秘书的素养ppt课件
《秘书素养》课件
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欢迎来到《秘书素养》PPT课件。本课程将帮助你了解秘书角色定位、秘书日 常工作以及秘书的职业素养。
秘书角色定位
秘书角色定位介绍
秘书工作的重要性以及秘书与领导之间的关系。
秘书的工作职责
接待来访人员、安排日常事务、协助领导展工作以及维护领导形象。
秘书日常工作
1
文件管理
文件收集与初审、文件归档与分类。
结束语
通过《秘书素养》课件,你已了解秘书角色定位、秘书日常工作以及秘书的 职业素养,并能为自己的职业发展提供指导。
展望未来,希望你能运用所学知识发挥秘书的重要作用,提升工作效率,并 在职业生涯中不断成长。
谢谢观看,如果有任何问题,请欢迎提问。
接待来访人员
2
来访人员的接待流程、来访人员的招待
安排。
3
时间管理
日程安排与调整、工作计划的制定和执
会议组织
4行。ຫໍສະໝຸດ 会议策划与筹备、会议记录与汇总。
秘书的职业素养
1 秘书的基本素质
语言表达能力、沟通协调能力、心理承受能 力。
2 优秀秘书的职业素养
保守机密性、保持专业意识、积极主动服务 领导、学习与提高自己。
秘书的素养基础知识培训(ppt 61页)
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• 这个故事其实昭示了一种社会通病:将原本是道 德精神层面的荣誉物质化、资源化,附带上各种 级别的待遇、超出市场规律的特殊化“照顾”, 将一个瞬间焕发出过人勇气与闪光品德的平凡人 拔高成无所不能的“高大全”式英雄,或者一朝 成名、上位,便难于再做回普通人,而被鼓励样 样通吃,以便实现资源最大化。比如,当上劳模 可能就会升官,虽然他未必擅长管理;或者做了 官之后就有人要当博士、教授,哪怕并不太有兴 趣做学问。尹春龙的拍卖奖牌,不过是流风之末, 要将荣誉变成摸得着看得见的有形有价证物而已。
• “天下大事,必作于细”,这句话对秘书工 作来说非常适用。时刻保持对于细节的敏 锐感觉,切实关注并做好每一个细节,是 做好秘书工作的基本条件可以说,重视细 节对于秘书工作的重要性,怎样强调也不 过分。一个不屑于做具体工作的人根本不 适合从事秘书工作;一个不善于把细节做 细做精的人不可能把秘书工作做好。
能力结构
• 能力结构,指一个人所具备的能力类型及 各类能力的有机组合。从不同角度或不同 层面,可以划分不同的能力类型,每个人 所具备的能力结构是不同的 。能力的类型 多种多样,至少包括记忆能力、理解能力、 分析能力、综合能力、口头表达能力、文 字表达能力、机械工作能力、环境适应能 力、反应能力与应变能力、人际关系能力、 组织管理能力、想象能力、创新能力、判 断能力等等。
• 6、协调能力:善于发现矛盾或不平衡并及 时沟通协调。
• 7、观察分析能力:秘书工作由被动服务转 为主动服务的前提条件。工作中时时事事 处处做有心人,善于发现问题、分析问题, 提出解决方案供领导选用实施。
• 8、应变能力:大部门工作有章可循,应严 格按规章制度办事。出现紧急情况要做到 遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能 力,处理问题既要符合原则,又要有一定 的机动性和灵活性。
秘书的职业素养修炼(ppt28页)
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案例分析与讨论
⑴ 从吕*在**公司应聘复试的过程中,分析公司需 要怎样的秘书? ⑵ 吕*具有怎样的职业素养? ⑶ 谈谈你由此案例受到的启发。
会说 会写 会做事 会做人
案例6
某董事长收到一封有长年生意往来的代理商 寄来的无礼信函。于是,董事长把秘书叫来,要他 速记下回信大意:“真没想到会收到这么不讲理的 信,虽然我们有过长久的生意往来,也只能到此为 止了。对此事,我还打算对外公开。”他要秘书依 据以上内容,迅速复函给对方。那么,秘书应如何 做呢?
“秘书呢,一旦表现得稍为高调,就会惹 人瞩目,有可能被认为过分抢风头。”
会说 会写 会做事 会做人
秘书“八戒”
一戒盲目遵从、缺少主见 二戒作风浮躁、处事不稳 三戒心胸狭窄、缺少气度 四戒私欲膨胀、忘乎所以 五戒妄自尊大、脱离群众 六戒头脑空空、不学无术 七戒假承意旨、越权办事 八戒麻痹大意、失密泄密
会说 会写 会做事 会做人
案例5
面试
吕*回答:“正好相反。我注意到贵公司的股票正在下跌,从有关 资 料上反映,这是贵公司与国际市场接轨进行产业结构调整和技术升 级出 现的暂时困难。经过这惊险的一跳,公司的综合素质和整体竞争 实力将 有极大的提升。我若能在公司机遇与挑战并存之际加入公司团 队,这是 我的荣幸。”
会说 会写 会做事 会做人
案例5
面试
吕*到**股份有限公司应聘总经理秘书职位,初试以优异的卷面 考 试成绩通过,复试由总经理亲自主持,当面回答总经理提出的问 题。
总经理问吕*:“吕小姐,从你的个人资料上看,你的毕业论文得 过奖,大学生演讲比赛得过第一名,你的口头表达和书面表达的语言应 用能力一定很过硬了。”
会说 会写 会做事 会做人
职业素养之九段秘书工作法精美PPT课件
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整理会议纪要内容
提炼要点
将会议记录中的重要信息进行分类、归纳和提炼,形成清晰的纪 要框架。
明确责任
在纪要中明确各项任务的责任人、完成时间和跟进方式,确保工作 有效推进。
校对核实
对整理好的纪要内容进行校对,确保信息准确无误,避免产生歧义 。
及时传达会议纪要
及时性
在会议结束后尽快整理 并传达纪要,确保信息 及时传递,避免延误工 作进度。
落实。
记录检查结果
02
在检查过程中,详细记录每项工作的完成情况,包括存在的问
题和需要改进的地方。
及时反馈问题
03
在发现问题的第一时间,及时向相关人员反馈,确保问题得到
及时解决。
汇总检查结果
整理检查结果
将检查结果进行整理,分类汇总存在的问题和需要改进的地方。
分析问题原因
针对存在的问题,深入分析原因,找出问题的根源,为后续改进 提供依据。
核实相关数据和细节 ,避免传达错误信息 。
选择合适通知方式
根据通知的紧急程度和重要性 ,选择合适的通知方式,如电 话、短信、邮件等。
考虑接收者的习惯和偏好,选 择最容易被接收和关注的方式 。
确保通知方式可靠且及时,避 免因传达延误而造成损失。
确保通知及时传达
提前规划好通知时间,确保在合适的 时间点进行传达。
制定责任追究制度
建立健全的责任追究制度,对 于工作中出现的失误、延误等 问题,要依法依规进行责任追
究。
根据问题性质和严重程度, 制定相应的处罚措施,如警 告、记过、降职、开除等。
同时,也要建立奖励机制,对 于在工作中表现突出、做出重 要贡献的人员给予相应的表彰
和奖励。
加强责任意识和培训
秘书的素质修养(ppt29张)
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一个秘书可以分成几个级别?九个级别。 追求不一样,他们的收入也不一样。 一段秘书:发通知,发电子邮件,等待 开会; 二段秘书:发通知,电话确认,确保通 知到每个人; 三段秘书:发通知,落实参会人,在会 前30分钟提醒参会者参加会议,并落 实有没有变动,对临时有急事不能参 加会议的人汇报总经理,保证总经理 在会前知道缺席情况,也给总经理确 定缺席人是否必须参加会议; 四段秘书:发通知,落实参会人,会前 通知,检测用到的投影、电脑等设备 是否正常,并在会议室门口贴上:此 会议室明天几点到几点有会议;
根据轻重缓急
做好时间安排
• 其实,要回答好这个问题并不难,那么,应该怎样回答才能在面试中 得高分呢?那就是根据事情的轻重缓急,做好时间安排就行了。因为 是明天上午的事,有的事情,今天就可以作好安排,并不一定要等到 明天,即便白天不行,晚上也是可以的。 • 第一件事,就可以今天安排。为了尽孝道,在下午或晚上去 医 院同医护人员接触,做好该做的工作,并同母亲说明情况,然后委托 妻子或家里其他人明天上午陪伴。待明天上午处理完公务,再去看望 母亲。既不影响母亲开刀,又不影响工作和尽孝道。对于这一问题的 回答,绝大多数考生在回答的时候比较好,只有很少考生回答的不完 整。 第二件事,是明天上午自己必须要参加的。因为是自己起草的重 要材料讨论会,自己不去,就无法了解别人所反映的意见,更不便于 修改。不仅要在8点前到达,还要事先准备好会场和材料的讨论稿。 对于这一问题的回答,一部分考生认为是自己必须要参加的;一部分 考生认为可以委托别人参加,只要做好记录就行了;还有人认为有领 导者,可以“委托”领导,颠倒了主次和上下级之间的关系,应当说 是非常错误的。
秘书的素质要求培训课件PPT(共 32张)
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还是激进革命?
你是认为“非暴力不革命” 具有软弱性,“光荣革命” 欺骗性,还是认为其实他 们在克制理性,为民生而
制止流血
如果你所在国家的当局, 正在做侵害人权的事情, 有别国介入推翻政府,你 是选择支持还是反对你的
国家?
如果一个人是民主领袖,回 来因被“处理”,彻底改变
一个月后他的朋友收到他第一封信: “这儿一切都美好,商店里塞满了好 吃的食品,戏院播放著来自西方的好 电影,住宅又大又豪华。唯一买不一目的,乃是为了保障社会的 安全以及人民的自然权利。当政府的所作所 为与这一目的相违背的时候,人民就有权利 采取行动甚至以暴力的方式将权力收回。
第一部分 第二章 秘书的素质要求
【教学内容】
第一节 秘书的职业修养 第二节 秘书的知识结构 第三节 秘书的能力结构 第四节 秘书的心理素质和性格特征
第一节 职业修养
一、何谓职业修养? 过硬的政治理论修养 高尚的职业道德修养 优良的职业作风修养 扎实的专业知识技能修养
权力:我得到“神马” 规范:我应该选择“神马” 态度:别人认为我是“神马”态度 方法:我会干“神马”
秘书KAQ: 知识(K)、能力(A)与品质(Q), 因而KAQ就是秘书知识、能力和基本素养的综合。 不同秘书的要求自然不同,但有一定的趋同性。
二、政治理论修养
指秘书人员在马克思主义理论知识、政治组织观念、法制意识 和政策观念等方面应达到的水准。
应该是强调社会个体的主体意识和个体的主体解放,主要表现在维 护、争取自身的自由和权利的强烈意识,以及对社会中其他每一个 个体的自由和权利的关注、尊重与维护。
第六章秘书素质共53页PPT资料
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(六)较高的遵守纪律的自觉性
• 纪律 • 是我们事业成功的重要保证。 • 纪律 • 是推动一切工作正常运转的根本。 • 无规矩,不成方圆。
二、秘书提高政治素质的途径
• (一)勤于学习是重要基础
• 要勤于学习理论知识,增强超前意识。 • 要勤于学习先进榜样,明确追赶目标。 • 勤出成果。勤出聪慧。
•
秘书人员的工作经常涉及大量
的理论问题和政策问题,而做好秘
书工作,没有一定的理论水平和政
策水平是难以胜任的。
•
马克思列宁主义、毛泽东思想
和邓小平理论是无产阶级革命的科
学,是我们党制定一系列政策的理
论基础,也是一切行动的指南。因
此,学习这些理论知识,是提高秘
书人员各种素质的重要途径,特别
是提高政治理论素质有直接作用。
(二)勇于实践是最有效的办法
• 读万卷书,行万里路。
• 实践是最好的学习方法, 任何理论的深化都是在进一步 的实践的基础上完善的,没有 时间的渗透,理论就只能沦为 空洞与滞后。秘书工作是一件 实践性很强的的工作,所以强 调做好秘书工作意味着必须勇 于实践。
案例
• 孟姐在指导小石整理公司来客登记簿。 因为收集信息是秘书的一项重要工作,手 头的事不多,我也在一旁跟着学。
机制、发挥社会主义市场经济建设
支柱作用的形势要求下,企业秘书
工作的责任更强,价值要求更高,
作用更大。在思想上树立廉洁勤政
的观念,在行动上,坚决贯彻中央
提出“五不准”,自觉抑制拜金主
义、自由主义和极端个人主义。
• 五不准是: • 1、领导干部及其亲属、身边工作
人员,不准违反规定插手“两烟” 及紧俏物资的经销; • 2、领导干部不准违反规定为自己 和亲属、身边工作人员插手承包工 程和开展经营活动施加影响; • 3、领导干部不准违反规定,干预 自己及其亲属、身边工作人员的调 动、升迁、出国、培训、奖惩; • 4、领导干部不准违反规定接受回 扣、红包和下级送的礼金; • 5、领导干部不准违反科学的民主 决策程序,个人批项目,批资金, 批土地等。
秘书素养培训课件(PPT38张)
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皮带的上缘。 领带与西服的颜色要互相衬托,而不要完全相 同。暗红色、红色和青色可以用作底色,主要 的颜色和图案要精致,不抢眼。 与西装和衬衫搭配时,应选择一种单色或有两 种图案或两种单色和一种图案的领带。
4、女士的着装
西服套裙是传统的选择。颜色可以是深蓝 、深灰、浅灰、咖啡色、驼色系列等。 这些颜色传递给人的感觉是: 成熟、能干、自信、沉着。 丝袜的颜色应接近肤色,黑色丝袜只能 配黑色裙子。 裙摆一定要遮住袜口。
对社会来说,礼仪是文化的积淀和道德风尚的反映,对 个人来说,礼仪是文化修养和交际能力的体现。 礼仪是神奇的东西,举手投足之间就能和别人建立沟通 的桥梁。温文尔雅的待人接物会让你赢得好人缘,从容得体 的应对会让你建立广泛的社交网络。 有“礼”走遍天下,礼仪能让你左右逢源,让别人无法 拒绝。礼仪不仅仅是一层华丽的包装,而是深入骨髓的风度 和修养。礼仪需要学习,更需要修炼,让优雅贯穿于生活和 工作的每一个细节中。 当你修身养性,让自己的内心充满关爱和尊重之后,自 然就会魅力四射,优雅从容。 。
深色西服套装是标准的公务场合着装。 *白衬衣,黑领结,黑皮鞋。全身上下服装的 颜色不宜超过三种。 *单排扣西服可以不系扣;如果系扣,两粒扣 式的只系上扣,三粒扣式的只系中间的那粒。 *双排扣的西服不宜敞开穿。 *深色西服一定要配深色袜子及皮鞋.白色袜 子不可与西服相配。
相关知识
领带的下端应长及皮带上下缘之间,或不短于
2.与会礼仪
会议参加者应衣着整洁,仪表大方,准时入场,进出有序, 依会议安排落座,开会时应认真听讲,不要私下小声说话或 交头接耳,发言人发言结束时,应鼓掌致意,中途退场应轻 手轻脚,不影响他人。
3.会议座次的安排
一般情况下,会议座次的安排分成两类:方桌会议和圆桌 会议。方桌会议占主要,容易分主次。 在方桌会议中,特别要注意座次的安排。以会议室的门 为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加 的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客 人坐在会议桌的左边。 在圆桌会议中,则可以不用拘泥这么多的礼节,主要记 住以门作为基准点,比较靠里面的位置是比较主要的座位, 就可以了。
秘书素养培训课件
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秘书素养培训课件2023-10-26•职业素养•职业技能•商务礼仪目录•沟通技巧•高效工作方法•情绪管理01职业素养1职业意识23了解秘书职业的性质、职责和重要性,提高对职业的认同感和归属感。
自我职业认知认识自身优势和不足,制定职业规划,提高职业发展目标。
职业规划意识关注行业动态和职场变化,提升应对竞争的能力。
竞争意识保持乐观向上的心态,面对工作中的困难与挑战。
职业心态积极乐观心态具备包容和开放的心态,善于倾听他人意见,改进自身不足。
开放心态强调团队合作,共同发展,提高整体工作效能。
团队合作心态尊重他人尊重领导、同事和客户,建立良好的人际关系。
诚实守信坚持诚信原则,维护良好的个人形象和信誉。
遵守纪律严守公司规章制度,以身作则,树立良好的工作形象。
职业道德02职业技能文件处理掌握各类公文的写作技巧,如通知、报告、计划等,能够熟练撰写各类公文,并确保语法正确、格式规范、内容完整。
文档管理熟悉文档分类、编号、存档和检索的方法,掌握办公软件如Word、Excel、PowerPoint 等在文档管理中的应用。
文字处理具备校对、修改、润色文字的能力,能够根据领导意图进行文字表达,确保文意准确、语言流畅。
会前准备01熟悉会议流程,参与筹备会议的各个环节,如场地布置、会议议程制定、参会人员邀请等。
会议记录02掌握速记、录音等技巧,能够准确记录会议内容,并整理成会议纪要及时反馈给与会人员。
会议安排03能够根据领导要求合理安排会议时间、座位等,确保会议顺利进行。
办事技能沟通协调具备良好的沟通能力和协调能力,能够妥善处理与各方的关系,如与同事、客户、上级等。
组织计划能够根据领导要求制定工作计划、安排工作进程,确保工作按时完成。
解决问题具备分析问题、解决问题的能力,能够及时处理工作中的各种问题,并提出合理化建议。
03商务礼仪总结词得体、大方、优雅详细描述秘书在商务场合的着装应当展现出得体、大方、优雅的形象。
在选择服装时,应注重色彩搭配,款式简洁大方,避免过于花哨或暴露的服装。
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(礼貌)
responsiveness
etc.
good clothing
(诚实)
(着装得体)
etc.
good grooming
(化妆得体)
etc.
能让 a dependable secretary(一个可靠的秘书)
人信 silence about confidential matters(能够保守秘书)
(有亲和力的性格)+(语言上的交流沟通)+(非语言上的交流沟通)
能给 cheerfulness
good language
goo)
感的 modesty
communication ability good manners
秘书 (谦虚)
(说话简单明了)
.
16
第四节 秘书的培训与考核
报名时需提交的材料:报名者本人近期同底黑白 两寸照片六张,身份证和毕业证(在校学生提供学生 证)复印件各一份、在校学生所在学校出具的普通生 招生录取名册复印件(加盖公章)、在职人员所在单 位出具的连续工作年限和从事秘书职业工作年限证明、 国家机关事业单位在职人员个人工资级别审批表复印 件(加盖公章)。填写《职业资格考核审批表》一式 两份并经所在单位签署意见后,与上述材料一并提交 给报名点,同时缴纳鉴定考试费用。一般在报名处都 会有相关书籍卖。
D.整理办公室 处理上司身边的杂务
秘书技能及基本素质 信息管理、甄别等能力 信息筛选处理的能力 文章的表现力 起草文件的能力 计算机/打字机的操作技能等
计划组织能力 口头表达能力 计算能力 计算机/打字机的操作技能 非语言交流沟通的基本素质 随机应变、细心等基本素质 整理和整顿方面的能力 处理好人际关系等方面的能力
.
6
第二节 秘书的涵养和责任感
一、秘书的涵养 1、涵养的含义 2、涵养的表现 二、秘书的责任感
.
7
涵养的含义:
所谓涵养,是指人能够管理情绪 的修养功夫,是人本化待人处事的态 度。
.
8
涵养的表现
淡泊宁静 坚持反省 慎独 喜怒不形于色 以和为贵 良好的礼仪修养 学会自制
.
9
淡泊宁静
诸葛亮在《诫子书》中说:“夫君子 之行,静以修身,俭以养行。非淡泊无 以明志,非宁静无以致远。夫学须静也, 才须学也。非学无以广才,非静无以成 学。”这一段对做人非常重要。
.
17
14、 你有自己的主见吗?
15、 你每天上班都注意自己的衣着装扮吗?
16、 你很谦虚并乐于助人吗?
17、 你是个乐观向上的人吗?
18、 你发现问题总能比别人快一步吗?
19、 你总是能按时保质地完成自己的工作吗?
20、 你是一个豁达的人吗?
.
13
第四节 秘书的培训与考核
秘书职业资格考试是由国家劳动和社会保 障部职业技能鉴定中心组织的全国统一鉴定考 试,对考试合格者发给相应等级的秘书职业资 格证书。该证书全国通用,在与我国有双边协 定的国家也通用。
有能 understanding of the organization and personnel
力的 (非常了解公司及各种人际关系)
秘书 understanding of the executive’s role and his/her management concept
(理解上司的业务及经营理念)
.
10
秘书责任感的表现
真诚待人 正直坦荡 做人忠诚 忠实真干 已所不欲,勿施于人 为所可为,问心无愧
.
11
秘书应具备的素质:
an impressive secretary(一个能给人留下深刻印象的秘书)
pleasant personality+verbal communication+non-verbal communication
赖的 caution(慎重)
秘书 emotional stability(稳重)
follow-through(坚韧、有责任感)
an efficient secretary(一个有能力的秘书)
good judgment(良好的判断力)→tact(机智)→initiative(主动性)
common sense(丰富的常识)
understanding of the secretary’s role(了解秘书的职责范围)
experience(经验丰富)
good memory(记忆力好)
organizing ability(组织能力强)
.
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秘书基本素质测试:
1、 你是一个能随机应变的人吗?
2、 你能走一步看两步吗?
3、 你的记忆力好吗?
4、 你对工作有责任心吗?
5、 公司里的人信任你吗?
6、 在工作中你是个有组织能力的人吗?
7、 你是个遵守公司规章制度和能完成本职工作的员工吗?
8、 你能保守秘密吗?
9、 你能熟练地使用汉语和英语吗?
10、 你有强烈的求知欲吗?
11、 你有成本意识吗?
12、 你具有亲和力吗?
13、 你具有良好的判断力吗?
考试时间一般为每年的6月和11月各一次。
.
14
第四节 秘书的培训与考核
考试方式:秘书职业资格全国统考分为理 论知识(含职业道德)卷和操作技能卷两部分 考试,均采取书面答卷的方式(涉外秘书增加 外语笔试,二级秘书另需加业绩评审)。
各部分考试成绩均以达到该部分总分的 60%为及格(如100分为满分则60分为及格), 凡单科鉴定成绩及格的在一年内可保留一次, 在参加下一次鉴定时予以免考。
.
3
2、专业知识
(1)秘书业务知识 (2)服务单位的专业知识
.
4
3、行业知识
(1)管理学知识。 (2)公共关系学知识 (3)心理学知识 (4)经济学知识
.
5
二、秘书的能力结构
秘书业务 A.信息管理、甄别等 B.信息收集
资料管理 文件起草 联络交流 日程安排等 C.信息的传达 会议及聚会的安排 出差准备 财务方面的业务 接待客人等
.
15
第四节 秘书的培训与考核
秘书职业资格目前共分为四个等级,即五级秘书、 四级秘书、三级秘书、二级秘书,分别对应国家职业 资格五级(初级技能)、国家职业资格四级(中级技 能)、国家职业资格三级(高级技能)、国家职业资 格二级(技师)。
各个等级均有相应的报考条件。 报名办法 报考 条件摘要:有志于从事秘书职业者均可报考五级秘书 (初级秘书)。相关专业三、四年级在校学生、已持 有本专业初级证书的非相关专业在校生、连续从事秘 书职业满四年者,可报考四级秘书(中级秘书)。
第三章 秘书的素养
第一节 秘书的知识和能力 第二节 秘书的涵养和责任感 第三节 秘书的基本素质 第四节 秘书的培训与考核
.
1
第一节 秘书的知识和能力
一、秘书的知识结构 1、基础知识 2、专业知识 3、行业知识 4、相关知识 二、秘书的能力结构
.
2
1、基础知识
(1)政治哲学类 (2)文化基础类 (3)外语类 (4)法律政策类