第四章 PPT图文设计技巧

第4章图文——有血有肉才有神没有血肉的PPT干瘪苍白，血肉过剩的PPT臃肿不堪图文用得好坏，决定了PPT的肤色和身段要给人健康、美丽、清爽的感觉，本章需要细细研读一、文字的编辑和处理技巧文字是PPT最基本也是最重要的元素之一，也是决定一套PPT精美度的关键之一。

本章对文字处理技巧的讲述基于一个前提——精简。

精简有两个衡量标准：一是作用，文字只有提示、注释和装饰的作用，凡是不属于这几类的就要考虑精简；二是效果，大部分的文字是观众用来瞟的，而不用来读的，要坚持“瞟”的原则，凡是瞟一眼还不明白的，就需要精简；【1.用哪种文本框】默认文本框⑴．在母版视图里可以统一编辑，方便修改；文字如果过多，字号会自动调整；在大纲里就能清晰看到每页幻灯片文字内容。

⑵．如果做纯文本的PPT非常合适，制作效率很高；但如果要进行图表、图片、动画设计就会很麻烦：文本缺乏个性，文字的字体、大小、效果过于单一。

⑶．如果更换模板或复制到别的PPT里，所有的文本都会换成新模板里的默认效果，需要重新设计；自定义文本框⑴．文字便于设计，通过复制、粘贴、移动、复制格式等操作可以制作各种各样的效果，便于和图表、图片、动画等配合使用。

⑵．如果需要快速制作纯文本幻灯片，其效率自然比不上默认文本框。

注：可把设计精美的自定义文本设置为默认文本，再次插入时都是这个效果，不用重新编辑了。

⑶．如果更换模板或复制到别的PPT里，所有的文本效果都保持不变，便于修改。

要想制作精美的PPT，我们推荐使用自定义文本框，毕竟在一张白纸上才能画出最美的图案。

至于选择哪种方式，大家可根据自己的习惯而定。

【2.字体的使用】字体看似成千上万种，实质上只有两类：衬线字体（Serif）和无衬线字体（Sans Serif）。

这是西文字体的分类，实际上适用于汉字。

衬线字体：实际上是一种艺术化字体，在文字的笔画开始、结束的地方有额外的装饰，而且笔画的粗细会有所不同。

文字细节复杂，较注重文字与文字的搭配和区分，在纯文字的PPT 里表现较好。

以下字体属于衬线字体：无衬线字体：文字没有额外的装饰，笔画的粗细差不多。

文字细节简洁，字与字的区别不明显，更注重段落与段落、文字与图片、图表的配合及区分，在图表型PPT 里表现更好。

以下字体属于无衬线字体：在PPT 里，文字有两个特点：⑴．观众一般远距离观看，字的分量要够重，细节方面过于复杂反而会干扰对文字的辨认；⑵．文字起到提示、注释和装饰作用，主要服务于图片、图表。

所以，对于演示用PPT ，建议多采用无衬线字体，少用衬线字体。

“宋体”较为严谨，更适于PPT 下文使用。

从电脑的显示系统来看，该字体显示也最清晰，但文字过多、过小时整个画面看起来会有些花。

“黑体”较为庄重，可以用于标题或需特别强调的区域。

“隶书”和“楷体”源于书法，有一定的艺术特征，辩论性较差，不太适用于PPT。

要做出色的PPT设计，一些艺术字体是必不可少的。

建议大家先安装一些“推荐字体”，特别是其中的微软雅黑，更是必须安装的。

安装方法：把字体分别复制到C：\WINDOWS\Fonts 下，重新打开PPT软件即可。

【3.五种经典字体组合】经典搭配1：方正综艺简体（标题）+微软雅黑（正文）适合于课题汇报、咨询报告、学术研讨之类的正式场合。

（综艺简体有足够的分量，微软雅黑足够饱满，两者结合让画面显得庄重、严谨。

）经典搭配2：方正粗倩简体（标题）+微软雅黑（正文）适合企业宣传、产品展示之类的豪华场合。

（方正粗倩简体在分量的同时，还能增加几分温柔与洒脱的感觉，让画面显得鲜活。

）经典搭配3：方正粗宋简体（标题）+微软雅黑（正文）适合于政府、政治会议之类的严肃场合。

（粗宋几乎是政府的专用字体，字字有板有眼、铿锵有力，显示了一种无与匹敌的威严和规矩。

）经典搭配4：方正胖娃简体（标题）+方正卡通简体（正文）适合卡通、动漫、娱乐之类的轻松场合。

（胖娃简体正如其名，给人搞笑且厚重的感觉，配上稍纤细的卡通，是漫画类PPT的经典搭配。

）经典搭配5：方正卡通简体（标题）+微软雅黑（正文）适合于中小学课件之类的教育场合。

（卡通的标题赋予艺术效果后变得厚重而又活泼，微软雅黑字体则清清楚楚，深得不少学生喜爱。

）【4．快速修改字体】有时候我们辛苦做好了PPT，交给领导时或者演示前才发现字体需要修改，如果一个个字或者一个个文体去修改，工作量就大了。

怎么办？用文字替换功能就能轻松实现。

操作步骤：第一步：替换前的界面，整个PPT是方正粗倩繁体和微软雅黑。

第二步：在工具栏里单击“开始/替换/替换字体”命令。

第三步：从“替换”选项里可以看到当前PPT包含的全部字体，并选中需要修改的字体“微软雅黑”。

第四步：从“替换为”选项里可以看到本电脑里所安装的全部字体，并选中目标字体“华文行楷”。

第五步：完成替换，所有的微软雅黑变成了华文行楷，在替换选项框里也没有微软雅黑的字体了。

【5．字体的嵌入】如果你用了电脑预设字体以外的字体，这是你必须掌握的。

当你的PPT在别的电脑上播放时，很可能因为缺乏字体而全部显示成宋体，那就大打折扣了；或者当别人想编辑时，却发现动弹不了。

所以你需要在保存文件时嵌入字体。

嵌入的步骤：第一步：单击Office按钮。

（2010版：文件选项）第二步：单击“PowerPoint选项”按钮。

第三步：单击“保存”选项，在红色框中进行相应设置，再保存文件就可以了。

PowerPoint提供了两种字体嵌入选项：✓不完全嵌入——仅嵌入演示文稿中使用的字体，文件比较小，在任何电脑中都能正确预览字体，但缺乏其中某些字体的电脑只能观看，无法编辑。

✓完全嵌入——嵌入所有字体，文件会非常大，在任何电脑中都能观看和编辑。

但文件会明显增大（通常会增大10MB以上），而且保存过程会行长（通常一次保存时间会有1分钟以上，有的要3分钟以上）。

建议平时在制作PPT的过程中不要嵌入字体，只有当所有的操作完毕准备交稿时再完全嵌入。

如果对文件大小没有明确的限制，就采用完全嵌入的模式。

【6．字号的大小】字号的大小没有固定标准，随场地的大小、光线的强弱、字体的深浅、PPT颜色的轻重而定，我们一般坚持一个原则——让最远的人也能看清最小的字，同时符合“瞟”的原则。

所以，在制作PPT前充分了解环境和要求非常重要。

我们在字号方面有以下技巧：⑴．相对于西方字体，汉字较复杂，所以西文的PPT可以用12号字，但汉字的字号尽量不要在14号以下。

特别对于微软雅黑等无衬线字体，如果过小观众只能看到一条粗粗的黑线了，也不符合让观众“瞟”的原则。

⑵．字号要能体现出层次性，大标题、页面标题、图表文字、注释文字等之间的字号要有明显的区分，一般间隔2号以上才合适。

当然，也可以通过字体、加粗、加色等来体现这种层次性。

⑶．快速调整字号：通常我们都是在字号选择框里调整字号，这样会增加工作量；推荐直接单击右面的文字调整按钮（字号选择框右侧按钮）。

PPT设计师基本使用快捷键：Ctrl+［=缩小1档 Ctrl+］=放大1档【7．制作精美的艺术字效果】能制作精美的艺术字效果，是PowerPoint2010的最大进步之一。

类似于Illustrator、Photoshop等图形处理软件，PowerPoint2010可以对任何字体、任意字号添加各种各样的字体效果。

有三种添加艺术字效果的方式：插入艺术字、添加默认艺术字效果、自定义艺术字效果。

插入艺术字第一步：单击工具栏上的“插入”选项卡。

第二步：单击“艺术字”按钮。

第三步：在弹出的艺术字效果里进行选择。

将鼠标停留在各效果上会自动预览。

按照以上步骤插入一个艺术字文本框后，直接在其中输入文字就行了。

艺术字里默认的效果一共有30个，日常做PPT这些效果应该够用了。

添加默认艺术字效果按照以下步骤即可为已有的文本框添加艺术字效果。

第一步：选择需要修饰的文本框。

第二步：单击工具栏上的“绘图工具”，即可进入格式编辑框。

第三步：单击下拉箭头，选择合适的效果。

默认艺术字效果与通过插入艺术字的效果是一样的，都有30种。

制作自定义艺术字对文字效果的修饰基本都是通过绘图工具里带“A”按钮实现的，即“艺术字模式”区域，包括：文本填充、文本轮廓和文本效果。

首先，我们插入一个普通的文本框，并以这个文本框为基础，演示各个功能的应用，并尝试制作各类艺术字效果。

⑴．更改文字颜色在文本填充里，共有四种文本填充效果。

第一步：选择“其他填充颜色”命令，为文字换一种纯色。

第二步：选择一种标准色，比如深红色。

第三步：也可以为文字添加自定义填充色。

比如蓝色。

可以在色带里自由选择，也可以调节红、绿、蓝的数值。

注：同一层级的文字应选择同一水平的色彩（相同饱和度）。

⑵．为文字填充图片效果图片的填充将使文字具有特殊的艺术质感，类似于PHOTOSHOP一般的魔力。

第一步：选中填充“图片”选项。

第二步：从文件夹中选择希望填充的图片，单击“插入”按钮。

注：在选择填充时，注意图片与情景的协调性。

比如：文本框的边框是由绿到紫的炫丽色彩，所以填充时选取的也应是同样风格的图片。

⑶．让文字具有渐变效果第一步：选中“渐变”填充。

第二步：在现有色彩的（黑色）基础上选择渐变效果，我们选取中心辐射型。

第三步：也可以选择“其他渐变”命令。

我们看到所有文本编辑选项全在这里。

第四步：让我们一起认识一下这个非常实用而且与2003版截然不同的界面，在今后的绘图部分也主要用这个功能。

第五步：预设颜色里提供了24种预置渐变色，这与2003版里预设的绘图色一样，选择一个看看效果。

第六步：还可设置渐变类型。

线性：直线型颜色过渡效果，有8个预设角度。

90 线性效果如下图所示。

射线：由点到面辐射过渡效果。

有5个预设角度。

矩形：由占到面90 辐射的过渡效果。

有5个预设角度。

路径：由中心到四周360 辐射过渡效果，不可设置角度。

第七步：自定义角度可以让渐变效果更能随心所欲。

第八步：2010版引入了光圈的概念，渐变是光圈按一定顺序分布的结果。

如下图文字渐变效果，就是由蓝、紫、紫红、红、橙5个光圈按照横向直线分布而成的。

通过调整5个光圈分布的位置，或者对光圈进行增加、删减，以及对光圈颜色进行调节，得到渐变效果是不同的。

还可以把某一个或几个光圈设为稳定或半透明色。

比如把光圈二和光圈三设置为50%透明。

⑷．为文字填充纹理效果纹理填充实际上是图片填充的一种，但图片填充是让图片按照文字的大小进行变形，而纹理填充可以对填充的位置、大小、透明度等进行调整所以效果更加丰富、更加灵活。

第一步：选择文本框，并单击“绘图工具/格式/文本填充/纹理”命令。

第二步：在弹出来的效果里，选择适合的纹理图片，比如选择纸袋效果。

第三步：也可以单击其他纹理，以获取更加精美的效果，单击“文件”、“剪贴板”和“剪贴画”按钮都可以添加各类图片纹理。

第四步：插入文件，选择背景图，在没有选定“将图片平铺为纹理”选项时，所得到的图片效果如下图所示，整张背景图被压缩为文字大小。