图书馆文献采访工作规范
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图书馆文献采访工作规范
顾 犇
一、制订采选方针及文献收集标准
• 图书馆文献采访方针是指各图书馆为采访文献所 制订的规定或制度，是文献采访工作的重要依据。 各馆应根据本馆的性质、任务、经费、读者对象 等认真制订本馆文献采访方针，保证馆藏文献资 源建设的完整性和系统性。 • 文献采选方针一般包括总则和细则两部分。总则 是对本馆文献资源采选的总任务、总方向、总要 求和要达到的总体目标的说明。
2006年10月25日
“馆藏文献的采访行为规范与文献 资源供需模式构建”论坛
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细则的主要内容应包括
• • • •
• • • • •
文献采选的基本原则 各类型出版物的采选原则 各学科文献采选的原则及标准 采访文献的结构：学科结构、等级结构、文种结 构、时间结构 复本量 文献采访方式及渠道 文献采购的工作流程 文献采访岗位的工作职责及要求 文献采购经费的管理及使用
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文献选择的标准
• 根据本馆的性质、任务、读者对象， • 考虑文献的主题内容、文献的文献的责任 者、文献的出版者、文献的价格及文种、 装帧、出版时间、地域等因素， • 制订详细、可操作性强的文献选择标准。
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二、编写文献采购经费预算方案
• • • • • 馆藏建设和读者对文献的需求 上年度经费的使用情况 当前的主要问题 经费预算及其可行性分析 原则：
– – – – – 实用性原则、 实事求是原则、 重点突出原则 、 科学性原则、 可行性原则。
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三、建立文献采访管理制度
• 建立经费管理制度：包括各级文献采选人 员经费使用权限、经费审批程序、报账方 法等。 • 本馆文献采访工作规范：采购方案的设计， 采访方式的确定，书商的选择，采访工作 流程各环节标准化程度。 • 监督检查办法：包括对文献采购管理、采 访工作质量、书商的考核办法等。
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四、采访信息收集
• 书目信息的收集 • 馆藏文献资源调研 • 读者需求的调查与分析
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五、文献选择
• 文献初选工作
– – – – – – – – 整理订购书目 圈定所需文献 确定入藏复本量 归纳疑难问题 全面审核 核查初选书目 核查初选书目的复本量 对每批订单的整体情况做出记录
• 文献复选
• 文献采选的终审
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六、文献订单发送
• 文献采选订单的计算机录入
– 查重 – 订单录入 – 核查 – 生成订单或批量打印
• 网上采购
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七、政府采购
• 合理选择政府采购方式 • 牢固树立“靠制度监督”理念 • 对整个采购过程进行评估
– 采购方案的设计 – 采购方式的确定 – 作业的标准化程度
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八、文献验收
• 验收
– 订购的核对 – 质量的验收 – 数量的核对 – 价格的核对 – 装帧的验收 – 内容的验收 – 总金额的核对
• 验收核对
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九、文献登到
• 登到
– 总括登到 – 个别登到
• 文献登到核对
– 总括登到核对 – 个别登到核对
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十、非购入方式采选
• 文献征集工作
– 信息发布 – 信函联系 – 登门求索 – 具体准备 – 文献验收 – 善后处理
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十、非购入方式采选
• 文献交换
– 目的性原则，实用性原则，对等性原则 – 有目的地选择交换对象，发出交换信函，建立交换关 系 – 签订交换协议 – 双方根据协议，互寄交换书目供对方选择 – 收到对方所寄文献后，验收登到，建立交换档案 – 如有遗留问题应及时进行处理 – 外事纪律
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十、非购入方式采选
• 缴送
– 样书验收登记 – 收集信息 – 催缴工作 – 统计分析
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十、非购入方式采选
• 捐赠
– 接待捐赠 – 接受赠送文献 – 发放赠书凭证
• 调拨 • 文献采访的其它形式
– 合作采购 – 集团采购
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十一、采访工作管理
• 文献采购经费管理
– 账目管理明确规范：批号、支出额度、支出日期、经 办人、种数册数、收款单位、报账时间等 – 合理计划经费使用：依据年度采购计划、有步骤地合 理进行 – 财务手续规范：保证到书的实际价格和清单价格、所 有清单的价格与总价格完全相符。及时办理请款、报 帐手续。严格遵守财务制度，禁止吃回扣问题。 – 监督管理：每年对经费的支出情况进行统计分析。
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十一、采访工作管理
• 采访工作管理
– 对文献采访的管理、研究与统计分析 – 根据本馆有关规定，定期组织进行采选工作检查，检 查项目齐全、安排合理
• 采选工序环节的检查：选书质量和数量，抽查图书发订、验收、 登记、移交等环节的工作数量和质量情况。 • 专项检查进行误采率、加工时限、书商的配书情况、业务统计、 购书经费使用等 • 政府采购的法律、行政法规和规章的执行情况；采购范围、采 购方式和采购程序的执行情况；本馆有关文献采购经费管理的 执行情况
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一、制订采选方针及文献收集标准
• 图书馆文献采访方针是指各图书馆为采访文献所 制订的规定或制度，是文献采访工作的重要依据。 各馆应根据本馆的性质、任务、经费、读者对象 等认真制订本馆文献采访方针，保证馆藏文献资 源建设的完整性和系统性。 • 文献采选方针一般包括总则和细则两部分。总则 是对本馆文献资源采选的总任务、总方向、总要 求和要达到的总体目标的说明。
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细则的主要内容应包括
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文献采选的基本原则 各类型出版物的采选原则 各学科文献采选的原则及标准 采访文献的结构：学科结构、等级结构、文种结 构、时间结构 复本量 文献采访方式及渠道 文献采购的工作流程 文献采访岗位的工作职责及要求 文献采购经费的管理及使用
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文献选择的标准
• 根据本馆的性质、任务、读者对象， • 考虑文献的主题内容、文献的文献的责任 者、文献的出版者、文献的价格及文种、 装帧、出版时间、地域等因素， • 制订详细、可操作性强的文献选择标准。
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二、编写文献采购经费预算方案
• • • • • 馆藏建设和读者对文献的需求 上年度经费的使用情况 当前的主要问题 经费预算及其可行性分析 原则：
– – – – – 实用性原则、 实事求是原则、 重点突出原则 、 科学性原则、 可行性原则。
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三、建立文献采访管理制度
• 建立经费管理制度：包括各级文献采选人 员经费使用权限、经费审批程序、报账方 法等。 • 本馆文献采访工作规范：采购方案的设计， 采访方式的确定，书商的选择，采访工作 流程各环节标准化程度。 • 监督检查办法：包括对文献采购管理、采 访工作质量、书商的考核办法等。
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四、采访信息收集
• 书目信息的收集 • 馆藏文献资源调研 • 读者需求的调查与分析
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五、文献选择
• 文献初选工作
– – – – – – – – 整理订购书目 圈定所需文献 确定入藏复本量 归纳疑难问题 全面审核 核查初选书目 核查初选书目的复本量 对每批订单的整体情况做出记录
• 文献复选
• 文献采选的终审
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六、文献订单发送
• 文献采选订单的计算机录入
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• 网上采购
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七、政府采购
• 合理选择政府采购方式 • 牢固树立“靠制度监督”理念 • 对整个采购过程进行评估
– 采购方案的设计 – 采购方式的确定 – 作业的标准化程度
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八、文献验收
• 验收
– 订购的核对 – 质量的验收 – 数量的核对 – 价格的核对 – 装帧的验收 – 内容的验收 – 总金额的核对
• 验收核对
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九、文献登到
• 登到
– 总括登到 – 个别登到
• 文献登到核对
– 总括登到核对 – 个别登到核对
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十、非购入方式采选
• 文献征集工作
– 信息发布 – 信函联系 – 登门求索 – 具体准备 – 文献验收 – 善后处理
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十、非购入方式采选
• 文献交换
– 目的性原则，实用性原则，对等性原则 – 有目的地选择交换对象，发出交换信函，建立交换关 系 – 签订交换协议 – 双方根据协议，互寄交换书目供对方选择 – 收到对方所寄文献后，验收登到，建立交换档案 – 如有遗留问题应及时进行处理 – 外事纪律
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十、非购入方式采选
• 缴送
– 样书验收登记 – 收集信息 – 催缴工作 – 统计分析
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• 捐赠
– 接待捐赠 – 接受赠送文献 – 发放赠书凭证
• 调拨 • 文献采访的其它形式
– 合作采购 – 集团采购
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十一、采访工作管理
• 文献采购经费管理
– 账目管理明确规范：批号、支出额度、支出日期、经 办人、种数册数、收款单位、报账时间等 – 合理计划经费使用：依据年度采购计划、有步骤地合 理进行 – 财务手续规范：保证到书的实际价格和清单价格、所 有清单的价格与总价格完全相符。及时办理请款、报 帐手续。严格遵守财务制度，禁止吃回扣问题。 – 监督管理：每年对经费的支出情况进行统计分析。
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十一、采访工作管理
• 采访工作管理
– 对文献采访的管理、研究与统计分析 – 根据本馆有关规定，定期组织进行采选工作检查，检 查项目齐全、安排合理
• 采选工序环节的检查：选书质量和数量，抽查图书发订、验收、 登记、移交等环节的工作数量和质量情况。 • 专项检查进行误采率、加工时限、书商的配书情况、业务统计、 购书经费使用等 • 政府采购的法律、行政法规和规章的执行情况；采购范围、采 购方式和采购程序的执行情况；本馆有关文献采购经费管理的 执行情况
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