浅谈人事档案管理信息化建设

浅谈人事档案管理信息化建设

作者：李香仙

来源：《科技创新导报》2011年第17期

摘要:人事档案的信息化管理,是人事档案工作发展的必然趋势。加强人事档案管理信息化、现代化水平,发挥人事档案作用。提出了全面加强高校人事档案管理工作。对传统人事档案妥理模式的改革和创新。

关键词:人事档案管理人事档案管理制度信息化建设

中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)06(b)-0221-01

人事档案是反映个人经历、思想品德、业务实绩、个性特点、专长爱好等情况的原始记录,真实反映一个人的客观面貌。人事档案中的自传、履历表、登记表,是个人经历、思想演变、家庭与社会关系的反映;历年的鉴定,记载着个人不同时期的表现和组织的评价;是个人在党和组织的教育培养下成长的佐证;政治与工作情况的考核、考察、奖惩与科研成果的登记等方面的材料,是个人政治表现、工作能力、成绩贡献、技术专长的展现。借助于信息技术,不断提高档案管理工作效率,提升档案管理水平。

1 建设目标要求

运用现代信息技术,基于信息化战略规划和档案馆的信息化总体要求,面向人事档案工作的全过程规划、设计和建设一个能够实现档案馆与其他部门信息系统集成和数据共享,能够支持人事档案全过程业务工作自动化开展,支持人事档案信息的网络化(分权限)查询利用服务,并将

通过该系统的应用,实现人事档案工作的现代化管理,使档案馆能够在人事档案工作过程中不断改进服务方式,提高办事效率,提升管理水平,促进人事档案管理体制的改革。

2 系统结构要求

人事档案的收集、归档、整理、保管、利用、转出等业务工作的网络化运行。要求档案数据集中存储,应用程序采用B/S运行模式,客户端不需要安装任何插件。要求系统的运行基于档案工作的业务流程实现业务与信息的自动化处理与运行。要求与学校其他部门的信息系统实现系统集成,实现信息资源共享。系统中的人事档案信息资源包括人事档案案卷和卷内文件的目录信息、电子全文信息;系统设备资源包括数据库管理系统及服务器、存储器等软硬件资源。要求系统用户分权限设置。要求使用系统的每个用户都拥有特定的功能权限和数据访问权限(根据岗位设定),功能权限的设置要求细化到功能组件级;数据权限的设置要求细化到目录(行与列的权限)和全文(修改、浏览、下载、打印等);同时要求做好系统备份、数据备份,确保系统的不间断运行(至少在工作时间内);档案数据要求做到物理归档,因此需要与其他业务系统的数据

实行物理访问和存储的隔离。支持人事档案工作的“双套制”运行需求。要求系统支持纸质档案和电子文件的同步归档和一体化管理。

3 系统功能要求

3.1 支持人事档案工作的所有业务

(1)建档管理。建立教职工、博士后等各类档案的基础数据库,增加(录入、导入)人事档案基本信息,实现对人事档案基本信息的统一维护和集中管理。

(2)归档管理。当接收到归档材料后,记录和管理职工的学历变更、职务变更、职称变更信息的增、删、查、改的等操作。接口要求与学校人事系统中的职称、职务、学历等信息实现同步的联动共享。

(3)档案综合查询(检索)。根据各类查询条件实现灵活多条件的系统信息查询功能,用户可以自定义查询条件,要求系统提供多条件检索和跨库(表)检索等功能。

(4)档案借阅。记录来馆人员查询档案、利用档案等相关信息,并实现对档案借阅信息的查询与统计功能。

(5)档案借出。记录档案的借出、归还等信息,并实现对档案借出信息的查询与统计等功能。

(6)档案服务管理。记录档案馆工作人员依据档案内容信息开具的各类证明(出生年月、亲属关系、婚姻状况、工作学习经历等)信息等。

(7)档案盘点。将档案库存实物与计算机存储的人事档案信息定期进行核对,并根据实际业务进行系统中数据的修改和处理,协助业务人员快速完成对库房档案的清点、核对、修改、统计等工作。

(8)档案处理。对因调离工作、离退休、死亡等各种原因需要将档案转移到其他保管机构或本馆内的其他保管地方而进行的处理。对库房内档案的存档方式进行改变,系统提供转代管、遗留、存档、死亡、离休、退休等状态,用户也可以自己添加存档类别信息。

(9)档案转出。支持档案转出的业务工作,要求系统实现:①转出数据的录入(导入)处理,与其他部门之间信息的共享;②转出表格生成并打印;③回执信息自动化处理和手工录入;④转档信息查询、统计;⑤转档工作过程责任者相关信息管理、查询与统计等功能。

3.2 支持档案管理过程中产生的工作过程信息管理功能。

将每个工作流程及其前后衔接过程中产生的工作过程信息进行记录并加以管理。要求能够做到执行过程中任务可监控、数据处理的当前节点可查询、任务完成后责任可追溯。每个功能模块包含增加(导入)数据、修改、删除、查询、打印、统计、导出文件等基本功能组件,并能够通过对这些功能组件进行装配,灵活部署系统的功能模型。

3.3 方便系统运行维护的功能需求

包括用户管理、单位信息管理、数据字典管理、系统日志管理、数据备份、数据同步、系统帮助等功能模块。要求系统应用程序安装在学校中心机房的应用服务器上;系统数据库信息和电子文件信息由学校信息中心实施集中管理和备份。

4 人事档案查阅

人事档案的内容涉及党和国家机密与个人隐私,查阅借用中既要满足组织、人事、劳动工作和其他方面的利用需要,发挥其应有的作用,又要贯彻执行保密法规和制度,确保人事档案的完整和安全,防止失密和泄密。

(1)查阅的原则和范围。查阅人事档案总的原则是:宽严适度,内外有别,灵活掌握,便于利用。就利用者而言,由于人事档案是人事工作的重要依据和工具,组织、人事、劳动部门利用档案应从宽,其他部门利用档案应相对严一些。就利用范围而言,高级干部、中级干部、有贡献的专家、学者和有影响的知名人士,以及机要人员的人事档案,提供利用时应从严掌握,严格审批手段,对一般干部、工人、学生的人事档案,利用范围可从宽一些。

(2)要求系统用户分权限设置。要求使用系统的每个用户都拥有特定的功能权限和数据访问权限(根据岗位设定),功能权限的设置要求细化到功能组件级;数据权限的设置要求细化到目录(行与列的权限)和全文(修改、浏览、下载、打印等);同时要求做好系统备份、数据备份,确保系统的不间断运行(至少在工作时间内);档案数据要求做到物理归档,因此需要与其他业务系统的数据实行物理访问和存储的隔离。

参考文献

[1] 贺焱.改革学校人事档案管理工作的思考[J].云南档案,2008,3.

[2] 潘廷将.试论高校实施“人才强校”战略对人事档案管理工作的要求[J].右江民族医学院学报,2008,4.

[3] 樊美丽.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].山西档案,2010(S1):5-6.

[4] 李玉芹.人事档案管理的弊端与解决措施[J].山东档案,2010(04):75-76.