行政费用管理制度

费用管理制度

一、目的

为加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。

三、管理方法

公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法。除公司特别规定的项目外，严禁先列支，后报销。

管理方法①：采用预算管理和额度管理相结合的费用项目有：招待费、企划广告费、电话费、办公费。

管理方法②：采用预算管理和行政管理相结合的费用项目有：政府及社会性收费、税金、保险费等。

管理方法③：除此之外的采用预算管理。

（一）预算管理

1.定义预算管理是指:各职能部门、业务单位事先向财务部提出下期本部门所有费用的计划（金额≥1,000元的大额财产购置、修理、装璜，需另单独预算申请），财务部统一会同相关部门讨论、审核，经总经理批准后，确定单位下期费用预算金额。实际费用报销时，财务部门根据费用预算，准予报销或另行处理。

2.具体实施目前公司对所有费用按月预算，之后，将逐步向季度预算、年度预算目标迈进。

（1）每月25日前，各部门向财务部提交下月的《费用预算表》，审批核准后的预算在月底前发回各单位。

（2）各部门未能在规定时间内提交《费用预算表》，则该部门的费用报支顺延一个月。

（3）超预算部分审批权限部门本期费用合计数超预算≤500元，或单项费用超预算≤5％，由财务总监审批；部门本期费用合计数超预算＞500元，或单项费用超预算＞5%，由总经理审批。

（二）费用预算的编制

预算费用应该包括经营费用和财务费用。

对于费用预算要在分析研究各项预算支出的必要性和可能性的基础上，来确定其开支数额的大小。具体可分三个层次：

1.要求各单位、各部门根据本企业预算期间的总目标和各单位的具体目标，以零为基础，详细讨论预算期内需要发生哪些费用，各项费用数额多少，未来效果如何。

2.将各部门提出的费用项目分为两类：必须全额保证的费用和可适当增减的费用；对于可适当增减的费用项目进行成本效益分析，将所费与所得对比，在权衡每项工作轻重缓急基础上，分成若干层次，排出先后顺序。

3.按上一步骤所定的费用开支层次和顺序，结合预算期内可动用的资金来源，分配资金，落实预算。

4.各项费用预算由公司根据业务特点指定牵头部门,分别组织相关单位编制，并直接向公司财务部提供。如：工资性支出由人事部门牵头、办公费有由行政部门牵头等。

（三）额度管理

1.额度管理指费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是历史数据、销售额、工作职务、员工人数等。

2.具体实施

（1）根据销售额确定预算的费用项目是促销费中业务提成。

（2）根据工作确定额度的费用项目是电话费。

（3）根据员工人数确定额度的费用项目是办公费。

（四）行政管理

1.行政管理指费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政领导提出本

次费用计划，经行政领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。

2.具体实施

（1）单项费用金额≥200元必须采用书面（OA）申请。

（2）单项费用金额≥200元或有批准的书面（OA）申请，由财务总监审批。

（3）单项费用＞200元或无批准的书面（OA）申请，由总经理审批。

四、费用报销单填列规范。

经办人在办理各项费用报销时，费用报销的票据要求是税务部门认可的正式发票。其中：服务业、餐饮业、运输业的发票为地税部门发票。商品、货物、提供劳物的发票为国税部门增值税专用发票。确实无法取得，可以采用《付款凭单》代替，但需写明原因。发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。

票据应按费用分类分部门进行整理，并分别如实填写《费用报销单》或《差旅费报销单》。所附原始单据内容必须具备：凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证的单位名称和填制人的姓名、接受单位的名称、经营业务内容的数量、单位和金额、大小写必须相等。购买实物的原始凭证，必须有验收人的证明。依合同或计划支付的款项应注明所依合同，计划的名称和编号，合同中注明验收合格后付款，应附验收报告。经办人应在原始凭证上背书经办人的姓名。原始凭证不得涂改、挖补。经办人应将票据按类别和时序（有效票据和其他票据）整齐粘贴，若报销的票据中有经领导批准的收据应单独粘贴。

公司实行集中采购，统一付款，行政事业部负责各种物品的采购，行政仓库管理员负责各种物品的验收、发放和实物管理，财务部负责物品帐务管理。

各部门需购买低值易耗品、消耗品，先填制“采购申请单”（一式三联）。交采购员咨

询价格，采购员将参考价格填在“采购申请单”上后，返回申购部门审核。

申购部门如无异议，持上述单据办理审批手续，之后将审批的单据交给采购员办理采购手续。

委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写，并经委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记入经办部门账。

2.《付款审批单》使用注意事项

（1）各项货款的请款必须附加采购合同、入库单、费用明细清单作为审核依据。

（2）办公场地、仓库等租赁合同必须报财务部备案，作为租赁费支出依据。

（3）《付款审批单》的大额日常费用（≥1,000元）支付，以支票形式为主。

3.费用报销的步骤

（1）判断所发生的费用：有无预算？无预算或超预算，走“超预算部分审批权限”。

（2）判断所发生的费用：属哪种管理方法？

（3）如属“管理方法①”判断是否超额度，若超额度不予报销。

（4）如属“管理方法②”判断是否经过“行政管理”，单项费用金额＞200元是否有批准的书面申请。

五、差旅费标准

为保证我公司员工因公出差工作的顺利进行,本着高效节约和保证员工生活的原则,按照公司员工的任职需要，结合本地同行及本公司实际情况，特制定本标准。

1．职员出差的批准程序:

我公司职员因工作需要出差，需经本部门主管签发出差申请表,在出差申请表上注明:?出差人员姓名、人数、地点、任务、时间、预支差旅费等项内容，报总经理批准后方可出差。员工因公出差，除特殊情况，要提前1天由本人提出申请经批准后办理借款手续。

差旅费借款人填写借款单，借款金额要根据路途远近，出差天数，乘坐何种交通工具，住宿、补助标准进行确定，借款单要经部门经理审核，主管副总审批，财务经理核实，财务总监签批，总经理核准后，出纳方可支付。

借款额=预计出差天数×（宿费标准+伙食补助标准+其他补助标准）+长途车船机票

出差回来后要在三天内到财务部报帐，剩余款要交回，不许欠款。无故不报账者，财务有权从其工资中扣除，并按出差借款金额及天数收取万之五的利息。

2．职员出差乘坐车船及飞机标准:

总经理因公出差，可乘坐飞机。公司其他工作人员因公出差，却因工作需要，经总经理批准，方可乘坐飞机，一般情况一律乘坐火车或汽车。

总经理可乘坐火车软席，轮船一等舱位（超过五十岁的高级职员可参照执行），总监以上（级）乘坐火车硬卧，轮船二等舱位，公司其他工作人员因公出差可乘坐火车硬卧，轮船三等舱。

3．职员出差补助标准:

（1）乘坐火车超过12小时在火车上过夜（晚10：00---早6：00期间）六小时以上者，没买卧铺票，可按乘坐火车硬席票价的50%发给出差补助。

（2）出差生活补贴出差生活补贴按地区标准、出差天数给予补助。出差天数以中午12:00为界限，以车、船票的时间为标准。出发时间≤12:00的，出差天数为1天，反之为半天。返回到达时间＞12:00的，出差天数为1天，反之为半天。部门主管以上级别人员到公司业务单位所在地出差，期间接受业务单位接待的，则生活补贴不予发放。参加各种会议、培训，期间的生活补贴、市内交通费不予发放。出差期间如有餐费支出，则该天的出差生活补贴减半发放，判断的标准是餐费发票号是否相连，如发票号是两组号码，则算两天，依次类推。

（3）住宿费：住宿费按地区标准、职务级别给予报销。节约或超过标准的部分，公司个人均四六分担，（即公司40%，个人60%）。出差同行人员中职务级别不一致，其他同行人员可享受最高级别人员的住宿标准。但超过最高级别住宿标准的部分仍须四六分担。出差人员如为单数，或同行人员中有异性，住宿费可以按标准乘以2的范围内报销，超出部分四六分担，如住宿包间未超过住宿标准，则出差人员仍可享受节约归己部分。住宿费按实际住宿天数平均计算，以车船票的时间为准。

（4）市内交通费：市内交通费（含出租车费）按地区包干使用，不再凭据报销。市内交通费包括除飞机票、火车票、轮船票、长途汽车票及有关机场费、保险费以外的所有交通费用，未能认定为长途汽车票的一律视同市内交通费。出差人员因病在外地住院，期间的市内交通费不再发放，生活补贴视同出差。长期驻外人员（指在同一城市、连续出差≥15天），期间的市内交通费不实行包干制，按实报销。

（5）职工出差如有特殊情况需要超标准报销的，必须另作说明经总经理批准方可报销。