电子邮件培训幻灯片
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
? 职员每天收到 10~20 封邮件 ? 产品经理、投资经理每天收到 40~50 封邮件 ? 部门负责人每天收到 50~70 封邮件 ? 总经理一天收到 80~100 封邮件
所有人都很繁忙，如何写邮件？？？
邮件基本原则
? 便于阅读者理解
? 表达清楚，避免歧义
有歧义的邮件会造成别人误解，大大增加沟通成本，或造成结 果南辕北辙
部门 经理
2020/2/11
部门经理
10
收件人
收件人（To）:
? 直接收信人, ? 要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接负责的人。
抄送（Cc）：
? 间接收信人， ? 供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。
2020/2/11
11
收件人
? 收件人选事例：
邮件主题
会议通知 会议记录
随便向群体邮箱发送不必要消息
? 邮件对不相干的人员就是垃圾 ? 一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件
2020/2/11
15
主题
1
邮件的标题是邮件标记，能够第一时间告诉收件人邮件大致内 容、邮件的性质、邮件的重要性。所以标题不能空白。
2
标题要简明扼要，对外可以标记公司“博彦科技关于……”， 但不太长，标题出“……”才能显示完整。
? 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划 可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
? 项目通报类的邮件
? 主送给项目小组成员 ? 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
? 寻求跨部门支持的邮件
? 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 ? 同时抄送本部门的直接上级 ? 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
标题要尽量可以反映邮件内容、邮件的目的。一封只能有一个
3 主题。
4
要适当用使用相关符号（如“ * ！”等）来突出标题，引起收 件人注意，不要随便使用“紧急”之类。
2020/2/11
16
主体
以下邮件问题？
April 2014-04-25 10:11
发送职业化的、高效的邮件
目录
Content
01 邮件的重要性和作用
02 邮件的困扰及基本原则
03 邮件的格式及案例分析
04 邮件的回复及商务礼仪
05 邮件的使用场景及要求
2020/2/11
1
电子邮件沟通的重要性
你会很惊讶地发现在当今这个 时代，一些管理者仍然没有意识到 电子邮件的交流是多么重要，许多 管理者不及时地回复电子邮件或根 本不回复，或者回复邮件的时候并 不是回答那些问到的问题。非常专 业地处理电子邮件会使你成为一个 更好的管理者，会使你的公司很有 竞争力。
收件人
主题
01
02
04
05
正文内容
附件
03 – 06 为邮件主体
2020/2/11
称呼、问候语
03 06
签名、落款
9
收件人
员工
部门经理
副总经理
综合管理 部经理
人事专员
主送 员工
员工
主送
抄送
部门经理、副总经理、综合管理部经理 、人事专员 部门经理
副总经理、综合管理部经理 、人事专员
员工
部门 经理
部门经理
避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管 理人员ห้องสมุดไป่ตู้能深入了解的业务细节
避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直 接交流代替
对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不 要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论
? 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件
2020/2/11
13
收件人-邮件发送对象的选择（2 ）
? 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也 让收件人知道这种情况 BCC与CC的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心 接收方回复这封信！）。 建议只 BCC给自己，作为邮件发送成功的检 验。 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信 ，以免造成不 必要的困扰和「垃圾」
? 言简意赅
冗长、表达混乱的邮件，会令人难以理解，并且心存反感，不 利于沟通，甚至使情况恶化
? 有明确的时间要求
无明确的时间要求，会给人造成不重要的印象，因此优先级靠 后，同时也不能人为夸大重要性，否则为以后工作造成隐患
“在商务交往中要尊重一个人， 首先就要懂得替他节省时间”
2020/2/11
8
邮件的格式
收件人
必需参加人 已经参加人
申请 活动通知
直接审批人 活动成员
? 收件人（抄送）排列基本礼仪：
抄送
可以参加 需要参加但没有参加的人 相关领导 无 活动成员的领导
客户在前
优先
主次客先
部门次序
职位高低
其他在部门在前
2020/2/11
12
收件人-邮件发送对象的选择（1 ）
? 工作计划的发送
? 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级 、部门内部相关经理人
2020/2/11
3
邮件的作用
非常低廉
非常快速
较为正式
B
D
A
C
E
获取信息
即时服务
宣传推广
避免分歧
工作跟进
2020/2/11
4
邮件的困扰
年全球用户
107万亿封
平均每天发送
2940亿
垃圾邮件
89%
2020/2/11
你在工作中 每天接收多少邮件？ 有多少是工作邮件？ 有多少是无用邮件？
5
公司邮件使用情况
? “全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！
2020/2/11
14
收件人-邮件发送对象的选择（3 ）
? 选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接 经理
Phillip Hunsaker 《管理技能与方法》附录C
2020/2/11
电子邮件
2
电子邮件沟通的重要性
? 重要性1：明晰责任
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此 证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉
“ 死无对
? 重要性2、记录过程
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保 持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历 史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。 Email 能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和 工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
所有人都很繁忙，如何写邮件？？？
邮件基本原则
? 便于阅读者理解
? 表达清楚，避免歧义
有歧义的邮件会造成别人误解，大大增加沟通成本，或造成结 果南辕北辙
部门 经理
2020/2/11
部门经理
10
收件人
收件人（To）:
? 直接收信人, ? 要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接负责的人。
抄送（Cc）：
? 间接收信人， ? 供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。
2020/2/11
11
收件人
? 收件人选事例：
邮件主题
会议通知 会议记录
随便向群体邮箱发送不必要消息
? 邮件对不相干的人员就是垃圾 ? 一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件
2020/2/11
15
主题
1
邮件的标题是邮件标记，能够第一时间告诉收件人邮件大致内 容、邮件的性质、邮件的重要性。所以标题不能空白。
2
标题要简明扼要，对外可以标记公司“博彦科技关于……”， 但不太长，标题出“……”才能显示完整。
? 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划 可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
? 项目通报类的邮件
? 主送给项目小组成员 ? 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
? 寻求跨部门支持的邮件
? 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 ? 同时抄送本部门的直接上级 ? 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
标题要尽量可以反映邮件内容、邮件的目的。一封只能有一个
3 主题。
4
要适当用使用相关符号（如“ * ！”等）来突出标题，引起收 件人注意，不要随便使用“紧急”之类。
2020/2/11
16
主体
以下邮件问题？
April 2014-04-25 10:11
发送职业化的、高效的邮件
目录
Content
01 邮件的重要性和作用
02 邮件的困扰及基本原则
03 邮件的格式及案例分析
04 邮件的回复及商务礼仪
05 邮件的使用场景及要求
2020/2/11
1
电子邮件沟通的重要性
你会很惊讶地发现在当今这个 时代，一些管理者仍然没有意识到 电子邮件的交流是多么重要，许多 管理者不及时地回复电子邮件或根 本不回复，或者回复邮件的时候并 不是回答那些问到的问题。非常专 业地处理电子邮件会使你成为一个 更好的管理者，会使你的公司很有 竞争力。
收件人
主题
01
02
04
05
正文内容
附件
03 – 06 为邮件主体
2020/2/11
称呼、问候语
03 06
签名、落款
9
收件人
员工
部门经理
副总经理
综合管理 部经理
人事专员
主送 员工
员工
主送
抄送
部门经理、副总经理、综合管理部经理 、人事专员 部门经理
副总经理、综合管理部经理 、人事专员
员工
部门 经理
部门经理
避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管 理人员ห้องสมุดไป่ตู้能深入了解的业务细节
避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直 接交流代替
对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不 要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论
? 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件
2020/2/11
13
收件人-邮件发送对象的选择（2 ）
? 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也 让收件人知道这种情况 BCC与CC的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心 接收方回复这封信！）。 建议只 BCC给自己，作为邮件发送成功的检 验。 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信 ，以免造成不 必要的困扰和「垃圾」
? 言简意赅
冗长、表达混乱的邮件，会令人难以理解，并且心存反感，不 利于沟通，甚至使情况恶化
? 有明确的时间要求
无明确的时间要求，会给人造成不重要的印象，因此优先级靠 后，同时也不能人为夸大重要性，否则为以后工作造成隐患
“在商务交往中要尊重一个人， 首先就要懂得替他节省时间”
2020/2/11
8
邮件的格式
收件人
必需参加人 已经参加人
申请 活动通知
直接审批人 活动成员
? 收件人（抄送）排列基本礼仪：
抄送
可以参加 需要参加但没有参加的人 相关领导 无 活动成员的领导
客户在前
优先
主次客先
部门次序
职位高低
其他在部门在前
2020/2/11
12
收件人-邮件发送对象的选择（1 ）
? 工作计划的发送
? 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级 、部门内部相关经理人
2020/2/11
3
邮件的作用
非常低廉
非常快速
较为正式
B
D
A
C
E
获取信息
即时服务
宣传推广
避免分歧
工作跟进
2020/2/11
4
邮件的困扰
年全球用户
107万亿封
平均每天发送
2940亿
垃圾邮件
89%
2020/2/11
你在工作中 每天接收多少邮件？ 有多少是工作邮件？ 有多少是无用邮件？
5
公司邮件使用情况
? “全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！
2020/2/11
14
收件人-邮件发送对象的选择（3 ）
? 选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接 经理
Phillip Hunsaker 《管理技能与方法》附录C
2020/2/11
电子邮件
2
电子邮件沟通的重要性
? 重要性1：明晰责任
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此 证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉
“ 死无对
? 重要性2、记录过程
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保 持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历 史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。 Email 能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和 工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端