服务性—为各单位提供查阅和参考 ▪ 保密性—维护和保护企业资源，避免不必要的损失。
是否保密档案，在定义制度时须规定清楚， 并加盖保密章。
19
卷内文件目录格式
3.1 目录用纸，幅面尺寸采用国内通用16开型（即长×宽为 260mm×185mm）或国际标准A4型（即长×宽为 297mm×210mm）。
3.2 页边与文字区尺寸
卷内目录用纸，上白边（天头）宽20±0.5mm 卷内目录用纸，下白边（地脚）宽15±0.5mm 卷内目录用纸，左白边（订口）宽25±0.5mm 卷内目录用纸，右白边（翻口）宽15±0.5mm
❖ 保管职工档案 ❖ 收集、鉴别和整理职工档案材料 ❖ 办理职工档案的查阅、借阅和转递手续 ❖ 登记职工工作变动情况 ❖ 为有关部门提供职工情况 ❖ 做好职工档的安全、保密、保护工作 ❖ 定期向企业档案室移交档案 ❖ 办理其它有关事项
7
企业档案的一般分类
管理类—所有制度类档案 业务类—含技术类、研发类、营销类等 财务类—独立管理 人事类—所有人力资源类档案 其它类—不能归入上述四类的档案
12
档案管理制度建设
《档案管理办法》 《文件材料归档范围和不归档范围》 《文书档案保管期限表》 《全宗档案分类大纲》 《档案分类编号方案》 《档案人员岗位职责》 《整理（立卷）制度》 《档案利用制度》 《档案保管制度》 《档案保密制度》 《档案销毁制度》
13
档案管理制度建设
1、编写制度时，以下因素不能少：文件名称、版次、编制时间、制作 部门、页码/页次、文件归档的范围、文件归档的时间、文件归档的 份数、文件归档的要求与手续。
2、管理制度里面必须包含的内容应有：目的、适用范围、术语或定义、 相关文件、职责权限、操作流程、相关的记录。
3、管理制度的书写，其语言描述须简洁、清楚、易懂、全面，且无歧 意。
11
档案管理系统
• 档案管理系统包含 1、文件管理 2、文书档案管理 3、科技档案管理 4、会计档案管理 5、声像档案管理 6、系统配置模块 7、档案制作系统、档案查询系统等。
电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高 档案的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范 化、现代化，真正实现档案的一体化管理。
2
什么是档案管理
什么是档案 收集、整理、保管、鉴定、统计和提 供利用等活动。
1、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚； 2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。 3、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。 4、档案的保存期限必须明确。
3
档案管理的作用
凭证作用 参考作用 档案工作
1
有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下 他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。
正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一 般不超过4种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进 行标示。
一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜 外要清晰的标明其目录。
4、细节方面的要求也应规定。比如，纸张大小、格式、字体、编码装 订位置等。
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企业档案的收集渠道
本企业业务职能部门移交的归档资料 外单位转让或移交的资料 企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或
转让资料 面向社会收集、征集的相关材料。
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文件材料的形成与归档
归档文件材料的范围
1、上级来文 2、本单位制发的文件 3、下属单位来文
是用科学的原则和方法管理档案，并为各项工作进行服务的 一项活动。包括档案的收集、整理、鉴定、编目和检索、保 管、统计、编研和提供利用等。
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档案管理工作原则
• 档案工作的管理原则一般有两条： 1、统一领导。 2、分级管理。
为维护档案的完整与安全，进行档案管理必须 要有相应的管理制度，并便wenku.baidu.com企业各单位的 利用。
❖ 封底尺寸同封面尺寸
封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可 根据需要分别设以10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷 皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。（推荐使用 250g的牛皮纸制作案卷硬卷皮）
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案卷封面项目
• 封面项目包括：
全宗名称 类目名称 案卷题名 时间 内容提要 保管期限 件 页数 归档号 各项目具体位置/尺寸
成后三个月内将项目文件向建设单位移交归档。 4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。 5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。 6、其他档案归档时间：活动结束后归档。
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文书档案案卷格式
❖ 案卷卷皮格式
两种：硬卷皮、软卷皮。
❖ 硬卷皮外形尺寸
封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm（长×宽）
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档案管理现代化的总目标
第一、是最大限度地延长档案寿命 第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准
确地提供档案信息，为企业地进步 和发展服务。 第三、是在电子文件不断生成的情况下， 进行及时有效地收集、整理，不断 丰富档案内容和档案信息。
备注：所有长期保存的档案，不宜用彩色或喷墨打印，宜用激光打印；传真 纸不能保存；所有的签名、批示不能用铅笔、圆珠笔，红墨水等。
各类文件材料的归档要求
1、文件材料要齐全、完整、准确反映本单位各项活动的历史面貌。 2、文件材料的规格与字迹要求 3、归档声像材料的要求。
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文件材料的形成与归档
归档时间
1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档。 2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档。 3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完
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企业档案概念的涵义
❖ 企业档案是企业各项活动的历史记录。 ❖ 企档的形成是具体地，即在特定的企业活动范围
内形成。 ❖ 企档的内容构成是复杂地，这是由企业类型的多
样性和企业活动内容的复杂性所决定的。 ❖ 企档是企业活动的一种历史记录，说明企业档案
所反映的事物或活动已经完成或告一段落。
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职工档案管理部门的职能
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❖ 普通档案、文书档案
❖ 技术档案 ❖ 音像档案
档案室的类型
❖ 人事档案
❖ 综合档案
❖ 联合档案室，比如集团公司，有 些类似于服务中心、文件中心
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企业档案的工作性质
▪ 管理性—对企业档案进行管理 ▪ 服务性—为各单位提供查阅和参考 ▪ 保密性—维护和保护企业资源，避免不必要的损失。
是否保密档案，在定义制度时须规定清楚， 并加盖保密章。
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卷内文件目录格式
3.1 目录用纸，幅面尺寸采用国内通用16开型（即长×宽为 260mm×185mm）或国际标准A4型（即长×宽为 297mm×210mm）。
3.2 页边与文字区尺寸
卷内目录用纸，上白边（天头）宽20±0.5mm 卷内目录用纸，下白边（地脚）宽15±0.5mm 卷内目录用纸，左白边（订口）宽25±0.5mm 卷内目录用纸，右白边（翻口）宽15±0.5mm
❖ 保管职工档案 ❖ 收集、鉴别和整理职工档案材料 ❖ 办理职工档案的查阅、借阅和转递手续 ❖ 登记职工工作变动情况 ❖ 为有关部门提供职工情况 ❖ 做好职工档的安全、保密、保护工作 ❖ 定期向企业档案室移交档案 ❖ 办理其它有关事项
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企业档案的一般分类
管理类—所有制度类档案 业务类—含技术类、研发类、营销类等 财务类—独立管理 人事类—所有人力资源类档案 其它类—不能归入上述四类的档案
12
档案管理制度建设
《档案管理办法》 《文件材料归档范围和不归档范围》 《文书档案保管期限表》 《全宗档案分类大纲》 《档案分类编号方案》 《档案人员岗位职责》 《整理（立卷）制度》 《档案利用制度》 《档案保管制度》 《档案保密制度》 《档案销毁制度》
13
档案管理制度建设
1、编写制度时，以下因素不能少：文件名称、版次、编制时间、制作 部门、页码/页次、文件归档的范围、文件归档的时间、文件归档的 份数、文件归档的要求与手续。
2、管理制度里面必须包含的内容应有：目的、适用范围、术语或定义、 相关文件、职责权限、操作流程、相关的记录。
3、管理制度的书写，其语言描述须简洁、清楚、易懂、全面，且无歧 意。
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档案管理系统
• 档案管理系统包含 1、文件管理 2、文书档案管理 3、科技档案管理 4、会计档案管理 5、声像档案管理 6、系统配置模块 7、档案制作系统、档案查询系统等。
电子系统能大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高 档案的查找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范 化、现代化，真正实现档案的一体化管理。
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什么是档案管理
什么是档案 收集、整理、保管、鉴定、统计和提 供利用等活动。
1、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚； 2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。 3、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。 4、档案的保存期限必须明确。
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档案管理的作用
凭证作用 参考作用 档案工作