实验室检测样品管理程序

1 目的

对检测样品的运输、接收、处置、保护、存储、保留、清理或返还等各个环节实施有效的质量控制，以确保检验结果的准确性。

2 范围

适用于中心各场所样品的运输、接收、处置、保护、存储、保留、清理或返还等各个工作环节。

3 职责

3.1 收发员在受理客户委托时，负责对送检样品的完整性和对应于检测要求的适宜性进行验收，记录接收样品的状态，做好样品的标识并负责将样品及其资料传递到检测组。

3.2 检测人员对制备、测试、传送过程中的样品加以防护，并负责对样品贮存、流转处置过程中的质量控制。

3.3 检测组组长负责对样品的处理或清理申请进行审核。

3.4 技术负责人负责批准最终样品的处理或清理。

4 工作程序

4.1 样品的接收

4.1.1收发员在接收客户送检样品时，应根据客户的检测要求，查看样品状态（包装、外观、数量、型号、规格、等级等），并清点样品，认真检查样品及资料的完整性，确定是否符合要求。有些样品还应检查采用的包装或容器是否对检测结果产生影响，同时与客户商定有关样品制备的要求和检毕样品处理方式，并在《检测委托单》上登记说明。

4.1.2收发员及时对样品进行编号（样品编号由“JMJC-年月日（如190101代表2019年1月1日）- 流水号（三位数，如：001、002）

4.1.3 收发员将样品及第二联委托单传递到检测部门，检测人员在进行交接验收时，应查看样品状态是否与检验业务和委托单填写的内容相符，对以封装方式送达的样品，应检查封签是否完整有效以及运输过程有无损坏，并在《检测信息登记表》上签字确认。

4.1.4当对样品是否适合于检测存有疑问，或当样品不符合所提供的描述，或对所要求的检测规定得不够详尽时，收发员应在开始工作之前问询客户，以得到进一步的说明，并记录下询问的内容。

4.1.5 如发现样品偏离检测方法要求或规定，应告知客户，如客户知道偏离规定仍要求进行检测时，应在委托单中记录样品的异常情况并注明偏离可能影响检测结果，同时通知检测所要在报告中作出免责声明。

4.1.6 非固定场所检测样品在运输过程中应采取必要的措施避免样品的损坏或样品异常，如：缓冲隔离、固定支架，对有保存环境条件要求的样品应加以严格环境控制，保证样品运输过程无异常。

4.1.7 如检测员需对样品的加工尺寸等信息进行确认时，需填写《检测样品验收记录》，例如：拉伸样品等。

4.2 抽样样品的管理

4.2.1 抽样人员负责抽样样品：

a.抽样人员在抽样前，应先到综合组领取抽样记录表和委托单；

b.抽样人员到客户指定的地点，在客户或有关人员见证下按照有关技术规定抽取样品，填写抽样记录表及委托单。见证人员及抽样人员对样品的真实性和代表性负有责任；

c.抽样后将委托单第三联给被抽检单位，作为领取样品或报告的凭证，并带回第一联第二联交给收发员进行交接；

d.抽样人员应对样品在运输中的防护负责，保证样品的完整性。抽样人员回到中心后立即将带回的样品交给综合组，收发员对样品进行验收登记,详见《抽样控制程序》。

4.3 样品的识别

样品所处的检测状态，检测中心采取以下办法管理：

4.3.1 对于不能及时安排检测的样品，由收发员编号后先放样品暂存区暂存；

4.3.2 对于可以及时安排检测的样品，由收发员交于各检测员，检测员先将样品放置在“待检区”，安排检测。

4.3.3 对于已经检测好的样品，检测员放置在“已检区”。

4.3.4 对于已经出具样品报告的样品，放入样品室中保存。

4.3.5 样品在不同的检测状态，或样品的接收、制备、流转、贮存、处置等阶段，根据检测活动的具体情况，做好标识的转移工作，应保持样品的标识清晰，保证样品编号的唯一性和可溯性。

4.3.6 样品在制备、测试、传递过程中应加以防护，应严格遵守样品的使用说明避免受到非检测性损坏，并防止丢失。如遇意外损坏或丢失，应在原始记录中说明，并向组长报告，必要时应立即与客户联系。样品在制备有需要时编制指导书，分别规定金属材料大样和化学分析小样、规定拉伸试样的保管条件和保留时间，对有表面层及制样有特殊要求的金属材料要确保在取、制样及储存过程中，表面层及其内部性能不被损坏。实验室委托外部进行取样和试样加工时，应明确告知取样和试样加工的程序和技术要求。在接收样品时，应根据方法的要求进行符合性检查。

4.4 样品的贮存

4.4.1 综合组有专门样品贮存场所。各组对各项检测项目的样品指定专项负责

人。样品应分类堆放、标识清楚，做到帐（台帐）与物一致。样品贮存环境应安全、无腐蚀、清洁干燥且通风良好。

4.4.2 对要求在特定环境与条件下贮存的样品，应保持、监控和记录控制环境条件。

4.4.3 各部门样品检测人员保管样品的完好性，完整性。各部门应在作业指导书中按样品性质和其专业要求的不同对保管条件作出规定。

4.4.4 易燃、易爆和有毒的危险样品应隔离存放，做出明显标记，相关部门应根据专业要求，对危险样品保管和处理作出具体规定。

4.4.5收发员对检测的样品及样品库采取必要的安全、防护及保管措施。对进入样品储存区的人员进行控制。

4.5 样品的处置

4.5.1 检毕样品留样期不得少于报告申诉期，一般留样30天,如客户委托中心处理的样品保存期限为1年。留置环境有特殊要求的留存样品样品室特殊区域，标签上注明留置期限。

4.5.2 检毕样品处置，根据与客户签订的有关协议书要求，分以下几种处理方式：

a.客户要求领回样品，在留样期满后，收发员应通知客户及时来办理退样手续。客户或供样单位需提前（留样期内）领回样品时，应签注“对本检测报告无异议”之后，方可由收发员办理退样手续；

b.留样期已过、客户委托处理样品，收发员应按与客户签订的委托检测协议书要求处理；

c.留样期已过、客户不要求领回有利用价值的样品（包括部分报废、报损样品）收发员应在《检测信息登记表》中说明处理方式，由技术负责人批准后方可进

行处理。

4.5.3检测员在检测过程中，应避免非检测性损坏样品，需要取样制样的严格按照检测方法的要求或作业指导书进行操作。

4.5.4检测员检测客户委托的偏离检测方法或规定要求的样品时，应在报告中说明偏离可能影响的结果，并作出免责声明。

4.5.5 检测过程中应确保样品不被混淆，如果须从样品中分离子样时应将唯一性标识准确无误地复制到子样，并在标识中附加检测子编号，余样保留原标识备查备用，用于二次抽样的容器应确保不对样品造成污染，必要时，制定从待检样品中抽取检测样品的程序，以确保该测试样具有代表性，选择适当的设备用于二次抽样、包装、提取。

4.6 样品的保密与安全

4.6.1 本中心严格按与客户签订协议或有关规定进行样品的检测，储存与处置，严格执行《保密性管理程序》，对客户的样品、技术资料及有关信息负有保密责任，留样期内的样品不得以任何理由挪作他用。

4.6.2 对有特殊要求的样品，应做出相应安排，包括样品接收、流转、贮存、处置及技术资料的管理，采取安全防护措施，保证样品的完好及机密性。

5 支持文件和记录

《保密性管理程序》QP-B0-02 《抽样控制程序》QP-B0-13 《检测信息登记表》JMJC-WF-A4-104 《检测样品验收记录》JMJC-WF-A4-107