浅谈秘书与领导的沟通艺术

顺德职业技术学院毕业论文题目: 浅谈秘书与领导的沟通艺术年级专业：学生姓名：指导教师：人文教育系文秘专业2011年12月20日浅谈秘书与领导的沟通艺术内容提要:在人们的日常生活中，沟通是必不可少的，沟通能搭起人与人之间的桥梁，而沟通的艺术就是人际关系中的润滑剂，能让彼此之间减少摩擦和矛盾。

而对与从事秘书工作的人来说学习和掌握沟通艺术尤其重要，本文从秘书与领导的沟通艺术重要性，秘书做到沟通艺术的方法，如何培养自己艺术沟通能力这三方面浅谈秘书与领导的沟通艺术。

关键词:秘书；领导；沟通艺术；能力培养；沟通从学术上的解释是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅。

所以在我们日常的生活当中沟通是部可缺少的，我们活在社会中，每时每刻都要跟别人进行沟通交流，如果在生活当中没有了沟通，人与人之间就会没有了联系，自己活在自己的世界。

由此可见沟通能搭起人与人之间的桥梁。

如果在生活缺少了沟通，人与人之间就会出现误会、摩擦和不理解，所以沟通是人际关系中的润滑油。

这样就会得出一个结论，沟通在日常生活当中是非常重要的。

但是我们生活在社会当中只是会普通的沟通其实还是不够的，有很多时候双方虽然有足够的沟通但是还是会闹矛盾。

这到底是为什么？我想这是因为缺少了沟通艺术。

打个比方，今天我约了我的女朋友去逛街。

但我一看到她的衣着我就说到：“你穿这衣服不好看。

”后果很多男士都想象的到，不是吵架就是一整天给脸色你看的。

但是很多男士都会想，自己本来就是说出自己的感觉而已怎么她这么小气的。

向女朋友的衣着提出建议这个想法和出发点是不错的，但是变成了吵架之类不好的事情发生的最主要原因就是因为男士的话语中缺少了沟通艺术，如果我的那句话变成了“咦，今天你的衣着挺特别的，但还是昨天的好看，这套衣服看起来不高档衬不起你。

”这样说的话绝对不会有问题，如果加上“我给你买过一套更好的”这就更加无懈可击了。

这样的说话就不会显得太硬，让别人更好的接受，从这个例子看来在日常的生活中讲究沟通的艺术是十分重要的。

在生活中沟通艺术的重要性显而易见，而对于秘书来说沟通艺术的重要性更是无可比拟的，因为激怒了女朋友，你可以花点心思让她原谅你。

但你激怒了你的上司、领导或老板，那你就会丢掉一份能让你养家糊口的工作。

到底那一样更加重要这是更加显而易见的。

秘书这个职位比较特殊，说是一个好高的职位吧，但又没有实权。

说是一个低级文员也不是因为他是最接近老板的人。

正是因为身处于这种特殊的位置上才更应该学会沟通的艺术，说话不能太嚣张也不能什么都不敢说。

应该要弄清自己站的位置说话。

由于中国人的人际关系实际上是人伦关系，所以在沟通的时候，需要融合伦理的观念，秘书和领导沟通的时候忌讳没大没小，否则就会破坏人际关系。

比如，打招呼这件简单的事情，你若是遇到熟悉的同事、同学，大可拍拍他的肩膀：“老X，你好啊！”若是遇到领导，还以此种方式打招呼，对方心里就不高兴，他会觉得你只不过是一个小小的秘书，用这种跟我平起平坐的语气。

这样领导对你的印象绝对不是一个很好的印象。

俗话说伴君如伴虎，而秘书就是这种状况，如果一旦领导不喜欢你的，那你就快要跟这个这个职位说拜拜了。

有时侯，我们身为秘书的会向领导提一点点建议，说话的出发点是良善的、是好意的。

但如果讲话的口气太强势、太不注意到对方的感受则领导听起来，就会像是一种攻击一样，很不舒服。

这时领导大多是不会听取你的意见，甚至会说道。

这些事情难道我不会吗？这不用你来教，但是可能他的内心在想“其实，我满赞同你的想法，但我很不喜欢你讲话的口气。

其实，我满同意你的见解，但我很不喜欢你讲话的态度。

”这样也会让领导对你产生厌恶的情感，毕竟每个人都有自我尊严感的需求，每个人都希望被肯定、被赞美、被认同、被附和，而不喜欢被否定、被轻视。

所以，即使双方意见不同，但必须做到异中求同、圆融沟通，有话照说，但口气要委婉些。

由此可见在工作中吗，秘书与领导的沟通艺术是很重要的。

沟通的艺术对于我们秘书工作者来说就像屠夫的刀子，是一种不可缺少的工具。

没有了它或者是不会运用它，那就是秘书的失职，而如果我们能熟练的运用它不断的将它磨到锋利的话，我们的工作也会事半功倍的，做到以下这几点我们的“工具”将会变得更加锋利：（一）不找借口，多方沟通身为秘书，对于领导交办的任务，应按时完成，不找任何借口推托。

无论做什么事情，秘书都要记住自己的工作职责，对于领导交办的工作，不能用：做不到、不可能、我不干等词语，要用：让我来、我负责、没问题等词语。

并且力图把交办的事情办好。

这样才能体现秘书的工作能力，由此，领导也乐于把重担交给秘书来挑，秘书就会在锻炼中不断提高工作能力。

秘书与领导沟通的方式多种多样，可以是书面的，可以是口头的，也可以是电子形式的。

所有的沟通方式中，都要措辞准确、谦虚、礼貌。

尤其是语气要平和、声音适中。

（二）抓住重点，及时反馈秘书每天都要处理大量的信函、接听许多电话，由此便储存了大量的信息，这就要求秘书人员要将重要的信息及时反馈给领导。

作为秘书，在向领导汇报工作或反馈信息时要分清主次，抓住重点，扼要切题，切忌对着一大摞材料照念不误。

（三）建言献策，适当赞美秘书是领导的助手、参谋。

对于工作上如有改进的地方，应多向领导建言献策，在提出合理建议的时候态度要诚恳，尽量用征询与探讨的口吻。

对领导提出的各种问题，要认真回答，不可吞吞吐吐，敷衍了事。

对领导做得不对的地方也要委婉地指出来。

作为一名秘书，在辅助领导决策时，应多做引导工作，提供资料，提出好的建议。

当发现领导决策或意见有误时，要从维护整体利益出发，及时提出忠告和建议，要使忠告和建议能为领导采纳，一方面建议的内容必须是出于公心、是正确的；另一方面秘书要特别注意使用恰当的“进谏”方式方法。

建言献策时应不忘适当的赞美，恰到好处的赞美也是秘书与领导很好沟通的方式、方法之一。

赞美领导时千万别言过其实，赞美过头，这样领导就会认为你在拍马屁，效果就会适得其反。

秘书在赞美领导时要及时、诚恳、具体。

（四）实事求是，终身学习秘书在与领导沟通的过程中，不要弄虚作假，要知之为知之，不知为不知。

有不懂的地方要向领导虚心求教。

对领导的提问要如实作答，千万不可敷衍领导。

追求实事求是，而不终身学习是远远不够的。

当今社会是一个日新月异，知识不断更新的时代，我们要想在激烈的竞争中脱颖而出，就必须树立终身学习的思想。

当好秘书要不断地学习，这不仅是工作的需要，而且是处好与领导的关系，与领导和谐沟通的必要条件。

在日常工作中，秘书是为领导服务、辅助领导决策的参谋助手，领导经常会向秘书人员提出各种问题，秘书掌握的知识越多，对领导的帮助就越大，就会得到领导的不断赏识。

然而知识是无穷尽的，这就要求秘书不断学习，在不断充电的过程中追求“活到老，学到老”的思想境界。

总之，领导的类型很多，无论是与哪类哪级领导沟通，都要注意与领导保持一定的距离，要学会大智若愚，不要喧宾夺主、锋芒太露。

同时，对自己要自尊自信，对工作要举一反三，做什么事情都要把握一个度。

这样才能把自己要做的工作做好。

( 一）丰富秘书的知识素养，提高领会能力，在秘书专业学习和岗前培训时，就要进行主动沟通意识的培养，秘书要清楚沟通是秘书的一项重要工作，而与领导沟通又是所有沟通中最总要和最关键的，所在的高校秘书企业学习时都将沟通意识的确立和培养作为一项主要内容来讲授。

同事秘书职业资格考试中商务沟通也作为一项重要的培训要求所有秘书人员必须要掌握。

秘书处于今天这样一个变换快且情况复杂的时代，善于学习显然比任何时期都重要。

学习室秘书丰富知识的最好途径，学习到的所有知识、思想和智力潜能，使他们在工作中发挥出解决实际问题的作用。

秘书领会能力的提高不仅要学习书本知识，而且还应该从实践中不断学习，通过与各种有思想、经验、知识的上司、同事和客户来往，从实践中不断提升自己；秘书领会能力的提高应积极参加组织性学习，将学习视为工作的一部分，从学习中获取新的知识，在组织学习中不断掌握沟通协调与相互合作和迅速适应外界变化的技能；秘书应注意联系自己的实际情况，将专业知识和相关的业务知识相结合，将学习的开放性和指向性相结合，将阶段性和层次性相结合，将巩固和速成相结合，从而丰富知识提高有关秘书工作中的领会能力。

迷失领会能力的提高为有效沟通奠定了良好的基础。

（二）健全秘书知识，构建相同的经验区。

秘书人员不仅要掌握好社会文化和自然科学的基础知识，还要掌握与本职工作相关的各种知识，这些知识的沟通和传递帮助秘书更好的从事秘书职责领域内的沟通协调工作，秘书能从更全面的角度来认识自己的沟通协调活动，并能用更科学的方法进行沟通协调。

秘书工作离不开与其他人的沟通协调，所有的工作都要通过口头语言或书面语言来进行交流，秘书人员必须有这噶是的语言功底和良好的表达和理解能力，才能正确理解上司的意图，办理好上司交代的工作，沟通协调能力是一个综合性的问题，秘书人员需要在实践中逐步提高。

秘书作为辅助管理者，要经常与他人联系，要管理好公司业务，做好组织内外各方面的沟通协调，因而必须掌握所属行业的专业知识，建立与上级、同事、下级共同的经验区，在共同的经验区中信息编码的发送者与信息解码的接受者都能有效避免影响信息沟通的各种因素，使得沟通协调的信息有效传达。

（三）灵活掌握与领导沟通的方法与技巧对于秘书来说，要想当好参谋，就要学会走向领导。

但是不同的领导有着不同的性格，在与他们沟通当中，当然也要因人而异，灵活掌握各种与领导沟通的方法和和技巧，要从以下几方面入手：首先，无论何时何地，秘书人员要切记自己是领导的助手，属于分内的事情要认真做好，除此之外不能擅自做主。

要维护好领导层内部的团结，在向领导汇报、请示、反映问题时，不发表有关领导个人的议论，不当传话筒，不说不利于团结的话。

其次，秘书与领导沟通要学会未雨绸缪。

领导每天要面对和解决的事情很多，为了提高沟通的质量，秘书人员要提前把给沟通的目的以及表达的方式思考成熟，对领导的工作日程也要一个清晰的了解，还要对领导的心情做个大致的揣摩。

这样既能节省时间，也能使沟通更为有效。

再次，针对不同性格的领导，采用不同的沟通方法。

秘书平时在与领导的接触中，要学会观察，要学会总结。

针对不同性格的领导找出适合与之沟通的方法。

比如：对冷静型的领导相处时，秘书人员从领导日常的工作中去了解他。

在与领导沟通的过程中，多聆听他的意见和建议，切勿自作主张；凡是领导交办的事物，务必要做到万无一失，对一些细微之处做到一丝不苟；雷厉风行、有魅力的领导通常性格爽快，很欣赏有才能的人，因此与他相处时，可以大胆的提出自己的想法和建议，恰到好处的施展各方面的才能。

虽然秘书接触的领导性格各异，但是只要秘书人员在工作中兢兢业业，多思考、勤学习加上巧妙使用沟通的技巧，那么秘书就能从容面对与领导共事的工作。