档案管理分类规则

档 案 管 理 作 业 指 导 书
档案分类编写组 二○一○年十二月
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档案管理作业指导书
1、目的:
加强档案管理的规范化、标准化，保证档案资料完整性、系统性、正确 性，有利于保存应用,更有利于公司的发展与建设。
2、适用范围:
适用于总公司、各分（子）公司及其所属各部门的档案管理。
3、指导文件与参考资料
1）《规章制度》第 8 章：《公司档案管理制度》； 2）国家有关部门试行的档案分类规则及有关文书档案、科技档案管理
6.4.4 设备开箱资料（随机文件、图纸、合格证）电梯、锅炉等特种 设备必须有安全检验报告书，地方劳动部门的印章。
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6.4.5 司法类文件资料及其他综合类资料。
6.5 资料交接登记（含传阅与发放）
6.5.1 交接资料必须认真填写（SR-DA001）,双方当事人签字，各执 一份，以备查阅。档案人员编收讫号（收讫号按年编号，如 2010-001……），按收文登记表（SR-DA002）填写登记。
6.11.2 档案室接到设备管理人员关于设备报废、闲置、淘汰、出售
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情况的书面材料后调出有关资料，对有参考价值的列入参考 资料类封存，确定无任何参考价值的按 6.11.1 所述办法处理； 出售设备的资料跟机，在总目录中注明去向及时间。 7 附件与附表 附件：《科技档案分类及登记》 附表（SR-DA001—DA011）、传阅单、借阅证
6.11.1 对没有保存价值和存期已满的档案报请领导指定专人或组织 鉴定小组对其重新鉴定，确定无误的，档案管理人员填写《报 废、闲置、销毁申请表（SR-DA010）、《废止文件留存记录 表》（SR-DA011）》报行政人事部审核，经部门领导、分管 副总批准，由行政人事部指定专人现场监销或封存，以防泄 密。
档案室 2010 年 11 月 23 日
附件：
科技档案分类及登记
基建工程、产品工艺、设备仪器、化学矿山、科研课题
综合类等
按专业分为：
总图运输，工艺、设备、自控仪表、电器、土建、公用水道、电力照 明、通风采暖、热工外观，机修、化验等。
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一、基建工程：准备阶段、施工阶段、竣工阶段、决算审计。建筑工 程按项目分类。
经审批的报废、闲置但仍有利用参阅价值的档案资料，中外企业、 商家介绍，建筑单位资料，有关书籍（工具、文化等类）、刊物、 杂志、图纸等。
6.3 资料收集条件：
6.3.1 资料必须字迹清楚、工整，图样清晰，必须用字迹能长期保
存的钢笔、圆珠笔、铅笔等书写。
6.3.2 资料、文件、图样必须是具有签字、落款、注明日期的有效文
6.7.3.2 涉及公司机密的重要资料概不外借，如公司决策、发 展文件，公司注册资料及其变更，资质、资产证件等， 工程标底绝不借阅。建筑规划及相关证件、竣工图、 决算审计资料原则上不外借原件，确因工作需要，须 经分管副总批准，留下复印件，请借阅人（部门、职 位、姓名）签字后存入卷内。
6.7.3.3 所有借阅资料不得涂、修改、撕毁；调离公司人员必 须归还全部所借资料；如有遗失、损坏按情况赔偿， 重要资料必须承担相关责任。
6.5.2 传阅的文件资料按领导批示范围进行传阅，返回后根据领导指 示，决定存档与否。
6.5.3 资料发放：发文人员必须认真填写发文登记表（SR-DA003）由
收文单位接收人签字，发文人收存。
6.5.4 档案资料的合并
对于原已建档的老档案资料与现有的已进档资料合并程序如同 前述资料登记进档程序。相同内容的资料编上顺序号插入现有档 案资料袋内，并在卷内目录的相应位置上做好登记。以前没有立 卷的内容资料，还须重新组卷、立卷与排架，最后在合并的资料 目录上进行标注，写上合并后的档案号及柜号，原目录长期保存， 以利查找。
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定，人事任免重要文件及资料；薪资，经营类销售、购置合同 协议资料；财务报表、财务账目、凭证资料等）
确定保存时间：分永久、长期、短期，长期与短期之间的 一律从长保管。
永久保存：政府机关核准文件、公司注册登记及其变更资 料、执照、各种资产证件等，董事会及股东会议记录、发展规 划决策文献、财务报表、薪资单；工程项目的全过程及其竣工 文件、图纸资料、决算审计资料；其它经核定须永久保存的各 类文书档案资料。
6.6 资料整理：
审核、鉴定
分类
组立卷
编目
排架
6.6.1 资料应按交接登记表核对其准确性。
6.6.2 参照《档案分类试行规则》对所有交档资料分类。工程类资料 应按工程项目的各个阶段认真梳理分类鉴定，竣工资料检查其 是否齐全、完整及系统性、正确性，是否加盖竣工章，编制人、 审核人签字与否。有问题的交由送交单位更正办妥，并应由公 司专业人员签字，领导审批后由档案室收存。
6.6.4 组立卷、编目：
6.6.4.1 组立卷方法与原则：
文档类：按公文性质、特点、类别组立卷。
外来文件：1）省市政府各局来文、来函及上级来文、 来函；、2）企事单位的来文、来函。
内部文件：董事会资料、集团董事长、总经理、副总 经理指示、讲话，各种会议文件、发展规划 文件、公司注册资料、资产权证等证件类； 财务、人事文件资料等，公司及各分公司、 各部门会议文件，往来文函、各种文书类资 料、组立卷。
6.8 资料的修改、补充：
6.8.1 因设计、施工等因素造成现场与图纸资料不符，必须适时进行
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修改、补充并由修改人签字，领导批签。（所改资料可在原图 进行，也可重新绘制） 6.8.2 经常核对案卷，对破旧的图纸资料进行修补，对遗失资料，通 过专业人员索要补齐。 6.8.3 对档案资料的每次修改补充都要做好登记。（SR-DA008） 6.9 档案资料的安全: 6.9.1 档案人员应严守公司商业机密、规划发展机密等。公司所有人 员造成机密信息资料、重要证件的丢失、泄密的交由保卫部门 处理或赔偿，甚至追究刑事责任。 6.9.2 造成一般资料丢失的或所借不还,建议有关部门对责任者扣款 处理。扣款系数如下： 图纸类：0# 12 元/张×2 1# 10 元/张×2 2# 8 元/张×2 3# 4 元/张×2 4# 2 元/张×2 说明书和其它书籍资料按（购买价+寄取费）×2 6.9.3 档 案 室 库 房 的 温 度 以 14-18 ℃ 为 宜 ， 相 对 湿 度 应 控 制 在 50%-65%，温度过高过于干燥，纸质材料会变黄发脆，高温、 潮湿会为档案室害虫繁殖创造条件。同时还应做到防光、防潮、 防蛀、防鼠等有害生物，防火、防盗，保证通风状况良好。 6.9.4 档案室内禁止吸烟、明火，严禁使用电炉、电水壶、电热器等 电器设备，应配有防火器材，装防火、防盗报警系统。人员离 开锁门、关窗、关灯，切断电源。 6.10 到期证件与资料更新（年检与变更）： 对有年限时间限制的证件入档时应做好登记，并在证件或资料到期前 及时通知相关部门。档案管理人员填写证件更新登记表（附表：SR-DA009） 经办人签字留存。并以复印件存入原案卷内，年检或更新后的证件交档时 要立即重新归档。 6.11 资料的报废与销毁处理：
6.7.2 信息反馈：接收资料后，必要时通报相关人员，如有遗缺报请 相关人员解决，不交档者一经发现，视情况给与批评，甚至记 过。
6.7.3 资料应用：
6.7.3.1 借阅：1）公司副总以上领导可以直接通过档案管理人 员办理借阅手续、公司各部门人员借阅重要资料须经 分管副总批准，借阅机密、重要资料必须经副总以上 批准，原则上当场阅览、归档，不得带出门；如需借 原件（须留复印件）或者复印必须经分管副总以上领 导批准；2）借阅、复印一般相关资料须凭部门领导签 批的联系单（注明资料来源、名称、预归还时间）填 写 借 阅 证 、 借 阅 登 记 表 （ SR-DA006 ） , 借 阅 代 卷 卡 （SR-DA007）,资料归还时，销账，并返回借阅证给借 阅人，档案人员立即重新归档。不能如期归还的应办 理续借手续。
长期保存：10 年保存：1、预算、决算书类 2、会计凭证 3、 计划资料 4、其它经核定须保存 10 年的文书类文件资料。5 年 期保存:1、人事合同期满或解除合约 2、其它经核定保存 5 年 的文书类文件资料。
短期保存：1 年保存：无长期保存必要者，具有短期时效 性文书、文件类资料；
保存年限一般都应由资料送交单位根据相关规定确定。
6.6.4.3 存档、排架、定位：
贴档案柜编组号，经组立卷、编目后的案卷，按档类 号排架定位、柜正面贴标签，指示柜内案卷名称，每 年应根据情况整体调整、定位。
6.7 资料的开发与应用：
6.7.1 资料开发：所有来文及资料按收讫号顺序输入电脑，必要时光 盘备份，编制总检索表，必要时编制检索卡，简要说明卷内内 容。
1、总体布置：
1）选址地形报告，选择依据，原则与经济根据、方案与比较，推荐地 址意见与条件及相关附图，地形图。
2）总体布置规划及消防图（平面布置图、总体效果图）。
3）隐蔽管线：供排水、电、气、电话、广播线、闭路电视、煤气等。
4）道路、围墙、桥梁。
2、项目依据：项目立项申请报告及批复，立项的会议文件，建设目的 与依据；可行性研究报告与批复、环境预测调查报告、三废处理、投资估 算，投资经济效果、设计任务书、计划任务书。
设备资料：按设备种类组卷；
建筑安装工程类：按工程项目及其各进展阶段或专业 组卷。
参考资料：厂商介绍、产品样本、留存、报废、闲置 资料、各种工具书、参考书分别组卷、编 序固定。
6.6.4.2 组立卷程序：
卷内资料编排顺序号、编卷内目录、（SR-DA004）贴案
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卷标签（标注：档类号、案卷类别及名称、资料来源； 编制总检索表（附件 SR-DA005）及卷内目录汇总册。
（1）省市各局的各种文件文函；公司的各类证件（注册及注册变更、 经营、资质、资产等）与文书。
（2）凡产生于公司董事会、总公司、分公司，包括行政、人事、工程、 财务、营销、工会、党办等管理过程的具有保存价值的各种文件：
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请示、报告、批示、批复、计划与总结报告、考察报告等；行政 文件、命令文件：通知、通报、通告、布告、命令、任命、通令、 嘉奖令等；法规文件：规定、规章、制度、办法、细则、法令、 条例、职责、准则、规则等；计划文件：工作计划、发展规划、 生产计划、文教卫计划、财政收支计划等；统计类文件；各部门 间工作联系单等往来文件；合同文件；财务类：凭证、帐本、财 务报表、往来明细表、销售收入明细表、工程合同类、销售合同 等；案件纠纷类各种文件与材料； 6.2.2 科档： 建筑工程建设与安装：具体内容见附件 1《科技档案分类及登 记》。 设备仪器类：随机所属图纸资料、证件、载体等，特种设备、引 进设备的资料见附件 1。 6.2.3 参考资料：
件资料，图样图纸必须符合国标。工程竣工图等资料必须加盖 竣工印章，由经办人及相关人员签字，并由甲、乙双方领导审 批签字。同类性质的成本资料必须装订成册，编写目录，标注 页码。
6.4 资料来源: 6.4.1 公司董事会、董事长、总经理、副总经理有关规划、开发的各 项指示与讲话及会议文件；公司内部及分公司职能部门按时、 按月、按年交档（装订成册）的各种文件资料。 6.4.2 省市政府及各职能部门所发的各种文件、证件、函件等。 6.4.3 土建、设备工程的各种专题研讨会、可行性审核会、报告会等 会议资料；各种调查、考察报告、往来文函。工程各阶段所产 生的各种资料、审计及其经济纠纷案件资料等。
学概要书籍。
4、名词定义与解释：暂无。
5、权责:
公司行政人事部负责本文件的拟、修、废、发放及监督实施。
6、内容:
6.1 档案资料的来源与管理程序：
资料 总公司
来源
各分 公司
设计 单位
建设 单位
相关 单位
其他
管理
程序
档案室
收集
审核
分类
编
存档
服务
修改
报废
整理
鉴定
立卷
目
排架
利用
补充
销毁
统计
6.2 管理范围： 6.2.1 文档：
6.6.3 资料鉴定：
确定密级：
机密类：董事会、总公司的发展规划文件、会议文件，新 项目的总体规划、布置、设计方案、计算依据、专业会议纪要、 可行性研究报告、工程预算标底及报价书；
重要类：各种证件（营业执照、注册资本、土地证、规划 许可证、商品房预售许可证、资产所有权证、债权凭证及注册 变更等。各工程项目从准备到竣工验收阶段、审计阶段所形成 的可归档的各种文件资料、案件纠纷资料等；工程类合同协议 资料；省市政府、各局的重要文件；公司章程等法规文件及决