办公自动化系统设计方案
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。
办公自动化系统设
计方案
办公自动化系统设计方案
一. 创业园及各部门工作内容简介
留学生创业园是广州市政府于1999年成立的,创业因为留学人员回国创业的高科技产业的孵化器,为留学人员提供研发用地、税收返还等优惠政策,以及创业咨询、投资、融资、市场开发、人才、信息、咨询、后勤等各方面的扶持服务。共同办公的部门有:招商部、
拓展部、物业部、财务部和办公室五个部门。招商部作为创业园的主要业务部门肩负着双重的责任:经常需要向公司领导部门提供各种不同的报表、以及项目管理工作;拓展部主要负责企业入园以后的作为一个重要的商务部门;物业部主要负责公司的物业管理:入住、返园手续办理、房租、水电、押金、履约金、工程装修管理等工作;财务部主要是负责款项的收取,财务状况说明,以及提供资金流向说明:办公室主要是对公司整体情况的掌握。
当前没有一套完善的系统能够对创业园的所有工作进行管理,并能提供灵活的接口,协同办公,这样给各个部门带来大量的不必要的重复性文字录入工作,工作进展的不协调,各部门沟通不及时等等问题,这些问题制约了创业园的发展和工作效率的提高。
由于创业园的以上问题原因,以及多个部门之间存在着的业
务往来接口较多,纸张文档的传递使工作效率底下,不能及时、有效、安全的传递商务信息,以及数据资料的重复录入占用了大量的人力物力,没有将当前创业园已经完善的计算机网络利用上,闲置、浪费了现有资源。
二. 创业园信息化建设目标
信息化建设目标:用现代化的手段将所有项目资料管理起来,实现项目资料电子化管理,任意生成各种报表,为领导及时提供战略决策依据;重组和优化业务流程,用计算机网络来对部门之间的业务往来进行电子化传递和管理。运用信息技术对企业的物流、资金流、信息流进行有效的控制与管理,降低企业营运(人力)成本,优化管理,提升形象。
具体内容是:
1、Intranet技术组建招商部、拓展部、物业部和办公室的内部通讯网络平台;
2、建立创业园内部业务流程管理系统,实现对入园企业(项目)在立项、入园、日常管理和毕业出园的企业信息流管理;
3、建立拓展部的数据资料管理系统:国家级项目资金、财政资金、除财政之外的资金等分开记录处理,以及企业设备、人员进场、纳税记录等;
4、建立物业管理数据库,对企业入园手续(资料及流程)进
行管理:押金、约金支付、水电表初试抄录、钥匙管理、房租、水电费收取、装修方案、装修押金管理,缴费通知单打印,滞纳金管理,以及退园管理等;
5、建立财务部流水帐管理系统,以及进园押金收取,押金管理,滞纳金管理,建立退园管理资金处理、往来处理;
6、建立办公室流程管理系统,对办公室日常工作进行管理;
7、建立符合创业园物业部、招商部、拓展部和办公室内部工作流程的管理系统,实现对商务资料统计、核算,财务核收,物业管理、信息收集,拓展部资料管理等数据的自动转接信息化管理,并经过项目管理实现创业圆项目报表汇总;
8、实现企业邮件通讯、信息共享、信息交流、内部审核工作流管理和业务报表查询,实现电子商务无纸办公。
三. 创业园信息化建设规划
针对创业园的管理特点,从入园企业(项目)管理和部门阅业务流考虑,提出企业信息化先以商务信息化为基础,经过商务信息化的成功实施,逐步向企业信息化推进。我们建议以商业管理为核心,财务管理、物业管理系统为主,拓展部,办公室为辅助的业务流为基础平舍的信息化管理系统。
根据市场多年的企业信息化经验,企业信息化系统的建立按
照“整体规划、分布实施”的指导思想开展。创业园能够以招商部管理信息化为先锋,分阶段实现企业信息化。
创业园信息化整体规划如图1所示:
四. 创业园信息化实施步骤及费用
1、项目分析及软件规划
对创业园各个部门的工作流程,工作内容以及需求收集阶段,我方提供免费信息咨询及信息化方案规划;对创业园各个部门需要的软件结构、功能进行按需分析规划阶段,提供免费服务,并提供软件规划方案,时间:5个工作日;