行政部组织架构和岗位职责

行政部组织架构和岗位职责

一、组织架构：

1、行政主管（梁忠哲）

行政总监为总经理在行政、人力资源战略、企业管理流程问题上的主要顾问，并管理集团公司的行政及人力资源事务。其职责包括：

1、协助总经理做好综合、协调各部门工作和处理日常事务；

2、按照集团总体发展战略，协助制定集团发展战略规划、审核各企业经营计划，并负责组织、实施集团日常运营及管理；协助参与并起草公司发展规划的拟定，年度经营计划的编制及各阶段工作目标分解；

3、负责公司年度综合性资料，组织并起草公司综合性的工作计划、总结、报告、请示等文件；协助领导制定，起草文件、报告、总结规划、决定、及以公司名义发出的；

4、负责公司通用规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作；对文件中的重要事项进行跟踪检查和督导，推进公司的管理；

5、搜集和了解各部门的工作动态，掌握全公司主要活动情况，编写公司年度大事记；协助领导做好公司各部门的考核、监督及协调工作，督促检查各部门工作计划的落实情况与的执行情况。协助领导做好日常工作，组织、安排，做好记录，检查决议落实情况，及时汇总向公司领导汇报；

6、负责协调公司关键性会议的联络与会议筹备工作；

7、负责召集公司办公会议和其他有关会议，做好会议记录，根据需要撰写会议纪要，并跟踪、检查、督促会议的贯彻实施；

8、督执行规章制度和劳动纪律，处理员工奖惩事宜。对各岗位及其场所的劳动、卫生、安全情况进行定期及不定期检查；

9、负责做好公司来宾的接待安排，组织、协调公司年会、员工活动，开展年度总评比和表彰活动；

10、加强部门之间的协调，为促进相互之间的团结做好工作；

11、组织和推动企业文化建设，负责公司企业文化活动的策划和组织；

12、负责公司、变更及各类合同的收集与管理，以及工作；

13、协助领导公司内部各种突发性事件。

14、保持与有关政府机构、企业组织的良好关系。

2、行政专员（冷雪梅）

1、负责公司各项规章制度的修改、完善工作。

2、负责由部门代单位起草的行政公文和有关文字材料的核稿工作；

3、负责组织公司工作会议的记录及会议纪要的起草工作；

4、负责每周会议安排的编制工作，协助总监做好其他会议的组织通知等会务工作；

5、负责督促检查行政工作计划、办公会决议事项的落实情况，将了解的情况及时反馈给领导；

6、负责安排、检查、落实公司重大事项和大型活动及临时性任务；

7、管理“总经理信箱”工作；

8、负责安排节假日、假期、总值班及特殊时期值班，并随时检查值班情况；

9、负责安排领导和各部门用车；

10、负责各项信息统计和管理，完成领导临时交办的各项工作；

11、公司各种上传下达文件、函件及材料的收发、核稿、传递及催办工作；

12、公司领导批示、决议及交办事项的协调、催办及督办工作。

13、负责公司大事记的记录及整理工作；

14、负责公司各种公文的制作工作；

15、负责公司档案（含人事档案）的建立、保管及查询、借阅等工作；

16、负责公司图册、图片、说明书、台历、明信片等的印刷工作；

17、负责各项荣誉申报材料的搜集、整理、准备工作；

18、负责指定、修改、完善本岗位所属各项工作的工作流程；

19、做好公司宣传专栏的；

20、完成领导交办的其他临时性工作。

2、采购、资产管理员（冷雪梅）

1、认真管理好公司财产，当好领导参谋，发挥公司财产效益。

2、严格执行公司的财产验收、使用、管理等制度，指导、督促各相关人员做好财产保管及登记工作；

3、记好财产帐，各类设备必须编号贴上标签，做到帐帐相符（财产帐与会计帐相符），帐实相符、帐表相符；

4、做好财产检查工作，努力提高设备的完好率和利用率；

5、协助各组室健全财产保管制度，建立各组室财产分类帐，定期检查对帐。

6、按时上报各类财产报表，做到及时、正确、清楚；

7、每半年对公司财产进行一次全面清点，发现帐实不符应查明原因，及时汇报，并进行盘盈、盘亏的电脑帐面调整，实现帐实相符；

8、根据公司各项工作需要，努力做好外勤工作；

9、严格执行公司规定的采购手续，按要求及时进行采购；

10、熟悉采购业务，采购时货比三家，认真挑选，做到发票和实物相符；

11、物品采购回来交保管员签收，发票经领导审核签字后报销；

12、做好公司办公设备、设施的日常维修工作；

13、配合本部门及时做好公司大型活动的后勤保障工作；

14、做好公司门面房、住房的租赁和水电的抄表、收费、缴费工作；

15、公司考勤管理。每月30日前将考勤资料汇总填表，要求报表准确，资料齐全并整理归档；

16、做好公司食堂费用支出、登记工作；

17、完成部门领导交付的其它工作。

3、物业管理（薛峰）

1、在物业管理部主任领导下，具体行使管理、监督、协调服务的职能。

2、负责管理公司清洁、绿化、治安、维修、接待、回访等项服务工作。

3、全面掌握区域物业公共设施、设备的使用过程。

4、协调主管送发物业管理方面的文件。

5、参加部门领导主持的部门例会，总结当月工作，制订下月计划。

6、负责发现运作中不合格的服务项目，进行跟踪、验证。

7、负责螽斯水、电、暖等设施设备的维修工作。

8、完成办公室临时交办的工作。

4、企业宣传（梁忠哲）

1、根据部门工作计划，制定个人工作计划，细化工作规范，完成工作总结。

2、根据部门工作计划，负责制定个人工作计划和实施步骤，上报部门负责人审核