第四章 PPT图文设计技巧

第4章

图文——有血有肉才有神

没有血肉的PPT干瘪苍白，血肉过剩的PPT臃肿不堪

图文用得好坏，决定了PPT的肤色和身段

要给人健康、美丽、清爽的感觉，本章需要细细研读一、文字的编辑和处理技巧

文字是PPT最基本也是最重要的元素之一，也是决定一套PPT精美度的关键之一。本章对文字处理技巧的讲述基于一个前提——精简。

精简有两个衡量标准：

一是作用，文字只有提示、注释和装饰的作用，凡是不属于这几类的就要考虑精简；

二是效果，大部分的文字是观众用来瞟的，而不用来读的，要坚持“瞟”的原则，凡是瞟一眼还不明白的，就需要精简；

【1.用哪种文本框】

默认文本框

⑴．在母版视图里可以统一编辑，方便修改；文字如果过多，字号会自动调整；在大纲里就能清晰看到每页幻灯片文字内容。

⑵．如果做纯文本的PPT非常合适，制作效率很高；但如果要进行图表、图片、动画设计就会很麻烦：文本缺乏个性，文字的字体、大小、效果过于单一。

⑶．如果更换模板或复制到别的PPT里，所有的文本都会换成新模板里的默认效果，需要重新设计；

自定义文本框

⑴．文字便于设计，通过复制、粘贴、移动、复制格式等操作可以制作各种各样的效果，便于和图表、图片、动画等配合使用。

⑵．如果需要快速制作纯文本幻灯片，其效率自然比不上默认文本框。

注：可把设计精美的自定义文本设置为默认文本，再次插入时都是这个效果，不用重新编辑了。

⑶．如果更换模板或复制到别的PPT里，所有的文本效果都保持不变，便于修改。

要想制作精美的PPT，我们推荐使用自定义文本框，毕竟在一张白纸上才能画出最美的图案。至于选择哪种方式，大家可根据自己的习惯而定。

【2.字体的使用】

字体看似成千上万种，实质上只有两类：衬线字体（Serif）和无衬线字体（Sans Serif）。这是西文字体的分类，实际上适用于汉字。

衬线字体：实际上是一种艺术化字体，在文字的笔画开始、结束的地方有额外的装饰，

而且笔画的粗细会有所不同。文字细节复杂，较注重文字与文字的搭配和区分，在纯文字的PPT 里表现较好。

以下字体属于衬线字体：

无衬线字体：文字没有额外的装饰，笔画的粗细差不多。文字细节简洁，字与字的区别不明显，更注重段落与段落、文字与图片、图表的配合及区分，在图表型PPT 里表现更好。 以下字体属于无衬线字体：

在PPT 里，文字有两个特点：

⑴．观众一般远距离观看，字的分量要够重，细节方面过于复杂反而会干扰对文字的辨认；

⑵．文字起到提示、注释和装饰作用，主要服务于图片、图表。

所以，对于演示用PPT ，建议多采用无衬线字体，少用衬线字体。

“宋体”

较为严谨，更适于PPT 下文使用。从电脑的显示系统来看，该字体显示也最清晰，但文字过多、过小时整个画面看起来会有些花。

“黑体”

较为庄重，可以用于标题或需特别强调的区域。

“隶书”和“楷体”

源于书法，有一定的艺术特征，辩论性较差，不太适用于PPT。

要做出色的PPT设计，一些艺术字体是必不可少的。建议大家先安装一些“推荐字体”，特别是其中的微软雅黑，更是必须安装的。安装方法：把字体分别复制到C：\WINDOWS\Fonts 下，重新打开PPT软件即可。

【3.五种经典字体组合】

经典搭配1：方正综艺简体（标题）+微软雅黑（正文）

适合于课题汇报、咨询报告、学术研讨之类的正式场合。（综艺简体有足够的分量，微软雅黑足够饱满，两者结合让画面显得庄重、严谨。）

经典搭配2：方正粗倩简体（标题）+微软雅黑（正文）

适合企业宣传、产品展示之类的豪华场合。（方正粗倩简体在分量的同时，还能增加几分温柔与洒脱的感觉，让画面显得鲜活。）

经典搭配3：方正粗宋简体（标题）+微软雅黑（正文）

适合于政府、政治会议之类的严肃场合。（粗宋几乎是政府的专用字体，字字有板有眼、铿锵有力，显示了一种无与匹敌的威严和规矩。）

经典搭配4：方正胖娃简体（标题）+方正卡通简体（正文）

适合卡通、动漫、娱乐之类的轻松场合。（胖娃简体正如其名，给人搞笑且厚重的感觉，配上稍纤细的卡通，是漫画类PPT的经典搭配。）

经典搭配5：方正卡通简体（标题）+微软雅黑（正文）

适合于中小学课件之类的教育场合。（卡通的标题赋予艺术效果后变得厚重而又活泼，微软雅黑字体则清清楚楚，深得不少学生喜爱。）

【4．快速修改字体】

有时候我们辛苦做好了PPT，交给领导时或者演示前才发现字体需要修改，如果一个个字或者一个个文体去修改，工作量就大了。怎么办？用文字替换功能就能轻松实现。

操作步骤：

第一步：替换前的界面，整个PPT是方正粗倩繁体和微软雅黑。

第二步：在工具栏里单击“开始/替换/替换字体”命令。

第三步：从“替换”选项里可以看到当前PPT包含的全部字体，并选中需要修改的字体“微软雅黑”。

第四步：从“替换为”选项里可以看到本电脑里所安装的全部字体，并选中目标字体“华文行楷”。

第五步：完成替换，所有的微软雅黑变成了华文行楷，在替换选项框里也没有微软雅黑的字体了。

【5．字体的嵌入】

如果你用了电脑预设字体以外的字体，这是你必须掌握的。当你的PPT在别的电脑上播放时，很可能因为缺乏字体而全部显示成宋体，那就大打折扣了；或者当别人想编辑时，却发现动弹不了。所以你需要在保存文件时嵌入字体。

嵌入的步骤：

第一步：单击Office按钮。（2010版：文件选项）

第二步：单击“PowerPoint选项”按钮。

第三步：单击“保存”选项，在红色框中进行相应设置，再保存文件就可以了。

PowerPoint提供了两种字体嵌入选项：

✓不完全嵌入——仅嵌入演示文稿中使用的字体，文件比较小，在任何电脑中都能正确预览字体，但缺乏其中某些字体的电脑只能观看，无法编辑。

✓完全嵌入——嵌入所有字体，文件会非常大，在任何电脑中都能观看和编辑。但文件会明显增大（通常会增大10MB以上），而且保存过程会行长（通常一次保存时间会有1分钟以上，有的要3分钟以上）。

建议平时在制作PPT的过程中不要嵌入字体，只有当所有的操作完毕准备交稿时再完全嵌入。如果对文件大小没有明确的限制，就采用完全嵌入的模式。

【6．字号的大小】

字号的大小没有固定标准，随场地的大小、光线的强弱、字体的深浅、PPT颜色的轻重而定，我们一般坚持一个原则——让最远的人也能看清最小的字，同时符合“瞟”的原则。所以，在制作PPT前充分了解环境和要求非常重要。

我们在字号方面有以下技巧：

⑴．相对于西方字体，汉字较复杂，所以西文的PPT可以用12号字，但汉字的字号尽量不要在14号以下。特别对于微软雅黑等无衬线字体，如果过小观众只能看到一条粗粗的黑线了，也不符合让观众“瞟”的原则。

⑵．字号要能体现出层次性，大标题、页面标题、图表文字、注释文字等之间的字号要有明显的区分，一般间隔2号以上才合适。当然，也可以通过字体、加粗、加色等来体现这种层次性。

⑶．快速调整字号：通常我们都是在字号选择框里调整字号，这样会增加工作量；推荐直接单击右面的文字调整按钮（字号选择框右侧按钮）。

PPT设计师基本使用快捷键：

Ctrl+［=缩小1档 Ctrl+］=放大1档

【7．制作精美的艺术字效果】

能制作精美的艺术字效果，是PowerPoint2010的最大进步之一。类似于Illustrator、Photoshop等图形处理软件，PowerPoint2010可以对任何字体、任意字号添加各种各样的字体效果。

有三种添加艺术字效果的方式：插入艺术字、添加默认艺术字效果、自定义艺术字效果。插入艺术字

第一步：单击工具栏上的“插入”选项卡。