文件管理培训

盘点表 盘点差异记录表
6．1岗位说明书 6．2培训需求调查表 6．3年度培训计划表 6．4培训申请表 6．5 培训效果反馈表
我们做了的证据呢？ 客户：看-问-听
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3级-记录表单是什么
记录使用
分类与检索、贮存管理、更改、作废
更改
1 各部门需增加、
有效期内
1 按月整理成册 2 贴上封面 2.1记录名称 2.2记录时间 2.3保存期限 2.4保管责任人 3 4 按规定编号标识 保存期内收集
各部门 经理审 核 Y
N
发起人部门经理 文件涉及的部门经理需要会签 程序文件需要签批到工厂经理
指通过审批的程序开始实施的时间计划 文件发布 指文件编写负责人员&上级经理对未做改动 的程序文件的正确性进行复查的间隔时间 （除非特殊说明，所有程序文件的复审周期 为1年）
编号规则
• a. General format of the numbering system: prefix-[4 digit number]-suffix1-suffix2-suffix3 编号系统 的基本格式:4位数前缀+后缀1+后缀2+后缀3 b. Prefix: fixed code WI- stands for Work Instruction WI是作业指导书英文字母第一个字母的 缩写 fixed code QF-stands for Quality Form QF是记录表格英文字母第一个字母的 缩写 c. 4-digit number: è first 2 numbers are related to the ‘area’, as specified below: 前2位数代表涉及所涉及的领域,说明如下: －01** Sales & Marketing processes 销售\市场作业文件 －02** Design & Development processes 设计\研发作业文件 －03** Logistic processes 物流作业文件 －04** Production processes 生产作业文件 －05** Industrial & technical management processes 工艺技术管理作业文件 －06** Quality management processes 质量管理作业文件 －07** Purchasing processes 采购作业文件 －08** Human Resources processes 人力资源管理作业文件 －09** IT processes 网络管理作业文件 －10** F&A processes 财务\行政作业文件 è last 2 numbers are numerically consecutive numbers per area, whereby following rules apply 后2位数字按以下的规则在涉及领域内顺序编号: – － numbers 11--99: are free of use to the country, 数字11到99 在各自国家范围内自行定义使
QP-0207b-CN-GEN QP-0208-CN-IS QP-0209-CN-GEN QP-0211-CN-GEN
QP-0300-CN-GEN
Document Title Management review Process ownership Escalation management Customer Satisfaction Monitoring Projectmanagement (APQP) including relocation of projects Colour development ERA and Cleaner validation procedure Requalification testing in Interior Solutions Tooling and Substrate Development FMEA-失效模式和后果分析管理程序 MSA - Measurement System Analysis 测量系统分析 MSA - Measurement System Analysis For Attributive Data计数型 MSA分析 Run at Rate试生产控制程序 Guidelines on special characteristics 特殊特性管理程序 Guidelines for Specification sheets for fixtures Guidelines on reception of raw materials (chemicals and nonchemicals) and NoC's (Notes of Complaint) to suppliers原材料（化工 及非化工）入库管理程序以及供应商 投诉（NOC）管理程序
已过期
1 《文件处理申请单》
删减或变更记录表格， 需经各部门经理批准
2 质量负责人签字
3 4 各部门部销毁 作废文件需保留的
注明“留用”字样。
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DESCRIPTION RESPONSIBILITY RETENTION TIME Management Review: preparation Central quality dept. 3 y (electronic) report & final report管理评审：准备报 集团总部质量部门 3年（电子档） 告与管理评审报告 Quality Manuals & Procedures Central quality dept. 3 y (electronic) 集团总部质量部门 3年（电子档） Internal audits: calendar, planning, Central quality dept. 3y reports 集团总部质量部门 Nonconformity reports & PDCA Central quality dept. 3 y (electronic) 集团总部质量部门 3年（电子档） International & automotive standards Central quality dept. 3 y (electronic) 集团总部质量部门 3年（电子档） Business Plan & applicable records (e.g. General 3 y3年 management OPT)经营计划以及相关适用表单（如 OPT） 总经理 Customer satisfaction reports MDC 3 y3年 Sales organization see § 2.2.见2.2章节 Contract / orders合同订单 销售部门 Sales organization Contract review records合同评审记录 3 y3年 销售部门 Project-file (APQP records) Sales organization see § 2.2.见2.2章节 销售部门 Tooling department see § 2.2.见2.2章节 Tooling records设备工具记录 设备部门 Supplier management records Central quality dept. 3 y3年 (evaluation, approved SQR-Manuals,...) 总部质量部门 供应商管理（如评价、SQR手册批准 等） Central quality dept. 3 y (electronic) Notes of Complaint抱怨函 总部质量部门 3年（电子档） Product specifications chem. raw Central quality dept. 3 y (electronic) materials 化学原料特性表 总部质量部门 3年（电子档） Level 3 documents (work instructions, Plant quality dept.工 3 y3年 forms,...)3级文件（作业指导书、表单 厂质量部门 等） Customer complaint records顾客抱怨 Plant quality dept.工 3 y3年 函等 厂质量部门
记录的保存期限
DESCRIPTION PPAP records (incl. FMEA's, controlplan, MSA...) & master samples PPAP文件记录 （含FMEA、控制计划、MSA）以及 Quality performance records (e.g. CoA's of incoming raw materials, control charts, test results,...)质量记录（如COA检查、控制图 表、检测结果等） Test results customer defined special characteristics (safety / regulatory): airbag thickness measurements (MES server)由顾 客定义的特性测试结果（如安全气囊厚度 测量等（MES服务器） Test results customer defined special characteristics (safety / regulatory): other then airbag thickness measurements (MES server)由顾客定义的特性测试结果（安全、 法规）特别是如安全气囊厚度测量等（MES 服务器） Maintenance records维护记录
2级-程序文件是什么
程序文件贯穿整个生产前、生产中、生产后全过程
采购
运输
设计/生产
销售
经销商
物流部 生产部
质量部…
我们要做什么？ 镜子-查漏补 缺！
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审批流程 文件编号&版本修订：对于编号系统，，
发起人 Y 文件管 理员 N 请参看这个程序的§ 2b 部分；版本修订 的编号由系统自动生成。
文件变更部分需要用蓝色斜体做标识
• • • • • • • • • • • •
3级-作业标准是什么
作业标准来源与构成：
来源：由程序文件派生的
包括：技术文件、质量检验计划、工艺文件等
编号 WI-0651-CN-CRA WI-0652-CN-CRA WI-0653-CN-CRA WI-0654-CN-CRA WI-0655-CN-CRA WI-0656-CN-CRA WI-0657-CN-CRA WI-0658-CN-CRA 名称 X-Rite Working Instruction 爱色丽色差仪作业指导 Weight of Skin 表皮重量 Micro-gloss60o光泽仪操作指导 Magne-Mike8600校正操作指导 \Magne-Mike8600 Calibration ACTIONS IN CASE OF COLOUR MEASUREMENTS NOK 色差不合格处理流程 ACTIONS IN CASE OF GLOSS MEASUREMENTS NOK 光泽不合格处理流程 我们如何做？ ACTIONS IN CASE OF THICKNESS MEASUREMENTS NOK 标尺-标准、 厚度不合格处理流程 统一、无差异 Nonconforming Zone Work Flow 不合格品区工作流程 编制部门 质量部 质量部 质量部 质量部 质量部 质量部 质量部 质量部 7
有受控章 无受控章 有编号
非受控 文件 受控 文件
WI：指技术文件、质量计划、作业指导书、工艺文件等
有编号
• • •
Level1 质量手册 Level2 程序文件 Level3作业指导书，测试手段，表格，备案记录
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Number QP-0000-INT-GEN QP-0001-CN-CRA QP-0001-INT-IS QP-0102-CN-GEN QP-0200-INT-IS QP-0201-INT-GEN QP-0202-INT-IS QP-0204-CN-IS QP-0205-INT-IS QP-0206-CN-GEN QP-0207-CN-GEN
3级-记录表单是什么
来源：由作业标准派生的各种表单
盘点作业指导书 人力资源控制程序 仓库管理程序
QF-0351-CN-CRA《原材料收 货入库单》 QF-0355-CN-CRA《仓库温度 记录》 QF-0352-CN-NRIS 《Internal Batch Nr.Spray》 QF-0661-CN-CRA《不合格品 评审单》 QF-0358-CN-CRA 《产成品发 货单》 QF-0373-CN-CRA《样件发货 申请》 WI-0359-CN-CRA《盘点作业 指导书》
文件管理培训
目的及意义
1-文件一致并有效Байду номын сангаас有章可依，标准规范
2-记录及时并正确
有迹可循，客观证据
适用范围：适用于所有与管理体系有关的文件和记录控制。
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文件和记录是什么
按级别分：公司的文件可分为以下3类 按控制分：公司的文件可分为以下2类
1级 2级 3级
质量手册 程序文件QP 作业标准WI 表单/记录QR