企业档案分类_共10篇.doc

★企业档案分类_共10篇
范文一：企业档案分类本细则主要适用于企业档案的分类整理、组织案卷和排架管理。

一、档案类目设置：
1．企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用
2．一级类目的设置根据不同性质的企业分别设置：
(1)工业企业和非工业企业档案分类统一设置十个一级类目，即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

个别生产程序特殊的企业，其专业档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。

(2)非生产型企业公司档案分类设置七个一级类目，即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、科技档案类、会计档案类、干部职工档案类。

3．二级及二级以下类目的设置：
(1)企业档案分类二级类目按照企业管理职能、档案特点和企业规模大小不同分别设置(详见附表一、附表二)
(2)企业档案分类二级以下类目设置，参照附表一、附表二中的基本范围结合行业特点和企业实际确定、分类层次不宜过多(一般不超过三级)。

(3)设置方法：
①党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的二级类目按管理职能设置。

②产品类的二级及二级以下类目，应先按产品的种类或系列分类，种类、系列以下再按型号设置。

③科学技术研究类的二级及二级以下类目，应先按课题性质分类，性质以下再按课题设置。

④基本建设类的二级及二级以下类目，应先按工程性质或用途分类，工程性质以下按建筑项目设置。

⑤设备仪器类的二级及二级以下类目，应先按设备仪器性能或用
途分类，性能、用途以下再按型号设置。

⑥会计档案类的二级类目按核算单位设置。

⑦干部职工档案类不设二级类目。

二、类目的排列顺序：
1．依照国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》中大类的排列次序，对我市企业各类档案实行统一排序和编号，使一级类目、二级类目排列次序相对固定，便于科学管理和信息交流。

2．工业企业，非工业企业档案分类一级类目、二级类目按附表一、附表二中规定顺序排列，如不足，则留出相应的空位；如超出而必须增添时，则依次向后排列。

非生产型企业公司档案分类一级类目按党群工作类、行政管理类、生产技术管理类、科技档案类、会计档案类、干部职工档案顺序排列，
二级类目除科技档案类外，根据企业规模大小不同，参照附表一、附表二中二级类目设置的顺序排列，科技档案类二级类目按基建档案，设备档案顺序排列。

三、类目标识符号及编号排架方法：
1．企业档案分类类目标识符号统一采用阿拉伯数字标识。

2．一级类目采用“十进位”制编号标识，即阿拉伯数字从0到9顺序标识；二级类目采用“八分制”编号标识，即1到8，91到98；二级以下的类目采用“双位制”编号标识，即：11～19，21～29??91～99。

3．党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案的编号方法为：一级类目+二级类目号+案卷顺序号(案卷顺序号按大类混年度编流水号，编至999时，重新从“1”另行流水编号，并用案卷目录号加以区别)。

产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案的编号方法为：分类号+案卷顺序号。

会计档案类的编号方法：一级类目号+二级类目号(核算单位)+案卷顺序号。

(案卷顺序号按凭证、账簿、报表、其他顺序编年度流水号)。

干部职工档案类按笔型编号。

4．党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案的排架方法：一级类目—年度—二级类目—案卷顺序号。

产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类等各类档案的排架方法：一级类目—二级类目—三级类目(或项目序号)一案
卷顺序号。

会计档案类的排架方法：一级类目—二级类目—年度—案卷顺序号。

干部档案的排架方法按干部、职工、退休职工、死亡职工排列。

5．各类目之间，不同级位类号用间隔符号“·”分开。

分类号与案卷顺序号中间用“—”表示。

四、特殊载体档案的分类、编号：
1．声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，因其形成和所反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，不单独设置类目，可视其内容特征与纸质档案对应分类编号，分库保管。

照片档案的编号方法为：大类号+照片案卷号+照片流水张号。

录音录像档案的分类编号方法为：大类号+专题代号+盒号。

2．底图档案的分类编号，应与其蓝图档案分类编号相对应。

即：底图档案分类号(即蓝图档案分类号)+底图保管单位号。

五、有关档案的归档说明：
1．企业产品档案与科研档案的区分问题。

企业科研档案主要包括：一是由各级科委正式列入计划并下达的科研项目；二是企业与科研单位合作，并经各级科委鉴定的项目；三是企
业自己立项取得结果的项目，这些项目形成的材料归入科研档案中。

科研成果投入批量生产后形成的文件材料归入产品类。

2．企业一项大的技改或引进项目，既涉及基建，又涉及设备和产品的，则将设备的随机文件材料和单体设备在安装调试过程中形成的文件材料归入设备类，产品试制、鉴定过程中形成的文件材料归入产品类，其它文件材料归入该基建项目中。

如果该技改或引进项目的基建又包含若干个子工程，则将整个技改或引进项目的立项审批等前期文件材料和竣工验收文件材料归入基建档案的综合类，其它各项工程文件材料按性质归入基建档案相应的类目中。

3．在产品类中，对系列产品的通用文件或综合性文件(如通用标准、工艺和创优材料等)，不宜归入单一型号产品时，可在该系列产品类目中，设置综合类。

4．企业在一项引进设备项目中，同时引进多种门类、多种型号的设备，设备之间没有从属关系，则将该项目立项阶段和竣工验收阶段文件材料归入设备档案的综合类中；如果引进的设备之间
有从属关系，则将该项目立项阶段和竣工验收阶段文件归入主要设备或关键设备中，其它设备的案卷只须在备考表中注明即可。

六、企业档案案卷格式及编目要求：
1．企业管理类档案全部采用软卷皮装订，外加卷盒。

盒内案卷不贴标签，在卷盒的脊背上贴标签。

产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器类档案的整理组卷按照国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》及苏州市档案局档发［1991］3号文件《关于国家标准(科学技术档案案卷构成的一般要求)的贯彻意见》执行。

会计档案、干部职工档案按《会计档案案卷格式》和《干部档案工作条例》执行。

2．企业档案的档号标签格式及填写方法。

标签采用四线格，分别填写(全宗号)目录号(目录号为对应一级类目给定代号后再按顺序编流水号)、年度号(产品档案类、科研档案类、基建档案类、设备仪器档案类不填)、分类号、案卷顺序号(党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类填写盒内案卷的起止号)。

全宗号可暂不填写。

软卷皮封面中档号一栏只填写分类号和案卷顺序号。

会计档案类按《会计档案案卷格式》填写。

3．企业管理类档案的案卷题名拟写，包括作者、内容、文种三个要素。

产品、科研、基建、设备仪器类档案案卷题名拟写，包括项目名称、内容特征、文件材料名称三个要素。

4．企业档案案卷目录的编制，根据国家档案局的要求，实行统一格式。

(1)企业档案分类目录，项目包括：分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、份数、张数、编制单位、编制日期、密级，保管期限，变更情况、备注。

(2)底图目录，项目包括：序号、归档时间、档号、底图号、底图名称、幅面、张数、编制单位、编制日期、备注。

(3)声像、照片档案案卷目录，项目包括：序号、载体类型、归档时间、案卷题名(专题名称)、编号、数量、编制单位、对应的案卷档号、密级、保管期限、备注。

档案卷夹、卷盒及各种目录由市档案局统一印制。

范文二：企业档案分类公司档案分类
分类号1分类名称行政管理类基本范围行政事务、法律事务、人事劳资、教育培训、医疗卫生、后勤福利、审计、外事等方面文件材料经营决策、企业产权、计划统计、财务管理、产品销售（销售合同及报表等）、物资管理（采购合同及物资台账等）、企业管理、对外经贸、市场信息、分析、广告宣传等方面的文件材料生产管理、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、设备管理、基建管理等方面的文件材料产品从开发、设计、工艺、配方、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程材料课题立项研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程全厂平面图、给排水蒸气管道图、动力、照明线路图、通讯线路图等车间（分厂）工程项目，包含工程依据、基础性、设计、管理性、施工和竣工验收等文件材料。

辅助生产建筑包括仓库、锅炉房、配电间、污水处理工程、水泵房、水塔等工程项目办公楼、传达室、食堂、住宅等工程项目同一设备仪器内，含该设备的购置、随机文件、安装调试、验收、运行记录、维护修理和设备管理等全过程材料
2
经营管理类
3
生产技术类
4
产品类
5
科学技术研究类
综合基本建设类生产建筑及辅助生产建筑办公、生活
6
7
设备仪器类
8
会计档案类
各种会计凭证、财务账簿财务报表等
9
人事档案类
员工档案
范文八：企业档案的分类与利用摘要：在档案形成的过程中，档案分类既是划分文件与档案的界限，也是档案形成的开始标志。

而档案分类的系统性、科学性和可操作性又直接影响着档案的利用效果。

据此，以石油销售企业为例，对企业档案分类及利用情况进行探讨。

关键词：企业档案；档案分类；档案利用
中图分类号：F27
文献标识码：A
文章编号：16723198（2015）23009902
企业档案是企业在生产经营和管理活动过程中形成的有保存价值的各种门类和载体的文件，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。

对企业档案进行科学、系统的分门别类，不仅影响着档案保管质量，更影响着档案的利用效果。

1档案分类
企业档案的分类，一般指企业根据一定的标准，按照档案对象的、时间、内容和形式等多种属性的异同点，有层次地进行归类，并最终形成具有内在联系的有机整体的过程。

1.1职能分类
职能分类是企业档案分类中最普遍的一种分类方式。

根据1991年国家档案局出台的《工业企业档案分类规则（试行）》要求，工业企业的档案从职能上整体分为了党群工作类、行政管理类、经营管理类等10个一级类目和若干基本二级类目，并允许企业在此基础上结合实际需要对类目进行增减，这对企业档案分类的规范性具有指导意义。

作为综合型能源公司的下游板块，石油销售企业的业务范围比较有限，主要集中在区域内成品油的批发和零售，以及加油（气）站和油库的网络开发建设，故相应的档案类别数目涉及也较少，主要包括行政管理类档案（又称文书档案）、建设项目类档案、会计类档案、职工类档案等四大类。

1.2载体分类
随着文件的多元化，档案分类对象的载体形式也各不相同，可因此从档案实体的管理和档案目录中情报信息两方面进行具体划分。

实体档案，是传统条件下存在的档案形式，主要体现在纸质类、实物类两种。

其中，纸质类档案是以纸质的形式保管的各级
各类档案资料，而实物类档案则主要包括荣誉、纪念品类、印信类等具有保存价值的档案。

而档案目录中情报信息的分类，通常指档案管理系统中对档案数据的分类存储以及在电脑等电子存储设备中自行录入的档案条目信息。

以电子形式存在的档案，是对传统实体档案的一种补充和完善。

通过电子系统的搜索功能，利用者能够方便、快捷地查询到所需要的实体档案资料。

同时，以声像形式存在的档案资料也可以通过电子存储系统进行保管，有助于提高企业档案资源的品质。

1.3分类
企业档案记录着企业在各种发展时期的全方位的历史资料，以与经营生产活动同时产生的原始档案为主。

随着企业规模的不断扩大，企业档案的内容也随之丰富，编研资料成为了既原始档案之后，企业档案的另一种途径。

相关业务部门或专门档案部门通过对原始资料进行收集、考证、加工、编排后所形成的编研资料，是对原始资料的精炼，可以使档案利用更加科学、系统和方便。

以石油销售企业为例，常见的编研资料包括利用文书档案撰写的《组织史及沿革》、《企业年鉴》，《大事记》，以及业务部门年度专项工作的资料综合等。

2利用现状
企业根据具体情况对本单位浩瀚的档案进行分类，不仅有利于档案的科学管理，增强档案资源的整合程度，更能有效提高档案的利用效率。

以石油销售企业为例，档案管理将所涉及的档案进行分类、有序地放架，并充分利用信息化的手段，在档案的分类与利用过程中实现了档案电子目录与实体档案的有机结合。

利用者根据档案的不同分类属性进行查、借阅，为企业的各项业务开展提供了可靠的历史依据。

但是，档案的分类利用仍存在一些问题，主要体现在以下几个方面。

2.1利用类别存在失衡
尽管企业档案馆（室）馆藏档案资料能够根据实际进行分类保管，但是不同类别的档案在利用情况上却不尽相同。

以某厅局级石油销售企业2011年-2014年档案利用情况为例，从职能范围看，行政管理类档案查、借阅数量占查、借阅总数的约66%；从载体形式来看，查、借阅的档案91%约为纸质类档案；从来看，所有利用的档案中，原始档案占到了94%，而对于编研材料的利用则只占约6%。

由此可见，该企业在档案利用类别上存在失衡，档案
的利用集中体现在对纸质行政管理类原始文件的查、借阅。

利用类别的失衡，一方面反映出企业行政管理类原始档案的重要性，但另一方面，也反映出企业档案管理开发的不协调性。

除了会计类档案和职工类档案需要单独业务部门进行专门归档外，在制度设置和实际操作上，电子公文系统中流转文件的归档分类也已形成了较为规范、固定的流程：各业务部门定期将本部门涉及的有价值的文件材料移交至档案部门，档案部门再根据文件形成的时间、归档部门分类存放于排架。

而其他较为零散的文件，如业务部门的汇编材料、不定期召开的具有保存价值的会议材料、荣誉证书、声像材料等，由于其事件发生涉及面广，且具有非固定性和非规律性，档案部门对其难以进行统计，这些文件大多就需要依靠相关部门自觉进行归档移交。

一些领导和业务部门因为档案管理意识不强，可能把本该需要归档的文件材料进行自行销毁或者自行保管，造成了企业档案资料在进行集中保管时内容不够完整的尴尬，降低了档案的查全率、查准率。

2.2档案分类不够科学
尽管根据《工业企业档案分类规则（试行）》和集团公司2014年档案管理手册的相关要求，石油销售企业对本单位的档案进行了较为系统的分类，但是在实际的分类操作中，仍然存在分类不够科学的现象。

一些文件材料在进行归档时，可能不只归属于一个类别而形成交叉档案，在保管时造成分类重合。

这种交叉档案，可能是荣誉证书等实物类与纸质类的载体形式的交叉，可能是文书档案与人事档案的交叉、会计档案与文书档案的交叉等职能属性的交叉，也可能是会议材料与相关公文流转文件中部分资料的交叉。

这种档案分类的交叉，实质上是档案在类别的设置、辨别、归档与档案管理的系统、完整、齐全、内在联系等要求上的协调问题。

为了防止档案的遗漏，档案部门往往宁可将交叉档案进行重复归档，增加了保管成本。

一些档案在实物与电子档案目录中的分类不一致，也是档案分类不够科学的一种表现。

由于历史原因，早期的历史档案目录多为人工记录。

人工记录工作量大，且记录带有明显的“主观色彩”，在记录过程中难免会存在偏差。

而在近几年进行信息化补录的过程中，现任档案管理人员又对当时档案的管理不够了解，造成了一些实物档案可能在电子档案目录中没有记录，或者电子档案中有记录但实物档案却遗失的情况，给档案的
信息化建设带来障碍。

另外，档案管理系统与实物档案的分类管理要求不同，使得如废弃印章等档案没有建立电子化的统一管理台账，利用者在利用时，只能对实物档案进行反复查找，大大降低了利用效率。

2.3档案管理人员素质良莠不齐
在石油销售企业的机构设置中，档案部门多以档案室的形式存在，且隶属于办公室的管辖范围。

由于档案管理在石油销售企业中处于较为薄弱环节，档案管理人员队伍素质也呈现出良莠不齐的状态。

以某厅局级石油销售企业为例，机关及下属的地市公司共有27个档案部门，其中设置专门档案岗位的有8个。

从事档案工作人员中，本科毕业占58.7%，专科毕业占37.3%，高中毕业占4%，平均年龄为38岁，平均从事档案部门岗位6.1年。

年龄结构的老龄化、学历层级的较低以及岗位的调动频繁，使得档案管理人员对档案的相关经验较弱，对档案分类等理论的掌握不够透彻。

不仅如此，在所调查的27名档案管理人员中，尽管有8名为专职档案人员，但是多数档案人员在工作中身兼数职，无暇对档案管理进行深入研究。

除了档案部门人员外，石油销售企业业务部门的文书管理人员素质也不尽如人意。

按照档案管理系统的相关要求，石油销售企业的各业务部门都设定了文书管理岗位，主要职责之一就是专门负责对流转公文进行归档。

但是在文件流转归档过程中，一些部门的归档文件不够规范、完整，且移交手续不够齐全。

受业务管理地位、人员数量等原因限制，档案部门无法对其进行考核，使得移交归档的文件漏、缺的现象较为突出。

2.4与现行业务相脱节
集团公司档案行政管理部门参照国家档案管理的相关管理规章制度，对所属企事业单位档案管理工作实行宏观调控，制定和完善企业档案工作法规、制度和标准，各单位档案行政管理部门负责对本单位的档案进行具体管理，并结合本单位特点进行组织协调。

这种管理体制指导下的档案分类，更加注重对已归档文件的规范化、统一化管理，而忽视了与石油销售企业经营特点相联系的分类特殊性，使得企业档案重保存而轻利用。

随着企业地不断发展，企业的查考需要逐渐从对历史档案的分散查询到对历史、现行相关联资料的综合查询。

如果企业档案没有将现行文件纳入分类对象，电子文件在形成时的背景信息就很有
可能因为以不同格式散存于不同系统或员工个人电脑中而在短期消失，造成了历史档案的无法更新和补充。

不完整的档案将会丧失其保存完整历史资料的基本功能，也就很难起到为企业发展提供决策参考的作用。

3几点建议
3.1完善档案分类管理标准
档案设置的分类不应是不可更改的。

在档案分类利用管理中，档案管理人员要根据企业档案的发展情况，利用信息化的手段，对档案的管理进行不断调整和完善。

如对交叉档案实现目录互显。

档案实体归类并编制档号装盒之后，在另一方的目录中显示与之配套的档案，利用时分别索取，这样既节约存储成本，也方便省事。

而对实体与电子目录不一致的档案，则需建立动态的搜索台账，达到实物与电子目录的相对应关系，真正使档案成为企业利用的“活的资产”。

3.2定期对档案进行清理
《中华人民共和国档案法》及《实施办法》的相关规定中指出，销毁的档案主要是保管期满或被鉴定为无续存利用价值的档案实体。

根据档案的重要程度，石油销售企业档案的保管年限通常为10年，30年和永久保存三种。

档案部门应定期组织相关人员对需清理的档案进行鉴定，对无继续保存价值的文件和档案进行逐份造册登记，履行审批销毁程序后，按规定进行销毁，对涉密文件销毁应符合保密要求。

定期清理室藏档案，是档案动态管理的重要途径，在档案资源的优化、档案资源的安全等方面发挥着积极的作用。

3.3加强编研工作
对企业档案馆（室）馆藏档案不同类型、不同密级、不同载体的档案建立有计划、有目的地编研开发，不仅可以对档案是否齐全完整进行检查，更能提高档案资源组织化程度。

如在石油销售企业中，企业发展以经营工作为主业，经营数据可以反映企业的生存现状。

根据相关业务部门提供的数据，将历年企业管理经营情况进行统计，以数据的形式汇编成册，能够为公司决策制定提供有力的佐证。

另外，对现行和废弃印章进行比对所形成的资料，可以从侧面反映企业的发展变革；通过对室存实物档案摸底，筛选出一些有代表性、有特色的实物档案，或者将企业重大活动资料整合，而形成的企业宣传画册、光盘等，能够完整再现历史真。