电子档案与纸质档案的比较
电子文件与纸质档案在保护技术上的区别
/【摘要】文章通过对电子文件与纸质档案在载体寿命、技术寿命、信息保护等方面的差别分析,提出了在档案管理中应注意的问题和解决办法,为树立现代档案管理理念、提高档案管理水平提供支持。
【关键词】档案;电子文件;纸质档案;差别随着我国档案事业的不断发展，档案的保存方式也发生了翻天覆地的变化。
现代办公的自动化，又产生了一类新型文档文件：电子文件。
只有认真分析比较电子文件与纸质档案的本质差异，才能辩证的看待两者的关系，充分发挥两者的优势，实现共存。
一、载体寿命的差别（一）纸质档案的载体寿命一般是由印刷纸中的纤维素性质决定尽管纤维素在不适宜的温度等条件下，容易发生水解与氧化反应，使纸张的字迹不清楚。
但如果档案管理人员在档案管理过程中采取相应的措施来隔离促使纤维素发生化学反应所需的条件，就能在很大程度上降低纸质档案受损的可能性，进而提升纸质档案的使用寿命。
（二）而电子文件的寿命则取决于其载体材料的特性其载体材料一般含有磁性物质或光学物质。
然而，构成磁盘支持体的聚酯底基极其容易与磁粉脱离，易吸附尘埃，还具有变形后不易复原等弊端。
同时，载体中的粘和剂也具有易脱落、易霉变、易磨损和热胀冷缩等缺点，使载体中记录的信息无法正常输出。
此外，磁粉中存在的磁性氧化物颗粒，其剩磁感应强度极易受外来磁场的影响从而导致消磁。
最后，由于光盘中含有的化合物具有不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应等性质，造成电子档案无法被长期保存。
由于电子文件的载体材料具有上述特性，电子文件的保存寿命比纸质档案的寿命要短。
二、档案保护的技术差别（一）由于纸质档案的信息不依赖于原有的技术手段所以它的寿命受新技术发展的影响程度较小，主要与介质因素和环境条件有关。
纸质档案的保护主要是在防霉、防蛀以及防潮等。
只要保护工作做到及时到位了，纸质档案的长期保存就能获得保证。
（二）电子文件从生成传输到保存都是在计算机上完成的，对计算机系统有很强的依赖性，一旦其离开原设备的技术环境，容易导致信息无法被读出。
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊随着信息化时代的到来，电子档案管理已经逐渐取代了传统的纸质档案管理方式。
虽然电子档案管理在许多方面具有诸多优势，但是也存在一些不足之处。
本文将从以下几个方面对电子档案管理与传统档案管理的利弊进行浅析，以期对读者有所启发。
一、效率对比电子档案管理的优势之一就是效率更高。
传统档案管理需要耗费大量时间和人力物力，包括文件的整理、保管、检索等，而且容易出现错误和遗漏。
而电子档案管理通过建立数据库，可以实现快速的档案录入和查阅，大大提高了工作效率。
电子档案还可以实现多端口共享，无需利用物理介质传递信息，极大地便利了工作。
但是电子档案管理也存在很多弊端。
首先是信息安全问题，电子档案容易受到网络黑客的攻击，一旦系统受到损坏，档案信息的丢失会对单位的日常工作造成巨大的影响。
其次是电子档案的存储和维护成本较高，一旦出现故障或者设备更新需求，维护成本较高。
这些都是传统档案管理所不会出现的问题。
二、空间利用对比电子档案管理可以大大节省空间，传统档案管理需要专门的文件柜和储物空间，占用大量的办公面积。
而电子档案管理可以将大量的文件信息集中存放在服务器或云端，无需大量的物理空间，可以有效节约公司的办公空间。
但是使用云端存储也有一定的隐患，特别是一旦出现网络问题或者服务器故障，可能导致档案信息的丢失；而且部分企业在使用云端存储的时候可能会出现信息泄露等问题，需要加强信息安全意识。
三、环保对比电子档案管理相较于传统档案管理更加环保。
传统档案管理需要大量的纸张和打印，而电子档案管理无需纸张，可以减少对森林资源的浪费，对环境更加友好。
电子档案管理也带来了一定的电子废料，一旦设备更新，旧设备的处理也会对环境造成一定的影响。
电子档案管理也需要大量的电力支撑，如果使用不当将成为一种能源浪费。
四、可持续性对比电子档案管理可以实现档案信息的持续更新和管理，传统档案管理很容易出现档案丢失和信息陈旧的问题。
电子档案与纸质档案的关系及发展趋势
电子档案与纸质档案的关系及发展趋势作者：朱伟来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第9期在电子信息技术大力发展的今天，人们的生活和工作都十分依赖于电子信息技术，而档案管理方面也在进入电子档案的时代，但由于纸质档案具有某些优势，所以各地档案管理方面都使用电子档案与纸质档案共同管理的现象。
现代的档案管理中，电子档案在生产、归档、存储、管理上都有着明显的优势，但是纸质档案也有着不可替代的优势，所以电子档案和纸质档案将会长期处于一个协作共存的阶段，作为档案管理者需要合理利用两者的优势，加强对档案的管理力度。
一、电子档案对比纸质档案的优势（一）存储载体的多样性，信息的高密度性。
电子档案是建立在计算机和电子信息基础上的，运用计算机程序在存储器上读写存储的内容，计算机存储的内容除了传统的数据和图片以外，还可以保存大量的声色影像等纸质档案无法保存的资料。
在电子档案的存储载体上也有着多种选择，主要使用的有磁性、光学、磁光几种，随着计算机技术的发展，存储载体的存储量也得到了巨大的提高，通过一个小小的硬盘就可以存储过去几百平方米的纸质档案资料，大大节省了档案存储的空间。
（二）档案信息的可重复利用性、共享性高。
电子档案另一个重大优势就是可以反复利用和便捷的共享功能，通过互联网技术和存储器技术可以使电子存储的档案随时进行修改和使用，互联网技术还为电子档案的传输创造便利的条件。
在档案的使用过程中纸质档案就没有这么多便利的条件，而且由于纸质档案的存储载体是纸张，在频繁使用后会对纸张造成严重的破坏，造成档案数据丢失和模糊不清的情况。
如果对较为重要的纸质档案使用复印手段进行分享和使用，那也会大量增加档案的使用成本。
电子档案依附于计算机和互联网技术，所以它的存储、使用、共享上都有着较大的优势。
（三）电子档案信息利用频率高，利用条件便捷。
传统的纸质档案在使用上由于空间的限制，只能在规定的时间和地点进行查看和使用，在文件的借取和使用上严重受到了时间与空间的限制。
档案管理制度的纸质档案与电子档案
档案管理制度的纸质档案与电子档案引言在信息时代的今天，随着科技的迅猛发展，传统的纸质档案渐渐被电子档案所取代。
纸质档案与电子档案都是档案管理制度中重要的组成部分。
本文将以档案管理制度的纸质档案与电子档案为主题，对两者进行比较和分析，探讨其各自的优缺点以及应用场景。
档案管理制度的纸质档案纸质档案的定义与特点纸质档案是指利用纸张作为载体记录、存储和传递信息的文书档案。
其特点包括可靠性高、方便查阅和操作、适合长期保存等。
纸质档案的优势1.可靠性高：纸质档案不受电子设备故障、病毒入侵等因素的影响，具有较高的可靠性和安全性。
2.方便查阅和操作：纸质档案可以直接放置在档案柜中，方便随时查阅和操作。
而电子档案需要依赖电子设备，查阅和操作相对不够便利。
3.适合长期保存：纸质档案可以在室温下保存几十年甚至更长时间，相对来说更加稳定可靠。
纸质档案的劣势1.存储空间占用大：纸质档案需要占用大量的存储空间，不利于空间的利用和整理。
2.查找速度慢：相比于电子档案，纸质档案需要手动检索和翻阅，查找速度较慢。
3.不易共享和传递：纸质档案需要通过邮寄、传真等方式才能共享和传递，不如电子档案方便。
档案管理制度的电子档案电子档案的定义与特点电子档案是指以电子方式进行记录、存储和传递的文书档案。
其特点包括存储空间占用小、方便检索和传递、易于整理和共享等。
电子档案的优势1.存储空间占用小：电子档案不需要占用大量的物理空间，只需要一台电脑或网络存储设备即可存储大量档案。
2.方便检索和传递：电子档案可以利用电脑、手机等设备进行检索和传递，查找速度快，便于共享和传递。
3.易于整理和共享：电子档案可以通过文件夹、文件标签等方式进行整理，便于分类和归档，可以方便地共享给他人。
电子档案的劣势1.安全性风险：电子档案容易受到病毒入侵、黑客攻击等安全风险的影响，需加强安全保护措施。
2.技术更新换代快：电子设备和软件技术发展较快，电子档案需要与时俱进，随时更新、迁移和维护。
行政文件的纸质存档与电子存档的比较
行政文件的纸质存档与电子存档的比较随着科技的飞速发展，纸质存档已经逐渐被电子存档取代。
在行政管理领域，文件的存档是非常重要的。
本文将探讨纸质存档和电子存档的特点，并比较二者的优缺点，旨在为行政文件存档方式的选择提供一定的参考。
一、纸质存档纸质存档是传统的文件存储方式，其特点如下：1.物理性：纸质文件需要实体存在于档案馆、文件柜或仓库中，占用一定的空间。
2.易保存：文件无需依赖电子设备，即使没有电力供应或网络连接，也能方便地查阅和使用。
3.安全性高：纸质文件不易被黑客攻击，防止了档案在存储和使用过程中的数据泄露和破坏风险。
然而，纸质存档也存在一些不足之处：1.管理成本高：纸质文件需要专门的管理人员进行整理、分类和归档，工作量大且容易出现文件丢失或错放的情况。
2.检索效率低：纸质文件的存储方式大大影响了文件的检索效率，需要浏览大量文件以找到需要的信息，耗时且容易出错。
二、电子存档电子存档是一种基于计算机技术的文件存储方式，具有以下特点：1.无占用空间：电子文件存储在计算机硬盘、云端服务器等电子设备中，不需要额外的物理空间。
2.便捷性：电子存档可以通过搜索功能轻松找到需要的文件，快速定位想要的信息，提高了工作效率。
3.可追溯性：电子存档可以记录文件的修改历史和操作者，方便查看文件的版本信息和操作记录。
然而，电子存档也存在一些问题：1.信息安全性：电子文件容易受到网络攻击和病毒感染，导致数据泄漏和文件损坏，对安全防护提出了更高的要求。
2.技术更新快：电子设备和文件格式的更新换代速度很快，可能导致旧文件的后续处理和查阅困难。
三、纸质存档与电子存档的比较1.存储方式：纸质存档需要占用一定的实体空间，而电子存档则可以无限扩展，存储容量更大。
2.存储成本：纸质存档需要购买文件柜、保管盒等物品，并占用一定的办公场所，而电子存档无需购买额外设备，只需维护服务器或云端存储。
3.检索效率：电子存档通过搜索功能可以快速找到需要的文件，速度更快，而纸质存档需要手动查找，效率较低。
电子档案利用与纸质档案利用需求比较与
电子档案利用与纸质档案利用的需求比较与探讨档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。
档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
档案在人们的社会实践中直接形成并被有意识地保存下来，其目的在于满足档案利用者对档案信息资源的利用需求，只有档案广泛地被需求者所利用，为社会创造出更多的物质与精神文化财富，才实现档案的价值。
进入电子网络时代的今天，电子档案利用的需求与纸质档案利用的需求，都发生了较大的变化。
因此从两者利用需求的共性与差异进行系统地的比较，对建立与发展档案信息网络信息共享有重大意义。
一、电子档案利用与纸质档案利用的需求共性以档案的本质作比较，档案利用者对档案利用需求都是对档案价值的实现。
因此，从档案利用者的角度分析电子档案利用与纸质档案利用两者仍有相似的特征。
（一）档案利用需求的社会性与层次性随人类文明程度的提高和对档案利用需求的增长，档案的利用渗入到人类社会的方方面面。
从档案利用的内容与形式来看，纸质档案利用与电子档案利用的需求，主要体现档案利用需求的社会性与层次性。
一是档案利用需求的社会性。
国际档案理事会主席王刚同志指出：“无论是对社会的纵向发展或横向联系，档案馆所拥有的档案都称得上是维系的纽带和联系的桥梁，档案贯穿着人类文明的始终，档案渗透于人与人的各种关系之中，只要人与人的关系存在，就会有档案存在。
”因此，档案利用需求的社会性，体现在具有广泛的社会作用和社会价值。
档案利用需求的社会作用，在于实现信息资源社会共享和促进社会进步的历史进程中，电子档案利用与纸质档案利用都发挥着积极的作用。
档案利用的社会价值，在于档案利用信息资源的原始记录性，都为将来的工作提供了借鉴。
二是档案利用需求的层次性。
从利用档案信息的形式来看，档案利用者的需求具有层次性。
电子档案与纸质档案优缺点的比较
电子档案与纸质档案优缺点的比较作者：张亚娜来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第4期文/河南省新乡县档案馆张亚娜【摘要】当前社会是一个信息技术时代，电子档案已经成为企业的人事管理的重要途径。
电子档案是通过计算机磁盘设备来进行存储，是与纸质的档案相对应的。
电子档案与纸质档案各有千秋，本文探究是的电子档案与纸质档案的优缺点的比较。
【关键词】电子档案；纸质档案；优点；缺点计算机技术的革新对人们的生活有着重大的影响，档案也由最原始的纸质档案演变为现在的电子档案。
可以说电子档案的出现对于人事管理来说是一个巨大的革新。
档案是人们在社会活动之中直接生成的人事材料。
档案的存储对于人才良性流动和社会的经济发展有着重要的作用。
在信息化技术和网络技术不断发展的今天，电子档案的使用范围越来越广泛，但是传统的纸质档案也是有着电子档案无法替代的一些优点。
一、电子档案与纸质档案的比较分析电子档案是以电子计算机为基础对人事信息进行传输与存储的形式，主要通过数字化的技术来对信息进行整理加工。
电子档案的信息具备非人工识读性、信息存储的高密度性还有信息与载体的可分离性这些特点。
纸质档案是建立在印刷技术上成立的，将各种人事信息印刷于纸张上进行存档。
纸质档案历史非常的悠久，对人类的历史文明做出了巨大的贡献。
造纸术是我国的四大发明之一，公文、锲约、家族族谱之类的都属于纸质档案的范畴。
电子档案与纸质的档案有着非常多的相似之处，比如说它们都是事业企业机构从事管理的一种渠道。
其实从本质上来看电子档案和纸质档案都是文件存储的一种方式而已。
二、电子档案与纸质档案的比较优点分析（一）电子档案的共享性分析。
电子档案具备共享性的特点，也就是说电子档案可以不受时间、空间的限制进行资源共享。
传统的纸质档案一般来说只能在小范围内传播阅读，一般只有一份原始的文件，就算有复印件，要做到大范围的资源共享也是非常困难的，也容易造成文件的遗失或者损坏。
但是电子档案是可以在不同的时间里面，不同的地方让不同的人们来阅读同一份档案的。
电子档案的特点
电子档案的特点随着信息技术的快速发展和广泛应用，电子档案成为了现代化管理和存储信息的重要手段。
与传统纸质档案相比，电子档案具有许多独特的特点，本文将就电子档案的特点进行详细的论述。
一、电子档案的可靠性电子档案具有很高的可靠性。
在传统纸质档案中，档案的保存和传输过程会受到环境、时间和人为因素的限制，可能会出现遗失、损毁、篡改等问题。
而电子档案可以在数字化环境中进行保存和传输，可以有效地防止档案的丢失和损坏。
此外，通过数字签名、密码控制、加密技术等手段，可以保证电子档案的真实性和完整性，避免被篡改和冒用。
二、电子档案的高效性电子档案具有很高的工作效率。
传统纸质档案需要进行手动分类、整理和检索，耗费较多的时间和人力成本。
而电子档案可以通过数据库的管理和检索功能，快速地进行档案的查找、整理和归档。
此外，电子档案还可以通过互联网实现远程访问和共享，方便协同办公和信息共享，提高工作效率和协作效果。
三、电子档案的易读性和易用性电子档案具有很好的易读性和易用性。
传统纸质档案需要人眼逐个查看和阅读，不仅耗时耗力，还容易出现疏漏和遗忘。
而电子档案可以通过电子页面快速浏览和查阅，可以进行检索和排序，方便用户快速找到所需信息。
同时，电子档案的内容可以进行全文搜索，可以进行关键词标注和注释，提升了档案的使用和理解效果。
四、电子档案的可持续性与可扩展性电子档案具有很好的可持续性和可扩展性。
传统纸质档案在长时间保存和管理过程中，容易受到环境、时间和空间的限制，需要进行定期的保养和维护。
而电子档案可以通过数据备份和存储技术，长时间保持数据的安全性和完整性。
此外，电子档案的存储空间可以根据需要进行灵活扩展和调整，无需受到空间的限制。
五、电子档案的环保性电子档案具有很好的环保性。
传统纸质档案需要大量的纸张、墨盒和印刷设备，对环境造成了很大的压力。
而电子档案可以实现无纸化办公，减少纸张的使用和印刷的浪费，对环境起到了积极的保护作用。
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊随着科技的不断发展，电子档案管理系统逐渐成为了许多机构和企业的主要档案管理方式。
与传统的纸质档案管理相比，电子档案管理具有许多独特的优势和劣势。
本文将对电子档案管理与传统档案管理的利弊进行分析，以帮助读者更加全面地了解这两种档案管理方式。
一、电子档案管理的优势1. 空间利用效率高：电子档案不占用实体空间，可以通过云存储等方式进行保存，节省了大量的办公空间。
2. 查找和检索方便快捷：电子档案可以通过关键词进行检索，搜索速度快，大大提高了档案的查找效率。
3. 安全性高：通过合适的权限控制，可以对电子档案进行严格的权限管理，确保档案安全。
4. 可追溯性强：电子档案可以记录每一次操作的痕迹，可以追溯到具体的操作人员和时间，有利于审计和监督。
5. 环保节能：电子档案不需要大量的纸张和办公用品，有利于环境保护。
二、电子档案管理的劣势1. 技术要求高：电子档案管理需要相关的技术支持和设备，对管理人员的技术要求较高，需要不断更新和维护。
2. 安全隐患：电子档案存在被黑客攻击和病毒侵害的风险，一旦遭受攻击，档案的安全会受到威胁。
3. 初始投入成本高：建立和维护电子档案管理系统需要大量的资金和人力物力，其初期投入成本较高。
4. 数据丢失风险：电子档案可能受到电脑崩溃、电磁波干扰等因素的影响，导致数据丢失的风险。
5. 法律合规问题：电子档案管理需要遵守相关的法律法规，一旦出现合规问题，可能会导致法律纠纷。
三、传统档案管理的优势1. 操作简便：传统档案管理无需太多的技术支持和设备，操作较为简便。
2. 无需大量资金投入：传统档案管理不需要大量的资金投入，是一种相对廉价的管理方式。
3. 信息的真实性：传统档案是实体文档，具有较高的真实性和可信度。
4. 兼容性强：传统档案可以在不同的环境中使用，无需担心技术兼容性问题。
四、传统档案管理的劣势1. 空间占用大：传统档案占用大量的实体空间，对办公环境造成一定的压力。
电子档案与纸质档案的比较分析
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电子档 案 与纸 质档案 的 比较 分析
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摘 要： 随着网络技术的发展 ， 档案利 用者对档案信 息的利用需求无论内容还是方法等都发 生深刻的变化。 用比较分析 的方法对电子档案利 运 用与纸质档案利用的需求共性 与差异进行 了比较 ， 为在信息网络 资源共 享下如何 更好地发挥 两者各 自 的优势 ， 满足档案利用者新的利 用需求做 出
理论准备。
关键词 ： 电子档案 ； 纸质档案 ； 比较分析 档案是人类记忆的基石 ， 是人类生活发展的 越高 ， 人们的爱好会越多 ， 的 爱好 层次会越高， 也 征已不复存在。 正是电子档案易于修 改和改动后可 纽带 。 根据《 中华人民共和国档案法》 的解释 ， 档案 就更加多样化。 二是需求的动态性 档案利用者需 以不留任何痕迹的特点，对其原件的界定难于实 是指过去和现在的国家机构 、 社会组织和个人在 求随着时间、 地点、 条件的变化而变化。档案利用 现 ； 由于电子档案的内容不仅易于变化 ， 而且失去 社会实践活动中 直接形成的具有保存价值的各种 者需求的满足方式和水平 ，是由其所处的历史条 了固定的形式。 电子档案往往可在电子计算机存储 不同形式的历史记 录。 因此， 档案在 ＾ 们的社会实 件所决定的。 随着社会发展和科学技术的进步， 档 器 ｔ 换成硬拷贝保存或复 或转 制转发送， 无法区分 践中直接形成并被有意识地保存下来。其 目 的在 案工作的服务对象和档案利用需求都会发 生变 其中哪个 原件” 复制件” 是“ 和“ ， 是否具有法律凭证 表现出—定的动态性。 于满足档案利用者对档案信息资源的利用需求。 化， 作用等， 便成为档案界的一系列新课题。 只有档案广泛地被需求者所利用 ， 为社会创造出 １ ３档案利用需求的重复性与可诱导性。 一是 Ｚ 档案利用需求途径的差异。纸质档案利用 ４ 更多的物质与精神文化财富， 才能实现档案的价 档案利用需求的重复性。档案利用者利用档案的 的需求 ， 主要通过档案机 构采取提供档案原件或档 值。 进入电子网络时代的今天， 电子档案利用的需 需求往往不只产生一次，档案利用者的需求满足 案副本、 复制品以及档案信息加工品。其需求途径 暂时的， 原有的需求满足了， 又会产 有两方面： —是提供利用档案阅览服务。这种满足 求与纸质档案利用的需求都发生了较大的变化 ， 只是相对的、 因此对两者的共性与差异进行系统地的比较 ， 对 生新的利用需求。 只要具备一定的条件． 档案利用 档案利用者的途径特点是传播途径单一、 传播速度 建立与发展档案信息网络信息 共享有重大意义。 需求就会多次重复出现。 二是需求的可诱导性 。 档 缓慢。 当然这种提供档案阅览服务的途径也不利于 案是直接提供利用 ， １ 电子档案与纸质档案的需求共性 案利用需求的可诱导性 ， 主要对档案利用者的需 档案原件的保护。同时纸贡档 以档案的本质作比较， 档案利用者对档案利 求进行引导和调节。档案利用者需求的可诱导性 ， 会加速档案受损程度， 其又无形中扩大了档案利用 用需求都是对档案价值的实现。 因此， 从档案利用 是以档案利用的巨大潜力为基础的。这种潜力表 者原始利用范围， 即由于档案成卷的装订， 使得档 者的角度分析电子档案利用与纸质档案利用两者 现为档案信息资源具有巨大的潜力 ， 又表现为档 案利用者在查找阅览其所需要利用的档案材料的 仍有相似的特征。 案利用者的需求具有巨大的潜力。 同时， 也获得了浏览其他与利用范围无关的档案 １ 档案利用需求的社会性与层次性。 ． １ 随着人 ２电子档案利用与纸质档案利用的需求差异 的机会。二是档案展览与陈列服务。 这种档案提供 通常通过介绍档案 类文明程度的提高和对档案利用需求的增长 ， 档 无论是电子档案还是纸质档案其 目的就是要 案的利用渗入到 人 类社会的方方面面。从档案利 充分发 挥档案的利用，两者都是为社会的利用者 馆（ ） 室 藏中有关档案内容的—种服务方式 ， 其直观 但展览内容的 更新速度较慢， 其还包含如档 用的内容与形式来看，纸质档案利用与电子档案 提供服务的。但扶两者对档案利用者的需求影响 性强 ， 档案咨询服务等提供利用途径。电子 利用的需求 主要体现档案利用需求的社会性与层 上作比 ，电子档案利用与纸质档案利用的需求 案外借服务、 较 次性。 —是档案利用需求的社会性。 档案利用需求 差 异有 ： 档案利用的需求途径， 借助了中间媒介物——电子 络 档案利用信息传播的途径显多元 的社会性体现在具有广泛 的社会作用和社会价 档案利用需求载体的差异。 从档案利用需 计算机与网 ， 其特 突出表现信息传播速度的加快和信息量 值。 档案利用需求的社会作用， 在于实现信息资源 求的载体上比较，电子档案利用与纸质档案利用 化。 社会共享和促进社会进步的历史进程中电子档案 有明显的差异。 我国 自 有文字以来 ， 形成甲骨、 竹 的 增长， 实现档案利用信息的共享。档案收藏部门 利用与纸质档案利用都发挥着积极的作用。档案 简 、 石刻、 贝叶 、 纸质， 直至今天的文字 、 图片、 声 应用计算机技术来进行档案利用管理活动， 形成各 在提供满足档案信 利用的社会价值在于档案利用信息资源的原始记 像 、 缩微品等档案 ， 无论用 什么样的技术和方法， 种各样电子化的档案信息资源。 形 息需求和利用档案信息 Ｅ档案利用管理部门与档 ， 录性都为将来的工作提供了借鉴；二是档案利用 当把具有长期保存价值的信息刻录于载体后 ， 需求的层次性。 从利用档案信息的形式来看 ， 档案 成档案就可以脱离其技术和方法而独立存在。 案利用需求者， 实现了—种无形的虚拟的档案利用 利用者的 需求具有层次性。其在于档案利用者所 ２ 档案利用需求方式的差异。 ２ 纸质档案利用 实践活动。电子档案利用的电子网络的传输 ， 能够 档案利用者必须亲 自 到档案馆（ 室） 多途径、 多角度迅速 从事的职业不同， 需求的档案信息内容也不相同， 方式的需求 ， 有的档案利用者需求的是一次档案文献信息 ， 有 检索 ， 需要通过 人力去翻阅 、 ， 查找 档案检索较 烦 而准确地查找到所需要的档案或档案相关信息， 满 现的深度需求； 档案利用需求 的需求二次档案文献信息或三次档案文献信息。 琐 ， 工作量较大。 纸质档案制作检索工具的利用界 足档案利用者可能出 又不必浪费大量的人力 、 物力来进行信愚、 文件 般说来， 需要解决某些具体问题而查找真凭实 面突出单—性。档案利用检索需要翻阅页面量较 者， 电 是以 索取和归还档案资源的社会共享 ， 是当今 据的， 表现为对一次档案文献信息的需求 ； 需要完 大。 子档案利用需求的检索， 计算机读取为 的查找、 成某些研究任务或了 解某一方面、 某一地区的大 介质的利用需求方式 ， 在计算机 匕 进行， 通过网络 电子时代“ 档案信息高速公路” 的热门话题 ， 也是建 档案信息网络” —项复杂的系统工程 ， 需 致情况而查找参考依据的 ， 表现为对二次或三次 传输实现快捷查找与检索所需要利用的档案 ， 不 立与发展“ 用上档案馆（ 文档室可查找和检索到需要档案 要我们档案管理部门以社会售息 室） 化为依托 ， 借鉴纸 档案文献信息的需求。 方便。 质档案利用的需求与电子档案利用的需求各 自 优 １ ２档案利用需求的多样性与动态性。 —是档 资料 嗉 界面操作快、 案利用需求的多 眭。电子档案利用与纸质档案 ２ 档案利用需求原始属性的差异。档案利用 势互补 ， ３ 整合档案资源创新管理模式， 实现电子档 利用的需求 ， 受其自 身的职业、 素质和爱好等的不 的价值， 在于档案原始属性的真实性。这种原始属 案需求利用质的飞跃 同而显现出干差万别。档案利用者需求可以划分 性表现在档案的利用的需求内容上和档案利用的 需求与电子档案利用需求的共性与差异的根本所 为许多种类 ， ： 如 根据需求表达与否 ， 为表达 需求形式上。纸质档案利用需求的原始属 洼， 可分 始终 在 。 有正本与副本的差异。正是如 参 考文 献 的和未表达的需求 ；根据需求和客观要求是否一 有草稿与印稿之分， 纸质档案利用的 需求 【 国家档案局＿ ｌ 】
电子档案与传统档案管理的异同对比
电子档案与传统档案管理的异同对比近年来，随着科技的不断进步和信息化的快速发展，电子档案管理逐渐取代了传统档案管理的地位。
电子档案管理以数字化的形式保存和组织档案信息，与传统档案管理方式存在着一些显著的异同。
本文将对电子档案与传统档案管理进行详细对比，以期能够更加全面地理解它们之间的差异。
一、档案保存形式的异同1. 电子档案管理电子档案管理是以数字化的方式存储和组织档案信息的管理方式。
电子档案可以保存在计算机或服务器上的硬盘、光盘、磁带等介质中，也可以通过云存储等方式进行保存。
它不占据实际物理空间，便于查询和传输，并且具有防火、防水、防盗等安全功能。
2. 传统档案管理传统档案管理是指以纸质形式保存档案信息的管理方式。
传统档案通常存放在专用的柜子或文件夹中，需要大量的实物空间进行存储。
由于其需要手工整理和分类，查询和传输效率相对较低。
此外，纸质档案容易受到自然灾害和人为破坏的影响。
二、档案获取方式的异同1. 电子档案管理电子档案管理可以通过计算机和网络实现快速获取档案信息。
用户只需要在计算机上进行相应的搜索和查询操作，便可以快速找到所需的档案信息。
此外，电子档案还可以进行全文检索、自动索引等高级搜索功能，提高了信息的查找效率。
2. 传统档案管理传统档案管理需要手工整理和分类，查询方式相对较为繁琐。
用户需要根据档案的分类和位置进行搜索，并手动查阅相关资料。
由于人工操作的限制，传统档案管理方式容易产生查找不便和信息丢失的问题。
三、档案保密性的异同1. 电子档案管理电子档案管理可以通过密码、权限设置等方式来实现档案的保密性。
只有经过授权的人员才能够访问和操作相关档案信息，有效保护了重要数据的安全。
2. 传统档案管理传统档案管理需要依靠人员的管理控制来维护档案的保密性。
它们通常存放在专用的保险箱或密闭空间，只开放给特定的人员进行查阅和管理。
尽管有人员的限制，但传统档案管理方式相对容易被非法获取或遗失。
四、档案存储空间的异同1. 电子档案管理电子档案管理不占据实际物理空间，可以通过电脑硬盘、服务器、云存储等方式进行数字化存储，大大节省了物理空间的占用。
高中电子档案和纸质的档案有什么不同
⾼中电⼦档案和纸质的档案有什么不同
⾼中电⼦档案和纸质的档案有什么不同
⾼中⽣有电⼦档案吗?⾼中电⼦档案是什么，有什么作⽤?⾼中电⼦档案和纸质的档案的区别是什么?以下⼩编为⼤家整理了⾼中电⼦档案和纸质的档案有什么不同的相关内容，希望对⼤家有所帮助！
⼀、⾼中电⼦档案怎么填
⼀、⾼中电⼦档案怎么填
⾼中⽣是有电⼦档案的。
⾼中电⼦档案是学⽣在⾼校录取过程中必备的电⼦信息。
⾼中电⼦档案将来是直接传给教育部门的，在教育部⽹站进⾏注册认证，提供个⼈的学历信息。
⾼中电⼦档案⼀般包括考⽣的报名信息，体检信息、成绩单和考⽣参加⾼考的诚信记录等内容的电⼦扫描图⽚及电⼦⽂档。
⾼中电⼦档案是根据学⽣纸质的档案材料进⾏扫描录⼊⽽形成的。
考⽣在填写⾼中电⼦档案室⼀定要仔细确认清楚，不得粗⼼⼤意。
因为⾼中电⼦档案是招⽣院校和省招⽣办审查学⽣的依据，也是搞笑录取新⽣的.主要依据，其中审查的重点是报名表、体检表和志愿表。
⼆、⾼中电⼦档案和纸质的档案有什么不同
⼆、⾼中电⼦档案和纸质的档案有什么不同
⾼中的纸质档案是⾼中的⼀部分证明材料，进⼊到⼤学后，⼤学四年的学籍信息也会在毕业之后和⾼中学籍档案⼀起打包，发给⽤⼈单位或者当地的⼈事部门，但是不会直接交个个⼈⼿⾥。
纸质的档案⾥⾯包括⾼考报名登记表、⾼考体检表、⾼中阶段的学籍证明档案材料和⼀些优录证明材料等。
其中纸质档案是⾼校学⽣学籍管理的重要组成部分。
电子档案的特点和管理对策
电子档案的特点和管理对策随着数字化时代的到来，电子档案已成为各个领域不可或缺的一部分。
电子档案与传统纸质档案不同，其具有以下特点：一、数字化与网络化电子档案是通过数字化技术将传统纸质档案转化为数字化档案储存的。
数字化技术的发展使得电子档案可以通过网络进行传输、存储和共享，极大地方便了信息的交流和传递。
二、可编辑和检索性强电子档案可以进行编辑、修改和调整，相比纸质档案更加灵活。
此外，电子档案采用检索技术进行管理，可以在较短的时间内通过关键词进行查找和筛选，提高了管理效率。
三、信息安全性要求高由于电子档案采用数字化技术进行传输和储存，其安全性要求较高，需要采取一系列措施保护档案信息不被非法获取、篡改和泄露。
一、建立规范的电子档案管理制度建立科学、合理和规范的电子档案管理制度，制定一系列指导性文件和标准，明确电子档案的归档、查阅、保管和安全管理等各个方面的工作流程和规范，提高档案管理的规范化水平。
二、加强安全性措施基于电子档案信息的安全性要求高，需要采取一系列措施，如建立完善的电子档案保护机制、制定保密规定、设立安全保密部门和岗位、加强信息安全培训等，保证电子档案的安全性。
由于电子档案采用数字化和网络化技术进行管理，需要提高数字化和网络化水平，建设先进的电子档案管理系统，实现电子档案的全流程数字化管理，包括信息采集、传输、存储和共享等环节的数字化和网络化。
四、加强电子档案维护和修复工作电子档案存在硬件故障和软件问题等情况，需要加强电子档案维护和修复工作，确保电子档案信息完整、准确和良好状态，最终为电子档案的保管、共享和利用提供有力支持。
总之，电子档案的特点和管理对策需要注意，加强对电子档案的规范、安全、数字化和维护等管理，提高电子档案管理的效率和水平，使其在数字化时代发挥更大的作用。
电子档案和纸质档案的比较
：
开 封 教 育 学 院学 报 』 Ｑ 望 ！ Ｑ ！ 垒 曼 ｇ 望 ！ ！ ！ 曼 垦
２ ０ １ ５年 ２月 ２ ０日
三
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ｄ ｏ ｉ ： １ ０ ． ３ ９ ６ ９ ／ ｊ ． ｉ ｓ ｓ ｎ ． １ ０ ０ ８ — ９ ６ ４ ０ ． ２ ０ １ ５ ． ０ ２ ． １ ０ ８
量极 大 ， 特 别是光 盘 ， 一张 ４ ． ７ Ｇ的光 盘能 装下两 百多 件 的老化 ， 也不会对 电子文件 的信息寿命产生影响 ； 利用 亿 个汉 字 ， 几 张 光 盘 几 乎 能 装 下 一 个 一 般 规 模 的 图 上 的交互性是指利用者可以通过人 一 机交互界面和便捷 书 馆 的信 息 量 ， 这 种 信 息 存 储 的 高 密 度 性 可 以节 省 高效检索途径 ， 提高信息的网罗度 ， 从 而给利用者带来方 便 的利用环境 ； 利用上 的开放性是指电子文件系统能够为 档案的存储空间 ， 便于存放 。
一
、
电子档案和纸质档案的定义
档案 有副本 或几个复 印件 ， 但 毕竟数量 极其有 限 ， 只能
２ ． 多样性
电子 档案是 “ 具有 保存价值 的已归档 的电子 文件及 在极小范 围内实现 ‘ 共享’ ， 严重制约纸质档案 的利用率 。 相应 的支 持 软件 、 参数 和其 它 相关 数据 。” ¨ １ 电子 档 案载体丰 富 ， 形 式多样 。电子 档案是 由电子文 件转化而 后 有保 存价 值 的 电子 文件 归档后 才能 成为 电子档 案 。 电子档 案 的可操 作性 给利 用者 带来 了充 分利 用信 的方式利用计算机 进行信息处理 和分析 ， 可以更方便快
收稿 日期 ：２ ０ １ ５ — ０ ２ — １ １
浅谈纸质档案与电子档案在管理的优缺点
浅谈纸质档案与电子档案在管理的优缺点摘要：纸质档案与电子档案之间存在着显著的区别，本文将针对两者之间的优缺点进行分析，并对纸质档案与电子档案两者共同发展的必要性进行阐述，同时，提出基建工程档案管理在信息化的时代应该如何将两者所存在的优势发挥出来，从而互相取长补短，共同发展。
关键词：纸质档案；电子档案；管理；优缺点计算机通信与网络技术不断发挥自身的优势，呈现出突飞猛进的发展态势，由此，信息时代正式到来。
信息技术在各行各业的蔓延，使大量的电子文档与传统的纸质文档形成共存的局面。
电子档案的出现虽然为人类带来了诸多便捷，然而纸质档案自身的优势却是电子档案无法取代的。
不论是电子档案亦或是纸质档案，它们的价值都需要我们对其加以有效利用，将两者之间的优势进行拓展发挥，将基建工程档案工作的效率与质量全面提升。
1.纸质档案的优缺点体现传统纸质档案其优势重点体现在以下六个方面：第一，原始性。
传统档案可以非常清楚的看到它的内容，并亲手对其进行触摸，是作为一个具体实物呈现出来，属于最原始的文件记录；第二，文物性。
纸质档案可以作为一种历史的真实见证，很多传统的纸质档案其不但拥有一定的收藏价值，而且对其开展研究、考证、鉴赏等工作都有着巨大的参考价值；第三，包容性。
传统的纸质档案不但包含有纸质资料，还会有照片、勋章、商标等很多领域范围的参考内容存在。
因此，在对基建档案进行归档的时候，可将设计施工图纸、竣工资料等文档全都归纳到档案管理的范围之内；第四，不可复制性。
纸质档案主要由纸张、字迹材料以及字迹三个部分相互结合而成，整体结构形式上，将资料档案责任管理人的亲自签名进行了保留，使资料的可信度得到了提升，同时还内容不会轻易被篡改。
例如，基建项目相关负责人亲笔批示和签发的文件等等；第五，耐久性。
整理档案的时候，将所有工程资料按照档案制定的管理程序进行相应的操作，同时，对可能导致纸质档案损坏的因素全面排除之后，传统的纸质档案将会被保留上百年或是更长的时间；第六，保密性。
浅议电子档案与纸质档案的区别
浅议电子档案与纸质档案的区别摘要：由于信息技术与电子计算机技术的发展，档案管理也逐渐步入了信息化时代。
传统的纸质档案管理工作与电子信息档案的区别逐渐拉大，二者的保存方式与保存技术有着明显的区别，档案管理人员要根据纸质档案与电子档案的特点，对二者进行不同的档案保护工作。
本文主要对纸质档案与电子档案进行区别分析，并提出相关的技术性保护措施。
关键词：纸质档案；电子档案；二者区别；技术性保护一、纸质档案与电子档案载体寿命的区别纸质档案的载体是纸张，纸张的主要成分是纤维素，纤维素的性质决定了纸质档案的寿命。
纤维素能够在高温、潮湿、酸性环境与氧化环境中发生水解反应与氧化反应，降低了纸质档案的寿命，对纸质档案造成污染，所以在纸质档案保管中排除水解反应与氧化反应，纸质档案能够保存上百年甚至是上千年。
电子档案的载体是计算机中的磁性物质或者是光盘。
其中磁盘的底基物质是聚酯，也是磁性物质的主要支撑体。
聚酯底基容易产生静电，静电会吸引空气中的灰尘，导致磁性物质脱离。
在磁盘中底基与磁粉之间是通过粘合剂进行连接的，但是粘合剂具有热胀冷缩、生霉等弊端，影响电子档案的调取。
电子档案中的磁粉是形成影像以及图片的主要物质，容易受到外部磁场的影响出现消磁、退磁等问题。
使用光盘的方式进行电子信息档案的保存工作，在光盘中主要记录信息的方式是碲、碲合金、硒以及碳铝化合物，但是这些物质容易受到外界的影响，容易与碱性物体发生化学反应，容易在空气中进行氧化反应，一般电子档案载体的寿命在10年左右。
纸质档案与电子档案的载体进行对比，二者载体的寿命有着明显的区别，纸质档案在保存良好的情况下可以保存千年，电子档案的载体仅能够保存10余年，所以进行檔案保存时，不仅要使用电子档案载体，还要使用纸质档案对其进行备份。
二、纸质档案与电子档案环境条件的影响区别（一）环境的湿度与温度无论是电子档案还是纸质档案，二者在潮湿的环境下都会发生一定的水解反应或者是氧化反应。
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析随着信息化时代的到来，电子化办公已经成为了企业和机构不可或缺的一部分。
纸质档案在很多领域依然扮演着非常重要的角色。
在这样的情况下，采取“双套制”管理，即同时保留纸质档案和电子档案，已经成为了许多机构和企业的共识。
本文将探讨纸质档案与电子档案“双套制”管理的优势与挑战，并提出相应的解决方案。
1. 安全性更高纸质档案和电子档案各自都有自己的安全性优势。
纸质档案不受网络攻击和病毒侵害，更不会因为电脑系统崩溃而丢失。
电子档案则可以通过数据加密等方式，提高信息的安全性。
采取“双套制”管理可以更大程度上保障档案的安全性。
2. 便于管理和检索纸质档案和电子档案各有其独特的优势。
纸质档案在阅读时更为直观、便于笔记和标注，而电子档案的管理和检索更为方便快捷。
采取“双套制”管理可以充分利用两者的优势，提高档案管理的效率。
在使用电子档案时，可以通过关键词检索等方式快速找到需要的资料；而在需要留存长期备份时，可以采用纸质档案的方式进行归档。
3. 提高信息共享和传递效率电子档案可以通过互联网、内部网络等方式实现实时共享和传递，大大提高了信息的传递效率。
而纸质档案虽然在传递效率上不如电子档案，但在一些场合下，尤其是线下会议、文件签署等情况下，纸质档案仍然扮演着重要的角色。
纸质档案具有独特的传递方式，例如合同文件的签署和存档，这也是电子档案所无法替代的。
1. 成本和空间压力采取“双套制”管理需要占用更多的成本和空间。
纸质档案需要专门的存放空间、防潮、防火设施等，且需要定期进行整理和归档，增加了管理成本；而电子档案则需要大量的存储设备、网络带宽等，也对企业的IT基础设施提出了更高的要求。
2. 安全风险和数据保护采取“双套制”管理会增加信息泄露和数据安全风险。
同时管理机构需要对两种档案形式分别进行加密、备份、灾备等安全措施，来确保档案的安全性和完整性。
3. 效率和工作流程问题纸质档案与电子档案的管理工作流程不同，需要在实际工作中做到有机结合。
电子档案保管与纸质档案保管的比较
电子档案保管与纸质档案保管的比较长期以来，在档案的收集、鉴定、保管、统计、利用工作中的一些经验和形式已被固定下来，成为档案工作的准则，所以档案管理多是依赖经验进行。
如今，随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的不断发展，产生了大量的电子文件。
计算机技术在档案工作中应用范围的扩展给档案管理部门传统的管理方法带来冲击，使电子文件的产生、形成、归档及其传送、保存等管理方法均与传统的纸质档案有所不同，档案工作的技术、方法发生了很大的变化。
未来的档案工作将建立在混合媒体的基础上，实行电子档案与纸质档案结合管理。
下面对纸质档案和电子档案管理中存在的差异性作一比较。
一、法律效力上的不同对于传统纸质档案，原始性界定容易，其法律凭证效力不容否认。
而对于电子档案，由于原始性界定困难，引起人们对电子档案的法律凭证作用产生怀疑。
电子档案的法律效力的确立，需要解决两个基本问题：首先要依靠技术真正攻克电子档案原始性的界定关，这是解决电子档案法律效力问题的基础。
其次，要加强立法工作，从法律上明确电子档案的凭证作用，做到有法可依，这是解决电子档案法律效力问题的法律依据。
二、技术保存环境的不同电子档案与纸质档案在保存技术上最大的不同就是技术寿命的不同。
纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。
因此，纸质档案的寿命受保存技术的影响仅仅限于传统的自然保存环境的保护技术。
电子档案则不然。
它的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。
因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读，一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。
技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存储技术消失。
二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。
三、保护措施的不同对传统纸质档案的保护措施主要有两个方面：一是防，二是治。
浅析电子档案以纸质档案的区别
浅析电子档案与纸质档案的区别于虹１李伟佳２１．青岛市再就业服务中心；２．青岛市四方区人才交流服务中心一、电子档案的定义和特性电子档案是由电子文件转换而来的。
关于电子文件，目前我国的定义是：能被计算机系统识别、处理、存储在磁带、磁盘活光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列。
电子文件的归宿是电子档案，但不是所有的电子文件都能成为电子档案，取舍的原则是看该文件经签订后有无保存价值。
所以，电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件。
电子档案与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，都具有物理实态的特征，电子档案和纸质都是形成者真是活动的记录，有参考利用价值，需要存档备查。
但是电子档案在记录方式上有许多不同于其他载体档案的特性：１．依赖性和不可识别性。
电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。
纸质档案都是采用人工识度的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识度记录。
２．信息储存的高密度性。
无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息截止，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。
３．载体的多样性。
传统的档案，记录信息的载体是纸，变化的是纸张规格的大小（１６ｋ、１８ｋ），但电子档案载体有磁盘、有磁带、光盘等，呈现多样化。
４．信息共享性。
传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了ｉｎｔｅｔｎｅｔ网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。
５．信息与载体之间的可分离性。
电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅活形成文件。
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五、安全性
传 统 的 纸 质 档 案， 信 息 一 旦 与 载 体 结合，就与载体成为一体，任何对信息 内容细微的改动，都将破坏文档的面貌， 而且极易被发现。对电子档案，由于信 息对于载体具有相对的独立性，载体对 信息不再具有固定的作用，信息的内容 很 容 易 被 修 改、 复 制、 删 除 甚 至 窃 取， 或 者 在 网 络 传 递 时， 被 非 法 截 留 篡 改， 从 而 引 发 电 子 文 档 的 不 安 全 性。 另 外， 由于电子文档信息对设备具有极强的依 赖性，离开了特定的设备和软件，电子 档案的维护、利用、鉴定等工作都将无 法进行。 随着高校校园网的开通和“数字化校 园”建设的逐渐深入，使用计算机编辑、 打印和收发文件，每年都有大量的电子文 件产生。这些电子文件与纸质文件共存， 在高校的教学、科研和管理等活动中发挥 了重要作用。如何保存这些有价值的电子 文件，这是当前高校档案工作者所面临的 既紧迫又严峻的工作挑战。高校档案工作 者必须改变以前死守库房的管理模式，积 极采用网络、计算机和信息技术等手段， 接受全新的信息资源管理理念，开展档案 的现代化管理。 参考文献：
①黄立新 , 邓琦 . 电子档案与纸质档案的 比较 . 林业科技情报 , 2009 . ②国家档案局 . 电子文件归档与管理规范 .
三、保存条件和环境要求不同
传统纸质档案的保护主要是在防盗、 防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、 防强光、对破损的纸张修裱加固和对扩散 字迹的修复等方面，或进行一些必要的缩 微、复印和复制工作。只要在档案保护的 过程中，满足科学合理的档案保管条件， 就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至 上千年。而电子档案的载体材料是磁性物 质和光盘。磁性物质极易受外磁场影响而 导致退磁、消磁。光盘的制成材料具有不 稳定性、易氧化与碱溶液发生反应。因此 对电子档案存贮载体除了要满足“八防” 外，它对环境的温湿度、防磁性等条件的 要求比较高，需要对库房内温湿度进行严 格的控制，并配备除尘、防火、防紫外线、 防高度磁场和电场的设施。与纸质载体相 比，电子档案寿命短得多，一般仅为 5 ～ 15 年。国家档案局制定的《电子文件归档与 管理规范》中明确规定：对磁性载体每满 2 年、光盘每满 4 年进行一次抽样机读检 验，抽样率不低于 10％，如发现问题应及 时采取恢复措施；对磁性载体上的归档电 子文件应每 4 年转存一次。原载体同时保 留时间不于 4 年。因此，相对于纸质档案， 电子档案对保存场地的面积要求不高，而 对环境的温湿度、防磁性等条件要求很高。
一、信息存在、识读的方式不同
在 繁 多 的 传 统 档 案 中， 无 论 是 远 古 的甲骨、金石、简版、缣帛，还是到近代 的纸质档案，人们可以直接在不同的载体 上记录信息，并可不借助任何中介直接阅 读、理解档案中的信息。而电子档案是由 电子文件转化而来的，要想识读其中的信 息，必须借助特定的计算机系统才能阅读 利用，这就是电子档案的非直接识读性。
办公室业务·档案工作
文 / 李晓阳 龙凤芝
浅谈电子档案与纸质档案的比较
【摘要】 本文通过对电子档案与纸质 档案的对比分析，概括出电子档案与纸质 档案具有完全不同的自身特性，认识到各 自优势及其缺陷。 【关键词】电子档案；纸质档案；比较 电子文件的归宿是电子档案，但不是 所有的电子文件都能成为电子档案，取 舍的原则是看该文件经鉴定后有无保存 价值，所以电子档案是具有保存价值的 已归档的电子文件。 电子档案的产生，对传统的纸质档案 造成了很大的冲击。由于电子文件的信息 是以二进制数字代码的形式存在，人们的 肉眼无法直接识别电子档案的信息，其载 体是光盘、磁盘甚至是计算机的硬盘，呈 现给人们的是一种“虚拟的真实”存在。 纸质档案记录的信息是人们的肉眼可以直 接识读的文字、图形等形式，载体也是具 有直观性的纸张。电子档案与传统纸质档 案在诸多方面存在巨大差异，主要表现在 如下几个方面： 案在管理中的一个突出弊端。电子文件的 产生，为解决这一难题找到了极好的工 具。无论是磁盘、光盘、计算机硬件，其 信息存储密度大大高于传统信息存储介 质，一张普通只读光盘可存储上亿文字， 而一张高密度的只读光盘存储量更为巨 大。这种信息存储的高密度性可减少档案 的存储空间，能节约几倍甚至上百倍的库 房面积。 整体，文字和图形必须有纸张的依附才能 形成，其中的信息才能被固定下来。由于 受原件的约束，在同一时间只能有一个用 户利用一卷档案，且要身到现场；电子档 案信息的利用是可共享的，不再受时间和 距离的影响，可以直接由计算机等现代办 公设备迅速处理和传递。
二、记录信息的载体不同
纸质档案主要是存放在库房中保管， 按照档案管理规定，档案分永久保存、长 期 30 年保存、短期 15 年保存。随着年代 的久远，库存档案数量的增加远远大于档 案的销毁数量。因此，档案管理还要解决 库存容量问题，造成这样局面的原因是纸 质载体信息存储量非常有限，这是纸质档
四、信息共享性
纸质档案的内容与载体是不可分离的
（作者单位：桂林医学院综合档案室）
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