YY语音会议组织流程

YY语音会议组织流程
一、会前工作
（一）拟定会议计划
会议计划中应明确下列内容：
1．会议名称。

拟定会名，应根据会议的内容、主题和人数等来考虑。

2．会议主题。

即召开会的原因、目的和预期效果。

3．会议时间。

即会议的起止日期，这要根据会议的内容来确定。

4．会议主持。

明确会议的主持人、主讲者、专家等。

5．与会人员。

分为两部分，一部分是我们的成交客户，一部分是陌生客户。

根据会议性质和内容来确定出席人员的大概范围和人数。

6．明确组织人员分工计划。

包括课题收集、主持人、主讲者、课件制作、YY语音软件指导、会议记录、会议气氛调动人员等。

（二）准备会议文件
须提前准备各种会议文件，包括主持人的主持稿、主讲人的课件、会议通知和会议流程等。

（三）发送会议通知和会议流程
会议召开之前都要发出通知，对于重要客户可以发请柬或邀请书。

会议通知要写明为何开会、会名、开会时间、开会方式、参加人员范围、YY语音频道等。

（四）安装和使用丫丫语音指导
会前要有提前有专人负责主持人、主讲人、内部工作人员、与会人员等的丫丫语音软件的安装和调试，确保重要与会人员的丫丫语音软件能正常使用；并让与会人员及时加入会议使用的语音频道；制作YY语音安装和调试指南，发送给与会人员参考。

（五）会前检查
会议正式召开之前，重点检查包括会议文件、会议人员到位、会议设备等。

二、会中工作
（一）主持人
主持人开幕，问候，自我介绍，介绍与会人员、主讲嘉宾和会议主要内容。

强调会议纪律等。

（二）主讲嘉宾
主讲嘉宾按照事先准备的课件开始培训；培训过程中需要安排工作人员将主讲嘉宾的每段讲话内容概要以文字形式发送到软件上；同时需要安排工作人员调动培训过程的气氛，与主讲嘉宾多互动回应；主持人控制麦克风。

（三）维持秩序
在会议开场前宣布会议开始，在会议过程中保持会场安静。

（四）DJ
DJ负责播放音乐
（五）会议记录
工作人员要认真做好会议记录工作，对会议的讲话、发言，进行录音、录像，以便会后整理、印发与存档。

（六）闭幕
主持人闭幕，感谢与会人员的参与。

三、会后工作
（一）会后反馈表
督促我们的成交客户填写会议后反馈表，了解会议的效果
（二）撰写会议纪要
会议结束后，工作人员要撰拟会议纪要。

会议纪要是通过对会议记录进行整理、组合和概括。

（三）会议工作总结
会议结束后，全体工作人员要对会务工作进行及时、认真的总结，以肯定成绩找出不足，便于做好以后的会议工作。

（四）会后宣传
将会议的课件和内容，公开化，作为宣传材料对外宣传。