商务秘书01项目一 掌握秘书工作内容

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理等) • 信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等) • 调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择) • 文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理) • 写作事务(各种文体的写作) • 协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等) • 督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况) • 其他任务
任务二 搜索毕业生“工作经验”
• 任务描述 往届文秘毕业生的求职简历上一般都会有
“工作经验”或“工作经历”介绍。上网搜 索往届文秘毕业生的求职简历,重点关注他 们曾经的“工作经验”或“工作简历”。
• 任务实施
• 任务引导 (1)“有问题Google一下”或“有问题问百
度”。如今,网络搜索已成为人们学习、生活和 工作的重要组成部分。 (2)设计关键词,一般情况下两个关键词就够了, 关键词与关键词之间以空格隔开。可以先用简单 关键词测试,仔细查看搜索结果,从搜索结果页 面里寻找更多信息,再设计一个更好的关键词重 搜,重复几次后,就能设计出很棒的关键词,也 就能搜索到满意结果。
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知识链接:新时期的秘书工作
四个转变 四项工作 四项技能
四个转变
1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策; 2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息; 3.从被动服务转变为主动服务; 4.从凭老经验办事转变为科学化管理。
四项经常性工作
办文:写文、收文、发文 办会:会前、会中、会后 办事:常规、临时 办商:策划、执行
《秘书国家职业标准》(2006年版):从事办公室程序 性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策和实施 提供服务的人员。
秘书是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助 领导者(或雇主)实施管理的人员。
三个角度来理解: 秘书服务的根本对象是领导者(或雇主) 秘书活动的基本方式是处理信息和事务 秘书活动的根本性质是辅助性
四项技能
• 辅助决策 • 协调关系 • 处理信息 • 办理事务
1.辅助决策
(1)辅助决策:在决策过程中,在知识(包括理论)、能力(包 括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提 高决策的科学性和时效性。
(2)辅助决策的特征 内容的综合性 时间的经常性 环节的全过程性
(3)辅助决策的原则 超前原则 定位原则 信息原则 谏诤原则
及时性、保真性、适用性、预测性原则 (3)处理信息的内容
历史、上级、内部、公众、社会信息 (4)处理信息的过程
信息收集、加工 、传递、反馈 、储存
4.办理事务
(1)事务:一切同领导工作有关的日常具体工作 (2)办理事务的特征
综合性服务性繁琐性突击性 (3)办理事务的原则
被动中求主动 原则中求灵活 繁杂中求规范 (4)办理事务的程序 自然程序 理论程序 指令程序 法定程序 技术程序 习惯程序
(4)辅助决策的过程 协助领导确定目标 协助领导设计方案 协助领导评优选优 协助领导实施反馈
2.协调关系
(1)协调:秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织、 各项工作、各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和 谐化,以实现组织目标的行为过程。
(2)协调关系的特征 从属性 广泛性 间接性
任务三 解读秘书招聘信息
• 任务描述 利用网络、报纸等媒体收集秘书招聘信息,
概括商务秘书的工作职责和基本要求。
• 任务实施
• 任务引导
(1)从招聘信息分析秘书岗位的主要职责和基本要 求,更有说服力,更有针对性。
(2)要尽可能多地收集可供选择的就业信息。一般 来讲,收集就业信息的主要渠道是学校就业指导中心、 政府举办的各类人才市场、新闻媒体发布的各类就业 信息、各种人才网站等。
• 任务实施
• 任务引导 秘书工作“两眼一睁,忙到熄灯”,你能从小许
秘书身上体会到吗? 有人说:“一个公司可以没有副总,但不可以没
有秘书。”请谈谈你对秘书工作岗位作用的认识。
知识链接:秘书工作的内容
• 日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管 理、印章管理)
• 接待事务(来访接待、安排服务等) • 会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处
• 项目导入
一位文秘专业毕业生应聘某公司秘书岗位,面 试中学生礼貌地问考官:“请问贵公司秘书的 岗位职责有哪些?”主考官面带微笑地说: “这个问题正是我们想问你的。”学生立即意 识到犯了大错,迅速改口说:“我是想问贵公 司的主要业务是什么?”但为时已晚,面试结 果也可想而知。
任务一 阅读《商务秘书典型一日》
• 任务描述 高职文秘专业毕业生主要去向是各类中小型企业,主要
岗位或岗位群包括:文员、秘书、档案员、人事薪酬专 员、公关人员、行政助理、经理助理、总经理助理、会 计员、营销人员、客户经理、仓储管理员等。阅读《商 务秘书典型一日》,思考小许秘书在公司里担当的角色 和发挥的作用,并概括秘书的主要工作内容。
(3)要把各种信息按行业、地域、单位等条件分类 整理,还要多收集目标单位的有用信息。
知识链接:什么是“秘书”
国际职业秘书组织:秘书是“具有熟练的办公室工作能 力,不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、 能在授权范围作正确决定的经理助手。”
前苏联:一项普通的职业,其职能主要为机关提供称作 秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。
(3)协调关系的原则 政策指导 客观公正 平等协商 注重整体 灵活适度
(4)协调关系的过程 摸清情况 找出症结 恰当协调 督促落实 检查反馈
3.处理信息
(1)处理信息的含义 信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、
消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内 容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号中的内容。 (2)处理信息的原则
模块一 秘书职业认知
项目一 掌握秘书工作内容 项目二 理解秘书工作特点 项目三 建立秘书智能结构
项目一 掌握秘书工作内容
• 项目目标 以《商务秘书典型一日》为案例,介绍秘书工作
内容,重点培养学生阅读分析、信息收集与处理 能力。 • 项目内容 阅读《商务秘书典型一日》 搜索毕业生“工作经验” 解读秘书招聘信息
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