会议接待工作流程

会议接待工作流程

一、会前准备工作

(一) 会议确认

1. 确定会议时间、地点、参会人员、主题等，拟写会议通知，制作邀请函发参会人员并确认。

2. 确认、落实会议日程及议程安排，拟写会议接待方案。

3. 召开会前动员会，部署具体工作和责任人，并根据大家意见完善接待方案。

4. 确认、订购客人往返车（船、机）票，并以短信或函件形式发对方确认。

5. 根据会议需要，邀请相关媒体参会。

(二) 车辆准备

根据会议日程安排，确认参会人员的接送时间、地点、路线，准备车（船、机）牌，并告知综合管理部。驾驶员提前做好车辆清洁，检查车辆性能，接待过程中注意言行举止，做到安全、文明驾车。

(三) 会议准备

1. 食宿安排

根据会议日程，安排参会人员住宿宾馆、就餐地点，并将信息反馈给对接人员，业务招待需按照公司规定填写《业务招待申请单》。

2. 资料准备

根据会议具体要求，由专人准备宣传册、领导名片、欢迎PPT、汇报PPT、领导发言稿、嘉宾发言稿、导引牌、便签纸、签字笔及其他展示材料。

3. 资金准备

根据签报中费用预算，专人领用，专人分配，专人报销。

4. 物资准备

各部门提前告知综合管理部所需领用的物资种类和数量。物资领用坚持合理、节约的原则。

5. 会场布置

根据会议需要，准备横幅、水果、样品、席卡、指引牌、会议签到簿、面巾纸、矿泉水、绿植、烟灰缸、会场音乐（以钢琴曲、萨克斯、轻音乐为佳）、X展架、试验演示装置等，并在会前调试投影仪、音响、话筒、相机、录音设备及网络网线，准备必要足够的电源插座，检查照明设施是否完好。会前清理会场卫生，桌椅摆放整齐。会议布置工作应在会议开始前半小时完成，并提请相关领导审查。

6. 会前预演

为确保会议成功举办，达到预期目标，大型会议、重要会议前应排练主要事项，并针对可能发生的突发情况筹备应急处理方案。

二、会中工作

1. 入会导引

安排专人引导嘉宾入场。

2. 会议签到

根据需要，请参会人员在《会议签到簿》上签名。

3. 引导就座

4. 会场清洁

每间隔15-20分钟续水一次，及时清理烟灰缸及果盘，保证会场清洁。

5. 录音录像、拍照

6. 根据会议进程及时处理临时性事务，并保持与场外服务人员对接。

三、会后工作

(一) 会场整理

1. 清洁会场

2. 物品回收

3. 整理会议资料

(二) 安排就餐及返程

1. 安排就餐

2. 返程人员物资准备

①礼品②会议材料

3. 返程车辆安排

(三) 根据需要，组织参会人员参观、娱乐活动

四、会务总结

1. 拟写总结签报

2. 召开会务总结会

3. 拟写新闻稿

4. 资料整理

包括会议文件、照片、声像、汇报材料等。