Excel实用操作技巧大全(图文详细版)

Excel决定企业存亡

决定企业命运的因素很多，人才、管理、资金、产品、市场……对于这些，很多人都知道。殊不知，玩不玩得好Excel，也能决定企业命运。何以见得，这就得从Excel的本质说起。不少人认为，它只是个“电子笔记本”，无非是取代了以往的纸质笔记本，用来记点数据而已。如果这样想，也这样用，那就大错特错了。只是“电子笔记本”的话，MS Office怎么可能成为全球企业通用的办公软件？

那么——

Excel是什么？它是挖掘数据背后意义的工具。

数据是什么？是企业经营决策的依据，也是企业的命脉。

举个例：阿童木办了家公司卖设备，投入仅有的100万买了A、B各100套设备。一年下来发现，A设备卖了90套，B设备卖了0套。阿童木明年应该怎么办？

抛开各种复杂的市场分析，按照小学数学教的简单加减法逻辑。既然A卖的好，自然是进货接着卖；B一台都卖不出去，就要想办法清仓减价大处理，回笼资金后转而考虑加强A，以及引进新的产品C。好啦，下了订单买90套A，消息也放出去了，要对B进行清仓处理。就在此时，销售部说：不好意思，数据做错了，其实是A卖了0套，B卖了90套。Oh my Lady Gaga！后果可想而知。

这当然是一个极端的例子。可是，我们身边又何尝不是天天在出现类似的问题。数据错误造成的直接损失、纠错成本及其他负面影响不可小视，却在被很多人忽视。

有人说：你手工做当然会错，咱们用系统的没这困扰。我不敢苟同。近几年市场上出现了一个新名词：BI。全称：Business Intelligence（商业智能）。它是一套系统，可以将企业中现有的数据转化为知识，为企业做出明智的业务经营决策提供依据。之所以会有BI的横空出世，说明传统的企业系统，无论是ERP、WMS 还是CRM，更多解决了数据的Input（输入），而不能提供完全满足需求的个性化Output(输出）。从技术层面上讲，商业智能也不是什么新技术，它只是数据仓库、OLAP和数据挖掘等技术的综合运用。而对于Excel 来说，只要源数据足够优秀，应付大多数企业的数据挖掘需求，那是小菜一碟。谁让它就是专门干这个的呢，桌面数据处理之王可不是吹的。

回想一下，有哪一位老板点点鼠标，根据系统生成的基础报表就能做决策。通常不都是各部门整理数据，出具手工制作的数据分析报告。有系统也好，没系统也罢，投影在会议室幕墙上的数据分析结果，大多是Excel 的杰作。

说它重要，一点不为过。

2011年06月13日

Excel到底是不是小玩意儿？！我认为不是。重视Excel很必要，为什么？咱们算一笔账：一家公司有20个人，其中2个人做数据工作。但是他们不会用Vlookup和透视表，于是查找/比对和制作汇总表占用了他们全部的时间。按月薪2000元/人算，公司一年将支出48000元。而这些活儿交给懂Excel的人，能快几百倍完成。

这两样我称之为哼哈二将，不会用痛苦万分，用会了幸福百倍。对于实际的工作需求，在所有技能中，他们的重要性我给排第一。

知道多卖东西能赚钱，虽然也都知道省成本也能赚钱，但真正关注成本的企业却不多，尤其在对待Excel这件事上。如果半个能人的活要2个人来做，成本就会增加。36000元的成本对于一家产品毛利10%的企业，意味着36万的销量增长。相比增加销量，恐怕还是省钱来的容易些。

--------------------------------------------------------------------------------------------------

博友们说：

@简约力——太有同感了！往往从ERP捞出的资料相对分散，用一下Vlookup-->然后透视表一下-->照相机再拍--->交给画图并红圈标出重点-->邮件发出-->再用Excel记下本次重点-->下个月再一次这样循环。

@MrExcel——确实如此，从另一个角度来讲，对Excel 各种功能的错误理解和误用可能会给组织造成巨大的财务和社会形象损失。这个网站列举了很多关于这方面的案例，/h44NaI。对于组织的管理者，是不是会突然觉得：Excel管理深度应用培训并不是可有可无的投资？对员工进行Excel等办公软件的培训和对员工进行设备的熟练操作的培训性质是一样的，都可以达到提高工作效率，提高工作(产品)质量的目的。

@熊饼饼——还好我会Vlookup和透视表。。。

@启明培训——很多人虽然在用Excel，但只是把它当成一个会计算的表格，所以优秀的企业几乎都很重视Excel培训。

@Excel技巧网_官方微博——企业迟早要意识到Excel的作用的，这是一场自下而上的革命。

--------------------------------------------------------------------------------------------------

我甚至还被质疑说提高几百倍是错误的，于是给了这样的回复——回复@卓弈刘俊:不好意思说1万倍，因为没切身体会的人很难相信。但是我确实要说，也许是几百倍，或者上千倍，甚至上万倍。几周的工

作可以一分钟完成，多少倍呢？ //@卓弈刘俊:效率提高不是几百倍的问题。

怀旧的单元格——Alt+↓

为什么说单元格怀旧，那是因为单元格能记住以前的事。咱们都知道，通过设置数据有效性可以创建下拉菜单，用选择的方式输入数据。但是你知道吗？就算不设置数据有效性，单元格也有记忆功能，通过Alt+方向键下的快捷键调用，可以智能显示一个下拉列表，仅用选择的方式就能录入数据。那么，可选的内容是如何确定的呢？怀旧的单元格说：可选的内容正是你之前录入过的文本内容。（注意哦，是文本，纯数字的数据就不享受这个待遇了）

看看下面这几幅图，展示了列表的变迁过程。

学习如果仅止于此，就有点浪费已经启动的齿轮的能量。于是，我开始想花招了：如果去掉一个中间值，列表内容会有怎样的变化？实践证明，由于A3切断了数据的连续性，A6的列表只会引用“冰河和舜”；有趣的是，在A3调用列表却能兼顾上下的内容，引用“冰河、舜、星矢、一辉”，我认为它自动串起了上下数据的关系。

那么，如果去掉两个中间值，又会怎么样呢？A2只引用了“星矢”，而A3引用了“冰河和舜”，也就是说，引用的内容并不仅限于上面单元格的内容，相邻的下面单元格的内容也会被引用，这在上面的假设中也是得到了证实的。

继续假设，如果在一个已经填写有数据的单元格中用Alt+方向键下调用下拉列表，会不会出现当前单元格的内容呢？事实证明，这个假设是不成立的，列表只引用了相邻单元格的数据内容。