第一章 会计电算化基础知识

第一章会计电算化基础知识

第一节会计电算化概述

“会计电算化”一词是

召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出的，它旨在突出电子信息技术对会计的作用，旨在强调计算机替代手工会计核算的技术与方法。

一、会计电算化的概念

1.狭义的会计电算化(用计算机做会计)

是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用；

2.广义会计电算化（相关一系列）

是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，其基本内容主要包括会计电算化软件的开发和应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化的制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。

二、会计电算化与会计信息系统的关系

（一）会计信息系统的含义

计算机环境下的会计信息系统是一个利用信息技术对会计信息进行采集、存储和处理，完成会计核算任务，并能为会计管理、分析、决策提供

辅助信息的人机交互系统。

1.人员

一般是指直接开发、使用、维护计算机系统的人。这些人员一般分为两类（系统开发和系统使用）：一类是系统开发人员，包括系统分析员、系统设计员、系统编程及测试人员；另一类为系统的使用人员，包括系统管理人员、系统维护人员、系统操作员、数据录入员、数据审核人员、档案管理员、专职会计人员和专职分析人员等。

2.计算机软硬件

（1）会计信息系统的硬件。硬件是系统中所有固定装置的总称，是系统工作的物质基础。硬件设备一般包括电子计算机、服务器、网络、接口、外设、及其他专用设备等。一个企业业务处理规模、现有设备状况、选用的计算机系统模式等因素是配置硬件设备的主要依据。会计信息系统常见的硬件结构有单机结构和网络结构。

（2

主要包括操作系统，如Windows及网络操作系统、语言加工系统及数据库管理系统等；应用软件主要包括通用应用软件和专用应用软件等，如会计软件。同时还包括数据和程序文件。其中数据是会计信息系统处理的对象和目的，包括凭证、账簿和报表等。

3.运行规程

规程是指有关会计电算出化的各种法令、条例及规章制度，即用来管理和控制系统运行的各种规定、制度。主要包括两大类：一类是政府颁布的法令、条例；另一类是系统运转的各项规定，如数据准备说明书、会计电算化核算系统操作使用说明书、机房管理制度及会计内部控制制度等。

（二）会计电算化与会计信息系统的关系

以计算网络为代表的信息技术在会计上的深入应用，使会计电算化与会计信息系统两者的相互依存、相互促进的关系更加紧密。会计电算化与会计信息系统既有联系，也有区别

1.目标和技术平台相同

都是以提供对信息用户有用的财务信息为目标。尽管会计信息系统有手工和电算之分，但现阶段所讨论的一般都是计算机信息技术条件下的会计信息系统。因此，二者都需要信息技术的支持，具有相同的技术平台。

2.所起的作用不同

会计信息系统是企业单位生产会计信息的“加工厂”，包括会计数据的采集、数据的加工处理和会计信息的输出。而会计电算化则侧重号召会计工作者积极采用计算机、网络等信息技术，并产生规范的财务报告，其中建立计算机环境下的会计信息系统是会计电算化的核心工作。

可见，会计电算化的发展依赖于会计信息系统的发展，会计电算化的发展与企业单位会计信息系统的改造与创新速度成正比，而会计信息系统作为会计电算化的一个不可缺少的内容，其高水平的建设与重构需要会计电算化基本理论作为指导和支撑。

三、会计电算化数据处理特点

1.会计数据输入代码化

在实施会计电算化的过程中，需要对各种会计数据实行统一编码。用统一编制的标准代码表示各种用文字描述的如会计科目、往来单位、存货、固定资产等，实现数据表示的系列化和标准化，便于计算机处理。

2.会计数据处理自动化

当原始会计数据输入计算机后，会计软件能自动完成后续的数据处理工作，整个处理过程都在程序的安排下完成，具有数据处理自动化的特点。

3.会计数据存储电子化

在电算化环境下，所有账簿及数据文件都集中保存于计算机系统内成为电子化的会计凭证、会计账簿和会计报表。

4.会计数据传递规范化

为了解决会计核算软件之间以及会计核算软件与业务系统软件之间的数据交换障碍，审计署和财政部出台了《信息技术会计核算软件数据接口》标准，对交换数据的内容和输出格式，进行统一规范。

5.内部控制程序化

通过计算机程序化步骤，进行内部控制，如数据校验、密码防护、权限控制等都可通过计算机程序自动完成。

四、会计电算化的作用

实现会计电算化是会计发展史上的一次重大变革。在市场经济环境中，其意义不仅仅在于节省人力和时间，它在转变企业会计管理模式、推动会计技术和理论创新、提高企业经营管理水平等方面更具有重要作用。

（一）提高会计核算的水平和质量

1.减轻会计人员的劳动强度，提高工作效率

在会计电算化条件下，除会计凭证由人工录入和审核外，其余各项工作都由计算机自动完成。会计人员可以从繁重的记账、算账、报账中解脱

出来，凭借计算机的自动处理，能及时完成各项会计核算任务，其工作效率得以提高。

2.缩短会计数据处理周期，提高会计数据的时效性

原始会计数据录入计算机后，系统保存数据的同时也自动更新帐户余额和发生额资料，手工方式下表现为一个周期（月、季、年）的会计循环在会计电算化下能以实时方式完成，极大的提高了会计数据的时效性。

3.提高会计数据处理的正确性和规范性

实施电算化后，由于数据处理工作由计算机根据合法规范的会计软件自动处理，减少人工干预。因此，只要保证输入会计数据的正确性和合法性，一般也保证了整个会计数据处理过程及其结果的正确性和合法性。

（二）会计职能得以更好发挥，从而推进会计理论与技术的研究和发展

1.财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变，为管理信息化打下基础

与手工会计信息系统相比较，计算机会计信息系统在信息利用上更加关注使用者的需求。当经济业务发生时不仅能实时采集会计数据，而且会计数据处理以及部分会计凭证也能以实时方式由系统自动生成，甚至还能够实现部分信息的实时查询，使用户获得更有价值的信息。尤其是在信息化环境下，通过财务与业务的协同处理，可以实现对经营管理过程的事中控制、反馈和管理，还可通过计算机管理决策模型对各项管理活动进行事先预测和决策，企业管理的现代化水平大大提高，为管理信息化打下基础。

2.推动会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进会计工作进一步