《文件管理办法》补充规定修订版共9页文档
修订文件管理制度
修订文件管理制度一、总则为加强文件管理工作，规范文件的收发、归档和保管，提高工作效率，保障工作的顺利进行，特制定本制度。
二、文件的定义文件是指机关、团体或个人为处理某一事务而制作的记录材料，包括文字、图纸、图片、光盘、磁带等形式的记录材料。
三、文件的分类文件按用途和形式可分为内部文件、外部文件、机密文件、一般文件等，具体分类如下：1、内部文件：指机关、团体内部使用的文件，包括工作计划、会议记录、通知通告等。
2、外部文件：指与外单位或个人往来的文件，包括发函、收函等。
3、机密文件：指对机关、团体或个人具有重要意义的文件，包括涉密文件、隐私文件等。
4、一般文件：指一般工作中产生的文件，无特殊要求。
四、文件的管理原则1、合法合规：文件管理应遵循法律法规，严格按照规定程序执行。
2、清晰明确：文件应具有明确的主题、内容和格式，便于识别和归档。
3、保密性：对机密文件要加强保密管理，限制查阅权限。
4、归档及时：及时将文件进行分类、归档，确保文件信息的完整性和准确性。
5、定期清理：定期清理文件，删除无效文件，留存有用文件。
六、文件的收发流程1、收文流程（1）收文登记：接收文件后应立即进行登记，记录文件的来源、编号、标题、日期等信息。
（2）审核分发：根据文件的内容和性质，做出相应的审核和分发。
（3）传阅签发：对需要传阅的文件进行签发，以便及时传达信息。
（4）妥善保管：收文后应及时妥善保管，防止遗失或泄露。
2、发文流程（1）制定发文计划：根据工作需要制定发文计划，确定发文内容和目的。
（2）起草发文：根据发文计划起草发文稿，明确文件的主题、目的和要求。
（3）审核签发：对发文稿进行内部审核，确定内容无误后签发。
（4）发送传阅：按照规定程序发送发文件，并确保传阅到位。
（5）归档保管：发文后应及时进行归档保管，便于查阅和管理。
七、文件的归档管理1、归档原则（1）分类管理：根据文件的性质和用途确定归档类别，分门别类存放。
（2）按时归档：文件要定期进行归档，确保信息的完整性和准确性。
《文件管理办法》补充规定（修订版）
《文件管理办法》补充规定编号：Q/MN-BL-JM/GL11.5-1-2009-11 目的为了确保公司内各使用部门及时得到文件的有效版本，并有利于文件资料的系统管理，特制定本规定；本制度是对集团下发的《文件资料管理办法》的补充说明。
2 适用范围本法适用于冰淇淋成都金蒙生产基地各部门。
3换版说明此文件是对2009年2月18日发的编号为Q/MN-BL-CD/GL11.5-1-2009-0的《文件管理办法》补充规定的换版。
换版内容对公司的代码及发文字号做了变更。
表1：部门代码规定5 公司内各部门公文发文字号简称如下5.1成都金蒙生产基地蒙牛冰金蒙字[2009]**号5.2 总经办蒙牛冰金蒙办字[2009]**号5.3 财务处蒙牛冰金蒙财字[2009]**号5.4 供应处蒙牛冰金蒙供字[2009]**号5.5 物流处蒙牛冰金蒙物字[2009]**号5.6 品保处蒙牛冰金蒙品字[2009]**号5.7生产处蒙牛冰金蒙生字[2009]**号6 文件管理流程6.1 文件的发放流程为：起草初稿—下发至相关部门反馈—收集反馈信息后更改初稿—发文件管理员处编号—打印、领导审批—网发—纸版交文件管理处归档。
（1）起草人依据集团总裁办《文件资料管理办法》的要求起草文件，依据文件内容划分该文件的所属框架及代码，编号在总经办文件管理员处核对。
（2）发布单位应体现出冰淇淋成都金蒙生产基地的具体部门（3）文件签发后，一个工作日内将电子版传到总经办文件管理员处备案一份。
文件是以冰淇淋成都金蒙生产基地的名义发放，将纸版复印件传一份到总经办文件管理员处备案，并由发放部门打印张贴、宣传、培训。
6.2 文件的换版（1）文件换版时如遇跨年度修订，则只需要对版本号进行修订即可，不必再重新编顺序号：如编号Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2008-1的文件，在09年修订时只需将其编号更改为Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2009-0即可，不必再重新编顺序号。
《文件管理办法》补充规定
《文件管理办法》补充规定为便于归档、管理和运用各种文件，严格规范文件管理行为，特制定本《文件管理办法》，以便于各工作人员的学习与实践。
一、文件管理原则1、规范性原则：文稿及文档的撰写、审批、查询、修改、签批、归档等环节必须通过相关规定程序进行。
2、及时性原则：对各种文件应及时登记、传阅及处理，避免滞后及遗漏。
3、安全性原则：文稿及文档的保密、存储和合理利用，要注意受到保障和控制。
二、文件管理规范1、文件管理范围文稿及文档的范围包括项目、计划、报告、表格、合同、协议、相关数据、文献等各类文档。
2、文档的存档管理1）信访、上访、申诉、投诉等有关的文档应归类存放至信访投诉类文件中，提炼关键词汇进行归档。
2）编年史、纪事、年鉴等重大工作的文档要有基于时间的编号并按时间存放；非重要工作在每月底进行汇总归档。
3）经手文件如会议纪要、报告等应注明日期、主题等信息，并编号存档，逐笔进行传送记录，做到层层密押。
4）所有合同及议定书应存放至契约卷内，加盖公章后进行保密性存放。
3、文档的涉密管理1）涉密文档和资料根据密级要求进行锁定，存储的人员应经过安全保密教育和考核后才能接触和处理。
2）涉及重要商业机密的文件应进行密封，只给相关人员查看一次，查阅、使用时应登记记录，离开时要进行废止处理，证明文档已被销毁。
3）若涉及重大安全事故的文档，应实行细分管理，严格限定人员获取权限。
4、文档的借阅管理1）文档的借阅应准确记录借阅时间、借阅人员、文件名称等信息，借阅人员必须要归还文件。
2）借阅文件必须得到文件管理者的书面许可。
3）借阅状态的文件不得随意影印或拍照，破坏本管理规定和保密。
三、文件管理职责1、文件管理者的职责1）定期对档案进行审核验印，查明档案的时限是否到期，如对档案处置（清理或归档）之前，请确实核对内容。
2）对文件进行规划、组织、监督、协调、领导以及督促工作人员按照相关规定进行文件的归档、保密、整理处理等。
3）依据法律法规及文件管理职责规定，对文件的档案分类、档案编制、档案的保管、档案检索、档案出借等工作监督和指导。
机关管理制度补充规定本月修正版
机关管理制度补充规定机关管理制度补充规定引言为了进一步规范机关管理，提高工作效率和服务质量，特制定本补充规定。
本规定的目的是明确机关管理制度中的一些具体细节，以便机关内部各部门和员工能够统一行动，提高协调和配合的能力。
一、机关内部交流与沟通1. 部门之间沟通- 各部门之间应保持良好的沟通和协调，共同推动机关工作的顺利进行。
- 部门负责人应定期召开部门会议，汇报工作进展，协调解决存在的问题。
2. 文件和信息传递- 在机关内部，使用电子邮件等高效便捷的方式进行文件和信息传递。
- 发送邮件时，应明确主题、目的和接收人，确保信息的准确传达。
- 对于涉密信息，应严格遵守保密制度，采取必要的安全措施。
3. 内部通知和通告- 机关内部通知和通告应明确内容和目的，并及时传达给相关人员。
- 在通知和通告中，应使用简洁明了的语言，突出重点，避免冗长和模糊。
二、机关行政事务管理1. 安全管理- 机关应建立健全的安全管理制度，确保机关工作场所的安全和秩序。
- 每位员工都应自觉遵守安全规定，防止发生意外和事故。
- 发现安全隐患应及时上报，并采取相应的措施进行处理。
2. 会议管理- 机关内部举行的会议应有明确的目的和议程。
- 会议召集人应提前通知参会人员，并准备好必要的材料和资料。
- 会议记录应准确、完整，记录会议讨论的要点和决定事项。
3. 档案管理- 机关应按照相关规定对各类档案进行管理，确保档案的安全和完整性。
- 档案管理人员应熟悉档案管理制度，做好档案的分类、整理和归档工作。
- 对于涉及机关行政事务的档案，应确保易查易用，并及时更新保密措施。
三、机关人事管理1. 员工培训与考核- 机关应定期组织员工培训，提高员工的专业素质和工作能力。
- 员工培训内容应与机关工作相关，包括法律法规、业务知识和工作技能等方面。
- 机关应定期进行员工绩效考核，根据考核结果采取相应的奖励或处罚措施。
2. 岗位设置与职责分工- 机关应根据工作需要设定合理的岗位，明确各岗位的职责和权限。
关于加强公司文件管理制度的补充通知
关于加强公司文件管理制度的补充通知尊敬的各位员工：为进一步提升公司的工作效率和信息管理水平，加强对公司文件的统一管理和有效保管，我们决定对公司文件管理制度进行补充和完善。
本通知将对文件管理制度的补充内容进行详细说明，并对相关责任和流程进行阐述。
一、文件管理责任和流程为了确保公司文件的完整性和安全性，公司决定设置文件管理责任人，他/她负责统一管理公司文件，并保证文件的合规性和及时性。
1. 文件管理责任人的角色与职责文件管理责任人应负责以下事项：- 确保文件的存储和保管满足一定的标准，包括物理存储和电子存储；- 确保文件的分类和归档规范，方便查阅和管理；- 监督文件的使用和传递，保证文件的机密性和完整性；- 定期更新文件索引和目录，方便快速检索和溯源。
2. 文件管理流程为确保文件管理的规范性和有效性，公司决定设立以下文件管理流程：- 文件创建：凡属公司文件的创建，应该按照公司的标准格式，并由相关部门负责人审批后方可创建；- 文件传递与借阅：公司内部传递文件时，应填写传递单并让相关人员签字确认，外部租借文件应填写借阅单，并在借用期限内归还；- 文件归档与销毁：文件归档须按照文件管理责任人制定的标准进行，文件销毁应严格按照公司的相关规定进行。
二、文件存储与保管为确保公司文件的安全性和可追溯性，公司决定对文件的存储和保管提出以下要求。
1. 文件存储形式公司文件应以电子和纸质形式共存，电子文件应有备份措施，纸质文件应妥善存放，避免受潮、遗失或损坏。
2. 文件存储位置- 电子文件：公司决定在内部网络或云存储平台设立统一的文件存储位置，方便各部门的共享和协作。
- 纸质文件：公司将设立专门的文件室或文件柜，进行合理的分类和归档，并加强门禁管理，防止文件泄露和损毁。
3. 文件备份与恢复为了应对意外情况和数据丢失风险，公司决定建立定期的文件备份机制，确保重要文件的安全性和可恢复性。
三、文件定期归档和销毁为保持文件管理的清晰和高效，公司制定以下的文件归档和销毁要求。
管理规定补充规定格式范本
工作行为规范系列管理规定补充规定格式（标准、完整、实用、可修改）编号：FS-QG-61021管理规定补充规定格式Supplementary Provisional Format Template说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
管理规定补充规定1一、请假制度:1、病假:员工请病假，应在看病的前一天告之部门经理，特殊情况不能提前告之的，须在当日上午九点之前向部门经理请假，病愈上班后，要将医院出具的病志及就诊证明交部门经理，部门经理审验证后，由总经理批假，准假后，按事假论。
病假一日，扣发一日工资，以此类推。
2、事假:员工请事假，应先填写《事假申请单》，交由部门经理审核，由总经理批准。
无特殊情况，每月事假不能超过二天，且不能连请。
事假一天，扣发一天工资，每月事假超过三天(含三天)，除按日扣发工资外，另扣发当月奖金的20%，全年累计事假超过20天，再扣发年终奖的10%。
3、休假:公司执行每周7个工作日，即56小时工作制度，女员工于每周日轮休半天，法定假日另行安排，无报酬轮流值班(因工资已包函值班薪水)。
4、加班:因工作需要确需加班的，需报请部门经理核准，由总经理批备。
加班时间超过4小时按半天计;加班时间2小时之内的，不做累计。
雨季汛期时，男员工晚间轮流值班，必须坚守岗位。
二、报销制度:1、业务费用发生后(含招待费、差旅费、汽油费、维修费、采购办公用品等实际发生的费用)，要及时报销，做到周清月结。
2、由于特殊原因来不及报销的，自费用发生之日起十五日内的，要出具书面材料予以说明，并由部门经理签字核实呈总经理报批;超过三十日还不报销的，原则上公司将不予报销，由经办人自行承担。
3、每月30日前，财务部要将个人借款进行汇总统计，并进行公示催告。
不报清上月单据的，除不受理新的借款业务外，还要在个人工资中逐月扣回。
借款数额大，拖欠时间长，催告无效的，要按借款额的10%每日加罚滞纳金。
文件管理办法
2021文件管理方法文件管理方法 1. 目的使公司文件管理标准化、制度化，提高文件管理质量，确保文件的有效性和系统化。
2. 适用范围本规定适用于公司内部文件的管理。
3. 职责 3.1. 各相关职能部门负责其主要职责范围内管理文件的编写，其他部门提供相关配合。
3.2. 总经理办公室负责组织全公司管理文件的会签、发放、更改控制和管理，并负责电子版本文件夹的维护。
3.3. 各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。
3. 4. 文件主导职能部门的负责人对文件负责审核，总经理负责批准。
4. 文件的分类与定义 4.1. 4.2. 日常工作文件指日常用于沟通、协调等具体工作的一次性发文。
包括部门发文、签呈、信息交流表、对外文件、会议记录、个人文件等。
4.3. 文件定义管理文件 1）章程---指规定公司经营范围、经营宗旨以及公司根本结构、根本运作方式等事项的文件。
如：公司章程2）手册---指依据公司章程，规定公司某方面整体运作的政策和原那么。
如：员工手册、质量手册、营销手册等。
该类文件的名称冠以XX手册，以区分其性质。
3）程序类文件---指依据相关政策，规定公司某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。
该类文件的名称冠以XX程序、XX管理方法，以区分其性质。
4）作业类文件---指依据相关程序或管理方法，详细描述公司某项工作和活动细节及具体作业方法,或为保证产品符合质量要求，规定产品或操作应遵循的原那么和要求的技术性文件。
该类文件名称冠以XX指导书、XX标准、XX标准、XX细那么、XX标准等，以区分其性质。
日常工作文件 1）签呈：内容涉及两个以上部门，由主导职能部门起草，提出建议或申请，其它相关部门签署意见，决策者核准生效的文件。
2）信息交流表：内容一般涉及两个部门，为了备忘和记录的目的，由主导职能部门起草，提出问题或建议，相关部门给予回复或反应，普遍适用于某一类事或某一件事。
3）部门发文:由各部门负责人或其授权人签发，其内容代表部门，只涉及该部门职能范围内活动和需要其他部门配合执行的活动。
行政部文档管理办法补充细则(试行-建议稿)
行政部文档管理办法补充细则（试行-建议稿）本办法依据《公司档案管理制度》、《行政公文管理制度》编制，是对以上管理制度的补充和细化。
目的在于规范、健全公司档案、行政公文的管理。
1.文件类别划分及管理根据文件不同性质，划分为证照类、文件类、制度类、计划总结类、合同类、会议纪要类、其他。
公司文件交行政部统一汇编后，依类别判定，分类立卷存档。
1.1文件类别划分：1.1.1证照类：包括但不限于公司营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；1.1.2文件类：分外来文件（包括但不限于政府职能部门、合作公司的往来文件）和内部文件（包括但不限于各部门一般行政文件、业务报告、技术资料）1.1.3制度类：公司、公司各部门管理制度汇编；1.1.4合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种；1.1.5计划总结类：分年度、季度、月度计划及总结等；1.1.6会议纪要类：办公例会纪要等1.1.7其他：公司其他文件1.2文件管理：各部门正式发文后（以文件生效日期为准），一个工作日内，将文件纸质原件，文件电子版（电子版均需自行设定限制编辑权限，下同）发往行政部，由行政部统一汇编、组卷，完成备案。
紧急程度高级别文件随拟随发；保密级别高级别文件，自行加密电子档，纸质原件发文单位先行封存。
2.企业文件密级划分及管理文件密级的划分是为了便于区分、监控、管理公司的重要核心机密，保证公司重要信息安全，维护公司利益。
文件密级划分类别为：绝密、机密、秘密、内部资料、公开资料五个等级，正式文件均由发文单位于文件页眉右上角清晰标注（密级/紧急程度）。
2.1文件密级划分：2.1.1绝密:一旦泄密会使公司利益遭受特别严重损害的信息文件；2.1.2机密:一旦泄密会使公司利益遭受严重损害的信息文件；2.1.3秘密:一旦泄密会使公司利益遭受较大损害的信息文件；2.1.4内部资料:一旦泄密会使公司利益遭受一般损害及员工个人遭受严重损害的信息文件；2.1.5公开资料：公开有助于公司利益的信息文件（该类文件均需主管部门审核后在公司指定平台予以发布，未正式发布前该类文件均属于密级文件，个人不得擅自发布）；2.2密级文件管理：2.2.1绝密文件管理：发文单位先行封存文件，电子文件加密，自行影印备份，提供文件粗略资料信息（文件内容提要、传达部门、授权拆阅人、保密期限）交行政部专人签收。
文件会签管理办法
6.1.7如需延持会签时间的,会签部门须及时告之主办部门,但会签时间不得超过1个工作日。
6.1.8综合管理部聚集各部门的会签意见,返还文件编写需求部门。
6.1.9文件编写需求部门根据会签中提出的问题重新作出修订,直至各相关部门出具统一意见。(第一轮会签后,为尽快达成意见统一,文件需求部门通过各种渠道与持不同意见的部门一一沟通,沟通意见可以列入对应部门会签表作为书面记录)
6.1.10假设会签中的一些问题、观点仍不达成共识的,那么将会签意见整理汇总,提交公司最高领导裁决。
6.4.4假设文件丧失、损毁,责任人需依公司?奖惩制度?的相关规定承受处分,由文件使用人申请补发。
6.4.5各部门指定专人负责文件收存、管理,编制本部门?受控文件清单?,及时传递文件,受控文件列入部门负责人离任交接工程。
6.5修订、废止
6.5.1文件在具体实施过程中假设需要修订,由文件更改提出人或提出部门出具?文件更新修订审批申请单?〔附表四〕,说明更改原因,必须时应附修订容的依据。
修订审查意见
审查人: 日期
审批人意见
审批人: 日期
附表五
文件销毁申清单
编号AG-GM/R-05-2019 版次V1.0 修订版次:A/0 填具日期: 年 月 日
文件名称
编号
版本
份数
销毁原因
申请人： 年 月 日
所在部门意见
签名： 年 月 日
文件控制部门意见
签名： 年 月 日
管理者代表意见
签名： 年 月 日
文件会签管理方法
文件编号
文件管理办法(规范标准版)
公司文件管理办法第一章总则第一条为了使文件管理工作科学化、规范化、制度化，参照有关规定，结合公司实际，制定本办法。
第二条本办法适用于***有限公司（以下简称“集团”）及各分子公司。
各分子公司须参照本办法的原则制定文件管理实施细则，并报***办公室备案审核后执行。
第三条文件处理应坚持实事求是的原则，做到准确、及时、规范、安全、保密。
第四条***办公室是集团文件管理的归口部门，负责统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第二章文件种类和格式第五条文件种类（一）决定：适用于对重大事项或者重大行动做出安排。
（二）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（三）通知：适用于批转各部门的文件，转发上级机关和不相隶属单位的文件；发布规章；传达要求各部门和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用高级管理人员等。
（四）通报：适用表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问等。
（六）请示：适用于向上级单位请求指示、批准。
（七）批复：适用于答复部门、分子公司请示事项。
（八）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
（九）会议纪要：适用于记载或传达会议情况和决定事项。
（十）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（十一）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）规定：用于对特定范围内的工作和事物制定具有约束力的习惯行为规定。
第六条文件格式（一）文件一般由文件名称、份号、密级、紧急程序、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。
（二）文件名称置于首页上方，一般用发文单位全称或规范化简称加“文件”组成；联合行文，行文名称中的主办单位应排列在前。
（三）上报的文件，应当在发文字号的右侧标注“签发人”，签发人后面标注姓名。
文件管理办法最新范文
为明确安全目标与指标的制定、分解、实施、考核等环节内容，建立健全安全生产管理体系，落实安全生产责任，使公司安全生产目标管理规范化和制度化，以下是小编整理的文件管理办法最新范文，欢迎大家借鉴与参考!文件管理办法最新范文篇1为加强鼓楼区委办公室涉密文件、资料的管理，规范相关工作程序，根据《中华人民共和国保密法》(以下简称《保密法》)及有关工作规定，制定本制度。
一、收文制度接收国家秘密文件、资料，密件包装应当由办公室保密人员拆封。
同时应单独设薄登记，接收人员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。
二、发文制度分发国家秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。
发文人员应履行登记、编号、签收手续，并严格分发范围，遵守相关规定;签收时必须逐件清点、核对。
传递涉密文件、资料应当通过保密员进行，文件应包装密封，严格按规定登记签收。
三、制作(打印)制度制作国家秘密文件、资料，应当按照《保密法》规定，履行定密程序，标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级的应当编排顺序号。
使用计算机制作秘密文件、资料的，该计算机不能与公共信息网络联接。
密件应当在内部文印室印刷，严格按照批准的数量制作，不得多制、私留。
四、阅读(传阅)制度涉密文件、资料须按规定范围传达、阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。
传阅涉密文件，由办公室保密员负责专夹专阅，并填写“传阅单”，记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅后签字并主动退回，不得横传，对急办的文件，保密员要及时催办。
涉密文件应在办公室或机要室阅读，绝密级文件应当即阅即批即退，并有保密员在场。
五、借阅制度阅读和使用涉密文件、资料应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所外阅读和使用的，要履行严格的借阅记录手续。
借阅人对文件负有安全和保密的责任，自觉做到按期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场所。
保密员对借出的文件应按时限要求及时追回。
2023文件管理办法最新范文
2023文件管理办法最新范文概述为保证机构内部信息安全管理和信息共享的有效性，制定本文件管理办法。
文件管理目的•规范机构内部文档、数据的保存、使用及传输，全面提高信息化安全管理能力和提高机构整体运作效能。
•保障重要文件资料的保密性、完整性和可用性，不能受到未经授权的访问、篡改、丢失及病毒感染等威胁。
•确保文件资料以“诚实守信、安全可靠、方便快捷、环保节能”的原则使用。
文件管理内容一、文件分类管理机构内部文档、数据按用途分类管理，明确每种类别中文件的保存时间和使用条件。
建议将文件分为以下几类：•机构决策管理文档：含机构大事记、决策备忘录、会议纪要、工作计划、组织规章等。
管理部门应对其进行重点保护，避免泄密和未经授权使用。
•行政类文件：如通知、命令、指示、报告、拟稿、审批、传真、电子邮件等。
•业务类文件：如研究报告、方案论证、合同、协议、计划、预算、采购等。
•档案类文件：如机构发展历程、机构指标、运营数据等。
•其他类文件：如经验总结、知识管理、文化研究、外部文献等。
每种类别的文档均要分别存档，归档期在1至10年之间。
二、文件存储管理机构内部文档、数据的存储管理目标是保证文件保存安全、易查、易取。
建议在文档管理平台上实现统一管理。
•机构决策管理文档：应存为单独的文件，并设置特殊权限控制。
建议在数据平台上进行存储和管理。
•行政类文件：应保存一定时期，保证相关人员能够快速查阅，如1年、2年或3年等。
可采用保存在云端或本地服务器的形式。
•业务类文件：建议以文件夹形式存储，保证易查易取。
为避免丢失或被篡改，建议采用云端存储方式。
•档案类文件：应分门别类建立档案资源库，并进行标准化排列。
机构内部档案和资料应按照套设的修缮规范予以修整。
•其他类文件：应按照内容性质、用途性质、归口管理部门以及形成时间等因素进行分类存储和归档。
三、文件安全管理为保证文件安全，机构应采取以下措施：•定期进行备份：定期对重要文档进行备份并测试恢复文件，保证备份数据可靠性。
文件管理办法(新修改)
附件一：文件管理办法第一章文件管理的目的第一条为了使公司的文件管理工作标准化，提高公司各部门草拟文件的质量，强化文件学习、执行的力度，加强公司文件的严肃性和保密性，特制定本办法。
第二章文件的种类公司的文件是公司在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达董事会的方针、政策，发布行政规范和规章制度，施行行政、财务、业务措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第二条公司文件的种类包括以下八种一、通知适用于批转下级部门的文件，转发上级部门和不相属部门的文件；发布规章制度，传达要求下级部门执行或有关单位周知的事项，任免和聘用领导。
二、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
三、决定适用于对重大事项或者重大行动作出安排。
四、指示适用于对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原1则。
五、报告适用于向上级部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级部门的询问。
六、请示适用于向上级部门请求指示，获得批准。
七、批复适用于答复下级部门请示的事项。
八、会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三章文件格式第三条文件的格式、字体、字号、用纸等以本文件为准。
第四条文件由发文机构、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机构、印发机构、印发时间、学习范围、秘密等级、紧急程度等部分构成。
一、发文机构应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机构应当排列在前。
二、发文字号包括机关代字、年份、序号，联合行文只标明主办机构发文字号。
三、文件标题应当准确简要地概括文件的主要内容，标明文件种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一2般不用标点符号。
四、文件如有附件，应当在正文之后注明附件顺序和名称。
五、文件除会议纪要外，应当加盖印章，联合上报的非法规性文件，由主办机构加盖印章，联合下发的文件，联合发文机构都应加盖印章。
六、成文时间以领导签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人签发日期为准。
《文件管理办法》补充规定(修订版)
《文件管理办法》补充规定编号：Q/MN-BL-JM/GL11.5-1-2009-11 目的为了确保公司内各使用部门及时得到文件的有效版本，并有利于文件资料的系统管理，特制定本规定；本制度是对集团下发的《文件资料管理办法》的补充说明。
2 适用范围本法适用于冰淇淋成都金蒙生产基地各部门。
3换版说明此文件是对2009年2月18日发的编号为Q/MN-BL-CD/GL11.5-1-2009-0的《文件管理办法》补充规定的换版。
换版内容对公司的代码及发文字号做了变更。
表1：部门代码规定5 公司内各部门公文发文字号简称如下5.1成都金蒙生产基地蒙牛冰金蒙字[2009]**号5.2 总经办蒙牛冰金蒙办字[2009]**号5.3 财务处蒙牛冰金蒙财字[2009]**号5.4 供应处蒙牛冰金蒙供字[2009]**号5.5 物流处蒙牛冰金蒙物字[2009]**号5.6 品保处蒙牛冰金蒙品字[2009]**号5.7生产处蒙牛冰金蒙生字[2009]**号6 文件管理流程6.1 文件的发放流程为：起草初稿—下发至相关部门反馈—收集反馈信息后更改初稿—发文件管理员处编号—打印、领导审批—网发—纸版交文件管理处归档。
（1）起草人依据集团总裁办《文件资料管理办法》的要求起草文件，依据文件内容划分该文件的所属框架及代码，编号在总经办文件管理员处核对。
（2）发布单位应体现出冰淇淋成都金蒙生产基地的具体部门（3）文件签发后，一个工作日内将电子版传到总经办文件管理员处备案一份。
文件是以冰淇淋成都金蒙生产基地的名义发放，将纸版复印件传一份到总经办文件管理员处备案，并由发放部门打印张贴、宣传、培训。
6.2 文件的换版（1）文件换版时如遇跨年度修订，则只需要对版本号进行修订即可，不必再重新编顺序号：如编号Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2008-1的文件，在09年修订时只需将其编号更改为Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2009-0即可，不必再重新编顺序号。
2文件管理办法(修订)
山东金宝山机械有限公司文件管理制度文件编号：SJ-002版本号： A修订次数：0编制：文编小组审核：批准：2013-09-01 发布 2013-09-01 实施 2017-09-25 修订文件管理制度1、基本原则1.1规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，确保文件及时传递到相关部门，并得到有效落实。
1.2文件管理涵盖公司所有文件（含外来文件）的收、发（拟稿、会签、审批、签发、实施以及回收、作废）等管理工作。
1.3公司员工调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。
1.4拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
2、总体程序和要求2.1内部文件的起草、审核、批准的职责权限：2.1.1质量方针和目标、质量手册等公司级文件，由人力资源行政部组织各部门起草、审核、组织会审，总经理负责审批。
2.1.2公司管理制度，由人力资源行政部指定部门组织起草，部门负责人负责初审，人力资源行政部负责复核和组织会审，总经理负责审批（授权审批）。
2.1.3技术专业类文件由技术部门负责组织编制，各相关部门协助会签，部门负责人负责审核，分管副总负责审批、签发。
2.1.4文件的批准签发权，属于条款1.1、1.2的文件，由总经理签发。
人力资源行政部负责签发后的文件校对，并送拟稿人、核稿人审查合格后，方能复印、盖章、转发（送）、执行和归档。
2.2外来文件的管理2.2.1人力资源行政部是外来文件的主管部门，负责由公司名义接收外来文件的签收、保管和经授权后的发放。
2.2.2其他部门收到外来文件的，属于以公司名义签收的要转人力资源行政部，业务针对性比较强的例如安全等文件由对口部门保管。
2.2.3签收人应于接件当日按文件的要求报送给有关部门，不得滞留迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。
2.3文件处理流程2.3.1文件管理业务流程分为收文和发文2.3.1.1收文一般包括签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
规章制度文件管理办法本月修正版
规章制度文件管理办法规章制度文件管理办法1. 引言规章制度文件是组织内部管理的重要依据，对于保障组织正常运作、维护员工权益、实施公司治理和合规管理具有重要意义。
为了规范规章制度文件的管理，提高文件的编制质量和使用效能，制定本《规章制度文件管理办法》。
2. 管理范围本办法适用于组织内所有的规章制度文件管理工作。
3. 文件命名规范- 所有规章制度文件的文件名应具有一定的规范，采用以下命名规则：[文件编号]_[文件名称]。
例如：001_员工考勤管理制度。
4. 文件编制和修订程序- 4.1 文件的编制程序包括草案、审批、发布和归档阶段。
- 4.2 编制草案阶段：根据实际需要，由相关部门或项目负责人编制文件的草案。
- 4.3 审批阶段：草案完成后，由相关部门负责人进行审查，并通过内部审批流程进行审批。
- 4.4 发布阶段：经过审批的草案，由文件编制人进行出版和发布，并在组织内部适当的位置予以公示通知。
- 4.5 归档阶段：文件的修订周期一般为两年，修订前需对原文件进行评估，确定修订的必要性。
修订后的新版本将替换旧版本，并进行归档。
5. 文件变更管理- 5.1 文件变更管理包括文件的废止、修改和补充。
- 5.2 废止文件的管理：对于已经过时、被取代或不再适用的文件，相关部门负责人应及时将其废止，并通过内部公示方式告知组织内部人员。
- 5.3 修改文件的管理：对于需要进行修改的文件，相关部门负责人应按照文件编制和修订程序进行修订，并及时废止原文件。
- 5.4 补充文件的管理：对于需要补充新的规章制度文件的情况，相关部门负责人应按照文件编制和修订程序进行编制和发布。
6. 文档归档与维护- 6.1 归档要求：对所有规章制度文件及其修订版进行归档管理，包括电子文件和纸质文件的归档。
- 6.2 归档存储：将归档文件按照文件的编码和发布时间进行分类，存储在专门的归档库中，并加以适当的标识和保护，防止文件丢失和篡改。
- 6.3 文档维护：对于归档的规章制度文件，应设置专门的维护人员负责定期检查、更新和维护文档的完整性和准确性。
管理法规补充范本
管理法规补充范本一、引言本文旨在提供一份管理法规的补充范本，以满足企业和组织在制定和执行管理政策时的需求。
管理法规是组织内部管理的基础，可以确保组织运作的顺畅和合规。
然而，通常的管理法规模板往往难以适应不同组织的需求。
因此，本文提供了一份范本，旨在帮助组织定制适合自身的管理法规，并保证其整洁美观、通顺流畅。
二、管理法规的重要性1. 提高组织效率管理法规能够明确组织内部的运作流程和规范，为员工提供明确的工作指引。
通过规定各岗位的职责和权限，管理法规能够帮助组织建立高效的工作环境，提高工作效率。
2. 确保合规和风险管理管理法规有助于组织规范各项行为，确保员工和领导层在工作中遵循合规化的原则。
此外，规范的法规可以帮助组织预防和控制潜在的风险，降低因违规行为而引发的法律诉讼和财务风险。
3. 维护员工权益良好的管理法规可以保障员工的权益，包括工资福利、工作时间、休假制度等。
通过明确规定员工的权益和福利，管理法规为员工提供了一个公平和有序的工作环境。
三、以下是一份适用于不同类型组织的管理法规补充范本。
组织可以根据自身需求，在此基础上进行修改和完善，以确保适应其特定的工作环境和管理模式。
1. 组织结构与职责分工a) 组织结构组织结构应体现公司的规模、业务特点和管理需求。
本篇范本提供了一个基本的组织结构示例，包括各级职位和职责。
组织可以根据自身需求进行调整和补充。
b) 职责分工明确各个职位的职责和权限，包括岗位职责、权力范围、决策权限等。
通过明确职责分工，可以提高工作效率、减少冲突和责任模糊。
2. 员工管理a) 招聘与录用规定招聘和录用的程序和标准，包括招聘渠道、面试流程、背景调查等。
确保招聘过程公平公正，并遵守相关法律法规的要求。
b) 岗位培训和绩效管理规定新员工入职前、入职后和定期培训的内容和流程。
制定绩效管理制度，明确员工的工作目标和评估标准，对员工进行绩效评估和激励。
c) 福利和员工关系规定员工的薪酬福利制度，包括工资发放、保险和福利计划等。
《文件管理办法》补充规定
《文件管理办法》补充规定随着信息化时代的到来，文件管理也变得越来越重要。
为了更好地规范文件管理，提高管理水平和效率，不断满足各类文件管理需求，制定一些补充规定是必要的。
一、文件的保管文件的保管是文件管理的重要环节，必须落实责任制和监督制。
要求各科室在保管文件时，必须定期进行检查，防止出现遗漏、错放、遗失等情况。
同时，还要加强文件管理的安全性，不得随意将文件转移、复制、删除。
对于需要销毁的文件，必须按规定程序进行，严禁未经批准私自处置。
二、备案制度在文件管理中，备案制度是十分必要的。
各部门应当对于一些涉及机密、重要会议、合同等文件进行备案。
每份文件必须标明备案的日期和备案人员姓名，并在文件柜或者专门存放的地方进行保存。
三、流程管理流程管理是指在整个文件的生命周期中，能够掌握文件的动态和进度。
在文件的存储、处理和传递过程中，每个环节都要有具体的行动和要求，并实时跟踪记录，保证文件可以顺利进行。
四、电子化的管理随着信息化的发展，更多的文件管理将逐渐实现电子化。
针对这种趋势，各部门需要建立完善的电子文档管理系统，确保电子文件的存储、传输和共享的安全性与合理性。
五、文件的合理利用文件的合理利用并不仅仅指满足各部门的管理需求，还需要在技术上保证利用效率和在跨团队、跨部门共用时方便使用。
为此，可以考虑采用文件管理系统、知识管理系统等，帮助组织更好地利用现有的文件资料，并对重要文件和资料进行分类、归档和梳理。
六、借阅管理为了更好地推行文件管理，各部门应当建立健全的借阅制度。
借阅人员必须向文件管理人员进行申请，并标明具体的借阅原因。
借阅结束后，领回人必须将文件归还到指定的地方，并做好相应的记录。
七、文件保密涉及机密、秘密的文件必须加强保密，进行合理的保密措施。
同时，对于不需要保密的文件，也应该加强保护，防止外界人员进行非法利用。
在文件的传输过程中，尤其是涉及机密、秘密的文件，必须加强加密处理和防篡改措施。
总结针对全面推进机关文件管理工作的要求和实际需要，本文件管理办法的补充规定力求科学、合理、规范和安全，并不断完善与时俱进。
文档管理办法 修订版
文档管理办法一、目的规范公司内文档的签批、流转和落实。
二、适用范围本办法适用于除公司红头文件以外的请示、报告、会议纪要等其它各种文档和外来文电的签批流转。
红头文件的产生、签批、流转适用于《JSRQJH-CX-XZ-12 文件发文处理程序》；三、定义3.1公司级文档分为·公司对外交流的非正式公函(包括传真文件)，主要指告知性公函；·公司级会议纪要。
3.2 外来文件主要指上级公司、政府部门、设计单位、同业公司等机构发至我公司的文件、函件(包括传真文件、电子邮件)。
3.3 公司内部往来文档包括各部门上报公司高层的报告、请示和部门之间往来的函件等。
四、职责4.1 行政助理·负责各部门上报公司高层文档的签收、传签，跟踪督请高层的签批情况，公布文档签批情况，传送高层已审签的文档并归档；4.2 各部门负责人·负责将本部门上报公司高层的文档交行政助理统一签呈；五、管理办法5.1文档流水号5.1.1某部门完成的文档或收到的外来文件如须报送高层审签、阅签，则必须以本部门为单元按公司统一规定编制文档流水号。
5.1.2公司高层收到的外来文件，如该高层认为此份文件须存至档案室，则应将此份文函交由行政助理编制文档流水号。
公司高层的文档流水号编制以每一位高层为单元。
5.1.3公司高层和各部门的文档流水号以年度为排序周期，起始号分配及统一命名如下：公司高层：某总(工/助/监)2007-001；行政人事部：行政2007-001；财务管理部：财务2007-001；项目开发部：开发2007-001；市场营销部：营销2007-001；设计管理部：设计2007-001；工程管理部：工程2007-001；成本管理部：成本2007-001；5.2传签单5.2.1各管理程序中没有明确工作流程或者参考表格的事项而同时需要上报公司高层的文档、提案等必须附有《传签单》(格式见JSRQJH-BG-XZ-01)，文档流水号印制在《传签单》的右上角。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
《文件管理办法》补充规定
编号：Q/MN-BL-JM/GL11.5-1-2009-1
1 目的
为了确保公司内各使用部门及时得到文件的有效版本，并有利于文件资料的系统管理，特制定本规定；本制度是对集团下发的《文件资料管理办法》的补充说明。
2 适用范围
本法适用于冰淇淋成都金蒙生产基地各部门。
3换版说明
此文件是对2009年2月18日发的编号为Q/MN-BL-CD/GL11.5-1-2009-0的《文件管理办法》补充规定的换版。
换版内容对公司的代码及发文字号做了变更。
表1：部门代码规定
5 公司内各部门公文发文字号简称如下
5.1成都金蒙生产基地蒙牛冰金蒙字[2009]**号
5.2 总经办蒙牛冰金蒙办字[2009]**号
5.3 财务处蒙牛冰金蒙财字[2009]**号
5.4 供应处蒙牛冰金蒙供字[2009]**号
5.5 物流处蒙牛冰金蒙物字[2009]**号
5.6 品保处蒙牛冰金蒙品字[2009]**号
5.7生产处蒙牛冰金蒙生字[2009]**号
6 文件管理流程
6.1 文件的发放
流程为：起草初稿—下发至相关部门反馈—收集反馈信息后更改初稿—发文件管理员处编号—打印、领导审批—网发—纸版交文件管理处归档。
（1）起草人依据集团总裁办《文件资料管理办法》的要求起草文件，依据文件内容划分该文件的所属框架及代码，编号在总经办文件管理员处核对。
（2）发布单位应体现出冰淇淋成都金蒙生产基地的具体部门
（3）文件签发后，一个工作日内将电子版传到总经办文件管理员处备案一份。
文件是以冰淇淋成都金蒙生产基地的名义发放，将纸版复印件传一份到总经办文件管理员处备案，并由发放部门打印张贴、宣传、培训。
6.2 文件的换版
（1）文件换版时如遇跨年度修订，则只需要对版本号进行修订即可，不必再重新编顺序号：如编号Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2008-1的文件，在09年修订时只需将其编号更改为Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2009-0即可，不必再重新编顺序号。
6.3 文件的归档
由各部门兼职文管做好文件的归档，其中对于汇编本和附
有记录表单的文件，需同时将子文件和表单也进行罗列。
归档文件目录按照集团下发的目录执行，见附件。
各部门于每月25日将部门的归档文件清单传到总经办文件管理员处。
6.4 文件的收发
（1）对外文件的发文登记，应到总经办文件资料管理员处登记文件号并留一份给总经办文件资料管理员备档。
（2）各部门针对纸版发文，应做好发文登记表。
7 考核办法
7.1 格式类问题及行文文种有误，按5元/处进行考核；
7.2 文件模板不正确、名称不得体，文种使用错误，按10元/次对责任部门进行考核；
7.3 文件存在错别字，按5元/个对责任人进行考核，封顶20元/次；
7.4 对需要备档的文件未网发至文件管理员处，按10元/份对责任部门进行考核；
7.5 公司级文件未进行申请自行编号的按10元/次对责任部门进行考核；
7.6 对外文件的发文登记，应到总经办文件资料管理员处登记文件号并留一份给总经办文件资料管理员备档，否则按10元/次对责任部门进行考核；
7.7总经办文件管理员每月对各部门文件管理情况进行检查。
检查完毕后根据检查结果进行激励。
7.8 各部门如对外报送数据没有部门负责人签字或应该总经理签字没签字的，一经被文件管理员发现，对直接责任人负激励20元。
7.9 以上考核部门负责人承担30%连带责任。
备注：从文件下发之日起开始执行。
在此文件下发前，文件编号若为蒙牛冰成办字[2009]5号，此文件下发后的新文件编号
为蒙牛金蒙办字[2009]6号。
附件：1.红头文件格式模板；
2.单份文件格式模板；
3.内部业务便签；
4.归档文件目录；
5.发文登记表
冰淇淋成都金蒙生产基地
二OO九年四月二十二日
起草人:李晓静审核人: 李宾审批人：罗志坚
附件1：红头文件格式模板
内蒙古蒙牛乳业（集团）股份有限公司冰淇淋成都金蒙生产基地文件
蒙牛冰金蒙字[2009]**号
关于××××××的请示
生产办公室：
妥否，请批示。
二OO九年四月二十二日
内蒙古蒙牛乳业（集团）股份有限公司冰淇淋成都金蒙生产基地总经办文件
蒙牛冰金蒙办字[2009]**号
关于××××××的通报
各部门：
特此通报
审核人：签发人：
二OO九年四月二十二日
附件2：单份文件格式模板
单份文件标题
（文件名称，小二号黑体）
编号：（字体为三号仿宋）
1 标题（章，字体为三号黑体）
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
（段，字体为三号仿宋）
2 标题（章，字体为三号黑体）
2.1 标题（条，字体三号黑体）
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
（段，字体为三号仿宋）
2.2 标题（条，字体三号黑体）
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
（段，字体为三号仿宋）
（1）ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
（2）ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
（文件一级列项，序号为（数字）字体为三号仿宋）——ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
——ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
（文件二级列项，序号为“——”，字体为三号仿宋）
●ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
●ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
（文件三级列项，序号为“●”，字体为三号仿宋）
3 标题（章，字体为三号黑体）
3.1 标题（条，字体三号黑体）
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
（段，字体为三号仿宋）
3.2 标题（条，字体三号黑体）
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。
（段，字体为三号仿宋）
附件：1. ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
2. ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ
文件发布单位/部门
实施日期：ＸＸＸＸ年Ｘ月Ｘ日
（字体为三号仿宋）
起草人：审核人：审批人：
附件3：内部业务便签
内蒙古蒙牛乳业(集团)股份有限公司内部业务便签
□指示、□通知、□批复
附件4：归档文件目录
归档文件目录
附件5：发文登记表
发文登记表
编号：Q/MN-BL-CD/JL11.5-1-2009-0。