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文书撰写工作规范

文书撰写工作规范

为进一步规范中心文书撰写工作质量, 有效提高工作效率, 现拟定中心工作人员常见的工作计划、工作总结、调查报告、业务技术指导书及检验报告等文书撰写规范, 请全体人员遵照使用, 并纳入年度科室工作质量考核和个人技术晋升聘用考核内容。

一、各类常见文书内容规范要求

(一)工作计划

计划是行动的先导。工作计划则是工作之前用文字形式拟定的工作内容和步骤。工作计划一经讨论经过, 一般作为通知的附件下发( 或科室作为材料上报中心) , 对本部门或本科室的工作具有权威性和约束力。

1.计划种类

常见有规划、设想、计划和安排打算等等。

规划属于轮廓式的, 时间跨度比较长, 一般设定在三五年以上; 设想属于粗线条的, 非正式的计划; 计划则比较深入和细致; 同计划相比, 安排、打算的时限更短, 内容更为集中和具体。

2.撰写规范

计划内容的表述形式主要有条文式和表格式两种。

常见条文式计划的写法规范为:

(1)标题: 一般包含单位( 科室) 名称、时限、内容、文种名称等四项。这四项的顺序不能颠倒, 时限应写全称, 内容应简明, 使之一目了然。如”合肥市疾病预防控制中心二〇〇六年工作计

划”、”免疫规划科二〇〇六年工作计划”。标题字数过多的, 标题中可考虑不写单位( 科室) 名称, 但就必须在落款时书写单位( 科室) 名称。

(2)正文: 内容繁简不同, 但必须包括”做什么、怎样做、什么时候做完”等三个要素。

正文开头一般应提出总的任务和要求, 说明”做什么”( 有的还要说明为什么要这样做和能不能这样做, 以加强执行计划的信心和决心) , 任务和要求必须具体, 能量化的必须量化。。

提出总体任务和要求之后, 就要分块或分条列项, 把总体任务分解到有关部门( 小组) 或人员, 而且根据实际需要或详或略地交代完成任务的步骤、方法、政策精神, 提出时间要求。这就是谁去做、怎样做、什么时候做完。

(3)结尾: 结尾有时要有几句概括认识、表示决心的话, 有时意尽则止。

计划末尾要有落款, 写明制订计划的单位和时间( 标题列入单位名称的可直接落款时间) 。

3.撰写中应注意的问题

常见有些计划虽然提出了任务, 但没有将任务分解到具体的部门( 小组) , 有时只讲”群策群力”、”广泛发动干部群众”之类的套话; 或者提出了任务, 而没有交代方法、步骤与时间要求, 这样的计划往往容易落空。不解决”谁去做”、”怎样做”、”什么时候做完”, 计划就会流于形式。

(二)工作总结

把工作总结仅仅理解为”回答”前期拟定的计划是否完成或完成得怎么样, 这是不全面的。因为工作总结以及其它内容的总结是不同于”情况反映”、”情况汇报”的, 它固然要回答计划是否完成或完成得怎么样, 但更重要的是要经过对工作过程的矛盾分析, 说明是怎么样完成的或为什么完成不了, 其间有什么经验、体会、问题、缺点, 今后打算怎么办等等。简言之, 只有把感性认识上升到理性认识, 才能使”正确的获得推广, 错误的不致重犯”。

因而说, 所谓工作总结, 实质上是对以往工作实践的理性概括。总结一般反映人们对工作的理性认识, 对决策具有一定的参考价值, 较计划相比, 文字上能够写得比较生动活泼一些。

1.总结种类

常见有综合性总结、专题性总结和个人总结三类。

2.结构形式与撰写要点

总结的种类不同, 其撰写的结构形式不尽相同。

(1)综合性总结:

单位和科室的年度工作总结属于这一类。

撰写的结构形式一般有分条式、分块式和三段式三类。

分条式撰写方式为每条有情况、有分析、有结论。

分块式撰写方式为分门别类, 自成章节。如”经济工作”、”思想工作”、”班子建设”、”今后设想”等等。

三段式的结构形式使用频率较高。三段分为: 工作情况( 归纳

工作进展、成绩和失误, 不拘泥于时间顺序, 而着眼于主次、轻重, 表现为横式结构) , 经验体会( 提炼出的理性认识, 不是对工作情况中每一项内容的简单评说, 而是对全面工作进行综合分析后概括出来的。其中讲到的发生发展过程, 按时间顺序。属于”横里藏纵”, 但从总体上看, 各条经验之间还是”横向联系”。) , 今后打算。

(2)专题性总结:

特点就是”专”, 内容专项, 经验专门。

向上级汇报如何开展某项工作的总结, 其结构形式一般为”概括——收获——体会”。

汇报工作进展的总结撰写时一般按时间顺序, 以纵式结构为主。

用于先进经验或失误教训的工作总结, 其撰写的结构形式多为”成绩或问题——经验或教训——不足之处或整改措施”。开头能够采用”倒悬法”, 用极简要文字说明成绩问题, 随即引出几条经验或教训, 以横式结构为主。

(3)个人工作总结:

应要求选择感受最深的一两点来写, 交流工作过程、做法和措施等, 只取与感受有关的部分, 其余略去, 做到不记”流水帐”。

3.撰写中注意的问题

无论是哪一种结构形式, 都少不了介绍情况, 归纳经验。工作总结撰写中表述情况和经验应注意一下几个问题:

(1)表述情况要清, 切忌”记流水帐”。