01、文件和资料控制程序
文件资料控制程序..HQ-QP-01
二阶文件
文件资料控制程序
编号：HQ/QP-01
1.目的
为使公司质量体系文件资料控制操作有据可依，特制定本程序。
2.适用范围
适用于公司质量体系下各个环节的范围覆盖、均属之。
3.权责
文控中心: 负责本程序文件的控制、发放、回收、作废等权限。
管理代表：负责本程序文件的编制、审核权限
总经理：负责本程序文件的批准权限
相关部门：负责本程序文件的使用、执行、保管等权限。
4.名词定义
一阶文件：指质量手册。
二阶文件：指程序文件、管理制度。
三阶文件：指作业标准、检验标准、图纸、BOM表等指导性的文件。
四阶文件：指统计表单及记录性的报表。
5.相关文件
001
03
HQ/QR-DC-004
005
HQ/QR-DC-006
“受控文件”印章
作废。
文件与资料控制程序
文件与资料控制程序在当今的工作环境中，文件与资料的管理至关重要。
有效的文件与资料控制程序不仅能提高工作效率，还能确保信息的准确性、完整性和安全性。
下面我们将详细介绍文件与资料控制程序的各个方面。
一、文件与资料的分类首先，我们需要对文件与资料进行分类。
这可以根据其内容、用途、来源等因素进行划分。
常见的分类包括管理类文件、技术类文件、客户资料、内部报告等。
管理类文件通常涵盖公司的规章制度、流程规范、组织架构等方面的信息，这些文件为公司的日常运营提供了指导和约束。
技术类文件则主要涉及产品设计、工艺标准、质量控制等与业务技术相关的内容，是保证产品质量和技术创新的重要依据。
客户资料包括客户的基本信息、交易记录、需求反馈等，对于了解客户需求、提供优质服务具有关键作用。
内部报告如财务报表、绩效评估、项目进展报告等，有助于管理层进行决策和监控公司的运营状况。
二、文件与资料的编号为了便于管理和查找，对每一份文件与资料进行唯一的编号是必不可少的。
编号可以采用一定的规则和体系，例如按照部门、类型、年份、流水号等进行组合。
例如，管理类文件可以以“GL”开头，技术类文件以“JS”开头，后面跟上年份和流水号。
这样的编号方式清晰明了，能够快速定位文件的所属类别和生成时间。
三、文件与资料的编制文件与资料的编制应当遵循一定的规范和标准。
明确的格式要求、语言表达清晰准确、内容完整且具有可操作性是基本的原则。
在编制过程中，需要确保相关的法律法规、行业标准以及公司的政策得到充分考虑和遵守。
同时，编制人员应当具备相应的专业知识和经验，以保证文件与资料的质量。
对于重要的文件与资料，应当经过审核和审批流程。
审核人员要对文件的内容进行仔细审查，确保其准确性、合理性和合规性。
审批人员则根据公司的授权，对文件的发布做出最终决定。
四、文件与资料的存储选择合适的存储介质和存储方式对于文件与资料的安全和有效管理至关重要。
可以采用纸质档案、电子文档或者两者结合的方式进行存储。
文件与资料控制程序
1.目的对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。
2.范围适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。
3.职责3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。
3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。
3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。
3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。
4.名词解释4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。
4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。
4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。
4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。
4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。
分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。
4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
01文件与资料管理程序
01文件与资料管理程序文件与资料管理程序一、引言在现代社会中，文件和资料管理是各个组织和机构必不可少的一项工作。
良好的文件和资料管理程序可以提高工作效率，保护机构的利益，确保信息的准确性和完整性。
本文将介绍一种高效的文件与资料管理程序，旨在帮助组织和机构更好地管理和利用文件和资料。
二、程序概述文件与资料管理程序是一个完整的管理体系，包括文件的创建、分类、存储、检索、保护和销毁等环节。
下面将详细介绍每个环节的具体内容。
1. 文件的创建文件的创建是文件与资料管理的第一步。
在创建文件时，应注意以下几点：- 确定文件的名称和编号，以便于后续的分类和检索。
- 根据文件的内容和用途，选择合适的文件格式，如纸质文件、电子文件等。
- 在文件中标明创建日期和作者，方便追溯和归档。
2. 文件的分类文件的分类是为了方便管理和检索。
可以根据文件的内容、用途、部门等因素进行分类。
一般可以采用以下几种分类方式：- 按照文件的主题进行分类，如财务文件、人力资源文件等。
- 按照文件的用途进行分类，如合同文件、报告文件等。
- 按照文件的部门进行分类，如销售部文件、市场部文件等。
3. 文件的存储文件的存储是保证文件安全和可靠性的重要环节。
可以采取以下几种存储方式：- 纸质文件存储：将文件存放在文件柜、文件夹或文件盒中，按照分类和编号进行归档。
- 电子文件存储：将文件保存在电脑硬盘、服务器或云存储中，建立良好的文件夹结构和命名规范。
4. 文件的检索文件的检索是在需要使用文件时能够快速找到所需文件的关键环节。
可以采取以下几种检索方式：- 纸质文件检索：通过文件编号、文件名称、文件分类等信息，在文件柜中进行检索。
- 电子文件检索：通过文件夹结构、文件名称、关键词等信息，在电脑或服务器中进行检索。
5. 文件的保护文件的保护是确保文件安全和机构利益的重要措施。
可以采取以下几种保护方式：- 纸质文件保护：使用密封袋、文件夹或保险柜等物理措施保护文件的安全。
COP-01-文件控制程序
b、程序文件由职能部门负责人或公司指定人员拟制；
c、三级文件由职能部门负责人或其指定人员拟制；
d、有GP管控要求之产品相应的SIP、SOP、BOM、《物料清单》、《产品识别图)》、《物料卡》、《零件包装工程图》、《零件检验规范》、《喷印作业指导书》、《控制计划》等须在文件指定位置作“ＧＰ”标志。
C、文控员按5.2.3A《文件分发总览表》通知（电脑平台每天15：00左右登录与察阅）文件接收部门文件管理员及时来文控中心领取受控文件并按5.2.6回收经核对后的旧版文件，文件领用人在《文件分发记录表》上签收；
D、对于紧急文件由责任部门负责人在文件背面签名并注明“加急”字样后送交文控中心，文控员收到后按以上程序5.2.3A-C立即分发；
c、作业指导书类：
①工作指导(WI)：目的、范围、定义、职责、作业内容（视实际情况可作删减）；
②检验指导(SIP)：作业内容；
③作业指导(SOP)：作业内容；
④岗位说明书（PA）。
B、文件的编号
对质量/环保管理体系及其相关的文件进行编号(详见《文件与资料编号作业》)。
C、文件版本
a、新制定的版本以“A”表示；
A、建档
a、对质量/环保管理体系及及其相关的文件、资料制定《档案目录表》、《文件分发总览表》
（电脑平台）并按类别进行分类建档与标识，其中《文件分发总览表》（电脑平台）显示
文件名称、编号、所属文件、分发/接收/保存部门、保存期限等内容，并及时更新以知
会各部门使用；
b、文控员将受控文件（签字稿）连同对应《文件分发记录表》与/或《文件领/借申请单》
E、对于一般非紧急文件在一个工作日内分发（即上午送来文件下午分发；下午送来文件次日上午分发）；
GM(JM)-0201文件与资料控制程序
1.0目的:确保质量体系所使用之文件及资料处理迅速、正确发行，使应用程序得以控制，确保各相关部门能及时获得有效之最新版本文件。
2.0范围:适用于质量管理体系有关之质量手册、程序文件、作业标准、质量记录、其它相关文件及有关外来文件之控制。
3.0定义：文件类别区分：3.1质量手册：对质量体系全面的概略的描述。
3.2程序文件: 具体、详细地说明各项质量活动（如文件控制、内部审核、管理评审等）进行的方法、步骤的管理文件。
3.3作业标准：指导各项具体作业的作业指导书，工艺操作规程、检验规程、技术图纸等技术文件及其他制度、规定等。
3.4质量记录:生产记录、校验记录、检验记录（报告）、运行保养记录等。
3.5外来文件:客户提供之图样、标准，以及本公司程序文件或作业标准所依据并引用之有关国家或行业标准。
4.0 职责:4.1人事行政部文件管理人员负责文件之编号、分发、回收、销毁等综合管理。
4.2各单位负责相关文件之撰写、会审、使用和保管及增修申请。
5.0程序细则:5.1文件编号:5.1.1编号原则：各类文件顺序号：从01起依序编列文件类别代号：详见5.1.2公司代号5.1.2文件代号：5.1.2.1.质量手册：015.1.2.2.程序文件：025.1.2.3.作业标准：035.1.2.4.记录表单：04，(各种表单编号、版次及保存期限由文控统一确定）5.1.2.5外来文件:Ｗ-□□□序号，从001开始5.2版本/版次:5.2.1第一次制订之原版以A/0表示,A版第一次修订以A/1表示,第二次修订以 A/2表示，依此类推。
5.2.2为避免版次修订次数太多,影响文件之真实内容,凡版次经5次修订后, 原制订单位应变更版本,发行第B版、C版……5.3文件制订、修订、废止作业:5.3.1文件之制订作业：5.3.1.1制定部门指定专人完成提案后视需要召集相关单位会审,无异议后，送人事行政部文件管理人员依文件编号规则予以编号印刷,并依4.3之规定送相关主管审批发行。
JJ—QP—01 文件控制程序
1 目的为确保公司质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须使质量管理体系有关的文件被有效控制，特制订本程序。
2 范围适用于公司质量管理体系有关的文件和资料的控制。
3 职责3.1 品质部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的归口管理。
3.2 各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。
3.3 管理者代表负责质量管理手册的批准和发布。
4. 术语解释4.1 文件：凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件均属于。
4.2 作业指导文件：为各部门制定的运行质量管理体系的日常指导工作文件。
包括管理标准、工作标准（职务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。
4.3 记录表单：属工作文件；是对应产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等，所做的原始记录。
可代替作业指导文件，为质量体系有效提供直接证据。
4.4 外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等；被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准。
5 工作程序5.1 文件的编写和审批5.1.1 质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。
5.1.2 程序文件由各相关职能部门人员编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.1.3 作业指导文件、记录表单由各主管部门或各业务技术人员编写，各相应部门负责人审核，管理者代表批准。
5.2 文件的状态5.2.1本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。
受控文件必须始终保持为有效版本，在文件页眉上注有“受控”字样；非受控文件本公司不负责更新或换版，仅供外界人员使用。
5.3 文件的分类公司质量体系文件参照ISO 9001:2008标准分为三类：5.3.1 质量手册·············QM5.3.2 程序文件·············QP5.3.3 工作文件：a）作业指导文件:···········WIb) 记录表单：·············QRc) 外来文件：·············ED5.4 部门代码，文件编码：见《质量文件编码规定》，“JJ — WI — PZ— 01”。
文件和资料控制程序范文
文件和资料控制程序范文1、目的本程序规定了文件的编写、批准、发布、标识、发放、修订和销毁等活动的要求和控制，通过对文件、资料进行控制，以确保各相关场所使用的文件为有效文件，防止使用失效和作废的文件。
2、范围本程序适用于公司质量管理体系文件、技术性文件、外来文件的控制，质量记录是一种特殊类型的文件，应依据《质量记录控制程序》加以控制。
3、职责3.1 办公室是文件控制的归口管理部门，负责质量管理体系文件、其他质量文件、及各种记录的接收、发放、更换和销毁等工作。
3.2 办公室负责编写、修订、换版质量管理体系文件。
3.3 总经理负责质量管理体系文件、质量方针、质量目标的批准。
3.4 质量保证负责人负责质量管理体系文件的审核。
3.5 各有关职能部门负责本部门应贯彻实施和发放、签收的文件、资料，部门负责人审核，质量保证负责人批准，各职能部门负责本部门文件的管理工作。
3.6 技术部负责技术文件的编制，外来文件的采用、发放、回收、销毁等管理工作。
3.7 技术部部长负责技术文件审批。
4、工作程序4.1 本公司文件控制范围a. 质量管理体系程序文件及各种质量记录；b. 技术文件：如产品标准、技术标准、检验规范、工艺文件、图纸、作业指c. 外来文件：如国家标准、行业标准、企业标准、法律、法规等。
d. 其他支持性文件：如各项管理制度、操作规程、工作标准等。
4.文件的编号4.. 1现行国家标准、行业标准和地方标准以原标准号为准422企业标准的编号方法422.1技术标准a企业技术文件Q / SSZ XX---XXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示标准顺序号企业特征代号企业标准代号4.2.2 .2管理标准编号QG / SSZ XX---XXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示要素号企业特征代号管理标准代号4.243质量体系程序文件编号QP / SSZXXX---XXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示要素号企业特征代号程序文件代号4.2.. 2.4 质量记录编号422.5操作规程编号4.3文件的编写、审批和发布431为了确保文件的充分性，办公室组织编写质量管理体系文件，质量保证负责人审核，总经理批准。
P-01 文件控制程序
文件控制程序1 目的为保证公司体系文件和资料得到有效控制，确保公司相关部门和船舶获得有效文件，特制定本程序。
2 范围适用于公司体系内相关部门和船舶。
3 定义内部文件：是指本公司体系内全部文件及相关附件、附页等。
外来文件：是指由外部机构发布的，本公司体系执行的有关所有法规性文件（包括主管机关、船级社颁发的强制性规定、规则；推荐性指南和标准；航海图书资料；船舶与设备的技术资料等）4 职责4．1 公司总经理负责批准发布质量、职业健康安全、安全管理手册（简称管理手册）。
4．2 指定人员（管理者代表）负责除管理手册以外体系相关文件的批准。
4．3 行政部是公司行政文件的主要管理部门。
4．4 安全办是体系文件的主管部门。
负责拟定体系文件框架，组织建立和完善体系文件，编制《有效文件清单》，对体系相关部门明确体系文件管理要求，对体系文件实行动态管理，确保体系文件的适宜性和有效性，对各部门编制的体系文件审核，并做好体系文件的标识、编码、发放、登记和归档工作。
4．5 相关部门负责与本部门相关程序、操作须知文件，岗位职责等的编写。
4. 6 船舶负责编写本船主要设备的操作规程，由船长或轮机长审批后实施。
5 内部文件的控制5.1 文件编写与审核5.1.1 管理手册由安全办组织编写、指定人员（管理者代表）审核，总经理批准发布。
5.1.2 程序文件由相关部门组织编写，部门负责人审核，指定人员（管理者代表）批准发布。
5.1.3 各岗位管理职责、操作须知等文件由相关部门编写，体系室负责人审核后报指定人员批准发布。
5.1.4 安全办负责编制公司《有效文件清单》和《记录总清单》，报指定人员（管理者代表）批准发布。
5.2 文件编码5.2.1 文件编码由安全办统一规定，统一标示，易于查阅。
5.2.2 文件编码标示安全管理手册——“SMM”程序手册——“P”应急反应手册——“SME”职责手册——“SMF”操作须知手册——“SMO”同一手册中不同的文件用不同的文件序号加于区分，一般情况下序号从“01”开始，每个文件序号加“1”，紧接着文件编码填写，文件编码加序号即为该文件的“文件编号”。
01文件和资料控制程序
修订记录1 目的对文件的编制、审核、核准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本的文件。
防止误用失效或作废的文件和资料。
2 范围本程序适用于质量管理体系有关文件和资料的控制。
3 职责3.1总经理负责核准发布质量手册。
3.2管理者代表负责核准发布程序文件和作业标准及外来文件的核准。
3.3行政部负责体系文件的归口管理并负责对外来的技术文件和资料进行控制。
3.4管理者代表负责组织人员对公司现有体系文件的定期评审。
3.5各部门负责相关文件的编制、修正、使用和保管。
4 工作程序4.1文件和资料控制流程图（附件一）。
4.2文件及资料的分类 4.2.1按文件的性质分类a) 质量手册即一级文件（包括形成文件的质量方针和质量目标）； b) 程序文件即二级文件；c)作业指导书、操作规程、图样和技术文件等即三级文件； d) 记录即四级文件（一种特殊类型的文件）；e) 外来文件（包括法律法规、标准和顾客提供的图纸或技术资料等）； 4.2.2按文件载体分类； a) 纸张性文件；b) 非纸张性文件（包括软盘、U 盘、电子文档等）。
4.3 编号原则 4.3.1文件编号□ 十 □ 十 □顺序号(01……)文件阶别（QA 质量手册；QP 程序文件；WI 作业标准） 企业代号SH4.3.2外来文件编号E 十□□十□□顺序号（01……）接收年月号(如2007年10月为0710)外来文件4.3.3记录的编号按《质量记录控制程序》执行。
4.3.4文件的版本号从A、B、C……..，其修改次数直接在版本号后加“/0、1、2、……4”，例如“A/1”就表示该文件的版本为A版，是第一次修改，依此类推，当修改到第5次时，就应换版。
4.4文件的审查4.4.1质量手册由管理者代表编制，由总经理核准。
4.4.2程序文件由部门主管编写，管理者代表审核，总经理核准。
4.4.3作业标准由相关部门主管编写，总经理助理审核，管理者代表核准。
文件与资料控制程序
1.0 目的确立文件管理系统，使文件规范化，保证适当的文件发放至相关的部门和使用者，使质量管理体系得以有效运作。
2.0 合用范围与质量相关的所有内外部文件。
3.0 相关文件无4.0 定义内部文件：质量管理手册、程叙文件、作业指导书、工艺卡、表格等。
外部文件：国家标准及客户发放的所有影响产品质量的文件。
QM：质量管理手册，是质量管理体系的第一级文件，是阐述公司的质量文件，并描述质量管理体系的文件。
CP：程叙文件，是质量管理体系的第二级文件，是描述一个部门或者多个部门需共同配合完成某项工作时应遵循的规则性文件。
WI:作业指导书，是质量管理体系的第三级文件，是描述一项工作或者一个工位由何人在何地方采取何方法以达到何效果的指导性文件。
QP：质量计划，是质量体系的第三级文件，是针对特定的产品，项目或者合同，规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件。
DCR:文件更改申请。
5.0 职责5.1 体系部负责人编制 QM，管理者代表审核，总经理批准；5.2 各部门负责人编制 COP，体系部负责人审核，管理者代表批准；5.3 质量计划由品质部/项目负责人编制，副总经理审核，总经理批准；5.4 检验类文件由品质部编制、研发部审核，品质部负责人批准；5.5 生产类作业指导书由研发部编制、生产部审核、研发负责人批准；5.6 部门内部管理类作业指导书由各部门编制，行政部审核，由副总经理批准；5.7 跨部门管理类文件由本部门编制、行政审核，由管理者代表批准；版权所有© 2022XXXX 有限公司，未经许可不得复制，传播5.8 BOM 表是由品质部编制，研发部负责人审核，副总经理批准；5.9 工艺控制流程(QC 工程图)，由品质部编制，研发部审核，品质部负责人批准。
5.10 岗位说明书由各部门编制，行政部负责人审核，直属上级批准；5.11 文件发放/更改体系部负责人审核，管理者代表批准；5.12 各相关部门：负责本部门各种文件的拟定，并监督其切实执行；5.13 文控中心：负责全厂所有受控文件的发放、保管、回收、销毁等工作，使各部门能及时得到有效文件的支持。
管理文件和资料控制程序
管理文件和资料控制程序1 目的对与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。
2 范围适用于家用空调质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系有关的文件控制。
本程序中涉及的文件未作说明时一律指质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系受控文件。
3 职责3.1 品质管理部负责组织QMS/EMS/OHSMS/HSPM 一体化管理体系手册（以下简称“手册”）、程序文件和部分第三层文件的编写；负责所有受控管理性文件的发放、更改、回收控制和原稿保管；负责管理文件的归口管理；负责对各部门的文件管理实施指导和监督。
3.2 各部门负责本部门所使用受控文件的二次受控的盖章发放、更改、回收控制、管理；负责组织本部门所需体系文件的制定编写及修改。
3.3 管理者代表负责手册的审核；总裁负责手册批准；管理者代表负责第二层、第三层受控管理文件的批准。
4 工作流程4.1 文件和资料的分类、编号与受控形式4.1.1 文件和资料的总体分类：本公司体系文件总体上分为管理和技术两类，其划分原则如下：管理文件：阐明管理要求的文件一律划归为管理文件，它包括手册、程序文件、管理制度（规定）、管理细则、实施细则、XX 方法、XX 流程等；技术文件：阐明产品技术、工艺、检验及加工要求的文件一律划归为技术文件，如设计规范、技术图纸、工艺参数、技术标准、检验标准（规程、指导书）、作业标准（指导书、规程）等。
4.1.2 公司现有体系文件的分类一览表管理文件技术文件第一层（顶层）文件手册技术标准/规范第二层文件程序文件检验标准技术图样生产和检验作业指导书工艺流程图/工艺参数表技术/工艺更改通知第三层文件管理规定第三层文件生产和检测设备操作规程第四层记录4.1.3 所有与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系相关的文件均应纳入受控范围，并按照《文件编写指导》中的编号规定进行编号（公司体系文件的编号由品质管理部统一控制）。
401文件和资料控制程序
Q/JXTH X X有限公司企业标准Q/JXTH-QP-4-01-20XX文件和资料控制程序20 XX -11-20 发20 XX -11-25 实XX有限公司发布Q/JXTH-QP-4-01-20 XX前言本程序依据ISO/TS16949：2002标准要求编制。
本程序对与质量体系运行有关的文件和资料的控制作出了相应的规定。
本程序由总经办提出并归口。
本程序起草人：本程序审核人：本程序批准人：1 目的对质量体系运行有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用有效版本的文件。
2 适用范围适用于与质量体系运行有关的文件和资料的控制。
3 定义和参考文件3.1 定义3.1.1 受控文件：指对质量体系运行起重要作用的各场所有指导性的、作为依据的文件接受更改控制。
如质量手册、程序文件、作业指导书；此类文件必需在收回旧版本后，发放新版本，确保各使用现场得到文件的最新版本。
可加盖红色“受控”印章作标识。
3.1.2 非受控文件：指只具有参考性功能的、作为资料性质的文件，不接受更改控制。
此类文件不必标识，原版变更后，已发放非受控文件的版本可不跟踪修订，也可不予收回。
3.1.3 外来文件：包括适用的法律、法规文件，国际/国家行业有关标准，顾客的文件（含顾客对产品特殊要求的文件、顾客原图）等。
3.1.4 产品标准：包括紧固件的国家标准、由顾客图纸文件转化翻译过来的图纸文件、根据用户的需求由技术部设计的产品图纸。
3.1.5 工序卡片：零件复杂、精度高、加工工序多的产品由技术部编制工序用图，一般加注加工方法和检验方法。
工序卡片用于单个工序的加工和检验；工序短的简单零件，操作工和检验工已经洞悉其加工和检验方法，一般不再编写工序卡片和成品检验卡片，直接使用设计图纸进行加工和检验,但须编制相应的作业指导书。
3.1.6 操作规程：包括设备操作安全事项、设备的开动、根据监测数据进行参数的调整、各种随即情况的处置等需要用大篇幅图、文予予以说明的，一般写出详细文件，使操作者充分理解后再操作。
1.文件和资料控制程序
1.文件和资料控制程序1、文件和资料控制程序在当今的工作环境中，无论是企业运营、项目管理还是日常的行政事务，文件和资料都扮演着至关重要的角色。
它们是信息的载体，是决策的依据，也是工作流程的记录。
为了确保文件和资料的准确性、完整性、可用性和安全性，建立一套有效的文件和资料控制程序是必不可少的。
一、文件和资料的分类首先，我们需要对文件和资料进行清晰的分类。
这可以基于它们的性质、用途、来源或者所属的部门等因素来划分。
例如，在企业中，可以将文件分为管理文件（如规章制度、岗位职责等）、技术文件（如产品设计图纸、工艺规范等）、质量文件（如检验标准、质量控制计划等）以及合同文件（如采购合同、销售合同等）。
资料则可以包括市场调研报告、客户信息、行业标准等。
分类的目的是为了便于管理和查找，使得在需要的时候能够快速准确地获取到所需的文件和资料。
二、文件和资料的编号为了实现文件和资料的唯一性标识，编号是一个关键的环节。
编号应遵循一定的规则和体系，以确保其清晰、有序且易于识别。
例如，可以采用部门代码+文件类型代码+流水号的方式进行编号。
通过编号，可以方便地对文件和资料进行登记、归档和检索，同时也有助于防止文件的重复和混淆。
三、文件和资料的编制文件和资料的编制应当遵循一定的规范和标准。
这包括格式的统一（如字体、字号、行距等）、内容的完整性（包含必要的标题、正文、签名、日期等要素）以及语言的准确性和清晰性。
在编制过程中，应当明确责任人和审批流程。
责任人负责确保文件和资料的内容准确、有效，而审批流程则可以保证文件和资料的质量和合规性。
四、文件和资料的审核与批准审核和批准是确保文件和资料质量的重要环节。
审核人员应具备相应的专业知识和经验，能够对文件和资料的内容进行全面、细致的审查，包括准确性、完整性、合规性以及与其他相关文件的一致性等方面。
批准人员则通常具有更高的决策权，他们根据审核意见决定文件和资料是否可以发布和使用。
只有经过审核和批准的文件和资料才能正式生效。
01文件和资料控制程序模板
程序文件文件名称：文件编号：版号：A编制：日期：审核：日期：批准：日期：受控状态：生效日期：分发号：1目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。
2 范围适用于质量管理体系文件及相关外来文件的控制。
3 职责3.1 质量管理部负责归口管理质量手册、程序文件和公司性工作文件的编制、发放、管理和更改控制；3.2各部门负责本部门范围内专用文件及资料的编制、发放、管理和更改控制；3.3 行政人事部负责外来非技术类文件及内部公文的归口管理；3.4 研发中心负责与研发相关的外来和内部非涉密技术类文件，行业相关电子技术标准的收集、管理；3.5 行政人事部负责公司内部网站电子文件专栏权限的设置。
4 工作程序4.1文件的分类及保管4.1.1 质量体系文件（1）《质量手册》（2）《程序文件》（3）《工作文件》（4）《质量记录》4.1.2其他文件（1）公文（本单位收文、发文等）；（2）行业、国家和国际标准；4.2 质量管理体系文件的控制4.2.1 质量管理体系文件编码及含义质量管理体系文件的编号由文件编号、版号/修改状态、页码、分发号等组成。
4.2.1.1文件编号由公司代号、文件类别代号、文件顺序号、批准年号组成，组成形式如下：JD —××—××—××××批准年号文件顺序号文件类别代号公司代号文件类别代号由公司质量管理部根据情况进行更改，规定如下：a)文件的顺序号用位数表示，按发布文件顺序编写，例01、02……如此类推。
文件经运行后，根据需要将多项内容合并为一项或将一项文件分成多项时，原编号应停止使用，另行编号；质量手册无需顺序号。
b)年号用四位数字表示，写上当年发布的年号，例如2016。
c)行政文件的编号“字[YYYY]X号”中的“YYYY”表示年号，如今年是2016年，则用2016代替“YYYY”，依此类推。
GAP程序文件
ABC公司
文件编号：GAP-Ⅱ-02
记录控制程序
生效日期：
各部门记录由办公室统一进行归档管理，由档案室根据需要分类、装订、整理，同时办理归档手续。
办公室根据需求印制发放记录，并做好记录。
4.4记录的填写和控制。
4.4.1记录只能由文件规定的人员填写，不能由他人代为填写。
4.4.2记录必须及时填写，不可补记。
4.4.3记录不得随便更改，如需更改，填写人必须在更改处签字或盖章，填写更改日期。
4.4.4记录要清晰、完整。
4.5记录的保护
记录使用人员应对记录进行防护，不得损坏、丢失，保持记录干净整洁。
程序控制文件 目录
GAP-Ⅱ-01文件和资料控制程序
GAP-Ⅱ-02记录控制程序
GAP-Ⅱ-03内部审核/检查控制程序
GAP-Ⅱ-04抱怨处理控制程序
GAP-Ⅱ-05人员培训手册
GAP-Ⅱ-06产品召回控制程序
GAP-Ⅱ-07产品追溯性控制程序
GAP-Ⅱ-08纠正预防措施控制程序
GAP-Ⅱ-09罚则控制程序
4.5.5.2记录是对生产过程的跟踪记录，办公室负责记录的借阅和保存，记录的更改由原记录填写人亲自修改，并在修改处注明更改日期、签名确认，如果一份涂改超过3处则该记录作废。
4.5.3文件的保存和销毁
4.5.3.1对于GAP质量手册、程序文件及作业指导书由资料所属部门负责保存，当体系文件进行换版时，原体系文件由办公室统一回收，经管理者代表批准后，统一进行销毁，并记录于《文件销毁记录》，GAP小组将该体系文件的正版留档保存2年，并加盖“作废”标识，2年后将该体系文件销毁。
文件和资料控制程序
生效日期：2013-3-1
压力容器制造程序文件(最新)
文件编号：程序-1-2009压力容器程序文件汇编(第1版)编制日期审核日期批准日期发放号持有人发布实施企业名称1. 主题内容本程序规定了文件和资料的编制、审批、发放、回收、保管、借阅、更改、销毁等内容及要求。
2. 引用法规标准本程序无引用法规标准3. 主要职责质量体系文件、记录由质管办归口管理，技术文件由技术科归口管理，与质量活动有关的记录由质检科归口管理，其他各部门、责任人、车间配合实施。
4. 管理程序4.1文件的编号质量体系文件的编号方法如下：4.1.1 质量保证手册编号：年份4.1.2程序文件编号4.1.3岗位职责编号：4.1.4通用工艺规程编号：序号版次用途4.1.5检验规程编号：序号版次用途4.1.6表式编号：序号用途例：焊接表—01 表示焊接要素中第1个表。
4.1.7其它工艺文件如：热处理工艺卡、焊接工艺卡、探伤工艺等按工艺文件编号规定执行。
4.1.8外来文件编号按各自原来的编号。
4.2文件的编制4.2.1《质量保证手册》、《程序文件》由质管办组织各责任人员编制，质保工程师审核，厂长批准。
4.2.2通用性技术文件由归口部门编写，相应的责任人审核，质保工程师批准。
4.2.3工艺文件由相关工艺员编制，各质控责任人审批。
4.2.4文件的编制要确保正确、清楚、协调、易于检索。
4.3文件的发放、回收4.3.1文件的管理部门根据对体系运行的需要拟订“文件发放清单”，经主管领导批准后执行，质管办负责管理性文件的发放和管理及归档，其它部门负责本部门文件的发放和管理及归档，文件发放时应编写发放号（包括外来文件），做好签字手续。
4.3.2企业内部发放的文件均为“受控本”，须加盖“受控”印章，向顾客提供的文件为“非受控”文件，不盖印章，不修改。
4.3.3当文件严重破损影响使用时，应到发放部门办理更换手续，同时交回破损件，做好回收记录。
4.3.4若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发，补发的文件应给予新的发放号，并注明原文件发放号作废。
(ISO体系程序文件1)文件控制程序
程序文件文件编号：QY1S/QP-01~23版本号：A/O受控状态：受控分发号：________________持有人：________________编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01文件控制程序文件编号：QY1S/QP-O1版本号：A/0受控状态：受控分发号：_____________持有人：_____________编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01建立本公司有关质量管理活动的文件和资料控制方法，使所用的相关文件、资料均得以有效控制，以达到一致性，适用性及可追溯性，从而实现质量方针和目标。
2.0适用范围适用于所有质量管理活动相关的文件和资料经编制、审核、批准、识别、分发、修改、作废、管理、保存、维护等活动的单位和个人。
3.0职责和权限3.1《文件控制程序》的编制及维持由文控中心负责。
3.2文件和资料编制、审核、批准、分发控制依下表实施。
3.3分发给各个部门的文件，由使用部门依规定建档、管理、保存与维护。
4.0工作程序：4.1公司受控文件分类：4.1.1内部受控文件：a.质量手册b.程序文件；c.质量管理作业文件（包括管理制度/规范/标准/作业指导书等）d.记录4.1.2适用的外来受控文件a.国家、行业标准，国家法律法规；b.设备资料、顾客提供的文件和资料等；c.外来信息和市场动态等方面资料。
4.2.1质量管理手册和程序文件由管理者代表负责组织编写，各部门负责人参与会审，经管理者代表审核，报总经理批准、发布、实施。
4.2.2技术文件、工艺文件由技术部门编制，操作规程、作业指导书由相关操作使用部门编制，记录由相关部门编制；部门负责人负责审核，管理者代表负责批准。
4.2.3文件批准后，由文控中心负责于原件背面加盖“正本”章并在《受控文件清单》上登记。
4.3文件发放：4.3.1文件发放范围，由文件编制部门提出，管理者代表确定。
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6.5文件保存：
6.5.1文件应建立并实行档案管理,以便查阅版次变更之文件。文控中心统一回收并于《文件发放申请表》的备注中填写回收记录，按实际而定保留一份旧版之文件，加盖“作废”章，保管于文控中心，以便作下次更新资料之参考作用，废止之文件保存期为一年。
DY QWI
作业指导书：从001-999（流水号）
英文Working Instruction缩写
公司代码
例：DYQWI001
第一个文件（流水号）
作业文件代码
公司代码
4．品质记录
4．1程序文件后产生的记录表格
DYQR或QEQR
记录号：从01-99（流水号）
对应的程序文件编号
程序文件表格代码
公司代码
例:DY- QR - 16 - 01
非公司人员不得查阅,除非部门主管允许外
技术资料/客户资料/报价资料
非本公司人员不得查阅,除总经理特许外
6.6.2已核准文件如因损坏、遗失、涂改相关工作需要更换或特别申请时，填写《文件修改申请表》交部门经理审核，管理者代表核准后，即可交到文控中心领取。
6.6.3若其它部门需调阅某部门的文件资料时，必须由该部门确认批准后方可调阅。
2.0范围:
适用于(QMS)品质系统及(EMS)环境管理系统中所有受控文件。
3.0参考文件:(无)
4.0定义:
4.1受控文件:即需要受到控制的文件,是一份带有本公司品质系统及环境系统之文件编号、发行时期、修订日期、版本版次的标识及相关授权人员的审核、签字确认之文件。发行列入受控时，经盖有红色“受控文件”印章后发放。
6.7外来文件管制:
6.7.1客户提供图纸依合约评审相关要求由业务部与客户合约配套保存管制。
6.7.2外来文件仅作参考使用时,由文控中心编号后登录归档。
6.7.3外来文件发生修正时,文控中心应作相应变更。
6.7.4文控中心应常与外来文件所属单位联系,以确定其有效性,从而保证其参考价值。
6.7.5客户提供资料应加盖“外来文件”印章由文控中心管制。
修订记录
修订日期
版本变更
页次
修订内容摘要
批准：______________审核：______________制订：______________
日期：______________日期：______________日期：______________
1.0目的：
为确保本公司受控制文件得到统一的有序管制,进而正确指导系统相关人员依规程作业,特制本程序。
部门代码：应用于QMS三阶文件，参照6.3.2之部门代码作业。品质部检验类的检验规范在QWI之后加J，如：QMIJ。
文件类型：
QM表示品质手册
EM表示环境手册
QP表示QMS程序文件
EP表示EMS程序文件
QWI表示QMS作业指导书和检验规范
EWI表示EMS作业指导书
QQR表示QMS表单
EQR表示EMS表单
4.2 QMS：品质管理系统
4.3 EMS：环境管理系统
5.0职责：文控中心主办，其它部门协办。
6.0程序：
6.1文件的制定:各有关部门依系统活动需求编写相关文件,经授权人员审核批准后,于文控中心登录、编号。正本留于文控中心保存，并由文控中心负责民行。
6.2本公司文件之审批见下表：
文件
制定
审核
核准
收发管制
8.0附件:无
QFM表示作业指书所产生的表格记录代码
CO表示外来文件
QEP表示QMS与EMS共同应用之程序文件
QEWI表示QMS与EMS共同应用的三阶文件
QEQR表示QMS与EMS共同应用之表单
6.3.4文件的制订日期即文件生效日期。
6.3.5文件登录:文件均需统一填写《文件控制目录一览表》,若有需要时可将《文件控制目录一览表》发行至各部门以用来对照其所持文件是否最新有效的版次文件。
6.4文件的修订和废止：
6.4.1手册及程序文件若需修订或废止时，均需由建议部门填写《文件修改申请表》转交原制订部门修订或废止作业，三阶文件的修订由部门，主管批准。文件修订/废止由原制订部门负责该类文件的授权批准人员签核生效，方可进行。
6.4.2所有修订或修订废止内容必须通知文控中心。
6.4.3若文件中有错字、漏字、少字由文控中心人员于修改处签名，然后补上正确内容。
6.3.6文件版次管制：本公司文件最初原始版本为A/0，依版次变更为A/1、A/2、A/3、A/4、A/5-----当经过五次变更或大幅度修改时版本应为B/0，同一份发行的受控文件版本必须相同，各页版次可不相同。
6.3.7文件由文控中心统一影印适当份数，如盖受控发行章后，由文控中心人员填写《文件发放记录》，并要求部门签收人员签名确认。
质量手册
QMS副管理者代表
管理者代表
总经理
文控中心
QMS程序文件
部门主管
QMS副管理者代表
经理
文控中心
QMS三阶文件
各部门
部门主管
经理
文控中心
环境手册
EMS副管理者代表
管理者代表
总经理
文控中心
EMS程序文件
EMS副管理者代表
EMS副管理者代表
经理
文控中心
EMS三阶文件
各部门
EMS副管理者代表
经理
文控中心
7.0表单：
7.1《文件控制一览表》……………………………….DY-QEQR-01-01
7.2《文件发放回收记录表》………………………DY-QEQR-01-02
7.3《文件申领单》………………………………..…DY-QEQR-01-03
7.4《文件修订/废止申请单》…………………………DY-QEQR-01-04
第一张记录
对应程序文件编号为16的程序文件
品质程序文件表格代码（QEQR为两者共用程序文件表格）
公司代码
4．2作业文件后产生的记录表格
DYQFM
自身流水号
对应作业指导书的编号
品质作业文件记录表格代码
公司代码
4.外来文件编号：
CO-- -- --流水帐号
日期
外来公司代码
外来文件代码
其中:公司代码:用“DY”表示。
6.5.2文件持有部门需确保文件的清晰准确，若有模糊或其它破坏应向文控中心申请更换。
6.5.3文件持有部门应经常查点所属文件是否与标准规定相符，以防遗失漏发文件。
6.6文件的查核、调动和补发：
6.6.1文件的查阅规定:文件
向持有部门借阅,到文控中心查阅
作业规范
1．品质手册（QM）
QM
手册发布年号
英文Quality Manual的缩写EM表环境手册
2。程序文件（QP）
程序文件号：从01-99（流水号）
英文Quality Procedure的缩写
公司代码
例：DYQP01
第一个文件（流水号）
品质程序文件代码QEP表两者共用文件
公司代码
3．作业文件（QWI）
3．1一般作业文件
6.3文件的发放:
6.3.1分发对象的确定。
6.3.1.1受控文件依文件发放一览表作业。
6.3.2部门以编号加以管制,部门编号如下:
PM物料部QC品质部BS业务部PR生产部
HR人事部RD工程部DC文控中心
6.3.3文件编号原则:
6.3.3.1品质手册依品质手册规定.环境手册编号依环境手册规定。
6.3.3.2其它文件编号原则如下: