浅谈秘书的种类及要求

浅谈秘书的种类及要求

一、秘书的涵义

秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。秘书岗位是与领导岗位相伴生的，有了领导才有秘书的存在。秘书与领导的关系是一种有别于同事关系的特殊关系。这种关系处理的好坏事关全局工作的开展和秘书工作的成败。一般机关单位的秘书皆不是某个领导的专门秘书，是要为整个机关单位领导群体服务的，工作具有综合性的特点

二、秘书的分类

（一）按类别分：

1.按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类；

2.以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书；

3.以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书、参谋秘书、财经秘书、综合秘书、涉外秘书、事务秘书、翻译秘书等。

（二）按层次分：

在秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和高级秘书。包含4层含义：

1.体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次；

2.体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例；

3.体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差；

4.体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别。

三、秘书职业特征

一是秘书的职业特征：服务的直接性和稳定性、知识化和专业化、年轻化和女性化。二是秘书日益成为现代社会急需的软人才：秘书是“软人才”中的代表之一，秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。

四、秘书的要求

概括为“四个转变”和“六个强调”

（一）秘书工作的“四个转变”

1.秘书工作“三服务”：为中央服务、为中央个部门和各省、自治区、直辖市服务、为人民服务。

2.秘书工作应该发挥“四个作用”：参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用。

实现“四个转变

1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；

2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；

3.从被动服务转变为主动服务：

4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。

（二）秘书工作的六个强调：强调调查研究工作、信息工作、信访工作、协调工作、、督察工作、强调党务、政务服务工作。

五、秘书的职责

秘书的职责

大致也有以下11个方面：日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）、接待事务（来访接待、安排服务等）、会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）、行政事务、信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）、调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）、文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）、写作事务（各种文体的写作）、协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)、督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）、其他领导临时交办的任务。

六、怎样做好秘书

(一)谋事不传事。“脑筋要多动，嘴巴要少用”，这是当好领导秘书的第一要诀。“脑筋要多动”就是要为领导决策收集信息，提供情况，当好参谋，出好主意。“嘴巴要少用”，要注意做到“三不”：一是不议论领导的事。二是不传播干部的事。三是不吹嘘个人的事。

(二)干事不铲事。踏踏实实干好工作，完成好领导交给的各项任务，这是当好领导秘书的基础。有时九件工作干好了，一件工作没干好，如果你以为这就差不多了，那就大错特错了，有时十减一并不等于九，而是等于零。必须要认识到领导身边无小事，事事都要精心、仔细，千万不可马虎大意，不能把60分当及格。作为领导秘书只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。

(三)抹事不激事。特别是作为主要领导的秘书，职位虽然不高，但位置特殊，在协调前后任领导之间的关系、协调党政主要领导之间的关系，以及主要领导与其他班子成员之间的关系中，有着非常重要的作用。因此，秘书必须要信守“抹事不激事”的原则，“影响团结的话要两头瞒，有利团结的事要两头传”；切不可持有“鹬蚌相争，渔翁得利”的阴暗心理。

(四)揽事不躲事。“揽事”与“揽权”不同，“揽事”体现了工作的责任心，不管领导在与不在、知与不知，该揽

的都要主动承揽。否则，领导在时就揽，知道就揽；不在时、不知时就不揽，很容易造成一些矛盾的积累和激化。“揽权”则体现了一个人的虚荣心，这是做领导秘书的大忌。

(五)成事不败事。领导秘书必须要站在领导的高度和角度去分析、考虑事情，事事都要从大局出发，为领导设身处地地去想、去办，才能把事情办好。秘书给领导败事的主要情况有两种，一种是“假公济私”，打着办公事的旗号为领导办私事。表面上看给领导省了一点钱，实际上领导形象无形之中受到很大损害。另一种是“假私济私”，就是借给领导办私事的时机办自己的私事，谋个人的私利。给领导办个一，自己得个十；给领导办个十，自己得个百。好处我得，责任你担。借领导之名，谋个人之利，这种情况尤其不能原谅，最终结果只能是既害了领导，也害了秘书个人。

七、秘书工作遵循的“十要十不要”原则

一要内敛，不要张扬。秘书由于身处特殊的位置，具有特殊的身份，在常人眼里，秘书就是领导的化身，一言一行，别人都很相信，这就要求秘书一定要内敛，不要张扬。二要谦虚，不要骄傲。谦虚是秘书特别要注意的地方，只有谦虚的秘书才能成大事。切不可因背后有领导撑腰，就自以为自己有多么了不起，时常表现出傲气，尤其不要动辄以领导的口吻发号施令。这样对自己、对领导都没有好处。三要踏实，不要浮躁。无论是写文章还是代表领导协调事务，都要表现

出踏实、务实的态度，切不可浮躁，特别对待基层、企业、群众的事，一定要说到做到，切不可采取欺骗、哄骗、拖延的手段，以免基层、企业、群众对自己、对领导、对所在机关产生不良影响。四要清廉，不要贪婪。秘书说有权，权力很大，说没权，啥权也没有。其实，秘书这行当，一旦把持不好，钻到权眼里、钱眼里，那就十分危险了。所以，秘书一定要耐得住清廉，要善于把持自己，善于把好权力关，善于用好领导的信任，切不可“贪”字当头。五要朴素，不要铺张。领导的秘书，由于地位特殊，请吃礼送等事经常可以遇到，这就要看秘书的素质了。正派的秘书，应该是一个不讲究排场的人，是一个不喜欢铺张浪费的人。如果秘书喜欢讲排场，就容易给不法分子钻了空子。六要善良，不要凶狠。善良，是一个秘书必备的素质。只有心地善良的秘书，才会善良地对待群众，才会对群众有感情。所以，秘书必须知道善良的价值，必须知道如何去善良待人。如果对待群众态度蛮横，就会孤立自己，就会把自己推到群众的对立面上去。七要平和，不要狂妄。平和地对待人，平和地向所分管部门传达领导的意见，平和地对待群众，平和地对待一切，是一位秘书所必须做到的。如果一个秘书，不知天高地厚，不知山外有山，狂妄自大，目空一切，就会失去他人对你的信任，即使别人让着你，那也只是暂时的。八要明理，不要蛮横。明白事理，是秘书的基本要求。秘书虽然是领导身边的人，