高校教学计划运行管理系统优化的探讨

高校教学计划运行管理系统优化的探讨
摘要：高校教学计划的运行管理作为教学管理的中心环节，占有重要地位。

针对学校教务管理系统中的弊端和教学计划运行管理中存在的问题，提出了教务管理系统引入工作流技术和Outlook Express邮件管理软件的设想，从而进一步优化教务管理系统，提高教学计划运行管理的工作效率。

关键词：教学计划；教务管理系统；工作流；Outlook Express
0 引言
高校教学计划运行管理是依照教学计划对教学过程安排进行的管理，是高校教务管理的核心和基础。

从根本上说，对教学计划管理的科学化程度，是一所高等院校教学管理规范化水平的基本特征。

为做好教学计划运行管理，各高校均借助于教务管理信息系统。

而教务管理信息系统都随着学校管理体制和机制的变化，不断对原有的技术和具体功能或是数据结构提出改进和改变的要求，从而逐步完善教务管理系统，提高教学管理工作效率。

下面以安徽工程大学为例进行论述。

1 教学计划管理工作中存在的问题
目前，我校引用正方数字化校园信息平台为教务管理系统，通过此教务管理系统实现学校教务管理办公网络化、自动化。

但随着学校管理体制和机制的变化和教务管理信息系统的实施，出现部门规章管理制度与教务管理信息化不配套，教务管理系统体系存在着弊端，以
教学执行计划修改业务为例说明。

我校教学计划为统一、安全的管理，当各个院系在教务管理系统上完成教学计划的安排后，教务处就会取消他们在教务管理系统上修改教学计划的权限，关闭教学计划安排开关。

开关关闭后，若学院根据教学教学情况需修改相关的教学计划信息时，必须执行修改教学执行计划业务程序。

教务管理系统中虽有“执行教学计划更改申请”功能，但由于此功能存在着许多问题和不完善的地方，无法满足实际业务的需要，所以至今我校仍采用陈旧的纸质材料与教务管理系统相结合，半自动化的办公方式。

需修改教学执行计划的申请人填写纸质的《修改教学执行计划申报书》，然后相关人员携带纸质材料按照一定的业务流程找相关负责人审批，最后申报书流转到教学科，教学科根据审批结果和意见在教务管理系统上修改相应的教学执行计划信息，教务科备案。

具体的申报修改教学执行计划业务流程参见图1所示。

随着计算机信息网络时代的迅速发展，这种信息传递模式已是陈旧，不但消耗人力、财力，而且较长的文件传递时间，使得信息延迟，不能及时修改教务管理系统中的教学执行计划信息，从而对新的教学计划执行带来不便。

所以，笔者认为，学校的
教务管理系统有待改进，以更好地适应学校教学管理的需要。

图1 修改教学执行计划的流程
2 改进申报修改教学执行计划的设想
针对上述问题，笔者对教学执行计划的修改进行了初步的探索和
思考。

在教务管理系统中可引进工作流管理方式，支持Outlook Express邮件服务功能，从而进一步优化教学执行计划的更改申请业务。

2.1 教务管理系统引入工作流技术
工作流是由计算机支持或自动处理的业务流程的执行过程，在此过程中，文档、信息或任务按照一定的过程规则流转，实现组织成员间的协同工作，以达到业务的整体目标。

一个工作流包括一组活动及其相互顺序关系，还包括过程及活动的启动和终止条件，以及对每个活动的描述，如活动的执行者、相关应用程序、需要和产生的数据等。

业务过程是由一系列的任务组成的流程处理过程，每一级业务过程都是以流程节点为基本元素，以流向为基本导向的点线结合系统。

流程节点有开始节点、中间节点、结束节点，任何流程都起始于它的唯一开始节点，终止于一个或多个结束节点。

除结束节点外每个节点
都带有至少一个流向。

从修改教学执行计划业务流程图可以看出，此业务修改涉及多部门、多用户，多环节组成，各环节之间存在着自然的逻辑联系，为了使各个环节衔接起来，使得上一个环节的事务处理结果能自动流转到下一环节以便利用或处理，而这也正是工作流技术要解决的最基本的问题。

工作流技术中最核心、最关键的是业务模型（修改教学执行计划业务模型）的建立，工作流模型是对业务过程的抽象表示。

一个好的工作模型要具有表达能力丰富、容易理解、模型的定义能够作为现实对象的形象化描述等特点。

工作模型由四部分模型组成：过程模型、
数据模型、组织模型和资源模型。

我校修改教学执行计划业务也是一件比较复杂的工作，中间牵涉到多个部门、多个程序。

按建立工作模型要求的标准来介绍教学执行
计划运行管理中修改教学执行计划的工作流过程模型建立方法。

(1)过程模型。

过程模型是工作模型的核心，它是用来描述修改教学执行计划业务过程中各个事件之间的逻辑关系，各个环节的内容，及其每个环节之间的关系，把实际中每个环节之间的抽象关系作
为下个流程所需的转移信息，以便信息的自动传递和流转。

(2)数据模型。

相关数据的属性包括数据名称、数据类型和数据值等。

具体到实际的修改教学执行计划业务中，修改原因、学院意见、教学科审核意见、教务处长核批意见、教务科备案情况都属于数据模
型元素。

它是整个工作流模型执行任务推进的依据。

(3)组织模型。

组织模型定义业务过程中涉及到的操作者，即解决由谁来做的问题。

组织模型提供参与工作流执行的资源，人员，角色的信息的定义与维护。

修改教学执行计划的组织模型组成：①人员：对应于申请学院中的申请教师个人、申请教师所属的教研室负责人、申请教师所属的学院负责人、教学管理人员、教务管理人员。

这些人员是一个独立的、具有一定行为能力和技术能力的人的实体，是组织模型的基本单元；②角色：完成某项功能的人员的总称，在此业务中主要由普通教师用户、教研室管理用户、学院管理用户、教学管理用户、教务管理用户五类角色组成，每类角色根据实际工作中相应的权利和职责来对应系统模型中不同的使用权限和功能；③职务：从行政
责任角度来分析，代表了管理层上的等级关系，由教研室主任、院长、科长、处长、科员、教师组成；④部门：按学校实际部门设置情况来
决定。

由教研室、学院、教学科、教务科组成。

（4）资源模型。

资源模型中，除包含人员和数据外，整个修改教学执行计划的工作模型运行过程中需要的所有物质都可看作是资
源，如各种硬件设备像打印机，各种应用程序等。

通过对修改教学执行计划工作流模型进行分析，来设计整个业务流程的操作。

在操作设计过程中，不同角色的用户需要执行或操作的程序作为节点，各部门间的业务数据流转作为节点流。

首先，需修改教学执行计划的普通教师作为整个业务流程的开始节点，普通教师在教学管理系统上提交信息成功后，系统将自动流转到下个节点即进入教师所属的教研室审核，依次根据过程设计继续向下个节点流转，最后教务科备案作为这个流程的结束节点，即此业务过程流转结束。

但是，若业务流转过程中其中一个节点审核不通过的，则该节点将作为流程的结束节点，系统自动撤销修改申请，并向上层节点返回撤销原因等相关信息。

最终用户在授予的权限下可通过教务管理系统工作界
面浏览、操作、跟踪每一条修改教学执行计划任务的进展情况。

根据上述设想，若我校教务管理系统中实现工作流技术，将会使教学计划运行管理工作带来以下优势：；①实现各学院与教学管理部门系统间业务协同的功能，提高了办公效率，降低了成本；②此项工作的流程化，将使教学计划运行规范化，使其能够按照既定的业务规则管理和监督业务的运行，及时发现业务瓶颈，并进行有效疏导或改
善业务流程；③此项工作的流程化，将便于日后教学计划运行业务的灵活性重组，当需要重组时，一个独立的工作流管理中间件能够将单纯的流程调整成以流程定义调整的简单方式解决，而不会蔓延到要调
整上端的应用程序，所以非常快捷、灵活。

2.2 教务管理系统支持邮件服务功能
借助Outlook Express (简称OE)邮件管理软件进一步优化教学管理，OE是Windows操作系统自带软件，功能强大。

通常我们在某个网站注册了自己的电子邮箱后，要收发电子邮件，须登入该网站，进入电邮网页，输入账户和密码，然后进行电子邮件的相关操作。

使用OE后，这些顺序便一步跳过。

只要你打开OE界面，Outlook Express 程序便自动与你注册的网站电子邮箱服务器联机工作，实时收下你的电子邮件，方便快捷。

若在教务管理系统中使用OE管理电子邮件，可以实现数据审批反馈的自动化，即当某一流程审批完毕后，系统自动会以邮件的方式（当有新邮件时，在桌面的任务栏上系统自动提示）实时通知此业务的相关人员，从而提高工作效率。

使用OE管理电子邮件可实现修改教学执行计划业务管理、审批、反馈的自动化。

3 结束语
优化教学计划的运行与管理对顺利实现教学目标非常重要。

针对我校现实的教学计划情况，提出教务管理系统引用工作流技术和Outlook Express邮件管理软件的方案，将实现教学计划运行工作自动化管理，缩短业务处理周期，减少文件的传递时间，减少了管理方面的工作量，同时避免了由于人为因素造成的数据遗漏和误报。

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