竣工资料的整理

关于竣工资料的整理培训

演讲人:李智强

档案资料在施工过程中发挥着重要的作用，对于一项工程来说，规划、施工和运营过程中的各个方面都离不开资料的收集和整理工作。随着经济社会的发展，我国进入高速公路时代，高速公路的建设工作必须顺应经济社会的发展趋势，而资料收集整理工作又是必不可少的，特别是高速公路竣工资料的收集和整理工作。根据《济祁至祁门高速公路（永城至利辛）安徽段项目文件收集、整理、编制及归档实施细则》规定，我们在整理竣工资料是应注意一下几点。

一、工程文件的归档范围及质量要求

1.1工程文件的归档范围

对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

1.2 编制项目档案应符合完整、准确、系统的要求。

完整是指依据国家档案管理有关规定，将项目建设过程中形成的各种形式和载体的文件材料归档，确保原始齐全。

准确是指档案的内容真实反映项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符、技术数据准确可靠、签字手续齐全。

系统是指按其形成规律，保持各部分的有机联系、分类科学、组卷合理、整理规范，便于查找利用。

1.3 纸张要求；竣工文件采用的纸张为70克重的白色书写纸或胶版纸，一般情况下文字资料为A4幅面，图纸资料为A3幅面。破损文件应用标准纸张托裱；图纸大于A3幅面的，应按风箱式折叠为A3大小；各种原始材料（如外购材料材质证明、出厂证书、实验检测报告等）小于A4幅面的用A4纸张托裱；竣工文件不能用热敏纸等不易保存的纸张，传真纸、材质证明的纸张不符合要求的文件，应在原件后附复印件，以便保存。

1.4 文字要求：

各类总结、报告、正式文件严格按国家公文管理办法执行，并参照如下规定；各种特殊字符用国标宋体或PMingLiu体，文件标题名用2号方正小宋体；文件编号用4号仿宋体，文件内容、说明及其标点符号用3号仿宋体，行距为单倍行距。“主题词”三个字用3号黑体，内容用3号方正小标宋体；抄送单位用3号仿宋体

1.5 各类质量检测资料采用指挥部（或总监办）统一制定的表格样式，填报字体应与表格字体相适应，达到协调、美观的要求。

1.6竣工图所有文字均采用宋体，宽高比一般取0.7。字高才用以下高度或类似字号：尺寸标注数字字高为

2.5毫米（特殊情况可放宽至3毫米）；图名字高为4毫米，“竣工说明：”字高为4毫米，“竣工说明：”的内容字高为2.5毫米；图框标题栏内，

建设单位名称和竣工图名字高为5毫米（一排装不下，必须用两排时，字高为4毫米），其它图框各栏字高为4毫米。

1.7竣工文件材料中凡是需用手写的地方如原始记录、签名等，必须以正楷字体才用黑色或素墨水钢笔或签字笔书写，必须做到字迹清晰可辩。

1.8 其它要求：

1.8.（1）竣工文件的分类文件每自然册尽量控制在200页左右，厚度在20毫米左右，个别情况最厚不超过30毫米（如管理制度汇编等）；内容少的近似文件可合并成卷，但需要在案卷封面标题上标明卷内主要内容。

1.8.（2）试验、检测报告必须有原件一套。为避免重复组卷，标准试验报告等作为分项工程共用卷查考时，只需要在每个分项工程评定表和卷内背靠表中注明所查卷的档号、起止页。

1.8.（3）竣工图一律要求用电脑绘制，采用激光打印机打印。竣工图幅尺寸一般才用A3纸张，在A3纸不能表达一个构筑物时，可以以不小于A3的1/4长度加长。

二、工程文件的立卷

2.1 卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

对工程资料整理、存档的思路为：施工、监理对应资料不分开，报验、施工记录、检测记录、试验报告不分离，按照施工及

报验资料顺序，由分项到分部，再到单位工程，进行积累罗列，工程结束，资料完成。装订时施工单位资料在前，监理资料在后，相互对应合订，超过规定厚度的，必须分册装订；如文件页数较少，也可采用合订，但应在合订本首页应有全册目录，并在原分册文件前增加本册的软封面。

2.2 工程文件一般按单位工程组卷。

2.3立卷可采用如下方法：

2.3.（1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、施工监理文件、竣工图、竣工验收文件4部分；

2.3.（2 ）工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；

2.3.（3）施工、监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

2.3.（4）竣工图可按单位工程、专业等组卷；

2.3.（5）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

2.4 卷内文件的排列

2.4（1）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

2.4（2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

2.4（3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排

后。

2.5案卷的编目

2.5（1）编制卷内文件页号应符合下列规定：

①卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。②页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。③成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

三、卷内目录的编制应符合下列规定：

卷内目录须纸质目录及电子目录一式二份（其中一份为电子版）。

3.1序号：按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起一次标注。

3.2 文件编号：应填写文件文号或型号或图号或代子、代号等。

3.3责任者：应填写文件形成部门或主要责任人；属原材料报验和工序报验文件，责任人应填写施工单位和监理单位。

3.4 文件题名：应填写文件标题全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应由立卷人自拟标题，并加[]号；案卷内每份独立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件材料，均应逐件编写文件标题。

3.5日期：应填写文件形成最终日期。

3.6页数：应填写每份文件总页数，最后一份文件标注起止号；